La cuenta 206, “Aplicaciones informáticas”, se utiliza para registrar determinados programas informáticos, licencias y desarrollos de software que tienen la consideración de inmovilizado intangible y que se espera utilizar durante varios ejercicios.
El Plan General de Contabilidad incluye en esta cuenta tanto los programas adquiridos a terceros como los desarrollados por la propia empresa. También pueden incluirse determinados costes de desarrollo de páginas web cuando esté prevista su utilización durante varios ejercicios.
Sin embargo, no cualquier pago relacionado con software debe contabilizarse en la 206. Los gastos de mantenimiento, determinados trabajos de actualización o formación y otros servicios que no cumplen los requisitos para reconocerse como activo deben registrarse como gasto del ejercicio.
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Índice de contenidos
¿Qué es la cuenta 206?
La cuenta 206 Aplicaciones informáticas pertenece al subgrupo 20, “Inmovilizaciones intangibles”, del Plan General de Contabilidad.
El PGC para pymes la define como el importe satisfecho por la propiedad o el derecho al uso de programas informáticos, tanto adquiridos a terceros como elaborados por la propia empresa. También incluye determinados gastos de desarrollo de páginas web cuando su utilización esté prevista durante varios ejercicios.
Por tanto, puede recoger activos como:
- Programas informáticos adquiridos por la empresa.
- Licencias que otorguen un derecho de uso que cumpla los requisitos para reconocerse como activo.
- Software desarrollado internamente.
- Determinadas aplicaciones creadas específicamente para la empresa.
- Determinados desarrollos de páginas web destinados a utilizarse durante varios ejercicios.
La característica fundamental es que exista un activo intangible identificable que vaya a proporcionar utilidad a la empresa durante más de un ejercicio y que cumpla los requisitos de reconocimiento correspondientes.
¿Qué se contabiliza en la cuenta 206?
En la cuenta 206 pueden contabilizarse principalmente los costes relacionados con aplicaciones informáticas que tengan naturaleza de inmovilizado.
Algunos ejemplos son:
- Compra de un programa informático para utilizarlo durante varios años.
- Adquisición de determinadas licencias de software.
- Desarrollo interno de una aplicación para la gestión del negocio.
- Desarrollo de software propio utilizado en la actividad empresarial.
- Determinadas páginas web que cumplen los requisitos para ser reconocidas como activo.
- Mejoras claramente identificables que amplían o mejoran un software existente y que cumplen los requisitos para aumentar su valor contable.
El ICAC establece que los programas adquiridos a terceros y los elaborados por la propia empresa pueden registrarse como aplicaciones informáticas cuando se cumplen los requisitos correspondientes.
En cambio, existen otros desembolsos relacionados con software que deben llevarse directamente a gasto, como veremos más adelante.
¿Cómo funciona la cuenta 206 en el Debe y el Haber?
La cuenta 206 es una cuenta de activo, por lo que normalmente aumenta en el Debe.
El PGC establece que puede cargarse:
- Por la adquisición de aplicaciones informáticas a otras empresas.
- Por la elaboración propia del software.
- Por la reclasificación de determinados costes de desarrollo cuando proceda.
Y se abona cuando el activo se vende o se da de baja.
De forma simplificada:
| Operación | Cuenta 206 |
|---|---|
| Compra de un software activable | Debe |
| Desarrollo propio que cumple los requisitos | Debe |
| Mejora activable de una aplicación | Debe |
| Venta del software | Haber |
| Baja definitiva de la aplicación | Haber |
La cuenta 206 refleja el coste original del activo, mientras que la amortización acumulada se registra separadamente en la cuenta 2806.
¿Dónde aparece la cuenta 206 en el balance?
La cuenta 206 forma parte del activo no corriente, dentro del inmovilizado intangible.
Esto se debe a que representa recursos sin apariencia física que la empresa espera utilizar durante más de un ejercicio.
Su valor contable se obtiene teniendo en cuenta:
- El coste registrado en la 206.
- Menos la amortización acumulada de la 2806.
- Menos, en su caso, las correcciones por deterioro acumuladas.
El ICAC establece que, después de su reconocimiento inicial, los inmovilizados intangibles se valoran por su coste menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro reconocidas.
Ejemplo de asiento contable con la cuenta 206
Supongamos que una empresa adquiere una aplicación informática que utilizará durante varios ejercicios por:
- Precio del software: 12.000 €
- IVA 21 %: 2.520 €
- Total: 14.520 €
Suponiendo que el IVA es deducible y que se paga directamente mediante transferencia:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 206 Aplicaciones informáticas | 12.000 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 2.520 € | |
| 572 Bancos | 14.520 € |
Los 12.000 € no se registran como un gasto completo del ejercicio, sino como un activo intangible.
