El mantenimiento preventivo consiste en revisar, conservar y sustituir determinados componentes de un equipo o instalación antes de que aparezca una avería.
En lugar de esperar a que una máquina deje de funcionar, las empresas programan inspecciones, limpiezas, ajustes o cambios de piezas con una periodicidad determinada para reducir la probabilidad de fallo.
Este tipo de mantenimiento es habitual en maquinaria industrial, instalaciones eléctricas, climatización, vehículos, equipos contra incendios y prácticamente cualquier activo cuyo funcionamiento sea importante para una empresa o un cliente.
Índice de contenidos
¿Qué es el mantenimiento preventivo?
El mantenimiento preventivo es el conjunto de revisiones e intervenciones realizadas de forma planificada sobre un equipo o instalación para reducir el riesgo de averías y mantenerlo en buenas condiciones de funcionamiento.
Estas actuaciones se realizan antes de que aparezca un fallo.
Por ejemplo, cambiar periódicamente los filtros de un equipo de climatización es mantenimiento preventivo. Esperar a que el equipo deje de funcionar para sustituirlos sería una actuación correctiva.
Normalmente, las revisiones preventivas se programan según:
- El tiempo transcurrido.
- Las horas de funcionamiento.
- Los kilómetros recorridos.
- Los ciclos de trabajo.
- Las recomendaciones del fabricante.
- La experiencia acumulada sobre el activo.
Por eso, una característica fundamental del mantenimiento preventivo es la planificación.
¿Para qué sirve el mantenimiento preventivo?
El principal objetivo es reducir la probabilidad de que aparezcan averías inesperadas.
Una correcta planificación puede ayudar a:
- Reducir averías. Las revisiones permiten detectar desgastes o problemas antes de que provoquen un fallo.
- Evitar paradas imprevistas. Las intervenciones pueden programarse en momentos que afecten menos a la actividad.
- Alargar la vida útil de los equipos. Mantener los componentes en buenas condiciones reduce su deterioro.
- Mejorar la seguridad. Algunas inspecciones permiten identificar problemas que podrían representar un riesgo.
- Planificar técnicos y materiales. La empresa puede anticipar qué trabajos tendrá que realizar y qué repuestos necesitará.
- Reducir intervenciones urgentes. Una mayor prevención puede disminuir la necesidad de reparaciones inesperadas.
- Conocer mejor los activos. Registrar las revisiones permite construir un histórico de cada equipo.
Esto significa que el mantenimiento preventivo elimine completamente las averías. Su objetivo es reducir su frecuencia y consecuencias.
Tipos de mantenimiento preventivo
No todas las revisiones preventivas se programan de la misma manera.
| Tipo | ¿Cómo funciona? | Ejemplo |
|---|---|---|
| Preventivo por tiempo | La intervención se realiza cada cierto periodo | Revisar una instalación cada 6 meses |
| Preventivo según uso | Se programa según horas, kilómetros, ciclos u otra medida de utilización | Cambiar aceite cada 15.000 km |
| Mantenimiento de oportunidad | Se aprovecha una parada programada para realizar otras revisiones | Revisar varios componentes mientras una máquina está parada |
Mantenimiento preventivo por tiempo
Las tareas se realizan cada cierto número de días, semanas, meses o años.
Es especialmente útil cuando los fabricantes o la normativa establecen revisiones periódicas.
Por ejemplo, una empresa puede programar una revisión de determinados equipos de climatización cada seis meses.
Mantenimiento preventivo según uso
La intervención depende del nivel de utilización del activo.
Puede programarse en función de:
- Horas de funcionamiento.
- Kilómetros.
- Ciclos de producción.
- Número de operaciones.
Es habitual en vehículos y maquinaria.
Mantenimiento de oportunidad
Consiste en aprovechar una parada prevista para realizar otros trabajos de mantenimiento.
Por ejemplo, si una máquina tiene que detenerse para sustituir una pieza, puede aprovecharse esa parada para revisar otros componentes cuyo mantenimiento estaba próximo.
