Conocer los ingresos y gastos generales de una empresa es importante, pero muchas veces no es suficiente para saber qué partes del negocio funcionan mejor. Para tomar decisiones es necesario profundizar y analizar cuánto cuesta cada actividad, qué rentabilidad genera cada producto o qué departamentos consumen más recursos.
La contabilidad analítica permite realizar este análisis interno y obtener una visión mucho más detallada de la actividad de la empresa.
Gracias a ella, es posible distribuir costes e ingresos entre productos, servicios, departamentos, proyectos o centros de coste para conocer con mayor precisión cómo se genera la rentabilidad del negocio.
Descubre los mejores programas de contabilidad en nuestro artículo.
Índice de contenidos
¿Qué es la contabilidad analítica?
La contabilidad analítica es un sistema de información interno que permite analizar con detalle los ingresos, costes y resultados generados por las diferentes áreas de una empresa.
En lugar de estudiar únicamente el resultado global del negocio, permite dividir la información para conocer qué ocurre en cada producto, servicio, proyecto, departamento o actividad.
Por ejemplo, una empresa puede ser rentable en su conjunto, pero tener una línea de negocio que genere pérdidas. La contabilidad analítica permite identificar este tipo de situaciones.
Su objetivo principal es proporcionar información útil para la gestión y la toma de decisiones internas.
Entre otras cuestiones, permite responder preguntas como:
- ¿Qué producto genera más beneficio?
- ¿Qué departamento tiene mayores costes?
- ¿Cuánto cuesta desarrollar un determinado proyecto?
- ¿Qué servicio proporciona un margen mayor?
- ¿Dónde se están utilizando más recursos?
- ¿Qué actividades son menos rentables?
De esta forma, la empresa puede disponer de una visión más detallada de cómo se generan sus resultados.
¿Para qué sirve la contabilidad analítica?
La contabilidad analítica se utiliza principalmente para mejorar el conocimiento interno del negocio.
Entre sus principales utilidades se encuentran:
- Analizar la rentabilidad. Permite conocer qué productos, servicios, proyectos o áreas generan mejores resultados.
- Controlar los costes. Ayuda a identificar dónde se están utilizando los recursos de la empresa.
- Comparar departamentos o actividades. Facilita detectar diferencias de rendimiento entre distintas áreas.
- Establecer precios. Conocer los costes asociados a cada producto o servicio ayuda a fijar precios adecuados.
- Elaborar presupuestos. La información histórica permite realizar previsiones más precisas.
- Detectar desviaciones. Facilita comparar los resultados reales con los previstos.
- Mejorar la toma de decisiones. Proporciona información para decidir qué actividades potenciar, modificar o incluso eliminar.
La principal ventaja es que transforma la información contable en datos útiles para gestionar mejor la empresa.
Diferencia entre contabilidad analítica y contabilidad financiera
La contabilidad analítica y la contabilidad financiera parten de la actividad económica de la empresa, pero tienen objetivos diferentes.
| Característica | Contabilidad analítica | Contabilidad financiera |
|---|---|---|
| Objetivo | Analizar el funcionamiento interno del negocio | Reflejar la situación económica y financiera de la empresa |
| Usuarios principales | Dirección y responsables internos | Empresa, socios, Administración y terceros |
| Nivel de detalle | Productos, departamentos, proyectos o actividades | Empresa en su conjunto |
| Información analizada | Costes, ingresos, márgenes y rentabilidad | Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos |
| Finalidad | Toma de decisiones y control interno | Información financiera y cumplimiento contable |
| Formato | Adaptable a las necesidades de cada empresa | Condicionado por la normativa contable |
| Periodicidad | Puede analizarse cuando la empresa lo necesite | Sigue los periodos y obligaciones contables correspondientes |
Por tanto, la contabilidad financiera ofrece una visión global, mientras que la contabilidad analítica permite profundizar en lo que ocurre dentro de cada parte del negocio.
Ambas pueden complementarse para ofrecer una visión más completa de la situación de la empresa.
Diferencia entre contabilidad analítica y contabilidad de costes
La contabilidad analítica y la contabilidad de costes están estrechamente relacionadas y, en ocasiones, ambos conceptos se utilizan de forma muy similar.
Sin embargo, la contabilidad analítica puede tener un enfoque algo más amplio.
| Contabilidad analítica | Contabilidad de costes |
|---|---|
| Analiza costes, ingresos, márgenes y resultados internos | Se centra especialmente en identificar y calcular los costes |
| Puede estudiar departamentos, proyectos, productos o actividades | Analiza principalmente cuánto cuesta producir o prestar un servicio |
| Permite estudiar la rentabilidad de diferentes áreas | Permite calcular y controlar los costes |
| Se utiliza para obtener una visión interna global del negocio | Es una herramienta fundamental para analizar la estructura de costes |
La contabilidad de costes puede considerarse una parte fundamental del análisis interno de la empresa, mientras que la contabilidad analítica utiliza esa información junto con ingresos y otros datos para estudiar la rentabilidad de cada actividad.
