Una factura proforma es un documento comercial que permite presentar a un cliente las condiciones de una futura venta o prestación de servicios antes de emitir la factura definitiva.
Su apariencia puede ser muy similar a la de una factura: incluye productos o servicios, cantidades, precios, impuestos y el importe total previsto. Sin embargo, existe una diferencia fundamental: la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable como una factura ordinaria.
Esto permite utilizarla para informar al cliente, negociar las condiciones de una operación, solicitar determinados pagos anticipados o realizar algunos trámites previos sin emitir todavía la factura definitiva.
Índice de contenidos
Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento comercial previo a la factura definitiva que recoge las condiciones previstas de una operación.
Puede mostrar prácticamente la misma información que tendrá posteriormente la factura:
- Datos de la empresa.
- Datos del cliente.
- Productos o servicios.
- Cantidades.
- Precios.
- Descuentos.
- Impuestos.
- Importe total.
- Condiciones de pago y entrega.
Sin embargo, debe quedar claramente identificada como “Factura proforma” para evitar que pueda confundirse con una factura definitiva.
La principal diferencia es que la proforma no documenta fiscalmente la operación. Por tanto, no debe tratarse contablemente ni fiscalmente como una factura emitida.
La propia Agencia Tributaria admite la utilización de prefacturas, borradores y facturas proforma antes de emitir la factura oficial, siempre que posteriormente se expida la factura correspondiente cuando exista obligación de hacerlo.
Para qué sirve la factura proforma
Las facturas proforma se utilizan principalmente para mostrar anticipadamente al cliente las condiciones de una operación.
Pueden ser útiles para:
- Detallar una futura venta o servicio. El cliente puede comprobar productos, cantidades y precios antes de confirmar la operación.
- Negociar condiciones. Permiten modificar precios, descuentos, cantidades o fechas antes de emitir la factura definitiva.
- Informar del importe total previsto. Incluyendo impuestos y otros conceptos.
- Solicitar un pago anticipado. Aunque, si finalmente se cobra el anticipo, pueden surgir obligaciones fiscales y de facturación.
- Realizar determinados trámites comerciales o financieros.
- Operaciones internacionales. Puede utilizarse para informar sobre productos, precios, condiciones de entrega y otros datos de una futura operación.
- Confirmar pedidos o reservas.
Su principal ventaja es que ofrece un documento con un aspecto similar al de una factura sin emitir todavía una factura fiscal definitiva.
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Cuáles son los datos obligatorios en un modelo de factura proforma
Una factura proforma debe incluir la información básica de la operación para que el cliente pueda revisar correctamente la propuesta comercial. Aunque no tenga validez fiscal, su contenido suele ser muy parecido al de una factura normal.
Los datos más habituales son:
- Datos del emisor y del cliente.
- Fecha de emisión.
- Número de factura proforma.
- Descripción de productos o servicios.
- Cantidades y precios.
- Impuestos aplicados.
- Importe total.
- Condiciones de pago.
- Indicación visible de “Factura Proforma”.
Requisitos de las facturas proforma
Las facturas proforma no tienen una regulación fiscal específica como las facturas ordinarias, pero sí deben cumplir ciertos requisitos para que la información sea clara y evitar confusiones con una factura definitiva.
Es recomendable que una factura proforma:
- Indique claramente el texto “Factura Proforma”.
- Incluya todos los datos de la operación.
- Tenga una numeración propia para su control interno.
- Muestre los impuestos aplicables de forma detallada.
- Refleje las condiciones de pago y validez.
- No se utilice para contabilizar impuestos ni ingresos.
Plantilla de factura proforma
Con nuestra plantilla de factura proforma puedes crear este documento de forma rápida, clara y profesional. Solo tienes que rellenar los datos de la empresa, del cliente y de la operación para tener tu factura proforma lista en pocos minutos.
