Las existencias que una empresa tiene al comienzo de un ejercicio no suelen coincidir con las que quedan al finalizarlo. Durante el año se compran, venden, consumen o producen mercancías y materiales, por lo que es necesario reflejar contablemente esa diferencia.
El asiento de variación de existencias permite ajustar el valor de las existencias al cierre del ejercicio para que la contabilidad refleje correctamente lo que realmente se ha consumido y lo que permanece en el almacén.
En este artículo explicamos cómo contabilizar la variación de existencias, qué cuentas intervienen y cómo realizar el asiento paso a paso, con ejemplos tanto de aumento como de disminución de existencias.
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Índice de contenidos
¿Qué es la variación de existencias?
La variación de existencias es la diferencia entre el valor de las existencias que una empresa tiene al inicio del ejercicio y el valor que mantiene al cierre.
De forma sencilla:
Variación de existencias = existencias finales – existencias iniciales
Esta diferencia permite ajustar contablemente las compras realizadas durante el ejercicio, ya que no todo lo comprado tiene por qué haberse vendido o consumido.
Por ejemplo, si una empresa comienza el ejercicio con mercancías valoradas en 10.000 € y lo termina con mercancías por valor de 14.000 €, sus existencias han aumentado en 4.000 €.
Si, por el contrario, termina el ejercicio con 7.000 €, las existencias habrán disminuido en 3.000 €.
¿Para qué sirve contabilizar la variación de existencias?
Contabilizar la variación de existencias permite determinar con mayor precisión qué parte de las compras se ha consumido realmente durante el ejercicio.
Entre sus principales funciones se encuentran:
- Ajustar el valor de las existencias al cierre del ejercicio.
- Reflejar correctamente las existencias disponibles en el balance.
- Determinar el consumo real de mercancías o materiales.
- Evitar considerar como gasto productos que todavía permanecen en el almacén.
- Calcular correctamente el resultado del ejercicio.
- Facilitar la comparación entre las compras realizadas y las existencias realmente consumidas.
Por tanto, la variación de existencias influye directamente en el resultado contable de la empresa.
¿Qué cuentas intervienen en el asiento de variación de existencias?
Las cuentas utilizadas dependen del tipo de existencias que tenga la empresa.
| Cuenta | Nombre | ¿Qué recoge? |
|---|---|---|
| 300 | Mercaderías | Bienes adquiridos para su venta sin transformación |
| 310 | Materias primas | Materiales utilizados en la fabricación |
| 320 | Elementos y conjuntos incorporables | Otros aprovisionamientos utilizados por la empresa |
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | Variación correspondiente a las mercaderías |
| 611 | Variación de existencias de materias primas | Variación de las materias primas |
| 612 | Variación de existencias de otros aprovisionamientos | Variación de otros aprovisionamientos |
Cuando se trata de productos fabricados por la propia empresa pueden intervenir otras cuentas, como las 710 a 713, destinadas a la variación de existencias de productos en curso, semiterminados, terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados.
Para simplificar los ejemplos de este artículo utilizaremos principalmente las cuentas 300 – Mercaderías y 610 – Variación de existencias de mercaderías.
¿Cómo se calcula la variación de existencias?
El cálculo básico consiste en comparar las existencias iniciales con las existencias finales:
Variación de existencias = existencias finales – existencias iniciales
Pueden darse dos situaciones:
| Situación | Resultado | Efecto |
|---|---|---|
| Existencias finales > existencias iniciales | Variación positiva | Parte de las compras no se ha consumido y permanece en almacén |
| Existencias finales < existencias iniciales | Variación negativa | Se han consumido existencias procedentes también de ejercicios anteriores |
| Existencias finales = existencias iniciales | Sin variación | El valor del inventario permanece igual |
Por ejemplo, si las existencias iniciales son 15.000 € y las finales ascienden a 18.000 €:
18.000 € – 15.000 € = 3.000 €
Las existencias han aumentado en 3.000 €.
Cómo hacer el asiento de variación de existencias
La variación de existencias se registra al cierre del ejercicio mediante dos movimientos: primero se eliminan contablemente las existencias iniciales y después se registran las existencias finales.
