Antes de cerrar una venta, confirmar un pedido o solicitar un pago por adelantado, muchas empresas necesitan enviar al cliente un documento previo con toda la información de la operación. En estos casos, la factura proforma ayuda a presentar la propuesta de forma clara y profesional.
Índice de contenidos
Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento informativo que muestra al cliente los datos de una futura operación: productos o servicios, precios, impuestos y condiciones. Aunque se parece a una factura, no tiene validez fiscal ni contable.
Sirve para presentar una propuesta formal antes de emitir la factura definitiva, confirmar un pedido, solicitar un pago anticipado o facilitar operaciones comerciales como exportaciones o reservas de mercancía.
Para qué sirve la factura proforma
La factura proforma sirve para presentar al cliente una propuesta comercial detallada antes de emitir la factura definitiva. Permite mostrar el precio, los impuestos, las condiciones de pago y los productos o servicios incluidos en la operación.
También se utiliza para confirmar pedidos, solicitar pagos anticipados, gestionar operaciones internacionales o dejar constancia previa de un acuerdo comercial sin generar todavía obligaciones fiscales o contables.
Cuáles son los datos obligatorios en un modelo de factura proforma
Una factura proforma debe incluir la información básica de la operación para que el cliente pueda revisar correctamente la propuesta comercial. Aunque no tenga validez fiscal, su contenido suele ser muy parecido al de una factura normal.
Los datos más habituales son:
- Datos del emisor y del cliente.
- Fecha de emisión.
- Número de factura proforma.
- Descripción de productos o servicios.
- Cantidades y precios.
- Impuestos aplicados.
- Importe total.
- Condiciones de pago.
- Indicación visible de “Factura Proforma”.
Requisitos de las facturas proforma
Las facturas proforma no tienen una regulación fiscal específica como las facturas ordinarias, pero sí deben cumplir ciertos requisitos para que la información sea clara y evitar confusiones con una factura definitiva.
Es recomendable que una factura proforma:
- Indique claramente el texto “Factura Proforma”.
- Incluya todos los datos de la operación.
- Tenga una numeración propia para su control interno.
- Muestre los impuestos aplicables de forma detallada.
- Refleje las condiciones de pago y validez.
- No se utilice para contabilizar impuestos ni ingresos.
Plantilla de factura proforma
Con nuestra plantilla de factura proforma puedes crear este documento de forma rápida, clara y profesional. Solo tienes que rellenar los datos de la empresa, del cliente y de la operación para tener tu factura proforma lista en pocos minutos.
La plantilla incluye todos los campos habituales, como productos o servicios, precios, impuestos, importe total y condiciones de pago, además de la indicación visible de “Factura Proforma” para evitar confusiones con una factura definitiva.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Un buen modelo de factura proforma debe seguir una estructura clara que incluya toda la información necesaria. A continuación, te explicamos cómo hacer una factura proforma paso a paso:
| Elemento | Descripción |
| Título | Indicar en grande “Factura Proforma” para evitar confusiones. |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto. |
| Datos del cliente | Nombre completo, NIF/CIF y dirección del destinatario. |
| Número de proforma | Numeración independiente de la serie de facturas reales. |
| Fecha de emisión | Día exacto en que se emite el documento. |
| Descripción de productos | Detallar ítems, cantidades, precios unitarios y totales. |
| Base imponible e IVA | Desglose de importes antes y después de impuestos. |
| Importe total | Precio final sumando todos los conceptos e impuestos. |
| Condiciones de pago | Especificar plazos, métodos y términos de pago. |
| Condiciones de entrega | Indicar tiempo y modalidad de envío o prestación del servicio. |
Ejemplo factura proforma
Un ejemplo de factura proforma ayuda a visualizar cómo se estructura este documento y qué elementos debe contener. Para que lo entiendas correctamente, te dejamos un ejemplo con todos los apartados desglosados:
| Factura Proforma | |
| Número: PRO-2024-001 | Fecha: 15/02/2025 |
| Datos del emisor: | ABC S.A. | NIF: A12345678 | Calle Mayor 10, Madrid |
| Datos del cliente: | Empresa XYZ | NIF: B87654321 | Av. Central 5, Valencia |
| Descripción: | Consultoría financiera – 10 horas |
| Precio unitario: | 100,00 € |
| Base imponible: | 1.000,00 € |
| IVA (21%): | 210,00 € |
| Total: | 1.210,00 € |
| Condiciones de pago: | Transferencia bancaria – 15 días |
| Observaciones: | Documento sin validez contable |
¿Cómo afecta Verifactu y la Factura Electrónica a la factura proforma?
