La cuenta 642, “Seguridad Social a cargo de la empresa”, se utiliza para registrar las cotizaciones sociales que corresponden a la empresa por sus trabajadores.
Forma parte del grupo 64, “Gastos de personal”, del Plan General de Contabilidad. El PGC establece que la cuenta 642 recoge las cuotas empresariales a favor de los organismos de la Seguridad Social y que se carga por las cuotas devengadas con abono a la cuenta 476.
Es importante diferenciar estas cotizaciones de las cuotas de Seguridad Social que corresponden al trabajador: estas últimas se descuentan de su salario, pero no constituyen un gasto adicional en la cuenta 642.
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Índice de contenidos
¿Qué es la cuenta 642?
La cuenta 642 registra el gasto que soporta la empresa por las cotizaciones a la Seguridad Social correspondientes a sus trabajadores.
El Plan General de Contabilidad la denomina:
642. Seguridad Social a cargo de la empresa.
Y establece que recoge las cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las prestaciones que estos realizan.
Por tanto, se trata de una cuenta de gasto, no de una cuenta de deuda.
La deuda pendiente con la Seguridad Social se registra separadamente en la 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores.
Por ejemplo, si por un trabajador la empresa debe soportar 600 € de cotizaciones sociales empresariales, esos 600 € se registrarán como gasto en la cuenta 642.
¿Qué se contabiliza en la cuenta 642?
En la cuenta 642 se contabilizan las cotizaciones a la Seguridad Social que corresponden económicamente a la empresa.
Es decir, la parte empresarial de las cotizaciones sociales derivadas de la relación laboral con sus trabajadores.
Por tanto, en la 642 se registra:
- El coste de Seguridad Social asumido por la empresa.
- Las cuotas empresariales devengadas durante el periodo.
- Las cotizaciones sociales que constituyen un coste laboral adicional para el empleador.
No se registran en la cuenta 642:
- El salario bruto del trabajador.
- Las retenciones de IRPF.
- Las cuotas de Seguridad Social que corresponden al trabajador.
- El importe neto pendiente de pagar al empleado.
- Otros gastos sociales que tengan una naturaleza diferente.
El PGC incluye la 642 dentro del grupo 64 de Gastos de personal, junto a cuentas como la 640 Sueldos y salarios y la 649 Otros gastos sociales.
¿Cómo funciona la cuenta 642 en el Debe y el Haber?
La cuenta 642 es una cuenta de gasto, por lo que aumenta normalmente en el Debe.
El PGC establece expresamente que:
La 642 se carga por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.
De forma simplificada:
| Operación | Cuenta 642 |
|---|---|
| Se devenga la cuota empresarial de Seguridad Social | Debe |
| Se reconoce el gasto de la empresa | Debe |
| Se genera la deuda con la Seguridad Social | Abono en la 476 |
| Cierre del ejercicio | Se regulariza con el resto de gastos |
Por ejemplo, si la Seguridad Social a cargo de la empresa asciende a 700 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 700 € | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 700 € |
La empresa reconoce:
- Un gasto laboral de 700 €.
- Una deuda pendiente con la Seguridad Social por el mismo importe.
Ejemplo de asiento contable con la cuenta 642
Supongamos que una empresa tiene durante un mes una cuota empresarial de Seguridad Social de 600 €.
El asiento correspondiente sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 600 € | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 600 € |
La cuenta 642 registra el gasto empresarial.
La cuenta 476 refleja que esos 600 € todavía están pendientes de ingresar a la Seguridad Social.
Cuando posteriormente se realiza el pago:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 600 € | |
| 572 Bancos | 600 € |
Con el pago desaparece la deuda, pero el gasto ya había quedado reconocido previamente en la cuenta 642.
¿Cómo se contabiliza la Seguridad Social a cargo de la empresa?
El registro contable se realiza siguiendo el principio de devengo: la empresa reconoce el gasto cuando nace la obligación correspondiente, independientemente del momento en que se produzca el pago.
El esquema básico es:
Cuando se devenga la cuota empresarial
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | Importe | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Importe |
Cuando se paga a la Seguridad Social
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Importe | |
| 572 Bancos | Importe |
El PGC confirma este funcionamiento: la 642 se carga por las cuotas empresariales y la 476 se abona por las cuotas que corresponden a la empresa. Cuando posteriormente se cancela la deuda, la 476 se carga contra una cuenta de tesorería.
Diferencia entre la Seguridad Social de la empresa y la del trabajador
Esta es una de las principales diferencias que hay que entender al utilizar la cuenta 642.
