La facturación y la gestión de documentos son tareas muy importantes para cualquier empresa, por lo que es necesario que cuenten con las herramientas y plataformas adecuadas para automatizar estos procesos y lograr un alto nivel de agilidad y eficiencia.
El software OCR juega un papel fundamental a la hora de escanear facturas, albaranes, presupuestos, tickets y otros documentos, proporcionando un alto nivel de precisión, una gran velocidad y la posibilidad de una edición posterior.
A continuación, hablaremos sobre esta tecnología, te ayudaremos a elegir el mejor programa OCR, y te proporcionaremos las claves que debes tener en cuenta antes de tomar la decisión de contratar o adquirir una de estas soluciones.
Índice de contenidos
Qué es un programa OCR
Los programas de reconocimiento óptico de caracteres u OCR (optical character recognition) son herramientas que utilizan tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial y el machine learning, para escanear documentos e imágenes con el objetivo de transformarlas en textos que pueden ser digitalmente editados (mediante software de edición de textos como Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer…).
Mejores programas OCR
Seleccionar entre los mejores OCR del mercado es la mejor solución para poder utilizar una herramienta moderna, eficiente y ágil que garantice resultados óptimos a la hora de escanear facturas y otros documentos.
Veamos cuáles son las alternativas más interesantes que nos muestra el mercado a la hora de seleccionar una aplicación OCR.
Wondershare PDFelement
La empresa Wondershare cuenta con un programa OCR muy interesante, que se presenta como una de las alternativas más interesantes para capturar tickets, facturas y documentos similares.
En primer lugar, PDFelement tiene tres planes diferentes de suscripción, trimestral, semestral y anual. Sin embargo, lo más interesante se encuentra en su plan de licencia perpetua, pues con un precio único se podrá utilizar para siempre.
Con este OCR se pueden también leer documentos PDF, por lo que no será necesario utilizar otra herramienta después de realizar la digitalización de documentos.
Las características principales que presenta PDFelement son:
- Utiliza un sistema de renderizado por lotes que hace de esta tecnología OCR una de las opciones más rápidas.
- Es capaz de reconocer más de 20 idiomas, por lo que es ideal para aquellas empresas que trabajen con facturas de distintos países.
- Las imágenes convertidas pueden exportarse a PDF, Word y otros formatos de texto editables, pero también admite exportación a formato Excel.
- Funciona en dispositivos móviles, Windows y macOS.
Muchos usuarios apuestan por esta alternativa para realizar la digitalización de documentos de su empresa, principalmente por todas las funciones que permite su versión gratuita. El precio de su versión premium con todas las funcionalidades se va un poco de precio, por lo que puede suponer un hándicap a la hora de seleccionar este software OCR.
Una pena que PDFelemento no está dentro de una solución ERP o de gestión, pues de esta forma estaríamos probablemente ante la mejor solución para pymes del mercado a la hora de digitalizar facturas con tecnología OCR.
Contasimple
Los que buscan una solución cloud para la gestión de las finanzas y contabilidad de una empresa, tienen en Contasimple una herramienta eficaz y sencilla, enfocada principalmente en las pymes.
Este software incluye un OCR para facturas, ayudando a digitalizar todos los documentos financieros como facturas, recibos bancarios, tickets de compra, etc. Se trata de una solución muy fiable que cuenta con un alto nivel de precisión, incluso identificando datos de tickets y documentos que se encuentran en mal estado (poco nivel de tinta, presentan arrugas…).
Algunas de las características más destacadas del OCR de Contasimple son:
- Facilidad de uso con una interfaz de usuario intuitiva y sencilla que permite realizar todo el proceso de forma rápida y sin complicaciones.
- Posibilidad de digitalización de facturas y otros documentos mediante teléfono y otros dispositivos móviles con cámara (independientemente de que utilicen Android o iOS de Apple).
- Homologada por la Agencia Tributaria, por lo que los documentos escaneados tienen la consideración de copia original auténtica.
Si buscamos opiniones y reseñas de usuarios que han apostado por Contasimple, podemos encontrar opiniones diversas sobre su OCR. Por un lado, vemos como su simplicidad de uso es siempre destacada, algo que se agradece para autónomos y pymes donde el tiempo y los recursos son limitados.
Sin embargo, muchos usuarios ven insuficiente el número de escaneos incluidos en todas sus versiones (5), teniendo que abonar 9 € para poder disponer de 50 lecturas OCR extras.
Contasimple es una buena solución de contabilidad y finanzas en la nube, con una funcionalidad OCR que cumple con los mínimos exigidos, aunque no es ideal para los que manejan un gran volumen de facturas y otros documentos financieros.
Billin
Billin es una aplicación especialmente construida para la generación y envío rápido y sencillo de facturas. Se trata de una plataforma en la nube a través de las cuales se acelera y simplifica el proceso para generar albaranes y facturas, cumpliendo así con las exigencias actuales del mercado, donde se necesita un alto nivel de agilidad en esta tarea para garantizar la competitividad y rentabilidad de las pymes.