¿Qué elementos analiza la contabilidad analítica?
La información puede organizarse de distintas formas dependiendo de las necesidades de cada empresa.
Algunos de los elementos más habituales son:
| Elemento | ¿Qué analiza? | Ejemplo |
|---|---|---|
| Costes | Los recursos consumidos por una actividad | Materiales, personal, suministros o desplazamientos |
| Ingresos | Los importes generados por determinadas actividades | Ventas de un producto o facturación de un servicio |
| Centros de coste | Áreas donde se generan o concentran determinados costes | Producción, administración o mantenimiento |
| Productos | Costes, ingresos y margen de cada producto | Línea de producto A frente a línea B |
| Servicios | Rentabilidad de los diferentes servicios prestados | Instalaciones frente a mantenimiento |
| Proyectos | Recursos utilizados e ingresos asociados a cada proyecto | Proyecto para un cliente concreto |
| Departamentos | Resultados asociados a diferentes áreas de la empresa | Comercial, producción o soporte |
La empresa puede utilizar uno o varios de estos criterios simultáneamente dependiendo del nivel de detalle que necesite.
Un negocio que trabaja por proyectos, por ejemplo, puede analizar cada proyecto de forma independiente, mientras que una empresa industrial puede estar más interesada en estudiar sus productos y centros de coste.
¿Cómo funciona la contabilidad analítica?
La contabilidad analítica comienza identificando qué información quiere analizar la empresa.
El proceso puede resumirse en varios pasos:
- Definir qué se quiere analizar. Pueden ser productos, servicios, departamentos, proyectos o centros de coste.
- Identificar los ingresos asociados. Se determina qué ingresos corresponden a cada elemento analizado.
- Asignar los costes directos. Los costes que pueden relacionarse directamente con un producto o actividad se asignan a este.
- Distribuir los costes indirectos. Los costes compartidos se reparten utilizando criterios previamente definidos.
- Calcular el resultado. Se comparan los ingresos y costes asociados.
- Analizar los resultados. La empresa estudia márgenes, rentabilidad y posibles desviaciones.
- Tomar decisiones. La información obtenida se utiliza para mejorar precios, procesos o distribución de recursos.
Uno de los aspectos más importantes es establecer correctamente los criterios para distribuir los costes indirectos.
Por ejemplo, el alquiler de una nave utilizada por diferentes departamentos podría repartirse en función de los metros cuadrados ocupados por cada uno.
En cambio, determinados costes administrativos podrían distribuirse utilizando otro criterio que represente mejor su consumo.
Ejemplo de contabilidad analítica
Veamos dos ejemplos para entender cómo puede utilizarse la contabilidad analítica en diferentes situaciones.
Análisis por departamentos o centros de coste
Supongamos que una empresa tiene tres departamentos principales:
- Comercial.
- Instalaciones.
- Mantenimiento.
Durante un mes obtiene los siguientes resultados:
| Departamento | Ingresos | Costes | Resultado |
|---|---|---|---|
| Comercial | 20.000 € | 15.000 € | 5.000 € |
| Instalaciones | 60.000 € | 42.000 € | 18.000 € |
| Mantenimiento | 40.000 € | 25.000 € | 15.000 € |
| Total | 120.000 € | 82.000 € | 38.000 € |
Si únicamente analizamos la contabilidad general, sabremos que la empresa ha obtenido un resultado de 38.000 €.
Sin embargo, la contabilidad analítica permite ir más allá.
Podemos observar que Instalaciones genera el mayor beneficio absoluto, con 18.000 €, mientras que Mantenimiento genera 15.000 € con un volumen de ingresos bastante inferior.
Esto permite analizar la eficiencia y rentabilidad de cada actividad y tomar decisiones con más información.
Análisis de rentabilidad de un producto o servicio
Supongamos ahora que una empresa ofrece dos servicios:
Servicio A
- Ingresos: 50.000 €
- Costes directos: 25.000 €
- Costes indirectos asignados: 10.000 €
Resultado:
50.000 € – 25.000 € – 10.000 € = 15.000 €
Servicio B
- Ingresos: 40.000 €
- Costes directos: 24.000 €
- Costes indirectos asignados: 12.000 €
Resultado:
40.000 € – 24.000 € – 12.000 € = 4.000 €
Aunque ambos servicios generan ingresos importantes, el análisis muestra que el Servicio A proporciona un resultado considerablemente mayor.
Esta información puede llevar a la empresa a estudiar por qué el Servicio B tiene unos costes proporcionalmente superiores y valorar posibles medidas para mejorar su rentabilidad.
¿Qué ventajas tiene la contabilidad analítica?