Ejemplos de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo se aplica en sectores muy diferentes:
| Sector | Ejemplos de mantenimiento preventivo |
|---|---|
| Climatización | Limpieza de filtros, comprobación de presiones y revisión de componentes |
| Electricidad | Inspección de cuadros, conexiones, protecciones y cableado |
| Industria | Lubricación, limpieza, ajustes y revisión de maquinaria |
| Automoción | Cambio de aceite, filtros, neumáticos y revisión de niveles |
| Contra incendios | Comprobación de equipos, señalización y elementos de seguridad |
| Fontanería | Revisión de instalaciones, válvulas, bombas y posibles fugas |
| Refrigeración | Limpieza, comprobación de temperaturas y revisión del circuito |
| Edificios | Inspección de ascensores, climatización, electricidad y otras instalaciones |
Por ejemplo, una empresa de climatización puede disponer de cientos de equipos instalados en las instalaciones de sus clientes.
En cada uno puede establecer una próxima fecha de revisión y definir una serie de comprobaciones que el técnico deberá realizar cuando visite al cliente.
¿Qué tareas incluye un mantenimiento preventivo?
Las tareas concretas dependerán del equipo y del sector, pero hay algunas actuaciones especialmente habituales:
- Inspección visual.
- Limpieza.
- Lubricación.
- Ajuste de componentes.
- Comprobación de conexiones.
- Mediciones.
- Pruebas de funcionamiento.
- Sustitución de filtros y consumibles.
- Cambio de piezas sometidas a desgaste.
- Verificación de elementos de seguridad.
- Registro de valores.
- Fotografías.
- Cumplimentación de checklists.
- Registro de incidencias detectadas.
Una revisión preventiva no debería limitarse a indicar que el técnico ha visitado el equipo.
Es recomendable definir previamente qué puntos debe comprobar y qué información debe registrar para que todos los técnicos sigan un procedimiento homogéneo.
¿Cada cuánto debe hacerse un mantenimiento preventivo?
No existe una frecuencia válida para todos los equipos.
La periodicidad debe determinarse teniendo en cuenta diferentes factores:
- Recomendaciones del fabricante.
- Horas o intensidad de uso.
- Antigüedad del equipo.
- Condiciones ambientales.
- Historial de averías.
- Importancia del activo para la actividad.
- Coste de una posible parada.
- Normativa aplicable.
- Experiencia de los técnicos.
Por ejemplo, dos máquinas idénticas pueden necesitar frecuencias diferentes si una funciona ocho horas al día y otra permanece activa de manera prácticamente continua.
La frecuencia tampoco debería considerarse inamovible. Si el histórico muestra que un activo presenta averías antes de cada revisión, puede ser necesario aumentar la frecuencia.
Mantenimiento preventivo vs. correctivo vs. predictivo
Preventivo, correctivo y predictivo son tres estrategias diferentes de mantenimiento.
| Tipo | ¿Cuándo se actúa? | Objetivo |
|---|---|---|
| Preventivo | Antes del fallo y siguiendo una planificación | Reducir la probabilidad de avería |
| Correctivo | Después de producirse el fallo | Reparar y recuperar el funcionamiento |
| Predictivo | Cuando los datos indican deterioro o riesgo de fallo | Intervenir según el estado real del activo |
El mantenimiento correctivo es reactivo: primero aparece el problema y después se actúa.
El mantenimiento preventivo se adelanta a la avería mediante intervenciones programadas.
El mantenimiento predictivo, en cambio, utiliza información sobre el estado del activo para determinar cuándo conviene intervenir. Puede basarse, por ejemplo, en temperatura, vibraciones, presión, consumo energético u otros parámetros.
En la práctica, muchas empresas combinan las tres estrategias. Incluso con un buen plan preventivo seguirán existiendo algunas averías que necesitarán mantenimiento correctivo.