Posteriormente, ese activo se irá llevando a resultados mediante su amortización durante su vida útil.
¿Cómo se contabiliza la compra de un programa informático?
Cuando una empresa compra un programa informático, primero debe determinar si lo adquirido cumple los requisitos necesarios para reconocerse como inmovilizado intangible.
Si el programa:
- Puede identificarse como un activo.
- Va a utilizarse durante varios ejercicios.
- Generará utilidad económica para la empresa.
- Y cumple los requisitos generales de reconocimiento del inmovilizado intangible.
Puede registrarse en la cuenta 206.
Por ejemplo, una aplicación adquirida por 6.000 € más IVA y pendiente de pago podría contabilizarse, de forma simplificada, mediante:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 206 Aplicaciones informáticas | 6.000 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 1.260 € | |
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 7.260 € |
Cuando se pague:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 7.260 € | |
| 572 Bancos | 7.260 € |
La cuenta concreta utilizada como contrapartida dependerá de las condiciones de adquisición y financiación del activo.
¿Cómo se contabiliza un software desarrollado por la propia empresa?
La cuenta 206 también puede utilizarse para software desarrollado internamente, pero no significa que todos los costes del proyecto puedan activarse.
El PGC contempla que la elaboración propia de una aplicación informática pueda registrarse mediante la cuenta 730 Trabajos realizados para el inmovilizado intangible y, cuando corresponda, mediante la reclasificación de importes previamente recogidos como desarrollo.
De forma simplificada, si una empresa desarrolla con sus propios medios una aplicación y determina que 20.000 € de costes cumplen los requisitos para su activación:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 206 Aplicaciones informáticas | 20.000 € | |
| 730 Trabajos realizados para el inmovilizado intangible | 20.000 € |
También puede existir una reclasificación desde la 201 Desarrollo cuando previamente se hayan contabilizado allí los costes correspondientes y el proyecto pase a reconocerse como aplicación informática.
Para activar los costes internos es necesario que se cumplan los criterios establecidos para el reconocimiento de este tipo de activos. No basta simplemente con que empleados de la empresa hayan trabajado en el proyecto.
¿Se contabiliza una página web en la cuenta 206?
Puede contabilizarse, pero no siempre.
El PGC incluye dentro de la cuenta 206 determinados gastos de desarrollo de páginas web cuando está prevista su utilización durante varios ejercicios.
Sin embargo, el ICAC establece varias limitaciones importantes.
No se incluyen como activo, entre otros:
- Los costes de mantenimiento de una página web.
- La formación del personal relacionada con ella.
- Determinadas revisiones o consultas.
- Las modificaciones que no supongan una ampliación o mejora identificable.
- Los desembolsos destinados básicamente a desarrollar una web cuyo objetivo sea promocionar o anunciar los productos o servicios de la empresa.
Esto significa que una web corporativa puramente publicitaria no debe activarse automáticamente en la cuenta 206 por el simple hecho de que vaya a utilizarse durante varios años.
Por el contrario, un desarrollo web que cumpla los requisitos de reconocimiento como activo y genere una utilidad identificable durante varios ejercicios puede requerir un tratamiento diferente.
¿Cómo se amortizan las aplicaciones informáticas?
Las aplicaciones informáticas reconocidas como inmovilizado deben amortizarse durante su vida útil.
Para ello se utilizan normalmente:
- 680 Amortización del inmovilizado intangible, para registrar el gasto.
- 2806 Amortización acumulada de aplicaciones informáticas, para acumular la depreciación del activo.
Supongamos que una aplicación tiene:
- Coste: 12.000 €
- Vida útil estimada: 4 años
- Valor residual: 0 €
Aplicando una amortización lineal:
12.000 € / 4 años = 3.000 € anuales
El asiento anual sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 680 Amortización del inmovilizado intangible | 3.000 € | |
| 2806 Amortización acumulada de aplicaciones informáticas | 3.000 € |
El ICAC establece que las aplicaciones informáticas siguen los criterios de registro y amortización previstos para los gastos de desarrollo y recuerda especialmente la importancia de considerar la obsolescencia tecnológica. En el caso concreto de las páginas web, indica que la mejor estimación de su vida útil debe ser un intervalo corto.
Además, con carácter general, los inmovilizados intangibles con vida útil definida deben amortizarse sistemáticamente conforme al patrón con el que la empresa espera consumir sus beneficios económicos.