Esta solución cloud incorpora un software inteligente OCR para el escaneado preciso de facturas y otros documentos importantes. Con Billin bastará unos segundos para pasar una factura o ticket a formato digital, por lo que es ideal para comerciales, vendedores y todas aquellas empresas que manejen muchas facturas y documentos financieros.
Entre los puntos fuertes de Billin podemos destacar:
- Se puede utilizar la solución OCR desde dispositivos móviles con el sistema operativo Android o con iOS de Apple.
- El proceso de escaneo es realmente sencillo e intuitivo (proporciona una interfaz de usuario clara y limpia que facilita el proceso de digitalización).
- Proporciona más escaneos mensuales gratuitos que la mayoría de software OCR de la competencia (50 lecturas mensuales en su plan PRO, por ejemplo).
Aunque se trata de una de las soluciones más interesantes para utilizar un OCR de facturación, Billin también debe mejorar en muchos aspectos para convertirse en la mejor alternativa, como la no inclusión de un sistema de validación de duplicados (no identifica si una factura ya ha sido escaneada anteriormente).
Billin trabaja en la nube, por lo que es una plataforma moderna y ágil para generar facturas rápidamente, contando con un sistema OCR muy rápido que cumplirá con las expectativas de los más exigentes en este aspecto. Sin embargo, será necesario contar con un software para leer las facturas PDF, además de que el nivel de precisión de los escaneos está por debajo de otras opciones del mercado.
Microsoft OneNote
Una aplicación de Microsoft que incluye tecnología de reconocimiento óptico de caracteres es OneNote, por lo que es posible pasar texto en formato imagen para convertirlo en un formato editable desde el propio OneNote, el bloc de notas o cualquier aplicación de edición de textos.
El punto más destacado de utilizar esta opción OCR que presenta Microsoft es su facilidad de uso, pues basta con arrastrar el documento con la imagen al entorno de OneNote y pulsar el botón convertir.
Con OneNote, las empresas disponen de un sistema independiente y sencillo para digitalizar documentos, aunque se quedará corto para las necesidades de la mayoría de negocios, ya que no permite el escaneo mediante la cámara de un smartphone y no está integrada en un ERP o software de gestión.
Muchos usuarios indican que el proceso de escaneo OCR de OneNote no es muy eficiente, pues a veces tarda demasiado realizando muchos procesos y validaciones online. El precio puede también ser una barrera para utilizar OneNote, pues se encuentra integrado en el paquete office o Microsoft 365 (no se puede adquirir de forma independiente, por lo que el coste es elevado).
Es importante destacar que esta función OCR de OneNote solo está disponible en su versión de escritorio, por lo que no es tan funcional como otras soluciones.
Klippa
Klippa es una herramienta online profesional enfocada especialmente en la automatización de documentos, es decir, que utiliza sofisticados algoritmos de inteligencia artificial para convertir imágenes en documentos editables, garantizando un alto nivel de precisión y un proceso realmente rápido.
La propia empresa indica que con su solución OCR se dejarán atrás los procesos manuales a la hora de trabajar con facturas, lo que implica una disminución de los errores, un ahorro de tiempo, y un mayor nivel de control y seguridad (sobre facturas, tickets y otra documentación empresarial importante).
Kippa cuenta con un sistema de gestión de gastos, pero no es suficiente para muchas pymes, como podemos comprobar por las opiniones vertidas por los usuarios. Sin embargo, la posibilidad de integrarlo mediante API con soluciones de gestión de terceros, la convierten en una solución OCR muy interesante para aquellos que ya utilizan un ERP u otro software de gestión de negocios. El proceso de documentación está muy bien documentado, con vídeos paso a paso que facilitan el uso del OCR en la mayoría de aplicaciones de gestión del mercado.
Otro punto a destacar de Kippa, es la capacidad para procesar diferentes tipos de archivos (PDF, JPG, PNG…) y transformarlos a una amplia variedad de formatos como PDF; XLSX, XML o JSON, entre otros.
Dada la complejidad de Kippa, los costes dependen del nivel de implantación y personalización que se requieran, por lo que es necesario rellenar un formulario o contactar con los desarrolladores para recibir un presupuesto acorde a las necesidades de digitalización.
Anfix
Un OCR es un software que realiza funciones específicas de conversión a un formato de texto que puede ser editado posteriormente. Anfix cumple con esta premisa con una herramienta profesional que se puede contratar en diferentes planes, desde el más básico con un coste ínfimo y limitación anual del número de documentos que se pueden escanear, hasta una solución completa OCR con un precio más elevado y número de digitalizaciones ilimitadas.
Al tratarse de una solución integral de gestión empresarial, la función OCR se integra en un ecosistema completo muy interesante, donde la digitalización mediante OCR se realiza mediante un software propio incorporado llamado CleverScan.
Con Anfix se puede:
- Escanear desde web, app móvil o e-mail.
- Pasar a texto fotos de facturas, tickets o documentos, tomadas directamente desde un teléfono móvil.
- Garantía de un proceso de digitalización rápido y con un alto nivel de precisión.