La factura proforma no se ve afectada directamente por Verifactu ni por la normativa de Factura Electrónica, ya que no tiene validez fiscal ni se considera una factura oficial ante la Agencia Tributaria.
Esto significa que las facturas proforma no deben enviarse a Verifactu ni cumplir los requisitos técnicos de una factura electrónica obligatoria. Solo la factura definitiva, una vez emitida oficialmente, tendrá que adaptarse a la normativa correspondiente.
¿Quieres saber todo acerca de Verifactu en 2026? Échale un vistazo a nuestro artículo sobre Verifactu y mantente actualizado con todo lo referente a la nueva normativa.
Diferencia entre factura y factura proforma
La principal diferencia es que la factura tiene validez fiscal y contable, mientras que la factura proforma solo es un documento informativo previo a la operación definitiva.
Además, la factura sirve para declarar impuestos y registrar ingresos o gastos, mientras que la factura proforma únicamente muestra una propuesta comercial, un presupuesto detallado o una confirmación previa de la venta.
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
El presupuesto se utiliza principalmente para presentar una oferta económica inicial, mientras que la factura proforma tiene un formato más cercano al de una factura y refleja una operación prácticamente confirmada.
Además, la factura proforma suele incluir más detalles fiscales y comerciales, como impuestos, numeración o condiciones de pago, mientras que el presupuesto normalmente es más simple y orientado únicamente a informar del coste estimado.
Diferencia entre factura proforma y albarán
La factura proforma sirve para informar al cliente sobre una futura operación antes de realizarla, mientras que el albarán se utiliza para justificar la entrega de productos o mercancías.
Además, la factura proforma incluye precios, impuestos y condiciones económicas, mientras que el albarán normalmente solo detalla los productos entregados y sirve como comprobante de recepción.
Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto y albarán
Aunque estos documentos pueden parecer similares, cada uno tiene una función distinta dentro del proceso de venta. La siguiente tabla resume las principales diferencias entre una factura proforma, un presupuesto y un albarán.
| Documento | Para qué sirve | Tiene validez fiscal | Incluye precios e impuestos | Momento de uso |
| Factura proforma | Informar de una futura operación | No | Sí | Antes de la factura definitiva |
| Presupuesto | Presentar una oferta económica | No | Normalmente sí | Antes de aceptar el trabajo o venta |
| Albarán | Justificar la entrega de productos | No | No habitualmente | Durante o después de la entrega |
Diferencia entre factura proforma y el pago anticipado
La factura proforma se utiliza muchas veces para solicitar un pago anticipado antes de realizar la entrega de un producto o prestar un servicio. De esta forma, el cliente puede conocer el importe exacto y las condiciones de la operación antes de efectuar el pago.
Sin embargo, el pago anticipado no convierte la factura proforma en una factura válida. Una vez recibido el anticipo, será necesario emitir la factura correspondiente para cumplir con las obligaciones fiscales e incluir los impuestos aplicables.
Preguntas frecuentes
Sí, es común utilizar plantillas en formato Word para crear facturas proforma, ya que permiten personalizar el diseño y añadir fácilmente los datos necesarios. Muchas plataformas ofrecen modelos gratuitos listos para usar. Desde STEL Order te dejamos una plantilla de factura proforma gratuita en formato Excel, Word y PDF.
No existe una obligación legal concreta sobre la numeración de las facturas proforma, ya que no tienen validez fiscal. Aun así, es recomendable utilizar una numeración propia y ordenada para facilitar el control interno y diferenciarlas de las facturas definitivas.
No. Las facturas proforma no se contabilizan ni sirven para declarar impuestos, porque no son documentos fiscales oficiales. La contabilización solo debe realizarse cuando se emite la factura definitiva.
Hacer una factura proforma para la compra de un coche es habitual en concesionarios y compraventas de vehículos, ya que permite al comprador conocer el coste total antes de formalizar la operación. Este documento suele ser necesario para gestionar trámites como la solicitud de financiación o seguros.
Ejemplo de factura proforma para la compra de un coche:
Factura Proforma
Concesionario AutoPlus S.L. – CIF: B12345678
Cliente: Juan Pérez – NIF: 12345678X
Vehículo: Toyota Corolla 2024 – Bastidor: XYZ123456789
Precio base: 20.000 €
IVA (21%): 4.200 €
Precio total: 24.200 €
Forma de pago: Pago anticipado del 20% (4.840 €) y financiación del resto
Validez de la oferta: 30 días
No es obligatorio que una factura proforma incluya el IVA, ya que no tiene valor fiscal. Sin embargo, es recomendable desglosarlo para que el cliente conozca el importe total que pagará si acepta la oferta.
Con estas aclaraciones, se despejan las dudas más comunes sobre la factura proforma y su uso en distintos ámbitos.