En una nómina existen cotizaciones que corresponden a:
- La empresa.
- El trabajador.
Ambas pueden terminar formando parte de la cantidad que la empresa debe ingresar a la Seguridad Social, pero contablemente tienen un origen diferente.
| Concepto | Tratamiento |
|---|---|
| Seguridad Social a cargo de la empresa | Gasto en la 642 |
| Seguridad Social a cargo del trabajador | Se descuenta de su remuneración |
| Deuda total pendiente con Seguridad Social | 476 |
La cuota empresarial supone un coste adicional para la empresa.
La cuota del trabajador, en cambio, forma parte de su remuneración bruta y se le retiene antes de pagarle el salario neto.
El PGC establece que la cuenta 476 se abona tanto:
- Por las cuotas que corresponden a la empresa, con cargo a la 642.
- Como por las cuotas que corresponden al personal y que se le retienen, con cargo a la 465 o a la 640.
Por tanto, solo la parte empresarial se registra como gasto en la cuenta 642.
¿Qué relación existe entre la cuenta 642 y la cuenta 476?
La relación entre ambas cuentas es directa:
- La 642 registra el gasto.
- La 476 registra la deuda pendiente.
La cuenta 476 se denomina “Organismos de la Seguridad Social, acreedores” y recoge las deudas pendientes con los organismos de la Seguridad Social. El PGC establece además que figura en el pasivo del balance.
Por ejemplo:
Se devengan 500 € de cotizaciones empresariales
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 500 € | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 500 € |
Posteriormente se pagan
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 500 € | |
| 572 Bancos | 500 € |
La 642 permanece como gasto del ejercicio, mientras que la 476 queda cancelada una vez satisfecha la deuda.
Esta diferencia es fundamental:
642 = cuánto le cuesta a la empresa la Seguridad Social.
476 = cuánto debe todavía a la Seguridad Social.
¿Cómo se contabiliza una nómina con la cuenta 642?
La cuenta 642 suele aparecer junto a otras cuentas relacionadas con las nóminas.
Supongamos:
- Salario bruto: 2.000 €
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 130 €
- Retención de IRPF: 250 €
- Salario neto pendiente de pagar: 1.620 €
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 600 €
Un asiento conjunto simplificado puede ser:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 2.000 € | |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 600 € | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 730 € | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 250 € | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.620 € |
¿Por qué la cuenta 476 tiene 730 €?
Porque incluye:
- 600 € correspondientes a la empresa.
- 130 € retenidos al trabajador.
El PGC establece precisamente que la 476 se abona por ambas cantidades: por las cuotas empresariales con cargo a la 642 y por las cuotas a cargo del personal con cargo a la 465 o 640.
Cuando se pague al trabajador:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.620 € | |
| 572 Bancos | 1.620 € |
Cuando se ingrese la Seguridad Social:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 730 € | |
| 572 Bancos | 730 € |
Y cuando se ingresen las retenciones fiscales:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 250 € | |
| 572 Bancos | 250 € |
Diferencias entre la cuenta 642 y otras cuentas relacionadas
La contabilización de nóminas implica diferentes cuentas que no deben confundirse.
| Cuenta | Denominación | Uso principal |
|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | Remuneración bruta del trabajador |
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | Gasto por las cotizaciones empresariales |
| 649 | Otros gastos sociales | Otros gastos sociales distintos de las cuotas de Seguridad Social |
| 465 | Remuneraciones pendientes de pago | Salarios netos pendientes de pagar |
| 4751 | Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | Retenciones fiscales pendientes de ingresar |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Deuda pendiente con la Seguridad Social |
Diferencia entre la cuenta 642 y la 640
La 640 Sueldos y salarios registra las remuneraciones del personal.
La 642 registra el coste adicional que soporta la empresa por sus cotizaciones sociales.
Por ejemplo:
- Salario bruto de un empleado: 2.000 € → 640.
- Cotización empresarial: 600 € → 642.
Ambas son gastos de personal, pero representan conceptos diferentes.
Diferencia entre la cuenta 642 y la 476
La 642 es un gasto.
La 476 es una deuda.
La primera afecta al resultado del ejercicio y la segunda aparece en el pasivo mientras permanezca pendiente de pago. El PGC establece esta relación expresamente.
Diferencia entre la cuenta 642 y la 649
La 649 Otros gastos sociales recoge otros gastos de naturaleza social realizados por la empresa, como determinadas ayudas, becas o primas de seguros.
El PGC excluye expresamente de la 649 las cuotas de la Seguridad Social, ya que estas tienen su cuenta específica en la 642.
