Escanear facturas ya no consiste solo en guardar una imagen o un PDF. Hoy existen softwares capaces de leer los datos de una factura, extraer la información importante y ayudarte a registrarla de forma más rápida y ordenada.
Estas herramientas son especialmente útiles para autónomos, pymes, asesorías y empresas que reciben muchas facturas y quieren reducir tareas manuales, evitar errores y mantener la documentación siempre localizada.
En este artículo comparamos algunos de los mejores softwares para escanear facturas y vemos qué opción puede encajar mejor según si necesitas digitalizar documentos, automatizar datos o integrar las facturas dentro de la gestión de tu negocio.
Un software para escanear facturas no sustituye por sí solo a un software de facturación compatible con la normativa fiscal. Si necesitas emitir facturas o gestionar compras, usar solo una herramienta de escaneo te obligará a duplicar trabajo. Por eso, cada vez más empresas optan por soluciones que integran OCR dentro del propio software de gestión, donde el documento escaneado se convierte directamente en un registro listo para usar.
Índice de contenidos
¿Qué es una software para escanear facturas?
Un software para escanear facturas es una herramienta que permite digitalizar facturas en papel, PDF o imágenes y convertir su contenido en información que puede consultarse, clasificarse o procesarse de forma automática.
La mayoría de estas soluciones utilizan tecnología OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres). Gracias a ella, el software puede identificar datos como el número de la factura, la fecha, el proveedor, la base imponible, el IVA o el importe total sin necesidad de introducirlos manualmente.
Las soluciones más avanzadas combinan OCR con inteligencia artificial para mejorar la precisión de la lectura, aprender de documentos anteriores y automatizar procesos relacionados con la gestión documental, la contabilidad o la facturación.
Esto permite ahorrar tiempo en tareas administrativas, reducir errores de transcripión y mantener toda la documentación organizada y accesible desde una única plataforma.
¿Cómo funciona un software de escaneo de facturas?
Aunque cada solución utiliza su propia tecnología, la mayoría de softwares para escanear facturas siguen un proceso muy similar. Su objetivo es transformar un documento físico o digital en información estructurada que pueda utilizarse para la gestión administrativa o contable.
El proceso suele desarrollarse en las siguientes fases:
| Fase | Qué ocurre |
| Captura del documento | La factura se incorpora al sistema mediante foto, escáner, PDF o correo electrónico. |
| Lectura mediante OCR | El software reconoce el texto de la factura e identifica datos como proveedor, fecha, importe o número de factura. |
| Extracción de datos | La información relevante se organiza automáticamente para poder revisarla o procesarla. |
| Validación | El usuario puede comprobar y corregir los datos detectados antes de guardarlos. |
| Integración | Los datos pueden enviarse a un ERP, software contable o gestor documental. |
Las soluciones más avanzadas incorporan inteligencia artificial para mejorar la precisión del reconocimiento, identificar distintos formatos de factura y aprender de correcciones anteriores. Esto permite automatizar gran parte del proceso de gestión documental y reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Tabla comparativa de softwares para escanear facturas
Esta tabla resume el enfoque principal de cada herramienta. La mejor opción dependerá de si buscas simplemente digitalizar facturas o integrar esos documentos dentro de un sistema completo de gestión.
| Software | Precio | OCR / IA | Integración con gestión | Mejor para | Enfoque principal |
|---|---|---|---|---|---|
| STEL Order | Desde 0€/mes | Sí | Sí | Autónomos y pymes | Escaneo de facturas, facturación y gestión empresarial |
| Rossum | Precio personalizado | Sí | Sí | Empresas con alto volumen documental | Automatización documental con IA |
| ABBYY FineReader PDF | Desde 16€/mes | Sí | Limitada | Usuarios que trabajan con PDF | OCR profesional y edición documental |
| Nanonets | Según el uso | Sí | Sí | Empresas que automatizan documentos | Extracción inteligente de datos |
| Dext | Desde 23€/mes aprox. | Sí | Sí | Autónomos, asesorías y pymes | Gestión de gastos, tickets y facturas |
Los 5 mejores softwares para escanear facturas
1. STEL Order
STEL Order es una solución de gestión empresarial que permite escanear facturas y convertir esa información en parte útil de la operativa diaria del negocio. En lugar de limitarse a digitalizar documentos, ayuda a organizar la información, reducir tareas manuales y mantener un mayor control sobre facturas, proveedores y procesos administrativos.