Amortización contable y fiscal
La amortización contable debe basarse en la vida útil real estimada del activo.
Fiscalmente, la Ley del Impuesto sobre Sociedades incluye los sistemas y programas informáticos en su tabla de amortización con:
- Coeficiente lineal máximo: 33 %
- Periodo máximo: 6 años.
Estos parámetros son fiscales y no deben confundirse con la estimación de vida útil que debe realizar la empresa desde el punto de vista contable.
Diferencias entre la cuenta 206 y otras cuentas relacionadas
La cuenta 206 puede confundirse con otras cuentas relacionadas con tecnología, desarrollo o inmovilizado.
| Cuenta | Denominación | Uso principal |
|---|---|---|
| 201 | Desarrollo | Costes de desarrollo activados que cumplen los requisitos correspondientes |
| 206 | Aplicaciones informáticas | Software y determinados derechos de uso reconocidos como inmovilizado intangible |
| 217 | Equipos para procesos de información | Ordenadores y otros equipos informáticos físicos |
| 2806 | Amortización acumulada de aplicaciones informáticas | Amortización acumulada de la cuenta 206 |
| 2906 | Deterioro de valor de aplicaciones informáticas | Correcciones por deterioro del software |
| 680 | Amortización del inmovilizado intangible | Gasto periódico por amortización |
| 670 | Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible | Pérdidas derivadas de determinadas bajas o ventas |
La principal diferencia es que la 206 recoge un activo intangible, mientras que la 217 pertenece al inmovilizado material.
Diferencia entre la cuenta 206 y la cuenta 217
La diferencia entre la 206 Aplicaciones informáticas y la 217 Equipos para procesos de información es fundamental.
La 206 corresponde principalmente a software.
La 217 corresponde a hardware.
| Elemento | Cuenta habitual |
|---|---|
| Programa informático | 206 |
| Aplicación desarrollada internamente | 206 |
| Determinada licencia de software activable | 206 |
| Ordenador | 217 |
| Servidor físico | 217 |
| Equipo informático | 217 |
El PGC incluye la 206 dentro del inmovilizado intangible y la 217 dentro del inmovilizado material.
Existe, no obstante, una situación especial cuando el software está estrechamente integrado en un equipo.
El ICAC señala que cuando una empresa adquiere un elemento de inmovilizado material por un precio global que incorpora el software necesario para su funcionamiento, debe analizar cuál de los elementos tiene un peso más significativo y realizar el tratamiento contable correspondiente.
Por tanto, no siempre es correcto separar automáticamente cualquier software del equipo físico al que está asociado.
¿Cuándo un software debe contabilizarse como gasto y no en la cuenta 206?
No todos los pagos relacionados con aplicaciones informáticas pueden activarse.
El ICAC establece expresamente que no se incluyen en el activo:
- Los costes de mantenimiento del software.
- Los gastos de formación del personal para utilizarlo.
- Determinadas consultas y revisiones de sistemas.
- Modificaciones o modernizaciones que no puedan identificarse como auténticas ampliaciones o mejoras del activo.
- Determinados costes relacionados con páginas web una vez que estas ya están en funcionamiento.
- El desarrollo de páginas web cuya finalidad principal sea promocionar o anunciar productos o servicios.
Por tanto, debe diferenciarse entre:
Inversión en software → puede ir a la 206.
Mantenimiento o servicio corriente → gasto del ejercicio.
También debe analizarse con especial atención el software contratado mediante suscripciones periódicas o servicios en la nube. El simple hecho de pagar por utilizar una aplicación durante un periodo no implica automáticamente que exista un activo intangible controlado por la empresa. Si la operación consiste esencialmente en recibir un servicio y no cumple los requisitos de reconocimiento de un activo, debe contabilizarse atendiendo a su naturaleza como gasto del ejercicio.
¿Las mejoras de un programa aumentan el valor de la cuenta 206?
Depende.
Como regla general, los desembolsos realizados después del reconocimiento inicial de un intangible se registran como gasto del ejercicio.
Sin embargo, el ICAC contempla una excepción cuando los costes derivados de la modificación o modernización de una aplicación pueden identificarse específicamente como una ampliación o mejora del activo existente.
En ese caso, pueden contabilizarse como mayor valor del inmovilizado intangible.
Por ejemplo:
- Actualización rutinaria de seguridad → gasto.
- Mantenimiento anual → gasto.
- Corrección ordinaria de errores → normalmente gasto.
