Verifactu es uno de los principales cambios que afrontarán empresas y autónomos en su forma de facturar. Su objetivo es que los sistemas informáticos de facturación generen registros seguros, trazables e inalterables, reduciendo la posibilidad de manipular o eliminar información una vez emitida la factura.
La normativa no obliga simplemente a «enviar las facturas a Hacienda». Lo que exige es que los negocios afectados utilicen un sistema informático de facturación adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF). A partir de ahí, podrán trabajar en modalidad VERI*FACTU, enviando automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, o en modalidad No VERI*FACTU, convervándolos dentro del propio sistema con los requisitos establecidos.
Los plazos actuales fijan la adaptación antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligacods, entre ellos muchos autónomos y profesionales.
Índice de contenidos
¿Qué es Verifactu y cómo funciona?
Verifactu es una de las modalidades previstas dentro del nuevo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Su objetivo es que las facturas generadas mediante software queden respaldadas por registros de facturación seguros, normalizados, trazables e inalterables, reduciendo la posibilidad de modificar o eliminar información sin dejar constancia.
Cuando un negocio utiliza un sistema adaptado, el proceso funciona de forma sencilla:
- El programa genera la factura.
- Al mismo tiempo, crea un registro de facturación con los datos exigidos por la normativa.
- La factura incorpora el correspondiente código QR.
- Si el negocio trabaja en modalidad VERI*FACTU, ese registro se emite automáticamente a la Agencia Tributaria.
- Si trabaja en modalidad No VERI*FACTU, el registro no se envía automáticamente, pero debe conservarse dentro del sistema cumpliendo requisitos adicionales de seguridad e inalterabilidad.
Es importante hacer esta distinción porque Verifactu no significa que Hacienda reciba y apruebe cada factura antes de que puedas emitirla. Lo que se remite en la modalidad VERI*FACTU son los registros de facturación generados por el sistema.
Además, elegir VERIFACTU o No VERIFACTU es una decisión del contribuyente. Ambas modalidades permiten cumplir con el reglamento siempre que el software utilizado reúna los requisitos correspondientes.
En la modalidad VERI*FACTU, el cliente también puede utilizar el QR de la factura para comprobar en la Sede Electrónica de la AEAT que el registro correspondiente ha sido remitido. Esto hace que la trazabilidad de la facturación sea más directa tanto para el negocio como para la Administración.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
Los plazos para adaptar los sistemas informáticos de facturación ya están fijados y dependen del tipo de contribuyente:
| Tipo de contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales obligados, incluidos muchos autónomos | Antes del 1 de julio de 2027 |
Estas fechas se refieren a la obligación de tener operativos sistemas informáticos de facturación adaptados al RRSIF.
Esto significa que las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán haber completado la adaptación durante 2026, mientras que autónomos y otros profesionales afectados dispondrán hasta el 1 de julio de 2027.
Es importante no confundir estas fechas con la obligación de utilizar específicamente la modalidad VERI*FACTU. La normativa obliga a utilizar un sistema adaptado, pero permite elegir entre VERI*FACTU, que remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT, y No VERI*FACTU, que los conserva dentro del propio sistema cumpliendo requisitos adicionales.
Además, no es necesario esperar a 2027 para empezar a utilizar un sistema adaptado. Las empresas y autónomos pueden realizar la transición con antelación, algo especialmente recomendable si necesitan cambiar de software, migrar datos o formar a sus equipos.
¿Quién está obligado a cumplir con Verifactu?
Con carácter general, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación afecta a empresas, autónomos y otros profesionales que desarrollan actividades económicas y utilizan un sistema informático para emitir sus facturas.
La normativa incluye, entre otros, a:
- Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Los autónomos y profesionales que tributan por IRPF y desarrollan actividades económicas.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtienen rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollan actividades económicas, como determinadas comunidades de bienes o sociedades civiles.