Diferencia entre la cuenta 642 y la 4751
La 642 registra cotizaciones empresariales a la Seguridad Social.
La 4751 registra retenciones tributarias que la empresa ha practicado y todavía debe ingresar a Hacienda.
Por tanto, la 642 está relacionada con la Seguridad Social, mientras que la 4751 corresponde a obligaciones fiscales.
¿Dónde aparece la cuenta 642 en la cuenta de pérdidas y ganancias?
La cuenta 642 pertenece al grupo 64 Gastos de personal del Plan General de Contabilidad.
Por tanto, su importe forma parte de los gastos de personal de la empresa en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Esto permite que el coste laboral refleje no solo los salarios brutos de los trabajadores, sino también las cotizaciones sociales asumidas por la empresa.
Por ejemplo, si un trabajador tiene:
- Salario bruto: 2.000 €
- Seguridad Social empresarial: 600 €
El coste contable de personal asociado a esos dos conceptos asciende a 2.600 €, aunque el trabajador no reciba esos 2.600 € directamente.
Esta separación es importante para calcular correctamente el coste real de la plantilla.
Errores habituales al utilizar la cuenta 642
Entre los errores más habituales se encuentran:
- Registrar toda la Seguridad Social en la 642. Solo debe registrarse en ella la parte que corresponde económicamente a la empresa.
- Incluir la cuota del trabajador como un gasto adicional. Esa cantidad se descuenta de su remuneración y no genera un segundo gasto en la 642.
- Confundir la 642 con la 476. La primera es un gasto y la segunda una deuda.
- Registrar el pago directamente en la 642. Si previamente se ha reconocido la deuda, el pago debe cancelar la 476.
- Incluir los salarios en la 642. Los sueldos y salarios se contabilizan en la 640.
- Utilizar la 649 para las cotizaciones obligatorias. El propio PGC excluye las cuotas de Seguridad Social de la 649 porque disponen de la cuenta 642.
- No incluir en la 476 la parte retenida al trabajador. Esta cuenta puede recoger tanto la cotización empresarial como la cuota del trabajador pendiente de ingreso.
- Confundir las retenciones de Seguridad Social con las de IRPF. Las primeras generan deuda en la 476; las retenciones fiscales se registran normalmente en la 4751.
- No conciliar la cuenta 476 con los importes realmente pendientes. Los saldos contables deberían reflejar las obligaciones existentes con la Seguridad Social.
- Confundir coste laboral con salario neto. Para conocer el coste de personal hay que considerar tanto las remuneraciones como las cotizaciones empresariales.
Una contabilización correcta permite distinguir claramente lo que cobra el trabajador, lo que cuesta a la empresa y lo que todavía debe pagarse a las Administraciones Públicas.
Gestiona la cuenta 642 con STEL Accounting
Con STEL Accounting, dentro del ecosistema de STEL Order, puedes mantener organizada la información contable relacionada con los gastos del negocio y las cuentas utilizadas para registrarlos.
STEL Order permite definir cuentas contables para clientes, proveedores, compras y ventas, impuestos, formas de pago y cuentas bancarias, además de generar la información necesaria para realizar traspasos contables.
Además, dentro de Tickets y otros gastos pueden registrarse conceptos sin impuestos como nóminas y seguros sociales, indicando información como el importe, categoría, forma de pago y cuenta contable.
Esto permite mantener correctamente identificados los gastos relacionados con personal y asociarlos a sus correspondientes cuentas contables, como la 642 Seguridad Social a cargo de la empresa cuando proceda.
De esta forma, los gastos y pagos del negocio pueden mantenerse conectados con la información contable y bancaria, facilitando posteriormente su revisión y control.
Preguntas frecuentes
No como una cuenta de activo o pasivo.
La 642 es una cuenta de gasto y forma parte de los gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias.
La cuenta que sí aparece en el pasivo mientras exista una deuda pendiente es la 476.
La cuenta 642 se registra cuando se devengan las cuotas empresariales de Seguridad Social, no simplemente cuando se realiza el pago.
El PGC indica expresamente que se carga por las cuotas devengadas con abono a la 476.
La deuda pendiente se registra en la 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores.
Cuando se efectúa el pago, normalmente se carga la 476 y se abona una cuenta de tesorería, como la 572 Bancos.
NPorque la 476 puede incluir tanto:
- Las cotizaciones a cargo de la empresa.
- Como las cuotas retenidas a los trabajadores.
El PGC contempla expresamente ambas partidas dentro del movimiento de la cuenta 476.