Su valor diferencial está en que el escaneo de facturas no funciona como una herramienta aislada, sino integrado dentro de un software de gestión completo. Esto permite trabajar en un mismo entorno con facturación, compras, clientes, proveedores, producto, presupuestos y otros documentos del negocio.
Además, STEL Order está especialmente pensado para autónomos y pymes que necesitan ahorrar tiempo en tareas administrativas sin perder control sobre la información. Al centralizar la gestión documental y la actividad empresarial, resulta más sencillo localizar facturas, revisar datos y mantener la documentación organizada.
Ideal para: autónomos y pymes que buscan escanear facturas y gestionarlas dentro de un software de gestión completo.
2. Rossum
Rossum es una plataforma especializada en el procesamiento inteligente de documentos que utiliza inteligencia artificial para extraer información de facturas, pedidos y otros documentos empresariales. Su objetivo principal es reducir al mínimo la intervención manual en la introducción de datos.
La herramienta es capaz de identificar automáticamente campos como proveedor, fecha, impuestos, importes o referencias de factura, incluso cuando los documentos proceden de diferentes formatos o proveedores. Además, incorpora flujos de validación y automatización para agilizar la gestión documental en empresas con un elevado volumen de facturas.
Ideal para: empresas que reciben un gran número de facturas y buscan automatizar la captura y el procesamiento de datos mediante inteligencia artificial.
3. ABBYY FineReader PDF
ABBYY FineReader PDF es una de las herramientas de OCR más conocidas del mercado. Está diseñada para convertir documentos escaneados, imágenes y archivos PDF en contenido editable y buscable, facilitando la digitalización de documentación empresarial.
Su tecnología de OCR permite extraer texto con gran precisión y trabajar posteriormente con la información en formatos como Word, Excel o PDF editable. Además, incorpora funciones para comparar documentos, realizar anotaciones y gestionar archivos digitales.
Aunque no está específicamente orientado a la gestión de facturas, muchas empresas lo utilizan para digitalizar documentación y extraer información de forma rápida antes de integrarla en otros sistemas de gestión o contabilidad.
Ideal para: empresas y profesionales que necesitan digitalizar documentos y trabajar con archivos PDF de forma habitual.
4. Nanonets
Nanonets es una plataforma especializada en la automatización de documentos mediante inteligencia artificial. Su tecnología permite extraer automáticamente datos de facturas, recibos, albaranes, formularios y otros documentos empresariales sin necesidad de plantillas predefinidas.
Una de sus principales ventajas es su capacidad para adaptarse a distintos formatos de factura, identificando campos como proveedor, fecha, impuestos o importes de forma automática. Además, puede integrarse con otras herramientas empresariales para automatizar flujos de trabajo y reducir la introducción manual de datos.
Gracias a su enfoque basado en IA, Nanonets es especialmente útil para organizaciones que gestionan un gran volumen de documentación y buscan agilizar procesos administrativos y contables.
Ideal para: empresas que quieren automatizar la captura y procesamiento de facturas y otros documentos mediante inteligencia artificial.
5. Dext
Dext es una solución especializada en la captura y gestión de facturas, tickets y gastos empresariales. Su funcionamiente está orientado a simplificar la recopilación de documentación, permitiendo digitalizar documentos mediante fotografía, correo electrónico o carga directa de archivos.
Gracias a su tecnología OCR, Dext extrae automáticamente la información relevante de cada documento y la organiza para facilitar su posterior revisión, contabilización o envío a otras herramientas de gestión. Además, destaca por sus integraciones con software de contabilidad y asesorías, lo que la convierte en una opción muy utilizada para la gestión de gastos.
Aunque su enfoque principal está en la captura y procesamiento de documentos de compra, también ayuda a reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y a mantener una mejor organización documental.
Ideal para: autónomos, pymes, asesorías y empresas que buscan digitalizar facturas y tickets de gasto de forma rápida y organizada.
