Verifactu va a cambiar la forma en la que muchas empresas y autónomos gestionan su facturación, y las asesorías van a tener un papel importante en esa transición. No solo tendrán que resolver dudas, sino también ayudar a sus clientes a identificar si están afectados, revisar el software que utilizan y adaptar sus procesos antes de que llegue la obligación.
Los plazos actuales establecen que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados, entre ellos muchos autónomos y profesionales, deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
Para una asesoría, esto significa que 2026 es un año clave para ordenar la cartera de clientes, detectar qué software utiliza cada uno y anticipar posibles cambios o migraciones. Cuanto antes se haga este trabajo, menor será la presión cuando se acerquen las fechas obligatorias.
Índice de contenidos
¿Qué es Verifactu y por qué es importante para las asesorías?
Verifactu forma parte del nuevo marco que regula los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales. Estos programas deben generar registros de facturación que garanticen requisitos como la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de la información.
Existen dos modalidades válidas de cumplimiento. En la modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria de forma automática. En la modalidad No Verifactu, los registros permanecen en el sistema del emisor y deben cumplir requisitos adicionales de seguridad y conservación.
Para las asesorías, el cambio es importante porque una buena parte de sus clientes necesitará revisar los programas con los que factura. La asesoría puede convertirse así en uno de los principales puntos de referencia para resolver preguntas como qué software elegir, qué modalidad utilizar o cómo organizar la transición.
Además, Verifactu afecta directamente a la calidad y trazabilidad de la información que posteriormente recibe el despacho. Cuanto mejor organizados estén los procesos de facturación del cliente, más sencillo será también el trabajo posterior de la asesoría.
¿Están obligadas las asesorías a utilizar Verifactu?
Una asesoría estará sujeta al Reglamento de sistemas informáticos de facturación cuando ella misma se encuentre dentro de su ámbito de aplicación y utilice un sistema informático para emitir sus propias facturas.
Con carácter general, la normativa afecta a empresarios y profesionales establecidos en territorio común sujetos al IRPF por actividades económicas, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente, siempre que utilicen un sistema informático de facturación y no se encuentren en algunos de los supuestos excluidos. Entre las exclusiones relevantes se encuentran los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) y determinados obligados sometidos a normativa foral.
Pero hay que diferenciar dos cuestiones: la facturación de la propia asesoría y la facturación de sus clientes.
Que una asesoría gestione impuestos o contabilidad de un cliente no significa automáticamente que deba emitir sus facturas. Sin embargo, sí es posible que el cliente delegue materialmente determinadas obligaciones de facturación en un tercero, incluida su asesoría, siempre que se cumplan las condiciones establecidas para ello.
¿Cómo preparar a los clientes de una asesoría para Verifactu?
La mejor forma de afrontar el cambio es no tratar toda la cartera de clientes de la misma manera. Una empresa que factura desde un ERP, un autónomo que utiliza una hoja de cálculo y un comercio con TPV pueden necesitar procesos de adaptación completamente distintos.
Una asesoría puede organizar la transición siguiendo estos pasos:
- Segmentar la cartera de clientes. Separar sociedades, autónomos, clientes acogidos al SII y otros perfiles con particularidades.
- Identificar quién está afectado. No todos los clientes tendrán exactamente las mismas obligaciones.
- Saber cómo factura actualmente cada cliente. Software, Excel, TPV, programa propio, facturación externalizada, etc.
- Comprobar si su software está adaptado. El proveedor debe disponer de la correspondiente declaración responsable para la versión del sistema.
- Explicar las modalidades disponibles. El cliente debe entender las diferencias entre VERI*FACTU y No Verifactu.
- Detectar posibles migraciones. Si el programa actual no va a adaptarse o ya no cubre las necesidades del negocio, conviene cambiar con suficiente antelación.
- Formar al cliente. Especialmente en cuestiones como modificaciones, anulaciones, rectificativas, códigos QR y nuevos procedimientos de facturación.
- Establecer un canal para incidencias. Las primeras semanas de utilización probablemente generarán dudas que conviene gestionar de forma ordenada.
El objetivo no debería ser simplemente que el cliente “llegue a tiempo”, sino que llegue a 2027 con el programa implantado, probado y con sus procesos de facturación ya adaptados.
¿Qué oportunidades ofrece Verifactu a asesorías y gestorías?
Aunque Verifactu supone trabajo adicional durante la transición, también puede convertirse en una oportunidad para reforzar la relación entre la asesoría y sus clientes.
El despacho puede asumir un papel más consultivo ayudando a seleccionar herramientas, organizar procesos, formar a los equipos y acompañar en la digitalización. Esto amplía la relación más allá de presentar impuestos o llevar la contabilidad.
También puede ayudar a estandarizar la información recibida. Si los clientes trabajan con programas más estructurados y procesos de facturación mejor definidos, la asesoría puede dedicar menos tiempo a corregir documentación desordenada o solicitar datos que faltan.
