La nómina es el documento en el que se detallan el salario, los devengos, las deducciones y el importe neto que recibe un trabajador durante un periodo determinado.
A continuación puedes elegir el formato que mejor se adapte a ti.
Índice de contenidos
Descarga tu plantilla de nómina gratis
Puedes elegir el formato que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Hemos preparado diferentes modelos de nómina para que puedas utilizarlos como referencia y completar de forma ordenada la información de la empresa, del trabajador y de su retribución.
Todas las plantillas incluyen los apartados básicos de una nómina, pero cada formato tiene sus propias ventajas.
Plantilla de nómina en Excel
La plantilla de nómina en Excel es especialmente útil si quieres trabajar con cantidades, devengos y deducciones de forma más cómoda y tener los cálculos organizados dentro de una misma hoja.
Puedes modificar conceptos como el salario base, complementos, horas extraordinarias, retenciones o cotizaciones y adaptar los importes a la situación de cada trabajador.
Es una buena opción si necesitas realizar simulaciones, revisar cálculos o utilizar un mismo modelo como base para distintos empleados.
Plantilla de nómina en Word
La plantilla de nómina en Word resulta práctica si buscas un documento fácil de editar y quieres personalizar su contenido o presentación.
Puedes modificar los datos de la empresa y del trabajador, añadir o eliminar conceptos y adaptar el documento a las necesidades de tu negocio sin necesidad de trabajar con fórmulas.
Es especialmente útil si quieres utilizar una estructura ya preparada y realizar cambios puntuales antes de guardar o imprimir el documento.
Plantilla de nómina en PDF
La plantilla de nómina en PDF es una opción cómoda si buscas un modelo con una estructura fija que puedas consultar, imprimir o utilizar como referencia.
Al mantener siempre el mismo diseño, resulta útil para comprobar qué apartados debe contener una nómina y cómo se distribuye la información dentro del recibo salarial.
Si necesitas modificar los datos directamente sobre el archivo, tendrás que utilizar un PDF editable o una herramienta compatible. Para realizar muchos cambios o cálculos, suele ser más práctico utilizar las versiones en Excel o Word.
¿Qué debe incluir una nómina?
Una nómina debe reflejar de forma clara tanto las cantidades que genera el trabajador como las deducciones que se aplican hasta obtener el importe que finalmente recibe.
Aunque los conceptos y cantidades pueden variar según el trabajador, su contrato o el convenio colectivo aplicable, un modelo de nómina debe recoger los principales datos del recibo salarial:
- Datos de la empresa: nombre o razón social, domicilio, CIF y código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
- Datos del trabajador: nombre y apellidos, DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional y grupo de cotización, entre otros datos identificativos.
- Periodo de liquidación: periodo al que corresponde el salario y número de días.
- Devengos salariales: salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, pagas extraordinarias u otros conceptos que correspondan.
- Percepciones no salariales: dietas, indemnizaciones, determinados gastos o suplidos y otros conceptos cuando procedan.
- Deducciones: aportaciones del trabajador a la Seguridad Social, retención del IRPF y otras posibles deducciones.
- Total devengado: suma de las cantidades generadas durante el periodo.
- Total a deducir: suma de las cantidades que deben descontarse.
- Líquido a percibir: cantidad que finalmente recibe el trabajador.
- Bases de cotización y aportaciones empresariales: información relativa a las bases utilizadas para calcular las cotizaciones y las aportaciones correspondientes a la empresa.
La plantilla debe permitir distinguir claramente estos conceptos para que tanto la empresa como el trabajador puedan entender cómo se ha calculado el salario final.
Cómo rellenar una plantilla de nómina paso a paso
Aunque el cálculo concreto dependerá de las circunstancias de cada trabajador, la estructura para rellenar una plantilla de nómina suele seguir estos pasos:
1. Introduce los datos de la empresa y del trabajador. Comprueba que la información identificativa y de afiliación sea correcta.
2. Indica el periodo de liquidación. Especifica el periodo al que corresponde la nómina y los días incluidos.
3. Añade los devengos. Introduce el salario base y los complementos, horas extraordinarias, pagas extraordinarias u otros conceptos que correspondan.
4. Incorpora las deducciones. Añade las cotizaciones a la Seguridad Social, la retención de IRPF y cualquier otra deducción aplicable.
5. Calcula el líquido a percibir. Al total devengado se le restan las deducciones correspondientes para obtener la cantidad que finalmente recibirá el trabajador.
6. Revisa las bases y cotizaciones. Comprueba que las bases de cotización y demás cantidades utilizadas sean correctas.
7. Revisa toda la nómina antes de entregarla. Un error en un porcentaje, una cantidad o un concepto puede modificar el resultado final.
Ejemplo de nómina
Para entender mejor cómo se estructura una nómina, podemos ver un ejemplo sencillo con cantidades ficticias.
Imaginemos un trabajador que durante un determinado mes tiene los siguientes conceptos:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Salario base | 1.500 € |
| Complemento salarial | 200 € |
| Total devengado | 1.700 € |
| Cotizaciones del trabajador | 108 €* |
| Retención de IRPF | 170 €* |
| Total deducciones | 278 € |
| Líquido a percibir | 1.422 € |
*Cantidades utilizadas únicamente como ejemplo.