Asiento cuando las existencias finales son mayores que las iniciales
Supongamos que una empresa presenta:
- Existencias iniciales: 10.000 €
- Existencias finales: 14.000 €
Primero se dan de baja las existencias iniciales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 10.000 € | |
| 300 | Mercaderías | 10.000 € |
Después se registran las existencias finales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300 | Mercaderías | 14.000 € | |
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 14.000 € |
El saldo neto de la cuenta 610 será acreedor por 4.000 €, ya que:
14.000 € – 10.000 € = 4.000 €
Esto significa que las existencias han aumentado durante el ejercicio.
Asiento cuando las existencias finales son menores que las iniciales
Supongamos ahora:
- Existencias iniciales: 15.000 €
- Existencias finales: 9.000 €
Primero se eliminan las existencias iniciales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 15.000 € | |
| 300 | Mercaderías | 15.000 € |
Después se registran las existencias finales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300 | Mercaderías | 9.000 € | |
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 9.000 € |
La cuenta 610 presenta en este caso un saldo deudor de 6.000 €.
Esto refleja que durante el ejercicio se han consumido o vendido existencias por un valor superior al de las nuevas existencias incorporadas al almacén.
Ejemplo de asiento de variación de existencias
Veamos ambos escenarios con ejemplos completos.
Ejemplo con aumento de existencias
Una empresa comercial comienza el ejercicio con mercancías valoradas en 20.000 €.
Al realizar el inventario al cierre, las mercancías existentes tienen un valor de 27.000 €.
La variación sería:
27.000 € – 20.000 € = 7.000 €
Primero se cancelan las existencias iniciales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 20.000 € | |
| 300 | Mercaderías | 20.000 € |
Posteriormente se registran las existencias finales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300 | Mercaderías | 27.000 € | |
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 27.000 € |
El efecto neto es un saldo acreedor de 7.000 € en la cuenta 610.
La empresa termina el ejercicio con más mercancías de las que tenía al comienzo, por lo que una parte de las compras realizadas permanece todavía en el almacén y no debe considerarse consumida durante ese ejercicio.
Ejemplo con disminución de existencias
Supongamos ahora que una empresa comienza el ejercicio con mercancías por valor de 25.000 € y lo termina con 18.000 €.
La variación sería:
18.000 € – 25.000 € = -7.000 €
Primero se cancelan las existencias iniciales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 25.000 € | |
| 300 | Mercaderías | 25.000 € |
Después se registran las existencias finales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300 | Mercaderías | 18.000 € | |
| 610 | Variación de existencias de mercaderías | 18.000 € |
El efecto neto es un saldo deudor de 7.000 € en la cuenta 610.
En este caso, la empresa ha utilizado durante el ejercicio parte de las mercancías que ya tenía almacenadas al comienzo.
¿Cuándo se contabiliza la variación de existencias?
La variación de existencias se contabiliza normalmente al cierre del ejercicio, una vez realizado el inventario y determinado el valor de las existencias finales.
Durante el ejercicio, las compras de mercaderías se registran en sus correspondientes cuentas de compras.
Al cierre se comprueba qué parte de esas mercancías continúa en el almacén y se realiza el ajuste mediante las cuentas de variación de existencias.
Por este motivo, es importante disponer de un inventario actualizado y correctamente valorado antes de realizar el asiento.
Diferencia entre compras y variación de existencias
Las compras y la variación de existencias están relacionadas, pero no representan lo mismo.
Las compras reflejan los bienes adquiridos durante el ejercicio, mientras que la variación de existencias permite ajustar qué parte de esos bienes se ha consumido realmente.
Podemos expresarlo de forma simplificada:
Consumo de mercaderías = existencias iniciales + compras – existencias finales
Por ejemplo:
- Existencias iniciales: 10.000 €
- Compras durante el ejercicio: 50.000 €
- Existencias finales: 15.000 €
El consumo sería:
10.000 € + 50.000 € – 15.000 € = 45.000 €
Aunque la empresa haya realizado compras por 50.000 €, el consumo correspondiente al ejercicio sería de 45.000 €, porque parte de esas mercancías continúa almacenada al cierre.