Utilizar la contabilidad analítica aporta información que no siempre puede obtenerse observando únicamente los resultados generales del negocio.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Permite conocer la rentabilidad real de cada actividad. La empresa puede saber qué productos, servicios o proyectos generan mejores resultados.
- Facilita el control de costes. Ayuda a identificar qué áreas consumen más recursos.
- Mejora la fijación de precios. Conocer los costes y márgenes facilita establecer precios adecuados.
- Ayuda a detectar actividades poco rentables. Permite identificar líneas de negocio que pueden necesitar cambios.
- Mejora la elaboración de presupuestos. La información histórica proporciona una base para realizar previsiones.
- Facilita la comparación entre áreas. Permite analizar departamentos, establecimientos, proyectos o productos.
- Ayuda a detectar desviaciones. Los resultados reales pueden compararse con los objetivos establecidos.
- Mejora la toma de decisiones. La dirección dispone de más información para decidir dónde invertir recursos.
De esta forma, la empresa puede pasar de conocer únicamente su resultado global a entender cómo se ha generado ese resultado.
¿Qué empresas pueden utilizar la contabilidad analítica?
La contabilidad analítica puede utilizarse en empresas de prácticamente cualquier tamaño y sector.
No es una herramienta exclusiva de las grandes compañías industriales.
Por ejemplo:
- Una empresa industrial puede analizar el coste y rentabilidad de cada producto.
- Una empresa de servicios puede estudiar el margen de cada tipo de servicio.
- Una constructora puede analizar los costes e ingresos de cada obra.
- Un taller puede estudiar la rentabilidad de reparaciones, mantenimientos u otros trabajos.
- Una empresa con diferentes departamentos puede conocer los costes asociados a cada área.
- Una empresa que trabaja por proyectos puede analizar el resultado individual de cada uno.
- Una pyme puede utilizarla para conocer qué líneas de negocio son realmente más rentables.
La complejidad del sistema dependerá de las necesidades de cada empresa. En algunos negocios bastará con diferenciar varias áreas o proyectos, mientras que otros necesitarán sistemas de análisis mucho más detallados.
Errores habituales en la contabilidad analítica
Al implantar un sistema de contabilidad analítica conviene evitar algunos errores frecuentes:
- Crear un sistema excesivamente complejo. Analizar demasiadas variables puede generar más trabajo sin aportar información realmente útil para la toma de decisiones.
- Asignar incorrectamente los costes indirectos. Utilizar criterios de reparto poco representativos puede distorsionar la rentabilidad de productos o departamentos.
- Analizar únicamente los costes. Para conocer la rentabilidad también es necesario relacionarlos con los ingresos generados.
- No diferenciar correctamente los centros de coste. Una clasificación poco clara dificulta posteriormente el análisis de la información.
- No actualizar los criterios de reparto. La estructura del negocio puede cambiar y los criterios utilizados deben seguir representando cómo se consumen realmente los recursos.
- Tomar decisiones basándose únicamente en un periodo corto. Determinadas actividades pueden tener comportamientos estacionales o resultados diferentes dependiendo del momento analizado.
- No comparar los datos con objetivos o periodos anteriores. El valor de la contabilidad analítica aumenta cuando permite detectar tendencias y desviaciones.
- No utilizar la información obtenida. Recopilar datos sin convertirlos en decisiones de gestión reduce la utilidad del sistema.
Analiza mejor la información de tu negocio con STEL Accounting
Para realizar un buen análisis interno es fundamental partir de información contable organizada y fiable.
Con STEL Accounting, la solución de contabilidad de STEL Order, puedes centralizar la información contable de tu empresa y disponer de una base sólida para analizar ingresos, gastos y movimientos asociados a la actividad del negocio.
Tener la información organizada facilita conocer mejor cómo evolucionan las diferentes áreas de la empresa y permite realizar análisis que ayuden a detectar costes, comparar resultados y estudiar la rentabilidad.
De esta forma, puedes disponer de una visión más completa de la situación económica de tu negocio y contar con información útil para tomar mejores decisiones.
Preguntas frecuentes
La contabilidad analítica se utiliza principalmente como una herramienta interna de gestión.
Por tanto, no debe confundirse con las obligaciones propias de la contabilidad financiera, aunque determinados sectores o entidades pueden estar sujetos a requisitos específicos.
Un centro de coste es una unidad utilizada para agrupar los costes asociados a una determinada área, departamento, actividad o función de la empresa.
La contabilidad analítica permite relacionar los ingresos generados por una actividad con los costes que se le han asignado.
Así, la empresa puede calcular el resultado o margen generado por cada producto, servicio, proyecto o departamento y compararlo con el resto de actividades.
Sí. Una pyme no necesita implantar necesariamente un sistema complejo para beneficiarse de la contabilidad analítica.
Diferenciar los ingresos y costes de varias líneas de negocio, proyectos o departamentos puede ser suficiente para obtener información muy útil sobre la rentabilidad y tomar mejores decisiones.