En este supuesto, el trabajador genera 1.700 € brutos. Después de aplicar las deducciones utilizadas en el ejemplo, el importe que finalmente recibiría sería de 1.422 € netos.
Este ejemplo sirve únicamente para comprender la estructura de una nómina. Los porcentajes y cantidades reales no son iguales para todos los trabajadores, ya que dependen, entre otros factores, de su situación laboral, retribución, cotización y retención de IRPF aplicable.
Por eso, una plantilla puede ayudarte a organizar la información, pero no debes utilizar cantidades o porcentajes genéricos para confeccionar una nómina real.
Errores comunes al hacer una nómina
Las nóminas contienen numerosos conceptos y cálculos, por lo que un pequeño error puede terminar afectando a la cantidad que recibe el trabajador o a las obligaciones de la empresa.
Algunos de los errores más habituales son:
- Aplicar incorrectamente la retención de IRPF correspondiente al trabajador.
- Calcular mal las cotizaciones a la Seguridad Social o utilizar bases incorrectas.
- Olvidar complementos salariales, incentivos u horas extraordinarias realizadas durante el periodo.
- Confundir percepciones salariales y no salariales.
- No tener en cuenta cambios en el salario, contrato o convenio colectivo aplicable.
- No registrar correctamente determinadas ausencias, vacaciones u horas trabajadas que puedan afectar al cálculo.
- Arrastrar datos de una nómina anterior sin comprobar si han cambiado.
- Cometer errores al trasladar manualmente cantidades entre diferentes documentos o herramientas.
Utilizar siempre la misma plantilla puede reducir algunos errores de estructura, pero no garantiza que los cálculos o los datos introducidos sean correctos. La información debe revisarse y actualizarse en cada periodo.
Plantillas de nóminas: ¿cuándo se quedan cortas?
Una plantilla de Excel, Word o PDF puede ser muy útil para conocer la estructura de una nómina, realizar simulaciones o disponer de un modelo sobre el que trabajar.
Sin embargo, cuando tienes trabajadores, la gestión laboral no se limita únicamente a preparar el recibo salarial. Durante el mes también necesitas controlar información como jornadas, entradas y salidas, pausas, vacaciones, ausencias o calendarios. STEL Tempo encaja exactamente con esa intención porque gestiona jornadas, ausencias, entradas/salidas y calendarios.
Si toda esa información se lleva mediante archivos independientes, hojas de cálculo o registros manuales, es más fácil que aparezcan errores, duplicidades o diferencias entre los distintos documentos utilizados por la empresa.
Por eso, una plantilla puede ayudarte a preparar una nómina, pero no sustituye a las herramientas necesarias para gestionar otros aspectos del día a día de tus trabajadores.
Controla la jornada de tus trabajadores con STEL Tempo
Aunque STEL Tempo no es un software de nóminas ni permite confeccionarlas, sí puede ayudarte a gestionar otra parte importante de la relación laboral: el control horario.
Con STEL Tempo puedes registrar y consultar información relacionada con las jornadas, entradas y salidas, pausas, ausencias, vacaciones y calendarios de tus trabajadores desde un mismo lugar.
De esta forma, puedes reducir la dependencia de registros manuales y mantener organizada la información relativa al tiempo de trabajo de tu equipo.
Si necesitas crear las nóminas de tus trabajadores, deberás utilizar la herramienta o el sistema correspondiente. Para el control horario y la gestión de jornadas, puedes apoyarte en STEL Tempo.
Preguntas frecuentes sobre las nóminas
¿Las pagas extra tienen que aparecer en la nómina?
Sí, cuando corresponda. Las pagas extraordinarias pueden abonarse en momentos concretos del año o estar prorrateadas entre las nóminas mensuales.
Si están prorrateadas, la parte correspondiente debe aparecer reflejada dentro de los conceptos salariales de cada periodo.
¿Las horas extra deben aparecer en la nómina?
Cuando las horas extraordinarias se retribuyen económicamente, deben quedar reflejadas en la nómina dentro del concepto correspondiente.
Si se compensan mediante descanso, su tratamiento será diferente y deberá ajustarse a lo establecido legalmente o en el convenio aplicable.
¿Qué pasa con la nómina cuando un trabajador está de baja?
Una situación de incapacidad temporal puede modificar los conceptos e importes de la nómina.
En estos casos pueden intervenir prestaciones de la Seguridad Social, complementos establecidos por convenio o cantidades a cargo de la empresa, por lo que el cálculo puede variar respecto a una nómina ordinaria.
Si quieres hacer una estimación, puedes utilizar nuestra calculadora de nómina por baja.
¿Qué es una nómina de atrasos?
Una nómina de atrasos se utiliza para abonar cantidades correspondientes a periodos anteriores que todavía no habían sido pagadas.
Puede ocurrir, por ejemplo, tras una actualización salarial con efectos retroactivos o una modificación de las condiciones económicas establecidas en un convenio colectivo.
¿Qué ocurre con la nómina cuando termina un contrato?
Cuando finaliza la relación laboral, además de la nómina correspondiente al último periodo trabajado, puede ser necesario calcular otras cantidades pendientes.
Entre ellas pueden encontrarse salarios pendientes, vacaciones no disfrutadas o la parte proporcional de determinados conceptos, que normalmente se recogen en la liquidación o finiquito.