La plantilla incluye todos los campos habituales, como productos o servicios, precios, impuestos, importe total y condiciones de pago, además de la indicación visible de “Factura Proforma” para evitar confusiones con una factura definitiva.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Un buen modelo de factura proforma debe seguir una estructura clara que incluya toda la información necesaria. A continuación, te explicamos cómo hacer una factura proforma paso a paso:
| Elemento | Descripción |
| Título | Indicar en grande “Factura Proforma” para evitar confusiones. |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto. |
| Datos del cliente | Nombre completo, NIF/CIF y dirección del destinatario. |
| Número de proforma | Numeración independiente de la serie de facturas reales. |
| Fecha de emisión | Día exacto en que se emite el documento. |
| Descripción de productos | Detallar ítems, cantidades, precios unitarios y totales. |
| Base imponible e IVA | Desglose de importes antes y después de impuestos. |
| Importe total | Precio final sumando todos los conceptos e impuestos. |
| Condiciones de pago | Especificar plazos, métodos y términos de pago. |
| Condiciones de entrega | Indicar tiempo y modalidad de envío o prestación del servicio. |
Ejemplo factura proforma
Un ejemplo de factura proforma ayuda a visualizar cómo se estructura este documento y qué elementos debe contener. Para que lo entiendas correctamente, te dejamos un ejemplo con todos los apartados desglosados:
| Factura Proforma | |
| Número: PRO-2024-001 | Fecha: 15/02/2025 |
| Datos del emisor: | ABC S.A. | NIF: A12345678 | Calle Mayor 10, Madrid |
| Datos del cliente: | Empresa XYZ | NIF: B87654321 | Av. Central 5, Valencia |
| Descripción: | Consultoría financiera – 10 horas |
| Precio unitario: | 100,00 € |
| Base imponible: | 1.000,00 € |
| IVA (21%): | 210,00 € |
| Total: | 1.210,00 € |
| Condiciones de pago: | Transferencia bancaria – 15 días |
| Observaciones: | Documento sin validez contable |
¿Cómo afecta Verifactu y la Factura Electrónica a la factura proforma?
Las facturas proforma pueden seguir utilizándose con los nuevos requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
La Agencia Tributaria confirma expresamente que es posible utilizar sistemas de prefacturación, borradores o facturas proforma antes de emitir una factura definitiva.
La diferencia fundamental es que una proforma todavía no es una factura expedida.
Por eso:
- No genera el registro de facturación definitivo correspondiente a una factura.
- No lleva el código QR tributario que corresponda a las facturas emitidas mediante los sistemas afectados por esta normativa.
- Puede modificarse antes de que se genere la factura definitiva.
- Debe sustituirse posteriormente por la factura oficial cuando exista obligación de facturar.
Cuando la factura se emite definitivamente mediante el sistema de facturación, se genera el correspondiente registro de facturación y deja de poder tratarse simplemente como un borrador o proforma.
Además, la AEAT ha aclarado que, cuando las proformas se generan dentro de un sistema informático vinculado al proceso de facturación, deben existir mecanismos que permitan conservar y relacionar adecuadamente estos documentos preparatorios con la facturación posterior.
Por tanto, Verifactu no elimina las facturas proforma, pero sí refuerza la importancia de diferenciar claramente entre un documento previo y una factura definitivamente expedida.
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Diferencia entre factura proforma, factura, presupuesto y albarán
Estos cuatro documentos pueden aparecer durante una misma operación comercial, pero tienen funciones diferentes.
| Documento | Función principal | ¿Es una factura con validez fiscal? | Momento habitual |
|---|---|---|---|
| Factura proforma | Mostrar las condiciones previstas de una operación | No | Antes de emitir la factura |
| Factura | Documentar oficialmente una operación | Sí | Cuando existe obligación de facturar |
| Presupuesto | Presentar una oferta comercial | No | Antes de aceptar el trabajo o venta |
| Albarán | Documentar la entrega de bienes o servicios | No | En el momento de la entrega |
Factura proforma y factura
La factura definitiva documenta una operación con efectos fiscales y debe cumplir los requisitos establecidos por la normativa de facturación.
La proforma es únicamente un documento previo.
Por eso no debemos utilizar una proforma para sustituir a una factura cuando la operación ya se ha realizado y existe obligación de expedirla.
Factura proforma y presupuesto
Ambos documentos se utilizan antes de cerrar definitivamente una operación.
El presupuesto tiene una orientación principalmente comercial: presenta al cliente una oferta.
La factura proforma suele utilizar una estructura más similar a una factura y muestra con detalle cómo quedaría económicamente la futura operación.
En muchos negocios pueden utilizarse para finalidades similares, aunque no son exactamente el mismo documento.
Factura proforma y albarán
El albarán sirve principalmente para acreditar o documentar que se ha realizado una entrega.
La factura proforma, en cambio, suele emitirse antes de completar la operación para informar sobre las condiciones previstas.
Ninguno de los dos sustituye por sí mismo a una factura fiscal cuando existe obligación de emitirla.
Diferencia entre factura proforma y el pago anticipado
Una factura proforma puede utilizarse para indicar al cliente que debe realizar un anticipo.
