Una de las dudas más habituales entre los trabajadores por cuenta propia es qué autónomos están obligados a cumplir con Verifactu y cuáles quedan fuera de esta normativa. Y la respuesta depende de varios factores: cómo facturas, qué régimen fiscal utilizas, dónde tienes tu domicilio fiscal o si estás acogido al Suministro Inmediato de Información.
Con carácter general, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación afecta a empresarios y profesionales que emiten facturas utilizando un sistema informático de facturación, siempre que no se encuentren en alguno de los supuestos excluidos.
Para la mayoría de autónomos afectados, el plazo para tener operativo un sistema de facturación adaptado finaliza el 1 de julio de 2027.
Pero esto no significa que absolutamente todos los autónomos tengan las mismas obligaciones.
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¿Están obligados los autónomos a cumplir con Verifactu?
Sí, muchos autónomos estarán obligados a utilizar un sistema informático de facturación adaptado al RRSIF, pero no todos.
La Agencia Tributaria resume el ámbito de aplicación mediante lo que denomina la “regla de los 4 NO”. En términos generales, el reglamento afecta a empresarios y profesionales que expidan facturas y cumplan estas cuatro condiciones:
- NO facturan exclusivamente de forma manual, es decir, utilizan algún sistema informático para emitir facturas.
- NO están acogidos, voluntaria u obligatoriamente, al Suministro Inmediato de Información (SII).
- NO tienen su domicilio fiscal sujeto a la normativa foral del País Vasco o Navarra.
- NO disponen de una resolución vigente que les excluya de la aplicación del reglamento.
Por tanto, lo primero que debe analizar un autónomo no es simplemente su actividad, sino si emite facturas mediante un sistema informático y si se encuentra dentro del ámbito del reglamento.
También hay que diferenciar dos conceptos. Estar afectado por el RRSIF significa que el programa utilizado para facturar deberá cumplir determinados requisitos. Esto no obliga necesariamente a elegir la modalidad VERI*FACTU, que supone remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
¿Qué autónomos están obligados a utilizar un software adaptado a Verifactu?
Con carácter general, tendrán que utilizar un sistema adaptado los autónomos que expidan facturas utilizando un Sistema Informátic de Facturación (SIF) y no se encuentren dentro de alguna de las exclusiones previstas.
Un sistema adaptado deberá, entre otras cuestiones, ser capaz de generar registros de facturación conforme a los requisitos establecidos, garantizar su integridad y trazabilidad e incorporar el correspondiente código QR tributario en las facturas cuando resulte aplicable.
Por ejemplo, puede afectar a autónomos como:
- Profesionales que utilizan un programa para emitir sus facturas.
- Técnicos, instaladores o empresas de servicios que facturan desde un ERP.
- Comercios que emiten facturas o facturas simplificadas mediante un TPV considerado SIF.
- Autónomos que utilizan aplicaciones online de facturación.
- Profesionales que generan sus facturas desde un software propio.
- Negocios que automatizan la generación de facturas desde un ecommerce u otros sistemas.
Lo importante no es tanto el sector como la obligación de expedir factura y la utilización de un sistema informático para hacerlo.
¿Qué autónomos están exentos de Verifactu?
Hablar de «autónomos exentos de Verifactu» es una simplificación. Técnicamente, existen autónomos y determinadas operaciones a los que no resulta aplicable el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Entre los casos más importantes se encuentran:
- Autónomos sometidos al SII respecto a sus propias facturas.
- Contribuyentes sujetos a la normativa foral correspondiente del País Vasco o Navarra.
- Autónomos que expiden todas las facturas de forma manual, sin utilizar un SIF.
- Determinadas actividades u operaciones en las que no existe obligación de emitir factura.
- Contribuyentes que dispongan de una resolución específica de no aplicación emitida por la Administración.
Además, algunos regímenes especiales de IVA presentan particularidades importantes. Estar en agricultura, recargo de equivalencia o régimen simplificado no implica automáticamente estar siempre exento: habrá que comprobar si existe obligación de emitir factura y cómo se emite.
Autónomos en módulos: ¿tienen que cumplir con Verifactu?
Tributar por estimación objetiva o módulos no determina por sí solo si un autónomo está obligado o no a cumplir el RRSIF.
