Cómo hacer un presupuesto profesional: crea tu presupuesto online gratis

Crear un presupuesto no consiste únicamente en poner un precio y enviárselo al cliente. Un buen presupuesto tiene que dejar claro qué vas a hacer, cuánto va a costar, qué está incluido y en qué condiciones se realizará el trabajo.

Si necesitas preparar uno de forma puntual, puedes utilizar nuestro generador de presupuestos online gratuito para completar los datos, calcular los importes automáticamente y descargar el documento en PDF.

Pero si tienes dudas sobre qué debe incluir un presupuesto, cómo calcular correctamente tus precios o cómo presentar una propuesta clara al cliente, en esta guía te explicamos todo el proceso paso a paso.

Cómo hacer un presupuesto paso a paso

Un presupuesto profesional debe ser fácil de entender tanto para ti como para tu cliente. No necesita ser complicado, pero sí recoger toda la información necesaria para evitar dudas posteriores.

1. Identifica a tu empresa y al cliente

Empieza incluyendo los datos de las dos partes.

En el caso de tu empresa o actividad profesional, puedes indicar:

• Nombre o razón social.
• NIF.
• Dirección.
• Teléfono.
• Correo electrónico.

A continuación, añade los datos del cliente al que va dirigido el presupuesto.

Además de dar una imagen más profesional, identificar correctamente a ambas partes facilita saber quién realiza la propuesta y para qué cliente se ha preparado.

2. Asigna un número al presupuesto

Si haces presupuestos con cierta frecuencia, es recomendable identificarlos mediante una numeración propia.

Por ejemplo:

• PRE-2026-001.
• PRE-2026-002.
• PRE-2026-003.

No hace falta complicarlo demasiado. Lo importante es que puedas localizar fácilmente cada propuesta cuando un cliente te llame semanas o meses después.

3. Indica la fecha y la validez de la oferta

Añade la fecha en la que preparas el presupuesto y, cuando sea necesario, hasta cuándo mantienes esas condiciones.

Por ejemplo:

Presupuesto válido durante 30 días.

Esto resulta especialmente útil cuando trabajas con materiales, proveedores o costes que pueden variar con el tiempo.

Si dentro de dos meses el cliente decide aceptar una propuesta basada en precios que ya han cambiado, disponer de un periodo de validez te permitirá revisar el presupuesto antes de confirmar el trabajo.

4. Detalla los productos o servicios

Esta es probablemente la parte más importante del documento.

Evita conceptos demasiado genéricos como:

Reparación de instalación — 1.200 €

Siempre que sea posible, explica qué incluye ese importe.

Por ejemplo:

• Sustitución del cuadro eléctrico.
• Instalación de 6 mecanismos.
• Material eléctrico.
• Mano de obra.
• Desplazamiento y puesta en marcha.

El cliente entenderá mejor qué está contratando y tú tendrás una referencia mucho más clara de lo que habías presupuestado.

5. Añade cantidades, precios e impuestos

Cada concepto debería mostrar la información necesaria para entender cómo se obtiene el precio final.

Por ejemplo:

Concepto	Cantidad	Precio
Punto de luz	4	55 €
Cuadro eléctrico	1	280 €
Mano de obra	6 h	35 €

Después podrás aplicar los impuestos que correspondan a la operación y mostrar claramente la base imponible, los impuestos y el importe total.

6. Incluye las condiciones importantes

El precio no siempre es lo único que necesita conocer el cliente.

Dependiendo del tipo de trabajo, puedes añadir información sobre:

• Forma de pago.
• Plazo estimado de ejecución.
• Fecha aproximada de entrega.
• Materiales incluidos.
• Desplazamientos.
• Garantías.
• Trabajos no incluidos.
• Condiciones para comenzar el servicio.

Por ejemplo:

Forma de pago: 50 % al aceptar el presupuesto y 50 % al finalizar el trabajo.

Plazo estimado: 5 días laborables desde la confirmación.

Dejar estas cuestiones por escrito puede evitar muchos malentendidos posteriormente.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Aunque el contenido dependerá de cada actividad, un presupuesto completo suele reunir cuatro grandes bloques de información.

Datos básicos

Permiten identificar el documento y a las personas o empresas implicadas:

• Datos de tu empresa.
• Datos del cliente.
• Número de presupuesto.
• Fecha.
• Periodo de validez.

Descripción del trabajo

Aquí debes explicar qué productos, trabajos o servicios estás ofreciendo.

Cuanto más personalizada sea la propuesta, más importante será detallar correctamente su alcance.