Otra posibilidad es establecer acuerdos con proveedores tecnológicos. STEL Order, por ejemplo, dispone de un Programa Partner para asesores y ofrece recursos, formación y soluciones para ayudar a los despachos a acompañar a sus clientes en la implantación.
Por tanto, Verifactu puede convertirse también en una ocasión para fidelizar clientes, ampliar servicios y posicionar la asesoría como acompañante tecnológico del negocio.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu para los clientes de una asesoría?
Los plazos actualmente establecidos son:
- 1 de enero de 2027: contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de aplicación, entre ellos muchos autónomos que desarrollan actividades económicas.
Hasta esas fechas existe un periodo previo de adaptación y pruebas. La Agencia Tributaria ha aclarado que durante este periodo todavía es posible utilizar sistemas anteriores o dejar de realizar envíos de prueba en VERI*FACTU hasta que llegue la fecha obligatoria correspondiente.
Para una asesoría, estas fechas deberían utilizarse como límites máximos, no como momento para empezar la adaptación. Cuanto mayor sea la cartera de clientes, más importante será escalonar las migraciones durante 2026.
¿Cómo afecta Verifactu al trabajo diario de una asesoría?
Uno de los principales cambios será el aumento de consultas relacionadas con la facturación. Muchos clientes acudirán a su asesoría para preguntar si están obligados, qué programa utilizar, qué significa el código QR o si deben elegir Verifactu o No Verifactu.
También pueden cambiar algunos procesos internos. La asesoría deberá conocer qué sistema utiliza cada cliente, cómo genera sus registros y quién se encarga materialmente de la facturación.
Entre las tareas que probablemente ganarán peso están la revisión de software, acompañamiento durante migraciones, comprobación de procedimientos de facturación, formación a clientes y resolución de incidencias.
A medio plazo, sin embargo, una facturación más estructurada también puede facilitar el intercambio de información entre empresas y despachos. El objetivo debería ser aprovechar el cambio normativo para reducir procesos manuales y mejorar la calidad de los datos que llegan a la asesoría.
¿Puede una asesoría facturar o enviar los registros Verifactu por sus clientes?
Sí. La Agencia Tributaria permite que el cumplimiento material de las obligaciones de facturación se delegue en un tercero, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en la normativa.
Eso significa que una asesoría puede participar materialmente en la emisión de las facturas o en el envío de los registros de facturación en nombre de sus clientes. Sin embargo, la responsabilidad sobre el cumplimiento continúa correspondiendo al obligado a expedir la factura.
Cuando un tercero emite materialmente las facturas y debe enviar los registros VERI*FACTU, puede ser necesario disponer del correspondiente apoderamiento, general o específico, inscrito en el registro de apoderamientos.
Para profesionales tributarios que actúan mediante colaboración social, la AEAT contempla además un sistema de representación específico. El contribuyente autoriza al profesional mediante el modelo de representación correspondiente, que debe conservar el colaborador social y aportar únicamente si la Agencia Tributaria lo requiere.
Por tanto, una asesoría puede desempeñar un papel activo, pero conviene definir claramente qué tareas realizará por el cliente, con qué representación y dónde queda la responsabilidad de cada parte.
¿Qué debe revisar una asesoría en el software Verifactu de sus clientes?
No basta con que el proveedor diga simplemente que su programa “tiene Verifactu”. Conviene comprobar varios aspectos antes de recomendarlo o validarlo para un cliente.
| Qué revisar | Por qué es importante |
|---|---|
| Declaración responsable | El productor debe acreditar que la versión del sistema cumple los requisitos establecidos |
| Generación de registros de facturación | El software debe crear los registros exigidos para cada factura |
| Integridad e inalterabilidad | Los registros no pueden modificarse sin dejar la trazabilidad correspondiente |
| Código QR | Las facturas afectadas deben incorporar el QR conforme a las especificaciones |
| VERI*FACTU / No Verifactu | Conviene saber qué modalidades admite el programa |
| Rectificaciones y anulaciones | Debe existir un procedimiento correcto para corregir errores sin eliminar indebidamente registros |
| Conservación y trazabilidad | Especialmente relevante en sistemas No Verifactu |
| Actualizaciones | El proveedor debe mantener el programa adaptado a cambios técnicos y normativos |
| Soporte | Fundamental para resolver incidencias durante la implantación |
| Facturación electrónica | Conviene comprobar también si la solución podrá cubrir el siguiente cambio normativo |
La AEAT publica las especificaciones técnicas del sistema y ejemplos de declaraciones responsables para los desarrolladores.
Un punto importante es evitar hablar de un supuesto “certificado oficial de Hacienda” como requisito. El mecanismo previsto es la declaración responsable del productor del software.
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y factura electrónica para una asesoría?
Verifactu y factura electrónica están relacionados con la digitalización de la facturación, pero son obligaciones diferentes.
Verifactu forma parte de la normativa sobre sistemas informáticos de facturación. Regula cómo deben funcionar esos sistemas y cómo deben generarse, conservarse o remitirse los registros de facturación.
