Si eres autónomo, hacer una factura correctamente es una de las tareas básicas de tu negocio. No basta con indicar lo que has cobrado: la factura debe incluir una serie de datos, mantener una numeración y reflejar correctamente los impuestos que correspondan.
Para ponértelo más fácil, puedes descargar gratis nuestra plantilla de factura para autónomos en Excel, Word o PDF y completar tus datos, los de tu cliente y la información de la operación.
¿Prefieres hacerla directamente online? También puedes utilizar nuestro generador de facturas gratis para crear tu factura desde el navegador, sin descargar ninguna plantilla.
Además, en esta guía veremos cómo hacer una factura si eres autónomo, qué datos debes incluir, cómo funcionan el IVA y el IRPF y qué debes tener en cuenta con la llegada de VeriFactu.
Índice de contenidos
Descarga gratis tu plantilla de factura para autónomos
Puedes elegir el formato que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Hemos preparado modelos de factura para autónomos en Excel, Word y PDF con los campos necesarios para incluir los datos de tu negocio, la información del cliente y los productos o servicios facturados.
Cada formato tiene sus ventajas, así que puedes descargar el que te resulte más cómodo.
Factura en Excel
La plantilla de factura para autónomos en Excel es especialmente práctica si quieres agilizar los cálculos de tus facturas.
Puedes introducir los productos o servicios, cantidades y precios para calcular de forma más sencilla la base imponible, el IVA, el IRPF cuando corresponda y el importe total.
Además, puedes guardar el archivo como modelo y reutilizarlo en tus siguientes facturas, modificando los datos del cliente y de cada operación.
Factura en Word
La versión en Word es una buena opción si buscas un documento fácil de editar y personalizar.
Puedes incorporar tu logotipo, adaptar los datos de tu negocio, modificar los conceptos facturados o añadir información como las condiciones de pago.
Al no contar con las mismas posibilidades de cálculo que Excel, tendrás que revisar manualmente los importes e impuestos antes de enviar la factura.
Factura en PDF
La plantilla de factura en PDF resulta útil si prefieres trabajar con un documento que mantenga siempre la misma estructura y diseño.
Puedes completar los diferentes campos de la factura y guardar una versión lista para enviar al cliente o conservar entre tus documentos.
Si necesitas cambiar frecuentemente conceptos, cantidades o realizar cálculos, probablemente te resulte más cómodo utilizar la versión en Excel o Word.
¿Qué datos debe incluir una factura?
Para que una factura esté correctamente emitida, debe contener una serie de datos obligatorios que permitan identificar la operación, al autónomo y al cliente.
Entre la información que debes incluir se encuentra:
- Número y, cuando corresponda, serie de la factura, siguiendo una numeración correlativa.
- Fecha de expedición y, si es diferente, fecha en la que se realizó la operación.
- Nombre y apellidos o razón social del autónomo y del cliente.
- NIF del emisor y, en los casos en los que sea obligatorio, del destinatario.
- Domicilio del autónomo y del cliente.
- Descripción de los productos o servicios facturados.
- Base imponible, indicando el precio antes de impuestos.
- Tipo de IVA y cuota de IVA, cuando corresponda.
- Retención de IRPF, cuando sea aplicable.
- Importe total de la factura.
Dependiendo del tipo de operación, puede ser necesario añadir información adicional, por ejemplo cuando una factura está exenta de IVA o se aplica algún régimen especial. Por eso, antes de emitirla conviene comprobar qué obligaciones corresponden a tu actividad y a la operación concreta.
Cómo hacer una factura si eres autónomo
Hacer una factura es sencillo si tienes claro qué información debes completar y en qué orden. Puedes utilizar cualquiera de nuestras plantillas y seguir estos pasos:
1. Completa tus datos y los de tu cliente
Empieza indicando tus datos fiscales como autónomo: nombre y apellidos, NIF y domicilio. Después, añade los datos correspondientes al cliente al que estás facturando.
Es importante comprobar que esta información sea correcta antes de emitir la factura, especialmente el nombre o razón social y el NIF.
2. Numera la factura
Asigna a la factura un número único siguiendo un orden correlativo dentro de la serie que estés utilizando.