Ventajas y desventajas del mantenimiento preventivo
Como cualquier estrategia de mantenimiento, tiene ventajas y también ciertos costes.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Reduce el riesgo de averías | Requiere planificación |
| Disminuye paradas inesperadas | Supone dedicar tiempo a revisiones periódicas |
| Ayuda a prolongar la vida de los equipos | Puede provocar intervenciones antes de que una pieza falle realmente |
| Facilita la organización de técnicos | Necesita mantener actualizada la información de los activos |
| Mejora el control de los equipos | Una frecuencia incorrecta puede generar mantenimiento innecesario |
| Permite anticipar materiales y repuestos | Requiere disciplina para registrar cada intervención |
La clave está en encontrar un equilibrio entre prevenir suficientemente las averías y evitar realizar más mantenimiento del necesario.
¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo?
Un plan de mantenimiento preventivo organiza qué activos deben revisarse, qué tareas hay que realizar y cuándo debe producirse cada intervención.
1. Haz un inventario de los activos
El primer paso consiste en identificar los equipos que necesitan mantenimiento.
Para cada activo conviene registrar información como:
- Nombre o referencia.
- Marca.
- Modelo.
- Número de serie.
- Ubicación.
- Cliente.
- Fecha de instalación.
- Garantía.
- Manuales.
- Fotografías.
- Histórico de intervenciones.
Tener una ficha individual facilita conocer rápidamente la situación de cada equipo.
2. Clasifica los equipos según su criticidad
No todos los activos tienen la misma importancia.
Conviene analizar qué consecuencias tendría que cada equipo dejara de funcionar.
Puedes valorar factores como:
- Impacto sobre la producción.
- Seguridad.
- Coste de la avería.
- Tiempo necesario para repararlo.
- Disponibilidad de repuestos.
- Existencia de equipos alternativos.
Los activos más críticos pueden necesitar revisiones más frecuentes.
3. Define las tareas de mantenimiento
Para cada tipo de activo hay que establecer qué debe comprobar el técnico.
Por ejemplo:
- Limpiar.
- Medir.
- Lubricar.
- Ajustar.
- Sustituir.
- Fotografiar.
- Realizar una prueba.
- Registrar valores.
Una checklist de mantenimiento preventivo ayuda a garantizar que los diferentes técnicos siguen el mismo procedimiento.
4. Establece la frecuencia
A continuación hay que decidir cuándo se realizará cada intervención.
Puede establecerse cada:
- Semana.
- Mes.
- Trimestre.
- Semestre.
- Año.
- Número de horas.
- Número de ciclos.
- Kilómetros.
La frecuencia puede ajustarse posteriormente en función de los resultados obtenidos.
5. Asigna técnicos y recursos
Cada mantenimiento debería indicar quién es responsable de realizarlo y qué necesita para hacerlo.
Esto puede incluir:
- Técnico.
- Tiempo estimado.
- Herramientas.
- Materiales.
- Repuestos.
- Documentación necesaria.
Anticipar estos recursos reduce problemas cuando llega el momento de realizar la intervención.
6. Programa las revisiones
Una vez definido el plan, las revisiones deben quedar programadas.
Cuando la empresa gestiona muchos clientes o activos, confiar únicamente en agendas manuales o recordatorios puede provocar olvidos.
Por eso es útil disponer de un calendario que muestre:
- Próximos mantenimientos.
- Mantenimientos vencidos.
- Técnicos asignados.
- Disponibilidad.
- Intervenciones pendientes.
7. Registra cada intervención
Después del mantenimiento es importante dejar constancia de lo realizado.
El registro puede incluir:
- Fecha.
- Técnico.
- Tareas realizadas.
- Mediciones.
- Material utilizado.
- Fotografías.
- Observaciones.
- Incidencias detectadas.
- Firma del cliente.
- Próxima fecha de mantenimiento.
Ese histórico será muy útil para futuras intervenciones.
8. Analiza los resultados y mejora el plan
El plan de mantenimiento debe revisarse periódicamente.
Si un activo sigue averiándose con frecuencia, quizá sea necesario cambiar las tareas o aumentar la periodicidad.