Hay que analizar además el régimen de IVA y las obligaciones de facturación correspondientes a la actividad.
Por ejemplo, en el régimen simplificado de IVA no existe con carácter general obligación de expedir factura para todas las operaciones. Por eso, la AEAT señala que estos contribuyentes no están afectados con carácter general cuando no tienen que facturar.
Sin embargo, sí deberán cumplir el RRSIF cuando emitan facturas mediante un sistema informático en aquellos casos en los que exista obligación de expedirlas o cuando decidan expedirlas voluntariamente utilizando un SIF.
Entre las situaciones en las que puede existir obligación de emitir factura están determinadas ventas de activos fijos, operaciones con empresarios o profesionales, operaciones con una Administración Pública o cuando el destinatario necesita la factura para ejercer un derecho tributario.
Por tanto, estar en módulos no significa automáticamente estar exento de Verifactu.
¿Afecta Verifactu a los autónomos en recargo de equivalencia?
También depende de las operacones que realicen.
Los comerciantes acogidos al régimen especial de recargo de equivalencia no están obligados con carácter general a expedir factura por todas sus ventas. Por eso, el RRSIF tampoco les resulta aplicable automáticamente por el simple hecho de estar en este régimen.
Sin embargo, cuando exista obligación de emitir una factura y esta se genere mediante un sistema informático de facturación, sí deberán cumplir los requisitos del RRSIF si concurren las demás condiciones.
La AEAT menciona, entre otros casos, las operaciones con empresarios o profesionales, determinadas entregas de inmuebles, operaciones en las que el destinatario necesita factura a efectos tributario o determinados supuestos de comercio exterior.
Además, existe una circunstancia especialmente importante: un autónomo en recargo de equivalencia que determine sus rendimientos de IRPF mediante estimación directa puede tener obligación de facturar con independencia de su régimen de IVA. La propia AEAT utiliza como ejemplo las oficinas de farmacia.
Por eso, no es correcto afirmar que todos los autónomos en recargo de equivalencia están exentos de Verifactu.
¿Afecta Verifactu a agricultores y ganaderos?
Los autónomos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca (REAGP) tampoco están afectados con carácter general, porque normalmente no tienen obligación de emitir factura por las operaciones incluidas en este régimen.
Habitualmente es el destinatario de los bienes o servicios quien emite el correspondiente recibo acreditativo del pago de la compensación.
Sin embargo, existen excepciones.
Por ejemplo, deben emitirse facturas en determinadas operaciones, como las entregas de inmuebles. Si el agricultor o ganadero utiliza un sistema informático para generar esas facturas, deberá cumplir el RRSIF siempre que se den las demás condiciones.
La AEAT también aclara que, si un contribuyente acogido al REAGP emite voluntariamente facturas utilizando un sistema informático de facturación, el sistema puede quedar sometido al reglamento.
Así que nuevamente hay que analizar cada actividad y no aplicar una exención general únicamente por pertenecer al sector agrícola o ganadero.
¿Qué ocurre con los autónomos acogidos al SII?
Los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) están excluidos del RRSIF respecto a sus propias facturas.
La Agencia Tributaria considera ambos sistemas excluyentes: quien lleva sus libros registro de IVA mediante el SII conforme a las condiciones establecidas no debe aplicar simultáneamente el RRSIF a esas mismas facturas.
Esto afecta tanto a quienes deben utilizar obligatoriamente el SII como a quienes hayan optado voluntariamente por él.
De hecho, un contribuyente incluido en el SII no puede mantenerse voluntariamente en modalidad VERI*FACTU para esas mismas operaciones ni incluir el QR tributario propio del RRSIF en esas facturas.
Por tanto, si eres autónomo y estás acogido al SII, tu situación es distinta de la de la mayoría de profesionales incluidos en Verifactu.
¿Qué pasa con los autónomos de País Vasco y Navarra?
El Reglamento estatal de Sistemas Informáticos de Facturación respeta los regímenes tributarios forales del País Vasco y Navarra.
Los empresarios y profesionales sometidos por sus actividades a la normativa foral correspondiente no se incluyen, con carácter general, en el ámbito subjetivo del RRSIF estatal.