Qué tener en cuenta al elegir un software para escanear facturas
No todos los softwares para escanear facturas ofrecen las mismas capacidades. Mientras que algunas herramientas se limitan a convertir documentos en texto editable, otras permiten automatizar procesos completos relacionados con la gestión documental, la contabilidad o la facturación.
Antes de tomar una decisión, conviene valorar aspectos como los siguientes:
| Aspecto | Por qué es importante |
|---|---|
| Precisión del OCR | Cuanto más preciso sea el reconocimiento de datos, menos tiempo tendrás que dedicar a revisar y corregir información. |
| Uso de inteligencia artificial | Las soluciones basadas en IA suelen adaptarse mejor a distintos formatos de factura y mejorar su precisión con el tiempo. |
| Integración con otros sistemas | Permite enviar la información a programas de gestión, ERP o software contable sin tener que introducir datos manualmente. |
| Facilidad de uso | Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje y facilita la adopción por parte del equipo. |
| Captura desde móvil | Resulta especialmente útil para digitalizar facturas y tickets cuando se trabaja fuera de la oficina. |
| Automatización de procesos | Funciones como validación automática, clasificación documental o extracción de datos ayudan a ahorrar tiempo. |
| Almacenamiento y organización | Disponer de un sistema centralizado facilita localizar documentos y mantener la información ordenada. |
| Escalabilidad | Es importante que la herramienta pueda adaptarse al crecimiento de la empresa y al aumento del volumen documental. |
| Precio | Debe valorarse en función de las funcionalidades ofrecidas y del ahorro de tiempo que puede generar. |
La mejor opción dependerá del uso que vaya a darse al software. Si únicamente necesitas digitalizar documentos, una herramienta OCR puede ser suficiente. Sin embargo, si buscas automatizar procesos y conectas las facturas con la gestión diaria de tu negocio, puede resultar más interesante optar por una solución más completa.
Nuestra recomendación
Todas las herramientas incluidas en esta comparativa permiten digitalizar facturas y extraer información de los documentos de forma más rápida que un proceso manual. Sin embargo, la mejor elección dependerá del uso que vayas a darle y de las necesidades reales de tu empresa.
Si buscas una solución especializada en automatización documental mediante inteligencia artificial, herramientas como Rossum o Nanonets pueden ser una buena alternativa. Por otro lado, si tu objetivo principal es digitalizar documentos PDF y trabajar con ellos posteriormente, ABBYY FineReader PDF destaca por sus capacidades de OCR y edición documental.
Para autónomos y pymes que necesitan gestionar gastos y facturas de compra, Dext ofrece una solución muy orientada a la captura y organización de documentación financiera.
Ahora bien, si además de escanear facturas quieres que esa información forme parte de la gestión diaria de tu negocio, STEL Order aporta una ventaja diferencial. No solo permite digitalizar documentos, sino también integrarlos dentro de un entorno de gestión donde puedes controlar clientes, proveedores, facturación, presupuestos, productos y otros procesos empresariales desde una única plataforma.
Por ello, para empresas que buscan algo más que un simple software OCR y quieren aprovechar la información de las facturas de su operativa diaria, STEL Order es una de las opciones más completas de esta comparativa.
Preguntas frecuentes
Un escáner se encarga de capturar la imagen del documento, mientras que un software OCR interpreta el contenido de la factura y convierte los datos en información digital que puede procesarse, buscarse o exportarse.
Sí. Muchas soluciones permiten fotografiar facturas y tickets desde una aplicación móvil para que el sistema extraiga automáticamente la información relevante y la almacene digitalmente.
Los programas más avanzados son capaces de identificar información en facturas de diferentes proveedores y formatos. Sin embargo, la precisión puede variar según la calidad de la imagen y la tecnología utilizada por cada herramienta.
Sí, siempre que el proveedor utilice medidas de seguridad adecuadas, como cifrado de datos, copias de seguridad y sistemas de control de acceso para proteger la información
En muchos casos sí. De hecho, una de las principales ventajas de estas herramientas es la posibilidad de enviar automáticamente la información extraída a programas de contabilidad, ERP o software de gestión empresarial para evitar tareas manuales y duplicidades.