La obligación aparece cuando estos contribuyentes utilizan un Sistema Informático de Facturación (SIF) para emitir todas o parte de sus facturas. De hecho, el reglamento puede resultar aplicable aunque el software solo se utilice para una parte de la actividad.
Por ejemplo, pueden estar afectados una pyme que factura desde un ERP, un autónomo que utiliza un programa online de facturación, un comercio que trabaja con un TPV o un profesional que genera sus facturas mediante un sistema propio.
Sin embargo, no todos los empresarios y profesionales están obligados en las mismas condiciones. Existen exclusiones relacionadas con el Suministro Inmediato de Información (SII), determinados contribuyentes sometidos a normativa foral, algunas operaciones para las que no existe obligación de expedir factura y otros supuesto específicos.
Por eso, antes de adaptarse conviene analizar quién factura, cómo lo hace y qué régimen fiscal se aplica, en lugar de asumir que Verifactu afecta de la misma forma a cualquier negocio.
¿Quién está exento de Verifactu?
No todos los empresarios y profesionales están obligados a aplicar el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. La propia Agencia Tributaria establece varios supuestos en los que el RRSIF no resulta aplicable.
Entre los principales casos se encuentran:
- Contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), ya sea de forma obligatoria o voluntaria.
- Empresarios y profesionales sujetos a la normativa foral del País Vasco o Navarra cuando corresponda aplicar esa normativa.
- Quienes expiden todas sus facturas exclusivamente de forma manual, sin utilizar ningún sistema informático de facturación.
- Operaciones en las que, conforme al Reglamento de facturación, no existe obligación de expedir factura.
- Contribuyentes que dispongan de una resolución vigente de no aplicación del RRSIF.
Además, hay actividades y regímenes especiales en los que la obligación debe analizarse caso por caso. Por ejemplo, determinados autónomos acogidos al régimen simplificado de IVA, al recargo de equivalencia o al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca pueden no tener obligación de emitir factura en algunas operaciones. En esos casos, si no existe obligación de facturar, tampoco se aplica el RRSIF a esas operaciones.
También es importante aclarar que Canarias, Ceuta y Melilla no están excluidas automáticamente. El reglamento es aplicable en todo el territorio español, teniendo en cuenta las particularidades del IGIC y del IPSI.
Por tanto, hablar de “exentos de Verifactu” puede resultar demasiado genérico. Lo correcto es comprobar si el contribuyente, la actividad y las operaciones concretas entran o no dentro del ámbito de aplicación del RRSIF.
¿Qué requisitos debe cumplir un software adaptado a Verifactu?
Un software adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación no puede limitarse a generar una factura en PDF. Debe cumplir una serie de requisitos técnicos que garanticen que la información de facturación queda correctamente registrada y no puede alterarse sin dejar rastro.
Entre los principales requisitos están:
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida.
- Utilizar un formato normalizado para esos registros.
- Garantizar su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
- Encadenar los registros mediante una huella o hash, de forma que pueda comprobarse su secuencia.
- Incorporar el código QR tributario correspondiente en las facturas y tickets.
- Permitir la remisión electrónica de los registros a la AEAT.
- Gestionar correctamente los registros de alta y anulación cuando sea necesario corregir una factura.
- Cumplir los requisitos adicionales de seguridad exigidos cuando el sistema funciona en modalidad No VERI*FACTU.
Además, el productor del software debe emitir una declaración responsable para cada producto y versión en la que manifieste que el sistema cumple el Real Decreto 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y las especificaciones técnicas publicadas por la Agencia Tributaria.
Por tanto, antes de contratar un programa conviene comprobar que dispone de esta declaración responsable. Hacienda no concede un certificado individual a cada software: es el fabricante quien declara bajo su responsabilidad que la versión comercializada cumple los requisitos establecidos.
También es recomendable valorar otros aspectos que no son estrictamente obligatorios por Verifactu, pero que pueden evitar futuros cambios de herramienta, como la posibilidad de trabajar con facturación electrónica, automatizar procesos o integrarse con el resto de la gestión del negocio.