¿Cómo afecta la variación de existencias al resultado del ejercicio?
La variación de existencias influye directamente en el resultado de la empresa porque permite ajustar el consumo correspondiente al periodo.
Cuando hablamos de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos:
- Si aumentan las existencias, parte de las compras no se ha consumido y permanece en el activo. Por tanto, disminuye el gasto atribuible al ejercicio y mejora el resultado.
- Si disminuyen las existencias, se han utilizado también bienes que ya estaban almacenados al comienzo del ejercicio. Esto incrementa el consumo y reduce el resultado.
- Si no existe variación, el valor de las existencias iniciales y finales es el mismo y no existe un efecto neto por este concepto.
Por ejemplo, una empresa que compra mercancías por 100.000 € no necesariamente ha consumido 100.000 € durante el ejercicio.
Si sus existencias aumentan en 20.000 €, parte de esas compras continúa formando parte del activo de la empresa y el consumo será inferior al importe total comprado.
Errores habituales al contabilizar la variación de existencias
Al realizar el asiento de variación de existencias conviene evitar algunos errores frecuentes:
- Registrar únicamente la diferencia entre existencias iniciales y finales. El procedimiento contable habitual consiste en cancelar las existencias iniciales y posteriormente registrar las existencias finales.
- Confundir compras con consumo. Las compras realizadas durante el ejercicio no tienen por qué coincidir con las mercancías realmente consumidas o vendidas.
- Utilizar la cuenta 610 para cualquier tipo de existencias. Esta cuenta corresponde a mercaderías. Las materias primas, otros aprovisionamientos y productos fabricados tienen sus cuentas específicas.
- Invertir el sentido de los asientos. Las existencias iniciales se eliminan abonando la cuenta de existencias, mientras que las finales se incorporan cargándola.
- No realizar un inventario al cierre. Para contabilizar correctamente la variación es necesario conocer y valorar las existencias finales.
- Pensar que un aumento de existencias supone necesariamente mayores ventas. El aumento simplemente indica que el valor almacenado al cierre es superior al existente al inicio.
- No revisar la valoración de las existencias. Una cantidad física correcta con una valoración incorrecta también puede distorsionar el resultado contable.
- Confundir las cuentas del grupo 61 con las del grupo 71. Las primeras se utilizan para mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos, mientras que las cuentas 710 a 713 corresponden a productos obtenidos por la propia empresa.
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Para realizar correctamente el asiento de variación de existencias es fundamental disponer de información fiable sobre el inventario y mantener la contabilidad actualizada.
Con STEL Accounting, la solución de contabilidad de STEL Order, puedes centralizar la información contable de tu negocio, gestionar tus asientos y consultar los movimientos de las diferentes cuentas.
Esto facilita la revisión de la contabilidad al cierre del ejercicio y permite disponer de la información necesaria para registrar correctamente ajustes como la variación de existencias.
Mantener la contabilidad y la información del negocio organizadas ayuda además a detectar posibles diferencias y disponer de una visión más clara de la situación económica de la empresa.
Preguntas frecuentes
La variación es negativa cuando las existencias finales son inferiores a las iniciales.
En este caso, la empresa ha consumido o vendido durante el ejercicio parte de las existencias que ya tenía almacenadas al comienzo.
En el caso de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos, el efecto dependerá de si las existencias aumentan o disminuyen. Si aumentan, la variación reduce el gasto correspondiente al consumo del ejercicio. Si disminuyen, incrementa dicho consumo.
Por tanto, su efecto sobre el resultado puede ser positivo o negativo dependiendo de la evolución del inventario.
Las existencias iniciales son las que la empresa tiene al comenzar el ejercicio y, normalmente, coinciden con las existencias finales del ejercicio anterior.
Las existencias finales son las que permanecen en la empresa al cierre del periodo después de considerar los movimientos producidos durante el ejercicio.
La variación permite ajustar el consumo que corresponde realmente al ejercicio.
En mercaderías y aprovisionamientos, un aumento de existencias reduce el consumo imputado al periodo y tiene un efecto positivo sobre el resultado. Una disminución produce el efecto contrario, aumentando el consumo del ejercicio.
