La factura electrónica será uno de los cambios más importantes en la gestión empresarial de los próximos años. Su objetivo es digitalizar el intercambio de facturas entre empresas y autónomos, mejorando la trazabilidad de las operaciones y reduciendo las tareas administrativas.
Aunque muchas empresas ya envían facturas en formato digital, la factura electrónica regulada por la normativa española va un paso más allá. No se trata simplemente de enviar un PDF por correo electrónico, sino de utilizar un formato estructurado que permita el intercambio automático de información entre sistemas.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se emite, envía y recibe en formato digital mediante un archivo estructurado que puede ser procesado automáticamente entre sistemas informáticos. Tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumpla los requisitos establecidos por la normativa vigente.
A diferencia de una factura en PDF enviada por correo electrónico, una factura electrónica deberá facilitar tanto su lectura como la extracción de su contenido a todas las partes que intervengan en su intercambio. Está pensada para que los datos puedan ser leídos e intercambiados entre programas de gestión, reduciendo errores y agilizando los procesos administrativos.
de la Facturación Electrónica
Su principal objetivo es facilitar la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, mejorando la eficiencia, la trazabilidad y el control de las operaciones.
Por este motivo, el reglamento establece que la factura electrónica deberá ajustarse al modelo semántico de datos EN16931 y utilizar uno de los siguientes formatos: XML CEFACT/ONU, UBL, EDIFACT o Facturae.
Ley sobre el uso de la factura electrónica
La obligación de utilizar la factura electrónica en España tiene su origen en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Esta norma tiene como objetivo impulsar la digitalización empresarial, reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales.
La ley establece que las empresas y los autónomos deberán emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales (operaciones B2B). Para ello, deberán utilizar sistemas que permitan garantizar la autenticidad, integridad y conservación de las facturas.
Aunque la factura electrónica ya está regulada, su uso obligatorio se implantará de forma progresiva. Según el calendario previsto actualmente, las grandes empresas serán las primeras en adaptarse antes que el resto, mientras que pymes y autónomos dispondrán de un plazo adicional para cumplir con la obligación una vez se complete el desarrollo normativo definitivo.
¿Quieres saber más sobre la normativa de la factura electrónica? Encuentra toda la información aquí.
Tipos de factura electrónica
Existen dos tipos principales de factura electrónica:
| Tipo | Descripción |
| Factura electrónica estructurada | Se genera en un formato que puede ser procesado automáticamente por programas informáticos. Es el modelo que impulsa la normativa y el que permitirá el intercambio automático de información entre empresas. |
| Factura electrónica no estructurada | Se presenta en formatos como PDF, Word o imagen. Aunque se envía por medios electrónicos, no permite que los sistemas interpreten automáticamente sus datos. |
La principal diferencia entre ambas es que la factura electrónica estructurada facilita la automatización de procesos y el intercambio de información entre plataformas de gestión, mientras que la no estructurada requiere una intervención manual para procesar sus datos. Por este motivo, la normativa sobre factura electrónica se orienta hacia el uso de formatos estructurados.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura electrónica sirve para digitalizar y automatizar el proceso de facturación entre empresas y profesionales. Gracias a su formato estructurado, permite intercambiar información de forma más rápida, segura y eficiente que las facturas tradicionales.
Entre sus principales ventajas destacan:
- Reduce errores derivados de la introducción manual de datos.
- Agiliza el envío y la recepción de facturas.
- Facilita el control y seguimiento de las operaciones.
- Mejora la trazabilidad de los documentos.
- Reduce el uso de papel y los costes administrativos.
- Favorece la integración entre programas de gestión y facturación.
Además, la factura electrónica desempeñará un papel clave en la digitalización empresarial y en el cumplimiento de las nuevas obligaciones legales previstas en España.
Datos obligatorios de una factura electrónica
Una factura electrónica debe incluir la misma información obligatoria que una factura tradicional. La diferencia principal es que estos datos se incorporan en un formato digital estructurado para que puedan ser procesos automáticamente por los sistemas informáticos.
Entre los datos que debe contener se encuentran:
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor y del destinatario.
- NIF o identificación fiscal de ambas partes.
- Descripción de los productos o servicios facturados.
- Base imponible.
- Tipo impositivo aplicado.
- Cuota de IVA correspondiente.
- Importe total de la factura.
Además, dependiendo del formato utilizado y de la normativa aplicable, pueden incorporarse otros campos técnicos necesarios para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento electrónico.
Información sobre el estado de la factura
La factura electrónica no solo implica emitir y enviar facturas en formato digital. También introduce la obligación de informar sobre el estado de cada factura durante su ciclo de vida.
Esto significa que deberá registrarse electrónicamente cuándo una factura se emite, se acepta, se rechaza o se paga. Esta trazabilidad permitirá a las empresas tener un mayor control sobre sus cobros y pagos, y también facilitará el seguimiento de los plazos de pago previstos en la normativa contra la morosidad.
Además, estos cambios obligarán a trabajar con sistemas más ágiles y digitalizados, ya que los estados de la factura deberán comunicarse dentro de los plazos establecidos por la normativa.