Información económica

Debe permitir entender cómo se obtiene el importe final:

• Cantidades.
• Precio unitario.
• Descuentos.
• Base imponible.
• Impuestos aplicables.
• Total.

Condiciones y observaciones

Este apartado es especialmente útil cuando existen aspectos que no caben en una simple línea de producto.

Puedes utilizarlo para indicar plazos, condiciones de pago, limitaciones o cualquier circunstancia que pueda afectar al trabajo.

También es un buen lugar para explicar qué no está incluido.

Por ejemplo:

El presupuesto no incluye trabajos adicionales derivados de desperfectos ocultos que no hayan podido detectarse durante la visita inicial.

Una frase como esta puede ser mucho más útil que llenar el documento de condiciones genéricas que no afectan realmente al cliente.

Cómo calcular el precio de un presupuesto sin perder dinero

Uno de los errores más habituales al preparar un presupuesto es pensar únicamente en el coste visible del trabajo.

Si compras 500 € en materiales y cobras 700 €, eso no significa necesariamente que hayas ganado 200 €.

Para calcular correctamente un presupuesto debes tener en cuenta todos los costes asociados al servicio.

Una forma sencilla de plantearlo es:

Costes del trabajo + gastos asociados + margen = precio de venta

Costes directos

Son aquellos que puedes relacionar directamente con el trabajo:

• Materiales.
• Productos.
• Horas de trabajo.
• Subcontrataciones.
• Alquiler de maquinaria específica.

Otros costes asociados

También hay gastos que pueden pasar más desapercibidos:

• Desplazamientos.
• Combustible.
• Dietas.
• Transporte.
• Consumibles.
• Gestión de residuos.
• Aparcamiento.
• Costes de entrega.

Dependiendo de tu actividad, también tendrás que tener en cuenta los gastos generales de tu negocio a la hora de fijar tus precios.

Tu margen

Una vez calculado cuánto te cuesta realmente realizar el trabajo, debes decidir a qué precio quieres venderlo.

Confundir coste con precio de venta puede provocar que trabajes mucho y aun así tengas un margen demasiado pequeño.

Ejemplo: cómo calcular un presupuesto de un instalador

Imagina que tienes que realizar una instalación para un cliente.

Antes de preparar el presupuesto calculas estos costes:

Concepto	Coste
Materiales	420 €
Mano de obra	300 €
Desplazamiento	40 €
Consumibles	20 €
Coste estimado del trabajo	780 €

Esos 780 € representan el coste estimado de realizar el trabajo, pero todavía debes decidir el precio al que quieres ofrecerlo teniendo en cuenta el margen que necesita tu negocio.

Una vez determinado el precio de venta, podrás aplicar los impuestos correspondientes y mostrar al cliente el importe final.

Este pequeño ejercicio previo resulta especialmente importante en trabajos de reformas, instalaciones, construcción, mantenimiento o reparación, donde cada servicio puede tener unos costes diferentes.

Cómo hacer que un presupuesto sea fácil de entender

Un presupuesto también es una herramienta comercial.

El objetivo no es únicamente calcular correctamente el precio, sino conseguir que el cliente pueda valorar la propuesta sin tener que llamarte para preguntar qué significa cada concepto.

Utiliza descripciones concretas

Evita:

Materiales varios.

Mejor:

Material eléctrico necesario para la sustitución del cuadro y 6 mecanismos.

Evita:

Mano de obra.

Mejor:

Mano de obra de instalación y puesta en marcha.

No necesitas describir hasta el último tornillo, pero sí proporcionar suficiente información para que el cliente entienda qué estás ofreciendo.

Separa partidas cuando aporte claridad

Un importe único puede resultar más sencillo, pero también puede hacer que el cliente no entienda de dónde sale el precio.

Poco claro:

Instalación completa: 2.800 €

Más claro:

Suministro del equipo: 1.750 €
Material auxiliar: 320 €
Instalación y mano de obra: 600 €
Desplazamiento y puesta en marcha: 130 €

No significa que todos los presupuestos deban desglosarse de la misma manera. La clave es encontrar el nivel de detalle adecuado para el trabajo que estás ofreciendo.

Haz visible el importe final

El cliente no debería tener que sacar una calculadora para saber cuánto va a pagar.

Muestra de forma diferenciada la base, los impuestos y el total del presupuesto.

Utiliza un documento profesional

Una presentación limpia también ayuda.

Incluye tus datos de contacto, una estructura ordenada y, si utilizas un programa de presupuestos, puedes personalizar tus documentos con la imagen de tu negocio.

Presupuesto, factura proforma y factura: no son lo mismo

Aunque pueden mostrar productos, cantidades y precios similares, estos documentos cumplen funciones diferentes.