¿Qué diferencia hay entre Sí Verifactu y No Verifactu?
La principal diferencia está en qué ocurre con los registros de facturación que genera el software.
En la modalidad Sí VERI*FACTU, el sistema remite automáticamente esos registros a la Agencia Tributaria. En la modalidad No VERI*FACTU, los registros no se envían de forma automática, pero el software debe conservarlos y garantizar que permanecen inalterados.
| Característica | Sí VERI*FACTU | No VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Remisión automática de registros a la AEAT | Sí | No |
| Verificación de facturas mediante QR | Sí | No |
| Registros de facturación inalterables | Sí | Sí |
| Uso de un software adaptado al RRSIF | Sí | Sí |
| Elección voluntaria por el contribuyente | Sí | Sí |
| Requisitos adicionales de conservación y seguridad | Menores | Mayores |
En Sí VERI*FACTU, el QR permite al destinatario comprobar que el registro correspondiente a esa factura o ticket ha sido remitido a la Agencia Tributaria. Además, esta modalidad facilita el acceso a determinados servicios de asistencia tributaria.
En No VERI*FACTU, el negocio mantiene los registros en su propio sistema. Al no existir una remisión continua a la AEAT, el software debe aplicar mecanismos adicionales que permitan garantizar su integridad, trazabilidad y conservación.
Lo más importante es que No VERI*FACTU no significa incumplir la normativa. Ambas modalidades son válidas y la elección entre una u otra corresponde al contribuyente, siempre que el sistema utilizado cumpla todos los requisitos aplicables.
¿Es obligatorio utilizar Sí Verifactu?
No. No es obligatorio elegir la modalidad Sí VERI*FACTU.
Lo obligatorio para las empresas y autónomos afectados es utilizar un sistema informático de facturación adaptado al RRSIF. A partir de ahí, el contribuyente puede elegir entre trabajar en modalidad VERI*FACTU o en modalidad No VERI*FACTU. La propia Agencia Tributaria indica expresamente que la elección entre ambas modalidades es voluntaria.
La diferencia principal está en la forma de gestionar los registros de facturación:
- Con Sí VERI*FACTU, los registros se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria.
- Con No VERI*FACTU, los registros permanecen en el sistema y deben conservarse cumpliendo los requisitos adicionales de integridad, trazabilidad y seguridad establecidos por la normativa.
Por tanto, utilizar No VERI*FACTU no significa incumplir Verifactu ni trabajar de forma irregular. Es una modalidad válida siempre que el software esté correctamente adaptado.
Eso sí, cualquier software adaptado debe tener capacidad para remitir electrónicamente los registros a la Administración, aunque posteriormente el usuario decida utilizarlo en modalidad VERIFACTU o No VERIFACTU.
La modalidad VERIFACTU puede resultar más sencilla desde el punto de vista técnico, ya que el sistema envía los registros automáticamente y requiere menos mecanismos adicionales de conservación que No VERIFACTU. Además, permite que los clientes comprueben mediante el QR que el registro de su factura ha sido remitido a la AEAT.
¿Qué es el código QR de Verifactu y para qué sirve?
El código QR de Verifactu es uno de los cambios más visibles de la nueva normativa. Los sistemas informáticos de facturación adaptados deberán incluir un QR en las facturas y tickets afectados por el RRSIF.
Su función principal es facilitar el cotejo de la información de la factura. Al escanearlo con el móvil, el destinatario puede acceder a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y comprobar los datos asociados a esa factura.
Sin embargo, el resultado depende de la modalidad utilizada:
- En Sí VERI*FACTU, el cliente puede comprobar que el registro de facturación correspondiente ha sido remitido a la AEAT.
- En No VERI*FACTU, el QR sigue formando parte de la factura, pero no permite verificar que el registro haya sido previamente enviado a Hacienda, porque esa remisión automática no se produce.
Esto es importante porque “no verificable” no significa que una factura sea ilegal o incorrecta. Puede tratarse simplemente de una factura emitida mediante un sistema No VERI*FACTU que cumple igualmente con el reglamento.