Cómo hacer una factura electrónica
Cuando la factura electrónica comience a ser obligatoria, será necesario utilizar un software de facturación compatible con los formatos exigidos por la normativa. Realmente no debes preocuparte, porque la complejidad técnica recaerá sobre tu programa de facturación.
De forma general, el proceso suele seguir estos pasos:
- Introducir los datos del emisor y del cliente.
- Añadir los productos o servicios facturados.
- Aplicar los impuestos correspondientes.
- Generar la factura en el formato electrónico requerido.
- Enviar la factura al destinatario y conservar una copia según los plazos legales establecidos.
Utilizar un software especializado facilitará este proceso y ayudará a garantizar que las facturas cumplan los requisitos técnicos y legales exigidos para la factura electrónica.
Sistemas de intercambio de facturas electrónicas
El nuevo reglamento prevé dos vías para intercambiar facturas electrónicas entre empresas y profesionales. El objetivo es garantizar que cualquier empresa pueda enviar y recibir facturas electrónicas independientemente de la solución utilizada.
| Sistema | Descripción |
|---|---|
| Plataformas privadas | Las empresas podrán utilizar proveedores privados para intercambiar facturas electrónicas. Estas plataformas deberán estar interconectadas entre sí para garantizar la interoperabilidad y evitar que los usuarios tengan que utilizar la misma herramienta que sus clientes o proveedores. |
| Solución pública de la AEAT | La Agencia Tributaria pondrá a disposición de empresas y autónomos una plataforma gratuita para el intercambio de facturas electrónicas. Esta opción estará especialmente orientada a negocios con un volumen reducido de facturación o que no deseen contratar una plataforma privada. |
Gracias a este modelo, las empresas podrán elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades sin perder la capacidad de intercambiar facturas electrónicas con otros profesionales o compañías.
Diferencia entre Verifactu y factura electrónica
Aunque suelen mencionarse juntas, Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Se trata de dos obligaciones diferentes que persiguen objetivos distintos.
La factura electrónica regula cómo las empresas y autónomos intercambian sus facturas. Su objetivo es sustituir las facturas tradicionales por documentos electrónicos estructurados que puedan ser enviados y procesados automáticamente.
Mientras que Verifactu nace de la Ley Antifraude para combatir el fraude fiscal en todo tipo de transacciones y obliga a que tu programa de facturación sea capaz de generar registros de tus facturas verificables por Hacienda.
En resumen, la factura electrónica regula cómo se emiten e intercambian las facturas entre empresas en un formato estructurado. Verifactu, en cambio, regula cómo se generan y conservan los registros de facturación, y su posible envío a Hacienda.
Por esa razón, una empresa puede tener que cumplir simultáneamente con ambas normativas.
¿Cómo afecta Verifactu a la factura electrónica?
Verifactu no modifica los requisitos de la factura electrónica ni sustituye esta obligación. Sin embargo, muchas empresas tendrán que adaptarse a ambas normativas, por lo que es recomendable utilizar un software preparado para cumplir con las dos.
En la práctica, esto significa que una misma factura podrá tener que generarse como factura electrónica y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos de Verifactu en el momento de emisión. Por este motivo, cada vez es más importante contar con herramientas que permitan gestionar ambos procesos desde una única plataforma.
De esta forma, las empresas podrán adaptarse a las nuevas obligaciones legales sin tener que utilizar diferentes sistemas para emitir, enviar y registrar sus facturas.
STEL Order y la factura electrónica
STEL Order permite a autónomos y empresas gestionar su facturación desde una única plataforma preparada para adaptarse a los cambios normativos que afectan a la facturación empresarial.
Además de cumplir con los requisitos de Verifactu, STEL Order trabaja para facilitar la emisión y gestión de facturas electrónicas, ayudando a las empresas a afrontar la transición hacia los nuevos modelos de facturación digital exigidos por la normativa.
La plataforma centraliza la creación de facturas, presupuestos, albaranes, clientes y productos, permitiendo gestionar toda la actividad administrativa desde un mismo entorno. Además, al tratarse de una solución en la nube, la información está disponible desde cualquier dispositivo con acceso autorizado.
Preguntas frecuentes
La factura electrónica será obligatoria para empresas y autónomos en sus operaciones con otros empresarios y profesionales (B2B), de acuerdo con los plazos establecidos por la normativa.
No. Un PDF enviado por correo electrónico es una factura digital, pero no necesariamente una factura electrónica en el sentido que establece la normativa. La factura electrónica debe utilizar un formato estructurado que pueda ser procesado automáticamente por los sistemas informáticos.
La factura digital es cualquier factura emitida en formato electrónico, como un PDF. La factura electrónica, además, cumple una serie de requisitos técnicos que permiten intercambiar y procesar la información de forma automática.
No siempre. La normativa establece diferentes mecanismos para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, por lo que la firma electrónica no es obligatoria en todos los casos.
STEL Order trabaja para facilitar la adaptación de empresas y autónomos a las nuevas obligaciones relacionadas con la factura electrónica y Verifactu, permitiendo gestionar la facturación desde una única plataforma.