Documento	Para qué se utiliza
Presupuesto	Presentar al cliente una propuesta de productos, servicios, precios y condiciones
Factura proforma	Mostrar de manera anticipada las condiciones económicas previstas de una operación
Factura	Documentar la operación que corresponde facturar

El presupuesto suele aparecer al principio del proceso comercial: todavía estás presentando una propuesta al cliente.

Si la acepta, comienza el siguiente paso del proceso y posteriormente podrán generarse los documentos comerciales y de facturación que correspondan.

¿Qué hacer después de enviar un presupuesto?

Preparar el documento es solamente una parte del trabajo. Después pueden ocurrir varias cosas.

El cliente acepta el presupuesto

Perfecto. A partir de ahí puedes comenzar el trabajo o continuar con el siguiente documento que utilices en tu proceso.

Dependiendo del negocio, el flujo podría ser:

Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura

O ser mucho más sencillo:

Presupuesto → Factura

Lo importante es no tener que volver a introducir desde cero toda la información que ya tenías.

El cliente pide cambios

Es completamente normal.

Puede querer eliminar una partida, añadir otro trabajo o modificar cantidades.

En ese caso, actualiza la propuesta para que el presupuesto refleje claramente las nuevas condiciones.

Si gestionas distintas versiones, asegúrate de poder identificar cuál es la última que has enviado al cliente.

El cliente todavía no ha respondido

Cuando tienes pocos presupuestos abiertos es sencillo acordarte de ellos.

El problema aparece cuando envías muchas propuestas durante el mes.

En ese momento empieza a ser importante saber cuáles están pendientes y cuáles requieren seguimiento.

El cliente rechaza la propuesta

También es información útil.

Saber qué presupuestos se convierten en ventas y cuáles no puede ayudarte a entender mejor tus precios, tus servicios y tu proceso comercial.

¿Cuándo merece la pena dejar un generador gratuito y utilizar un programa de presupuestos?

Para preparar un presupuesto puntual, un generador online puede ser más que suficiente: completas los datos, calculas los importes, descargas el PDF y se lo envías al cliente.

El problema aparece cuando ese proceso empieza a repetirse todas las semanas.

Si trabajas habitualmente con los mismos clientes, productos o servicios, crear cada presupuesto desde cero supone volver a introducir información que ya tienes. Y cuando además necesitas saber qué propuestas siguen pendientes, cuáles han sido aceptadas o continuar después con pedidos, albaranes y facturas, trabajar con documentos independientes empieza a resultar poco práctico.

Un programa para hacer presupuestos cobra especialmente sentido cuando:

• Preparas presupuestos todas las semanas.
• Trabajas habitualmente con los mismos clientes.
• Repites productos, materiales, servicios o precios.
• Necesitas mantener tus tarifas actualizadas.
• Quieres consultar fácilmente los presupuestos que has creado.
• Varias personas de tu empresa preparan documentación comercial.
• Necesitas convertir un presupuesto en pedido, albarán o factura.
• Quieres evitar introducir varias veces la misma información.

Herramientas de gestión como STEL Order permiten guardar clientes, productos y precios para reutilizarlos y conectar el presupuesto con el resto del proceso comercial.

De esta forma, el ahorro no está únicamente en crear el PDF más rápido, sino en evitar trabajo repetitivo antes y después de enviar el presupuesto.

Cómo crear y gestionar presupuestos con STEL Order

Con STEL Order puedes crear un presupuesto utilizando la información que ya tienes guardada en tu negocio.

Seleccionas el cliente, añades los productos o servicios correspondientes, ajustas cantidades, precios o descuentos y generas el documento sin tener que introducir todos los datos desde cero cada vez.

Pero la principal diferencia aparece cuando el cliente responde.

Si acepta el presupuesto, puedes reutilizar esa misma información para continuar con el proceso comercial:

Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura

O, cuando tu forma de trabajar lo permita:

Presupuesto → Factura

Así, los datos del cliente, productos, cantidades y precios pueden acompañar a la operación sin tener que copiarlos manualmente de un documento a otro.

Desde STEL Order también puedes gestionar en una misma plataforma:

• Clientes.
• Productos y servicios.
• Presupuestos.
• Pedidos.
• Albaranes.
• Facturas.
• Cobros.
• Stock y almacenes.
• Documentación comercial.

Además, puedes acceder desde el ordenador o el móvil para consultar y gestionar la información del negocio estés donde estés.

El presupuesto deja así de ser un PDF aislado y pasa a formar parte de todo el proceso de venta.