De hecho, la Agencia Tributaria aclara expresamente que un registro de facturación no es una factura electrónica. Bajo el Reglamento de sistemas informáticos de facturación puede seguir existiendo una factura en papel, PDF o formato electrónico estructurado.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, en cambio, regula la expedición, transmisión y recepción de facturas electrónicas B2B. Su desarrollo reglamentario fue aprobado mediante el Real Decreto 238/2026.
Su aplicación efectiva se producirá por fases a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública: 12 meses después para negocios con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros y 24 meses después para el resto.
Para una asesoría, esto tiene una consecuencia importante: no conviene ayudar a un cliente a elegir un nuevo software pensando únicamente en Verifactu. Si el programa no está preparado para la futura facturación electrónica, ese cliente podría verse obligado a cambiar nuevamente de sistema.
Principales dudas y errores de los clientes con Verifactu
Durante la adaptación, es previsible que se repitan algunas confusiones Una de las principales es pensar que Verifactu significa que todas las facturas se envían obligatoriamente a Hacienda. Esto solo ocurre cuando se utiliza la modalidad VERI*FACTU; los sistemas No Verifactu convervan los registros en el propio sistema bajo requisitos adicionales.
Otra confusión frecuente es pensar que No Verifactu significa «no cumplir». Ambas modalidades son válidas si el sistema cumple los requisitos correspondientes.
También es habitual confundir Verifactu con factura electrónica, interpretar el QR como una prueba de que cualquier factura ha sido previamente enviada a Hacienda o pensar que una factura puede eliminarse y volver a hacerse si se detecta un error.
La asesoría puede aportar mucho valor precisamente en este punto: traduciendo la normativa a procedimientos sencillos que el cliente pueda aplicar en su trabajo diario.
Ventajas de anticiparse a Verifactu desde una asesoría
Preparar la cartera con tiempo puede reducir considerablemente el impacto del cambio.
La primera ventaja es operativa: permite repartir durante varios meses revisiones, migraciones y formaciones, en lugar de acumularlas cuando se acerquen enero y julio de 2927.
También permite detectar con antelación qué clientes utilizan programas que no van a adaptarse, hojas de cálculo o proceoss de facturación poco estructurados.
Además, es una oportunidad para revisar cómo intercambian actualmente la información cliente y asesoría y sustituir procesos manuales por métodos más eficientes.
Anticiparse también genera confianza. Una asesoría que avisa, explica y acompaña antes de que llegue la obligación transmite una imagen muy diferente a la que simplemente reacciona cuando el cliente ya tiene el problema encima.
En definitiva, preparar Verifactu durante 2026 permite llegar a 2027 con clientes formados, herramientas implantadas y procesos definidos, reduciendo el riesgo de incidencias justo cuando aumentará la demanda de soporte.
Cómo ayuda STEL Order a las asesorías y a sus clientes con Verifactu
STEL Order ya dispone de una versión adaptada al Reglamento de sistemas informáticos de facturación y cuenta con su correspondiente declaración responsable, en la que STEL Solutions declara el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
Para las asesoría, STEL Order actúa como un puente con sus clientes. El despacho puede acceder en tiempo real a información de los negocios que gestiona, mientras el cliente utiliza STEL Order para profesionalizar su facturación y gestión documental. Además, el sistema dispone de compatibilidad con diferentes soluciones utilizadas por asesorías.
STEL Order también ofrece recursos específicos para despachos, entre ellos una guía de Verifactu para asesorías, webinars, talleres para clientes y acompañamiento especializado.
Además, a través del Programa Partner para asesores, los despachos pueden recomendar STEL Order a sus clientes y acompañarlos en su digitalización, convirtiendo la adaptación a Verifactu en una oportunidad para ampliar su propuesta de valor.
La ventaja para el cliente es que no solo adopta un software preparado para Verifactu. También puede gestionar en la misma plataforma presupuestos, facturas, compras, clientes, proyectos, stock y otros procesos empresariales, evitando tener que cambiar de herramienta a medida que aumentan sus necesidades.
Preguntas frecuentes
Sí. Es posible delegar materialmente determinadas obligaciones y que un tercero remita los registros en nombre del obligado, siempre que disponga de la representación o apoderamiento correspondiente. La responsabilidad última sobre el cumplimiento continúa siendo del obligado a expedir las facturas.
No. Hay que analizar cada caso. Entre otros supuestos, existen exclusiones relacionadas con contribuyentes acogidos al SII y con determinados obligados sometidos a normativa foral. También hay que comprobar que el cliente se encuentre dentro del ámbito subjetivo, territorial y objetivo del Reglamento.
Sí. La normativa no obliga a que todos los clientes de una asesoría utilicen el mismo software. Sin embargo, trabajar con demasiados sistemas diferentes puede aumentar la complejidad operativa del despacho, por lo que muchas asesorías pueden optar por recomendar determinadas soluciones.
La responsabilidad sobre el cumplimiento de la obligación de facturar continúa correspondiendo al obligado a expedir las facturas, incluso cuando delega materialmente determinadas tareas en un tercero.