Esto no quiere decir que puedan facturar sin requisitos específicos. Estos territorios cuentan con sus propios sistemas y obligaciones fiscales, como TicketBAI en los territorios vascos o los sistemas establecidos por las respectivas Haciencas Forales.
Lo importante es determinar qué Administración y qué normativa corresponde al autónomo en función de su domicilio fiscal y de las reglas del Concierto o Convenio Económico.
¿Y los autónomos de Canarias, Ceuta y Melilla?
En este caso la respuesta es diferente: Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro del ámbito territorial del RRSIF.
La Agencia Tributaria confirma expresamente que los contribuyentes con domicilio fiscal en estos territorios pueden estar sujetos al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Las referencias del reglamento al IVA deben entenderse adaptadas a los impuestos correspondientes:
- IGIC en Canarias.
- IPSI en Ceuta y Melilla.
Por tanto, un autónomo establecido en Canarias, Ceuta o Melilla no puede considerarse exento únicamente por su territorio. Si cumple el resto de condiciones, tendrá que utilizar un sistema informático de facturación adaptado.
Existen casos particulares cuando determinadas operaciones están acogidas al SII del IVA o al SII-IGIC, por lo que en situaciones mixtas será necesario analizar cada actividad de forma separada.
¿Tengo que cumplir Verifactu si hago las facturas a mano?
Si todas tus facturas se realizan de forma manual y no utilizas ningún sistema informático de facturación, el RRSIF no te afecta por esas facturas.
La propia Agencia Tributaria indica que los contribuyentes que expiden exclusivamente sus facturas a mano no están sujetos al reglamento, siempre que se cumplan las demás condiciones correspondientes.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando se utilizan talonarios de facturas y la información no pasa por ningún programa utilizado para generar la facturación.
Pero hay una diferencia importante: si en algún momento emites una factura utilizando un SIF, el Reglamento pueden empezar a ser aplicable si reúnes el resto de requisitos.
Por tanto, realizar parte de las facturas manualmente no sirve para evitar las obligaciones del RRSIF si el negocio también utiliza un sistema informático para emitir otras.
¿Qué pasa si utilizo Excel o Word para hacer facturas?
Utilizar Excel, Word, Numbers, Pages u otros programas similares no significa automáticamente que estés utilizando un Sistema Informático de Facturación.
La Agencia Tributaria distingue según el uso real que se haga de estas herramientas.
Si únicamente se utilizan para:
- Introducit los datos de una factura.
- Crear e imprimir la factura.
- Conservar la información.
no se consideran necesariamente un SIF a efectos del reglamento.
Incluso elaborar un listado sencillo de facturas con sumatorios no convierte automáticamente una hoja de cálculo en un sistema de facturación sujeto al reglamento.
Sin embargo, la situación cambia cuando Excel u otra herramienta procesa la información de facturación para generar directamente libros registro de IVA, libros de IRPF, contabilidad u otros resultados utilizados para cumplir obligaciones tributarias.
La AEAT pone un ejemplo muy claro: si se utiliza una macro de Excel para generar automáticamente el libro registro de facturas expedidas, esa hoja de cálculo sí puede tener la consideración de SIF y deberá cumplir el reglamento.
Por eso, no puede afirmarse simplemente que «Excel estará prohibido con Verifactu». Depende de cómo se utilice.
¿Cuándo será obligatorio Verifactu para los autónomos?
Los autónomos afectados deberán tener sus sistemas informáticos de facturación operativos y adaptados antes del 1 de julio de 2027.
El calendario actual es:
| Tipo de contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados, incluidos los autónomos afectados | 1 de julio de 2027 |
Esto significa que 2026 es un periodo especialmente útil para comprobar si el autónomo está afectado, revisar su programa de facturación y realizar el cambio con tiempo.
No es necesario esperar hasta julio de 2027. Los servicios de VERI*FACTU de la Agencia Tributaria ya están disponibles y la AEAT dispone también de una aplicación gratuita de facturación para pequeños negocios con procesos sencillos.
¿Es obligatorio elegir Sí Verifactu?
No.
Una de las confusiones más frecuentes es pensar que todos los autónomos estarán obligados a enviar automáticamente sus registros de facturación a Hacienda.
