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Cómo hacer un albarán profesional: crea tu albarán online gratis
Un albarán no es solo una lista de productos. Bien utilizado, te permite dejar constancia de qué has entregado, a quién, en qué fecha y en qué condiciones, y mantener ordenado el paso entre el pedido y la factura.
Si necesitas preparar uno de forma puntual, puedes utilizar nuestro generador de albaranes online gratuito para introducir los datos, añadir los productos o servicios entregados y descargar el documento en PDF.
Y si tienes dudas sobre qué información incluir, cuándo utilizar un albarán valorado o sin valorar o qué hacer cuando una entrega es parcial, te explicamos cómo preparar un albarán correctamente.
Cómo hacer un albarán paso a paso
Un buen albarán debe permitir que tanto tu empresa como el cliente puedan comprobar fácilmente qué se ha entregado realmente.
1. Añade los datos de tu empresa y del cliente
Empieza identificando quién realiza la entrega y quién la recibe.
Puedes incluir:
- Nombre o razón social.
- NIF.
- Dirección.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
Si la mercancía se entrega en un lugar diferente a la dirección habitual del cliente, también conviene indicar la dirección concreta de entrega.
Esto es especialmente útil cuando trabajas con obras, almacenes, tiendas o instalaciones diferentes.
2. Identifica el albarán
Utiliza un número o referencia que te permita encontrar fácilmente el documento después.
Por ejemplo:
- ALB-2026-001.
- ALB-2026-002.
- ALB-2026-003.
Si el albarán procede de un pedido, también puedes añadir su referencia:
Pedido: PED-2026-018
Así resulta mucho más sencillo seguir el recorrido de la operación:
Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura
3. Indica la fecha de entrega
El documento debe reflejar cuándo se ha realizado la entrega o el trabajo.
Esto permite diferenciar fácilmente varias entregas de un mismo pedido y saber qué recibió el cliente en cada momento.
4. Detalla los productos, materiales o servicios entregados
Evita descripciones demasiado genéricas.
En lugar de:
Material diverso
es mejor indicar:
Cable eléctrico 2,5 mm² — 100 m
Mecanismo interruptor — 6 unidades
Cuadro eléctrico — 1 unidad
No hace falta describir hasta el último detalle, pero sí incluir suficiente información para que el cliente pueda comprobar qué ha recibido y en qué cantidad.
5. Añade cantidades y, si corresponde, precios
Las cantidades son uno de los elementos más importantes del albarán.
Permiten comparar lo solicitado con lo realmente entregado y detectar fácilmente entregas incompletas.
Los precios, en cambio, no siempre tienen por qué aparecer. Por eso puedes utilizar un albarán valorado o sin valorar, dependiendo de cada situación.
6. Incluye observaciones e incidencias
Si durante la entrega ocurre algo que conviene dejar reflejado, utiliza el apartado de observaciones.
Por ejemplo:
Entrega parcial. Quedan pendientes 4 unidades del producto X.
O:
El cliente comunica daños en uno de los embalajes exteriores.
Dejar estas circunstancias por escrito ayuda a evitar dudas posteriormente.
7. Identifica quién entrega y quién recibe
En determinados trabajos también puede ser útil indicar quién realiza y quién recibe la entrega.
Por ejemplo:
Entregado por: Carlos Martínez
Recibido por: Laura Gómez
Así dispones de una referencia adicional sobre cómo se produjo la recepción.
¿Qué debe incluir un albarán?
Un albarán debería permitir identificar claramente quién realiza la entrega, quién la recibe, cuándo se produce y qué productos, materiales o servicios se han entregado.
Como mínimo, conviene incluir el número y fecha del albarán, los datos de empresa y cliente, la descripción y cantidad de lo entregado y, cuando corresponda, precios, referencias de pedido, dirección de entrega y observaciones.
Dependiendo de tu actividad, también puedes añadir quién entrega y recibe la mercancía, material pendiente o cualquier incidencia producida durante la entrega.
Albarán valorado y albarán sin valorar: ¿cuál utilizar?
Una de las principales diferencias entre albaranes está en si muestran o no los precios.
Albarán valorado
Un albarán valorado incluye información económica además de los productos y cantidades.
Por ejemplo:
| Producto | Cantidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Cable eléctrico | 100 m | 0,80 € | 80 € |
| Interruptor | 6 ud. | 12 € | 72 € |
| Cuadro eléctrico | 1 ud. | 280 € | 280 € |
Puede ser útil cuando quieres que la persona que recibe la entrega conozca también el valor de la mercancía o del trabajo realizado.
Albarán sin valorar
El albarán sin valorar refleja la entrega, pero no muestra los precios.
| Producto | Cantidad |
|---|---|
| Cable eléctrico | 100 m |
| Interruptor | 6 ud. |
| Cuadro eléctrico | 1 ud. |
Puede resultar especialmente práctico cuando la persona que recibe físicamente el pedido solo necesita comprobar productos y cantidades y la información económica se gestiona posteriormente con la factura.