Además, el QR no sustituye a la factura ni contiene toda su información. Actúa como un acceso rápido a los datos necesarios para realizar el cotejo y mejorar la trazabilidad de la facturación.
Por tanto, su utilidad es doble: facilita al cliente la comprobación de la factura y, al mismo tiempo, ayuda a la Agencia Tributaria a mejorar el control sobre los registros de facturación.
¿Se pueden modificar o anular facturas con Verifactu?
Sí, pero una factura emitida no se puede borrar o sobrescribir como si nunca hubiera existido. Precisamente uno de los objetivos del nuevo sistema es que cualquier corrección deje trazabilidad.
Si una factura contiene un error que debe corregirse conforme al Reglamento de facturación, lo habitual será emitir una factura rectificativa. La factura original permanece registrada y la nueva factura deja constancia de la corrección realizada.
Por otro lado, si se ha generado una factura por error para una operación que realmente no llegó a existir, puede ser necesario generar un registro de facturación de anulación. Este registro identifica el original que se quiere anular y queda igualmente encadenado al resto de registros del sistema.
En términos prácticos:
- No se elimina sin más una factura ya emitida.
- Si hay que corregir importes, datos fiscales u otros elementos, puede ser necesario emitir una rectificativa.
- Si la factura se creó por error y la operación no existió, puede proceder un registro de anulación.
- Tanto las altas como las anulaciones quedan registradas, manteniendo la trazabilidad de lo ocurrido.
Esto es importante porque Verifactu no impide corregir errores. Lo que cambia es la forma de hacerlo: las modificaciones deben quedar documentadas y no pueden consistir en editar silenciosamente una factura ya emitida.
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y factura electrónica?
Verifactu y la factura electrónica están relacionados con la digitalización de la facturación, pero no son lo mismo ni responden a la misma obligación.
Verifactu regula principalmente cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación y cómo deben generarse, conservarse o remitirse los registros asociados a cada factura. De hecho, la Agencia Tributaria aclara expresamente que un registro de facturación no es una factura electrónica.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, en cambio, regula cómo debe expedirse, transmitirse y recibirse una factura en formato electrónico en operaciones B2B. Su desarrollo reglamentario se aprobó mediante el Real Decreto 238/2026.
| Verifactu | Factura electrónica |
|---|---|
| Regula los sistemas informáticos de facturación | Regula el intercambio electrónico de facturas |
| Se centra en los registros de facturación | Se centra en la propia factura |
| Puede afectar también a facturas en papel o PDF | Exige factura en formato electrónico en los supuestos obligatorios |
| Deriva de la normativa antifraude | Deriva de la Ley Crea y Crece |
| Puede utilizarse en operaciones B2B y B2C | La obligación desarrollada en 2026 se centra principalmente en operaciones B2B |
Por tanto, cumplir con Verifactu no significa automáticamente estar preparado para la factura electrónica obligatoria. Un negocio puede tener un software adaptado al RRSIF y, aun así, necesitar nuevas funcionalidades para emitir, recibir e intercambiar facturas electrónicas estructuradas cuando le corresponda.
Por eso, si tienes que cambiar de programa para adaptarse a Verifactu, conviene comprobar que la solución tambiéne está preparada para la factura electrónica. De esta forma, puedes evitar tener que realizar una segunda migración de software cuando te afecte la siguiente obligación.
¿Qué pasa si no cumples con Verifactu?
No cumplir con los requisitos del RRSIF puede dar lugar a sanciones, pero es importante distinguir entre las infracciones del fabricante o comercializador del software y las que pueden afectar al propio usuario.
La Ley General Tributaria considera infracción grave la fabricación, producción o comercialización de sistemas que permitan manipular la contabilidad o la facturación, omitir operaciones o incumplir los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Para estos supuestos, la sanción puede alcanzar los 150.000€ por cada ejercicio económico y por cada tipo distinto de sistema o programa afectado.