Por ejemplo, puedes utilizar una numeración como 001, 002, 003 o crear una serie propia que te permita organizar mejor tus facturas.
3. Añade los productos o servicios
Describe de forma clara qué estás facturando, indicando los productos vendidos o servicios prestados, sus cantidades y el precio correspondiente.
A partir de estos importes obtendrás la base imponible, sobre la que posteriormente se calcularán los impuestos.
4. Calcula los impuestos
Aplica el tipo de IVA que corresponda a la operación y, si procede en tu caso, incluye también la retención de IRPF.
No todos los autónomos ni todas las operaciones aplican los mismos impuestos, así que es importante utilizar los porcentajes que correspondan en cada factura.
5. Comprueba el total y envíala
Antes de enviar la factura, revisa los datos del cliente, la numeración, los conceptos, los impuestos y el importe final a pagar.
Una vez comprobada, puedes guardarla en PDF y enviarla al cliente, conservando también una copia dentro de tus registros de facturación.
¿Quieres crear tu factura ahora?
Hazla directamente desde nuestro generador de facturas online gratuito. Introduce tus datos, los de tu cliente y los conceptos facturados y tendrás tu factura lista en unos minutos.
Ejemplo de factura de un autónomo
Veamos un ejemplo sencillo. Imagina que eres un autónomo que presta un servicio de diseño gráfico a una empresa por un importe de 1.000 €.
Si la operación lleva un 21 % de IVA y corresponde aplicar una retención del 15 % de IRPF, el cálculo sería:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Servicio de diseño gráfico | 1.000 € |
| IVA (21 %) | +210 € |
| IRPF (15 %) | −150 € |
| Total de la factura | 1.060 € |
En este caso, la base imponible es de 1.000 €. Sobre ella se añaden 210 € de IVA y se restan 150 € correspondientes a la retención de IRPF, por lo que el cliente deberá pagar 1.060 €.
Este es solo un ejemplo, ya que el IVA y el IRPF que debes aplicar dependerán de tu actividad y del tipo de operación. En el siguiente apartado veremos cuándo aparece cada uno de estos impuestos en las facturas de un autónomo.
IVA e IRPF: ¿qué debes incluir en tu factura?
El IVA y el IRPF no funcionan de la misma forma en una factura. El IVA es un impuesto que se añade al precio de determinados productos y servicios, mientras que el IRPF puede aparecer como una retención que se resta del importe que finalmente paga el cliente.
Por tanto, una factura puede llevar IVA, IRPF, ambos o ninguno, dependiendo de tu actividad, del tipo de operación y de quién sea tu cliente.
¿Cuándo debes aplicar IVA?
Como regla general, si tu actividad está sujeta a IVA tendrás que añadir el impuesto a la base imponible de la factura. El tipo general es del 21 %, aunque existen operaciones a las que se aplican tipos reducidos o que están exentas.
Por ejemplo, si facturas un servicio de 500 € al que corresponde un IVA del 21 %, añadirías 105 € de IVA y el importe pasaría a ser de 605 € antes de aplicar, en su caso, cualquier retención.
¿Cuándo debes aplicar IRPF?
La retención de IRPF aparece principalmente en las facturas de determinados profesionales autónomos cuando facturan a empresas u otros profesionales. En estos casos, el porcentaje correspondiente se resta de la factura y será el cliente quien ingrese esa cantidad a Hacienda en nombre del autónomo.
El porcentaje dependerá de la situación y actividad del profesional. Por eso, no debes añadir automáticamente una retención de IRPF a todas tus facturas.
Por ejemplo, con una base imponible de 500 € y una retención del 15 %, se descontarían 75 € del importe que debe abonarte el cliente.
¿Puedes seguir haciendo tus facturas con Excel o Word?
Sí, puedes utilizar Excel o Word para preparar una factura, siempre que el documento incluya todos los datos obligatorios y cumpla con los requisitos de facturación que correspondan.
Sin embargo, a medida que aumenta el número de facturas, trabajar únicamente con plantillas puede resultar menos práctico. Tendrás que controlar manualmente aspectos como la numeración correlativa, los datos de los clientes, los impuestos, los cobros o el almacenamiento de los documentos.