- Desarrollo de un nuevo módulo claramente identificable que amplía de manera significativa las funcionalidades del programa → puede requerir analizar su activación.
La denominación comercial del servicio no determina su tratamiento: es necesario estudiar qué se ha realizado realmente.
¿Cómo se contabiliza la baja o venta de una aplicación informática?
Cuando una aplicación informática deja de utilizarse definitivamente o se vende, debe eliminarse de la contabilidad:
- El coste registrado en la 206.
- La amortización acumulada de la 2806.
- El deterioro acumulado, si existe.
Además, debe reconocerse el beneficio o pérdida correspondiente.
Supongamos una aplicación con:
- Coste inicial: 10.000 €
- Amortización acumulada: 8.000 €
- Valor contable: 2.000 €
- Se da de baja sin recibir ninguna contraprestación.
El asiento simplificado sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 2806 Amortización acumulada de aplicaciones informáticas | 8.000 € | |
| 670 Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible | 2.000 € | |
| 206 Aplicaciones informáticas | 10.000 € |
La pérdida asciende al valor contable que todavía quedaba pendiente.
El PGC contempla expresamente el abono de la cuenta 206 cuando se produce una enajenación o baja y la utilización de la cuenta 670 cuando la operación genera una pérdida.
Si existiese un precio de venta superior al valor contable, podría producirse un beneficio procedente del inmovilizado intangible.
Errores habituales al utilizar la cuenta 206
Entre los errores más frecuentes se encuentran:
- Registrar cualquier programa informático en la 206. Debe cumplir los requisitos para reconocerse como inmovilizado intangible.
- Activar todos los pagos de software. Determinados servicios, mantenimientos y suscripciones deben reconocerse como gasto según su naturaleza.
- Confundir software y hardware. La 206 corresponde a aplicaciones informáticas; los equipos físicos se registran normalmente en la 217.
- Activar gastos de mantenimiento. El ICAC establece expresamente que el mantenimiento de las aplicaciones informáticas no debe formar parte del activo.
- Activar los gastos de formación de empleados. La formación necesaria para utilizar un sistema informático se registra como gasto y no como mayor valor de la aplicación.
- Registrar cualquier página web en la 206. Las páginas destinadas básicamente a publicidad y promoción no pueden activarse por esta vía.
- No amortizar el software. Las aplicaciones con vida útil definida deben distribuir su coste mediante amortización.
- Utilizar automáticamente un periodo fijo de amortización. Contablemente debe estimarse la vida útil del activo teniendo en cuenta, entre otros factores, la obsolescencia tecnológica.
- Confundir la amortización contable con la fiscal. La tabla fiscal establece sus propios coeficientes y periodos, pero la contabilidad debe reflejar la vida útil estimada del activo.
- Capitalizar una actualización ordinaria. Solo determinadas ampliaciones o mejoras claramente identificables pueden aumentar el valor del intangible.
- Mantener software obsoleto en balance sin revisar su valor. Además de la amortización, debe analizarse si existen circunstancias que hagan necesario reconocer un deterioro.
Clasificar correctamente estos costes permite distinguir entre la inversión tecnológica que seguirá prestando utilidad en ejercicios futuros y el gasto corriente necesario para utilizar y mantener esa tecnología.
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Esto permite mantener correctamente clasificadas las inversiones y asignar la cuenta correspondiente cuando un activo de software deba registrarse, por ejemplo, en la 206 Aplicaciones informáticas.
De esta forma, los diferentes movimientos del negocio pueden mantenerse organizados y preparados para su tratamiento contable, diferenciando las inversiones en inmovilizado de los gastos corrientes.
Preguntas frecuentes
Sí, cuando cumple los requisitos necesarios para su reconocimiento como activo.
El PGC contempla expresamente las aplicaciones elaboradas por la propia empresa y prevé movimientos con la cuenta 730 y, cuando proceda, con la cuenta 201.
No.
El ICAC establece expresamente que los costes de formación del personal para utilizar una aplicación informática o página web no se incluyen en el valor del activo.
Depende.
Las actualizaciones, modificaciones y modernizaciones se registran normalmente como gasto. Sin embargo, si pueden identificarse específicamente como una ampliación o mejora del activo, pueden incrementar el valor del inmovilizado intangible..
Debe analizarse su valor contable y, cuando corresponda, registrar su deterioro o su baja.
Si se da de baja definitivamente, se elimina la cuenta 206 junto con su amortización acumulada y se reconoce la pérdida que pueda quedar pendiente mediante la cuenta correspondiente, como la 670 Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible.