Para empresas y autónomos, la norma también sanciona la tenencia de sistemas informáticos que no cumplan los requisitos exigidos, cuando deban cumplirlos o hayan sido alterados. En estos casos, la multa prevista puede ser de 50.000€ por cada ejercicio.
Eso sí, la propia Agencia Tributaria ha aclarado que esta infracción por tenencia vinculada a la falta de adaptación al RRSIF solo podrá apreciarse una vez alcanzadas las fechas obligatorias: 1 de enero de 2027 o 1 de julio de 2027, según el tipo de contribuyente.
Por tanto, el objetivo no debería ser esperar hasta el último momento, sino comprobar con antelación que el software utilizado está correctamente adaptado y dispone de su correspondiente declaración responsable. Utilizar un programa actualizado y mantener correctamente los procesos de facturación reduce considerablemente el riesgo de incumplimientos.
¿Qué ventajas tiene Verifactu para empresas y autónomos?
Más allá del cumplimiento normativo, Verifactu puede aportar ventajas prácticas a empresas y autónomos, especialmente cuando se utiliza la modalidad VERI*FACTU.
Una de las principales es la mejora de la trazabilidad de la facturación. Cada factura queda asociada a un registro con mecanismos de control que permiten detectar modificaciones, saltos u omisiones, reduciendo errores y dificultando la manipulación de la información.
También favorece la digitalización de los procesos administrativos. Utilizar un sistema adaptado obliga a estructurar mejor la facturación y puede reducir tareas manuales, duplicidades y problemas derivados de trabajar con herramientas poco conectadas.
En modalidad VERI*FACTU existen además algunas ventajas adicionales:
- Los registros se remiten automáticamente a la AEAT.
- Se reducen determinadas obligaciones técnicas de conservación y seguridad frente a No VERI*FACTU.
- La Agencia Tributaria puede ofrecer servicios de asistencia utilizando la información ya remitida, como facilita la confección de libros registro.
- El cliente puede comprobar mediante el QR que el registro de su factura ha sido enviado a la AEAT.
- Pueden reducirse determinados requerimientos posteriores relacionados con la aportación de registros ya enviados.
Para los negocios, además, la adaptación puede ser una buena oportunidad para revisar cómo gestionar actualmente sus facturas, clientes, compras, cobros y otros procesos administrativos, y sustituir herramientas aisladas por sistemas más integrados.
Eso sí, estas ventajas no significan que Verifactu elimine las obligaciones fiscales ni que evite posibles comprobaciones de Hacienda. Su principal aportación es hacer que la información de facturación sea más estructurada, trazable y accesible, tanto para el negocio como para la Administración.
¿Cómo prepararse para Verifactu?
Adaptarse a Verifactu no consiste únicamente en esperar a que llegue la fecha límite y actualizar el programa de facturación. Conviene revisar con tiempo cómo factura actualmente el negocio, qué software utiliza y qué cambios será necesario introducir.
Un buen proceso de adaptación puede seguir estos pasos:
- Comprueba si estás obligado. Revisa si tu empresa o actividad entra dentro del ámbito del RRSIF y si existe alguna exclusión aplicable.
- Analiza cómo facturas actualmente. Identifica si utilizas un ERP, un programa de facturación, un TPV, una solución propia o herramientas como Excel.
- Habla con tu proveedor de software. Confirma que la versión que utilizas está adaptada al RRSIF y solicita su declaración responsable. Esta declaración debe identificar, entre otros datos, el producto y la versión concreta del sistema.
- Elige entre VERIFACTU y No VERIFACTU. Valora si prefieres remitir automáticamente los registros a la AEAT o conservarlos en tu propio sistema cumpliendo los requisitos adicionales correspondientes.
- Revisa tus procesos de facturación. Conviene que el equipo sepa cómo emitir, rectificar o anular correctamente una factura y qué función tiene el nuevo código QR.
- Haz pruebas antes de la fecha obligatoria. Si tienes que cambiar de software, migrar clientes o productos o formar a varios usuarios, hacerlo con antelación reducirá problemas cuando el sistema sea obligatorio.