Si, por el contrario, una revisión muy frecuente nunca detecta ningún problema, puede estudiarse si la frecuencia es realmente adecuada.
El mantenimiento preventivo debe funcionar como un proceso de mejora continua.
STEL Order dispone además de una plantilla gratuita de mantenimiento preventivo en formato hoja de cálculo que puede utilizarse como punto de partida para organizar un plan.
Indicadores para medir el mantenimiento preventivo
Medir los resultados permite comprobar si el plan está reduciendo realmente las averías.
Algunos indicadores útiles son:
- Porcentaje de mantenimientos realizados a tiempo.
- Número de averías.
- Relación entre mantenimiento preventivo y correctivo.
- Tiempo medio entre fallos (MTBF).
- Horas de parada.
- Coste de mantenimiento por activo.
- Número de incidencias detectadas durante las revisiones.
No es necesario medir decenas de KPI. Es preferible seleccionar aquellos que permitan tomar decisiones.
Por ejemplo, si aumenta el cumplimiento del preventivo pero el número de averías no disminuye, puede ser necesario revisar las tareas que se están realizando o su frecuencia.
¿Cómo gestionar el mantenimiento preventivo con STEL Order?
Cuando una empresa realiza mantenimientos a clientes, la dificultad no suele estar únicamente en saber qué revisión debe hacer, sino en coordinar activos, fechas, técnicos, documentación, materiales y facturación.
Con STEL Order puedes registrar los activos instalados en cada cliente y asociarles información como modelo, número de serie, garantías, fotografías, manuales o próximas intervenciones. También permite organizar los mantenimientos periódicos y trasladar los trabajos a la agenda de los técnicos.
Los técnicos pueden trabajar desde la aplicación móvil y registrar la intervención directamente desde las instalaciones del cliente, incluso sin conexión en determinadas tareas, además de recoger su firma.
A ello se suma STEL Forms, que permite crear formularios y checklists específicos para cada tipo de intervención.
Por ejemplo, para un mantenimiento preventivo puedes establecer previamente:
- Qué componentes debe revisar el técnico.
- Qué mediciones debe registrar.
- Qué preguntas tiene que responder.
- Qué fotografías debe realizar.
- Qué observaciones debe completar.
- Qué firma debe recoger.
De esta forma, el proceso no depende únicamente de que cada técnico recuerde qué información debe recopilar. Los datos quedan estructurados dentro de la propia gestión.
Una vez finalizado el trabajo, el mantenimiento puede permanecer conectado con el histórico del activo y con el resto del proceso empresarial, incluyendo materiales, partes de trabajo y facturación.
Preguntas frecuentes
En algunos casos sí. Hay inspecciones, comprobaciones y determinadas mediciones que pueden realizarse mientras el equipo funciona.
Sin embargo, tareas como sustituir componentes, realizar determinados ajustes o acceder a zonas peligrosas pueden requerir una parada y la aplicación de los procedimientos de seguridad correspondientes.
Retrasar una revisión no significa necesariamente que el equipo vaya a fallar, pero puede aumentar el riesgo de que determinados problemas no sean detectados a tiempo.
Además, en equipos o instalaciones sujetos a requisitos específicos, incumplir determinadas revisiones puede tener consecuencias relacionadas con la seguridad, las garantías o el cumplimiento normativo.
Una buena señal es que disminuyan las averías imprevistas, intervenciones urgentes y tiempos de parada, mientras aumenta la disponibilidad de los equipos.
También conviene comprobar el coste. Si se realizan muchas intervenciones preventivas pero las averías no disminuyen, puede ser necesario revisar las tareas o la frecuencia establecida.
Depende del activo. Para equipos cuyo desgaste está relacionado principalmente con el funcionamiento, utilizar horas, kilómetros o ciclos suele ofrecer una referencia más precisa.
En otros casos, el paso del tiempo también provoca deterioro aunque el equipo se utilice poco, por lo que una periodicidad por calendario puede resultar más adecuada.