Nuestro generador permite elegir entre ambas opciones antes de descargar el documento.
Ejemplo de un albarán de entrega
Imagina que una empresa de material eléctrico entrega un pedido a uno de sus clientes.
Albarán: ALB-2026-024
Fecha: 12/08/2026
Pedido: PED-2026-018
Cliente: Instalaciones García S.L.
| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Cable eléctrico 2,5 mm² | 100 m |
| Mecanismo interruptor | 6 ud. |
| Cuadro eléctrico | 1 ud. |
Al preparar la entrega, la empresa detecta que faltan cuatro mecanismos.
En lugar de esperar a resolverlo posteriormente, puede dejarlo reflejado directamente:
Observaciones: entrega parcial. Quedan pendientes 4 mecanismos, que se entregarán posteriormente.
Entregado por: Carlos Martínez
Recibido por: Ana García
De esta forma queda claro qué se ha entregado y qué parte del pedido sigue pendiente.
Pedido, albarán y factura: ¿qué diferencia hay?
Estos documentos pueden contener productos y cantidades similares, pero representan momentos diferentes del proceso comercial.
| Documento | Qué refleja |
|---|---|
| Pedido | Lo que el cliente ha solicitado o confirmado |
| Albarán | Lo que realmente se ha entregado o realizado |
| Factura | Lo que corresponde facturar al cliente |
Por ejemplo, un cliente puede pedir 100 unidades y recibir solo 60 en una primera entrega.
El pedido seguirá reflejando las 100 unidades solicitadas, mientras que el primer albarán dejará constancia únicamente de las 60 unidades entregadas.
Posteriormente puede generarse otro albarán con las 40 unidades restantes.
¿Ya necesitas emitir la factura? Si la entrega ya está realizada y necesitas preparar una factura de forma puntual, puedes utilizar nuestro facturador online gratuito y descargarla directamente en PDF.
¿Qué hacer si la entrega no coincide con el pedido?
Precisamente uno de los principales usos del albarán es dejar constancia de lo que ha ocurrido realmente durante la entrega.
Si la entrega es parcial
Incluye únicamente las cantidades que has entregado.
Por ejemplo:
Entregadas 25 unidades de 40. Quedan pendientes 15 unidades.
Así puedes diferenciar claramente entre lo pedido y lo entregado.
Si hay mercancía dañada
Utiliza las observaciones para indicar la incidencia de forma concreta.
Por ejemplo:
Una unidad recibida con daños visibles en el embalaje exterior.
Si el cliente rechaza parte de la mercancía
También puedes dejarlo reflejado:
El cliente recibe 9 unidades y rechaza 1 por daños durante el transporte.
Estas anotaciones pueden resultar muy útiles cuando posteriormente tengas que resolver una incidencia, completar el pedido o preparar la factura.
Cuando el albarán deja de ser solo un documento
Para una entrega puntual, crear el albarán, descargarlo en PDF y enviarlo al cliente puede ser suficiente.
La gestión se complica cuando un mismo pedido tiene varias entregas, quedan productos pendientes, necesitas comprobar qué recibió realmente el cliente o tienes que reunir después varios albaranes para preparar la factura.
En esos casos, lo importante ya no es únicamente crear el documento, sino poder seguir el recorrido de la operación:
qué se pidió → qué se ha entregado → qué queda pendiente → qué corresponde facturar.
Ahí es donde utilizar un software de gestión puede ahorrarte bastante trabajo. En lugar de crear cada documento por separado, puedes mantener conectados clientes, productos, pedidos, albaranes, stock y facturas.
Con STEL Order, por ejemplo, el albarán forma parte de ese mismo proceso comercial.
Cómo crear y gestionar albaranes con STEL Order
Con STEL Order puedes crear un albarán directamente o generarlo a partir de la información que ya tienes en un presupuesto o pedido.
Así, si un cliente confirma un pedido, puedes continuar trabajando sobre los mismos datos:
Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura
Esto evita tener que volver a escribir en cada documento el cliente, los productos, las cantidades o los precios, pero sobre todo permite saber qué ha ocurrido en cada fase de la venta.
Por ejemplo, si un cliente pide 100 unidades y hoy solo entregas 60, puedes dejar constancia de esa primera entrega y mantener identificadas las 40 restantes. Cuando completes el pedido, tendrás la información relacionada con la misma operación y podrás continuar posteriormente con la facturación.
Además, al trabajar con los productos y clientes que ya tienes registrados en STEL Order, los albaranes pueden integrarse con otras áreas de la gestión del negocio, como pedidos, facturación, stock y almacenes.
De esta forma, el albarán no se limita a acreditar una entrega: se convierte en una pieza más del seguimiento completo de la venta, desde que el cliente acepta la propuesta hasta que se entrega y factura.