- Piensa también en la factura electrónica. Si vas a cambiar de programa, es recomendable elegir una solución que pueda cubrir también las próximas obligaciones de facturación electrónica y evitar así una segunda migración.
Además, los proveedores de software ya deben comercializar soluciones adaptadas al reglamento, por lo que si vas a contratar actualmente un nuevo sistema de facturación, conviene exigir que cumpla los requisitos del RRSIF desde el principio.
La adaptación puede aprovecharse también para revisar procesos que hasta ahora se realizaban manualmente y centralizar facturación, clientes, compras, cobros o stock en una herramienta más completa. De esta forma, el cambio normativo no se limita a cumplir una obligación, sino que puede servir para mejorar la gestión diaria del negocio.
¿Cómo funciona Verifactu en STEL Order?
STEL Order ya está adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y dispone de una declaración responsable pública para su sistema. Esto permite utilizar la plataforma tanto en modalidad Sí VERIFACTU como No VERIFACTU.
El proceso de configuración es sencillo:
- Accede a Configuración dentro de STEL Order.
- Autoriza a STEL Order desde la página de la AEAT para que pueda generar y, cuando corresponda, remitir los registros de facturación.
- Una vez verificada la autorización, selecciona si quieres trabajar en Sí VERI*FACTU o No VERI*FACTU.
- A partir de ese momento puedes seguir creando tus facturas desde STEL Order de forma habitual.
Antes de emitirla definitivamente, la factura puede permanecer en estado borrador, lo que permite revisar o modificar la información. Cuando todo esté correcto, se utiliza la opción “Emitir Verifactu / Generar No Verifactu”, según la modalidad seleccionada.
Si trabajas con Sí VERI*FACTU, STEL Order genera el registro de facturación y lo remite automáticamente a la Agencia Tributaria. Si eliges No VERI*FACTU, el registro se genera igualmente, pero queda almacenado de forma segura dentro del sistema para cumplir los requisitos de conservación y trazabilidad.
Además, STEL Order no se limita a cumplir con Verifactu. Puedes utilizar la misma plataforma para gestionar clientes, presupuestos, compras, catálogo, agenda e informes, entre otras funciones. Incluso existe un plan Free desde 0 € al mes compatible con Verifactu, lo que permite empezar a adaptarse sin coste de suscripción.
De esta forma, la adaptación a Verifactu se integra en el proceso habitual de facturación sin tener que trabajar con una herramienta independiente ni cambiar la forma en la que gestionas el resto de tu negocio.
Preguntas frecuentes
No necesariamente. Si trabajas en modalidad VERI*FACTU, tu sistema remite automáticamente a la AEAT los registros de facturación asociados a las facturas emitidas. Si utilizas No VERI*FACTU, esos registros no se envían automáticamente, aunque deben conservarse cumpliendo los requisitos de seguridad, integridad y trazabilidad establecidos.
Siempre llevará un QR y en él aparecerá:
- Antes del QR la expresión: “QR tributario”
- Debajo del QR:
- 1. Si es No verifactu: nada
- 2. Si es Sí Verifactu:
- «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o simplemente «Veri*factu»
Sí. Si empiezas utilizando No VERIFACTU, puedes pasar a VERIFACTU en cualquier momento. Una vez realizado de forma efectiva el primer envío de registros en esta modalidad, deberás permanecer en VERI*FACTU al menos hasta el final de ese año natural.
Sí, pero no inmediatamente. Una vez que optas por VERIFACTU debes mantener esa modalidad, como mínimo, hasta que termine el año natural en el que comenzaste a remitir los registros. A partir del siguiente ejercicio podrás volver a un sistema No VERIFACTU si cumple todos los requisitos correspondientes.
Para ser tal, la factura se envía a Hacienda desde el momento en el que se emite en el software de facturación. Por lo tanto, el cliente siempre la recibirá después de que esta haya pasado por Hacienda.