Lo obligatorio para quienes estén afectados es utilizar un sistema informático adaptado al RRSIF. Dentro de este marco existen dos modalidades:
| Modalidad | Qué ocurre con los registros |
|---|---|
| VERI*FACTU | Se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria |
| No VERI*FACTU | Se conservan en el propio sistema con los requisitos adicionales establecidos por la normativa |
La elección entre ambas modalidades es voluntaria para el contribuyente.
Por tanto, No Verifactu no significa incumplir la normativa. Es otra forma válida de cumplimiento, siempre que el software utilizado garantice los requisitos técnicos correspondientes.
En modalidad VERI*FACTU, además, el cliente puede comprobar a través del QR que el registro correspondiente ha sido remitido a la Agencia Tributaria.
¿Qué debe hacer un autónomo para adaptarse a Verifactu?
La adaptación puede organizarse en unos pocos pasos:
- Comprueba si estás afectado. Analiza tu régimen fiscal, tu obligación de emitir facturas y cómo las generas actualmente.
- Revisa tu forma de facturar. Averigua si utilizas un sistema que tiene la consideración de SIF.
- Pregunta a tu proveedor de software. Debe poder acreditar el cumplimiento mediante la correspondiente declaración responsable.
- Decide qué modalidad vas a utilizar. Valora las diferencias entre VERIFACTU y No VERIFACTU.
- Adapta tus procedimientos. Es importante entender cómo se corrigen errores, se generan rectificativas y se gestionan los nuevos registros.
- No esperes hasta julio de 2027. Utilizar el nuevo sistema con antelación reduce el riesgo de problemas cuando llegue la obligación.
Además, si tienes que cambiar de software, conviene no valorar únicamente Verifactu. La facturación empresarial está inmersa en un proceso de digitalización más amplio, por lo que elegir una solución preparada para futuras obligaciones puede evitar tener que volver a migrar poco después.
¿Cómo puede ayudarte STEL Order a cumplir con Verifactu?
STEL Order ya dispone de una versión adaptada al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y cuenta con su correspondiente declaración responsable conforme al Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
Además, STEL Order permite trabajar tanto en modalidad VERIFACTU como en NO VERIFACTU, por lo que el autónomo puede elegir la opción que mejor encaje con su situación dentro de los límites establecidos por la normativa.
Y adaptarte no tiene por qué implicar empezar pagando por un programa de facturación. STEL Order Free cuesta 0€ al mes y es compatible con Verifactu, incluyendo herramientas como catálogo, clientes y CRM, presupuestos, facturación, compras, agenda e informes.
La ventaja es que puedes utilizar la misma herramienta para cumplir con los nuevos requisitos de facturación y, al mismo tiempo, gestionar otras áreas de tu actividad como autónomo.
A medida que el negocio crece, STEL Order permite ampliar funcionalidades para gestionar procesos como stock, proyectos, bancos, automatizaciones, facturación recurrente, firma de documentos o STEL Assistant, sin tener que volver a empezar con otro sistema.
Preguntas frecuentes
No. El RRSIF afecta a los autónomos que se encuentren dentro de su ámbito de aplicación y utilicen sistemas informáticos para expedir facturas. Existen exclusiones y situaciones especiales, como los contribuyentes acogidos al SII o determinados contribuyentes sujetos a normativa foral.
No por el simple hecho de emitir pocas facturas. El número de facturas no determina por sí mismo la aplicación del reglamento. Hay que analizar cómo se expiden y si el autónomo cumple las condiciones establecidas.
Sí, dependiendo del uso que hagas de él. Si únicamente introduces los datos, generas o imprimes las facturas y las conservas, la AEAT indica que la hoja de cálculo no tiene necesariamente consideración de SIF. Si automatizas procesos tributarios, por ejemplo mediante macros que generan los libros registro, sí puede pasar a considerarse un sistema informático de facturación.
No necesariamente. Si eliges VERIFACTU, tu sistema remitirá automáticamente los registros de facturación a la AEAT. Si eliges No VERIFACTU, los registros no se envían automáticamente, aunque el sistema debe conservarlos cumpliendo los requisitos correspondientes.