Es importante destacar, que el sistema OCR de Anfix está homologado por la Agencia Tributaria española, por lo que los documentos escaneados tienen validez como auténticos, lo que permite deshacerse del original en papel.
La opinión de los usuarios sobre el proceso de escaneo de documentos con Anfix es en su mayoría satisfactorio, destacando la posibilidad de digitalización de facturas y otros documentos para aliviar la carga de papel del negocio.
Entre los puntos que menos gusta a los que han utilizado Anfix para digitalizar documentos se encuentra su elevado precio en relación a otras alternativas existentes, así como la necesidad de utilizar otra aplicación para leer PDF.
Cómo elegir un programa OCR
A la hora seleccionar un sistema OCR, es importante considerar ciertos aspectos o funciones básicas que debe tener:
Solución cloud
Es una buena decisión apostar por un OCR que trabaje en la nube, pues así se podrá disfrutar de todas las ventajas que ofrece el cloud, como un acceso 24/7 desde cualquier ubicación o un alto nivel de seguridad de los documentos escaneados.
Una herramienta OCR cloud permitirá acceder a los documentos escaneados en todo momento, por lo que es ideal para ampliar la movilidad del negocio y garantizar un acceso total a facturas, albaranes, tickets, documentos financieros, recibos…
Uso en aplicaciones móviles
Los smartphones son herramientas que se utilizan hoy en día en entornos empresariales para muchas tareas, por lo tanto, es muy interesante el escaneo en tiempo real de facturas y otros documentos.
Un OCR capaz de convertir imágenes en texto editable a través de un teléfono móvil, proporcionará a la empresa una mayor agilidad y una ventaja competitiva en relación con sus principales competidores.
Amplia variedad de formatos
Un OCR moderno debe ser capaz de reconocer una amplia variedad de documentos y ser capaz de captarlos directamente desde cámaras. Además, también tiene que ofrecer la posibilidad de convertir los documentos a diferentes tipos de archivos editables, sobre todo, en aquellos formatos más utilizados por pymes y empresas (Word, Excel, TXT…).
Homologación oficial
Con un buen OCR se podrá dar un salto en la digitalización del negocio, para estar preparados para la facturación digital y abandonar el uso del papel. Si el OCR que se utiliza está homologado, las facturas digitalizadas tendrán valor de original, lo que implica que se podrá incluso eliminar la factura en formato papel.
Este abandono del papel supondrá un ahorro importante en gastos de papel, tinta y tóner, ayudando también al desarrollo sostenible y al cuidado del planeta.
El precio es solo uno más de los aspectos relevantes
Contratar o comprar un lector de facturas OCR teniendo en cuenta solamente su precio es un error común que se suele cometer. Aunque el aspecto económico siempre es relevante, solo debe ser uno de los criterios de elección para así poder seleccionar una solución que realmente se adapte a las necesidades de la empresa.
Plan de precios flexible
Como ya comentamos anteriormente, el precio no debe ser el único factor de decisión para adquirir un sistema OCR, aunque sí que es importante. Un buen OCR permitirá seleccionar entre distintos planes de contratación, pues así cada empresa u organización podrá elegir el que mejor se adapte a sus necesidades de digitalización.
Opiniones positivas de los usuarios
Las valoraciones y reseñas de los usuarios que ya han utilizado el software OCR son una información muy valiosa a la hora de elegir este tipo de soluciones. Gracias a experiencias reales de otros usuarios se podrá tener una idea más precisa y fiable de cómo se comporta el OCR, y si se trata de una opción adecuada para el negocio.
Integración en un sistema de gestión
En muchos casos será interesante contratar un ERP o software de gestión que ya incorpora una herramienta de escaneo OCR, ya que así se disfrutará de ventajas como:
- Ahorro de costes al no tener que pagar por dos herramientas.
- Integración más sencilla a la hora de escanear facturas e incluirlas en los procesos de gestión.
- Mayor agilidad al no tener que salir del software de gestión o contabilidad para escanear un documento.
- Facilidad de uso al utilizar una interfaz de usuario que ya se conoce.
Velocidad de escaneo y usabilidad
Otros dos factores clave en la elección de estas plataformas OCR son la velocidad de escaneo (que debe ser muy rápida para lograr agilizar el proceso) y la usabilidad o facilidad de uso (con una buena interfaz de usuario que simplifique la tarea de escaneo y digitalización).
Comparar entre diferentes alternativas
Una forma eficaz de encontrar el OCR ideal para el negocio es comparando distintas alternativas pues así se podrá identificar características, precios, y opiniones de otros usuarios que sirven como referencia para tomar la mejor decisión de compra.
Los sistemas OCR se han convertido en herramientas muy importantes para organizaciones y empresas en la actualidad, debido a la digitalización y el uso de la facturación electrónica. Estas herramientas de software son capaces de identificar un texto letra a letra por lo que facilitan el posterior tratamiento mediante un editor de texto.
Entre las seis alternativas OCR que hemos ofrecido anteriormente, podrás encontrar aquellas que mejor se adapten a las necesidades y posibilidades de tu negocio, optando por una solución integrada en un ecosistema de gestión empresarial o una herramienta específica e independiente.