Además, la normativa sobre los sistemas informáticos de facturación introduce nuevos requisitos que debes tener en cuenta si utilizas software para generar tus facturas. Por eso, no solo importa cómo se ve la factura final, sino también cómo se crea y gestiona.
Precisamente ahí entra en juego VeriFactu, que veremos a continuación.
¿Qué cambia para los autónomos con VeriFactu?
VeriFactu cambia la forma en la que muchos autónomos tendrán que generar y gestionar sus facturas cuando utilicen un sistema informático de facturación. El objetivo de la normativa es que estos sistemas generen registros de facturación seguros y normalizados, evitando que puedan alterarse o eliminarse sin dejar rastro.
Para los autónomos afectados, los sistemas deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2027. Además, las facturas generadas mediante estos sistemas deberán incorporar un código QR.
Existen dos modalidades. Con VeriFactu, los registros de facturación se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. Con No VeriFactu, no se realiza ese envío automático, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales para garantizar la conservación e integridad de los registros.
Con estos nuevos requisitos, los autónomos que utilicen un sistema informático de facturación deberán asegurarse de que este cumple con las exigencias establecidas por la normativa.
Cuando una plantilla ya no es suficiente
Las plantillas de Excel, Word o PDF pueden ser una solución práctica cuando estás empezando o emites pocas facturas al mes. Te permiten crear tus documentos sin necesidad de utilizar un programa de facturación.
El problema aparece cuando el volumen empieza a crecer. Llevar manualmente la numeración, buscar facturas anteriores, comprobar qué clientes han pagado o mantener actualizados los datos puede acabar consumiendo más tiempo del necesario.
Además, una plantilla te ayuda a crear la factura, pero no a gestionar todo lo que ocurre alrededor de ella: presupuestos, clientes, cobros, gastos, productos o seguimiento de tu negocio.
En ese momento puede tener sentido pasar de las plantillas a un programa de facturación para autónomos que centralice toda esta información y automatice parte del trabajo diario.
Gestiona tus facturas con STEL Order
Si has llegado al punto en el que una plantilla se te queda corta, con STEL Order puedes gestionar toda tu facturación desde un mismo lugar y reducir buena parte del trabajo manual.
Puedes crear y enviar facturas y presupuestos, gestionar clientes y proveedores, controlar cobros y pagos y consultar el estado de tu negocio sin tener que organizar la información entre diferentes documentos y hojas de cálculo.
Además, STEL Order está adaptado a VeriFactu, por lo que puedes preparar tu negocio para los nuevos requisitos de facturación sin renunciar a todas las herramientas de gestión que necesitas en tu día a día.
De esta forma, puedes dejar atrás la gestión manual de tus facturas y centralizar la facturación y el resto de la gestión de tu negocio en una única herramienta, tanto desde el ordenador como desde el móvil.
Preguntas frecuentes sobre facturación para autónomos
¿Cuándo tiene que emitir una factura un autónomo?
Como norma general, un autónomo debe emitir factura por las entregas de bienes o prestaciones de servicios que realiza en el desarrollo de su actividad, especialmente cuando el destinatario es una empresa o profesional. Existen determinados supuestos y excepciones en los que las obligaciones de facturación pueden variar.
¿Puede un autónomo facturar a un cliente extranjero?
Sí. Un autónomo puede emitir facturas a clientes de otros países, aunque el tratamiento fiscal puede cambiar dependiendo de si el cliente está dentro o fuera de la Unión Europea y de si se trata de una empresa, profesional o particular.
¿Qué ocurre si me equivoco al emitir una factura?
Si detectas un error después de haber emitido una factura, no siempre basta con modificar el documento original. Dependiendo del error, puede ser necesario emitir una factura rectificativa que corrija la información de la factura anterior.
¿Cuándo se considera emitida una factura?
La fecha de expedición indica cuándo se emite la factura y no siempre tiene que coincidir con la fecha en la que se realizó el trabajo, se prestó el servicio o se entregó el producto. Cuando ambas fechas sean diferentes, puede ser necesario reflejar también la fecha de la operación.