Por ejemplo:
30 % a la aceptación de la operación y 70 % a la entrega.
Pero hay que diferenciar claramente la proforma del cobro efectivo.
Mientras únicamente existe la proforma, seguimos ante un documento comercial previo.
Si el cliente realiza el pago anticipado, pueden generarse obligaciones fiscales. Los empresarios y profesionales deben emitir factura por los pagos recibidos antes de realizar determinadas entregas de bienes o prestaciones de servicios, salvo las excepciones previstas legalmente.
Por tanto:
La factura proforma no se convierte automáticamente en factura porque el cliente la pague.
Lo que ocurre es que el cobro puede generar la obligación de emitir la correspondiente factura por el anticipo.
Esta distinción es importante para evitar utilizar la proforma como sustituto de la factura fiscal.
¿Cuándo hay que emitir la factura definitiva?
La factura proforma no se transforma automáticamente en una factura.
Cuando la operación se realiza y existe obligación de facturar, debe emitirse una factura definitiva que cumpla todos los requisitos establecidos por la normativa.
Con carácter general, las facturas deben expedirse cuando se realiza la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, existen reglas específicas sobre el plazo máximo de expedición.
También hay que tener en cuenta los pagos anticipados.
Si el cliente realiza un anticipo antes de completar la operación, normalmente deberá emitirse una factura correspondiente a ese pago, con las excepciones previstas por la normativa.
Por tanto, la secuencia podría ser:
Presupuesto → factura proforma → anticipo y factura de anticipo → operación → factura definitiva
No todos los negocios necesitan utilizar todos estos documentos, pero cada uno cumple una función diferente.
¿Cómo hacer facturas proforma con STEL Order?
Crear las proformas dentro del mismo software en el que gestionas clientes, productos y facturación evita tener que introducir la misma información varias veces.
Con STEL Order puedes gestionar el proceso comercial desde un mismo entorno, utilizando la información que ya tienes registrada de clientes, productos y servicios.
Esto permite trabajar de forma más ordenada durante todo el proceso:
- Registrar al cliente.
- Añadir productos o servicios.
- Definir precios y descuentos.
- Preparar los documentos comerciales.
- Modificar las condiciones mientras se negocia.
- Mantener la información centralizada.
- Continuar posteriormente con el proceso de facturación.
La ventaja frente a trabajar únicamente con documentos independientes de Excel o Word es que la información permanece conectada con el resto de la gestión.
Las plantillas pueden ser muy útiles cuando necesitas crear una proforma puntual. Pero cuando el volumen de clientes y operaciones crece, utilizar un software de facturación ayuda a evitar duplicidades, errores y trabajo manual.
Preguntas frecuentes
Sí, es común utilizar plantillas en formato Word para crear facturas proforma, ya que permiten personalizar el diseño y añadir fácilmente los datos necesarios. Muchas plataformas ofrecen modelos gratuitos listos para usar. Desde STEL Order te dejamos una plantilla de factura proforma gratuita en formato Excel, Word y PDF.
No existe una obligación legal concreta sobre la numeración de las facturas proforma, ya que no tienen validez fiscal. Aun así, es recomendable utilizar una numeración propia y ordenada para facilitar el control interno y diferenciarlas de las facturas definitivas.
No. Las facturas proforma no se contabilizan ni sirven para declarar impuestos, porque no son documentos fiscales oficiales. La contabilización solo debe realizarse cuando se emite la factura definitiva.
Hacer una factura proforma para la compra de un coche es habitual en concesionarios y compraventas de vehículos, ya que permite al comprador conocer el coste total antes de formalizar la operación. Este documento suele ser necesario para gestionar trámites como la solicitud de financiación o seguros.
Ejemplo de factura proforma para la compra de un coche:
Factura Proforma
Concesionario AutoPlus S.L. – CIF: B12345678
Cliente: Juan Pérez – NIF: 12345678X
Vehículo: Toyota Corolla 2024 – Bastidor: XYZ123456789
Precio base: 20.000 €
IVA (21%): 4.200 €
Precio total: 24.200 €
Forma de pago: Pago anticipado del 20% (4.840 €) y financiación del resto
Validez de la oferta: 30 días
No es obligatorio que una factura proforma incluya el IVA, ya que no tiene valor fiscal. Sin embargo, es recomendable desglosarlo para que el cliente conozca el importe total que pagará si acepta la oferta.
Con estas aclaraciones, se despejan las dudas más comunes sobre la factura proforma y su uso en distintos ámbitos.
