Llevar un buen control de los ingresos y gastos de tu negocio es fundamental para saber cuánto dinero entra, cuánto sale y cuál es el resultado real de tu actividad.
Para ayudarte a organizar toda esa información de forma sencilla, hemos preparado una plantilla Excel de ingresos y gastos gratis pensada para autónomos, pymes y pequeños negocios.
Con ella podrás registrar tus facturas emitidas y recibidas, controlar cobros y pagos, clasificar movimientos por categorías y consultar un resumen mensual de la evolución de tu negocio.
Índice de contenidos
Descarga gratis nuestra plantilla Excel de ingresos y gastos
Nuestra plantilla Excel te permite registrar ingresos y gastos, controlar cobros y pagos y consultar automáticamente la evolución de tu negocio desde una hoja resumen.
Además, incorpora cálculos automáticos para facilitar el seguimiento de importes, impuestos y resultado.
Esta plantilla facilita el control de ingresos y gastos, pero no sustituye al asesoramiento fiscal ni a un software de facturación adaptado a las obligaciones legales de cada negocio.
¿Qué incluye nuestra plantilla de ingresos y gastos?
La plantilla está dividida en varias hojas para que puedas registrar, ordenar y consultar la información de tu negocio de forma sencilla.
| Hoja | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Resumen | Consulta ingresos, gastos, resultado, IVA orientativo y cobros y pagos pendientes. |
| Ingresos | Registra facturas emitidas y controla su cobro. |
| Gastos | Registra facturas recibidas, pagos e IVA deducible. |
| Categorías | Personaliza y clasifica tus ingresos y gastos. |
| Instrucciones | Consulta una guía rápida para utilizar la plantilla. |
Además, la plantilla realiza automáticamente cálculos como el IVA, las retenciones y determinados totales.
Ventajas de llevar un control de ingresos y gastos
Registrar de forma ordenada los ingresos y gastos te ayuda a tener una visión más clara de la situación económica de tu negocio y a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en algo más serio.
Entre sus principales ventajas están:
- Conocer cuánto ingresas y gastas.
- Controlar facturas pendientes de cobro y pago.
- Identificar los gastos que más pesan en tu negocio.
- Comparar la evolución económica mes a mes.
- Tener la información organizada para tomar decisiones y compartirla con tu asesor.
En negocios pequeños o con un volumen reducido de operaciones, una hoja de cálculo puede ser una forma sencilla de empezar a organizar esta información. A medida que aumenta el número de facturas, clientes, proveedores y movimientos, suele ser más práctico automatizar este control mediante un software de facturación.
Cómo usar la plantilla de ingresos y gastos paso a paso
Una vez descargado el Excel, puedes empezar a utilizarlo directamente. La plantilla contiene algunos datos de ejemplo para que puedas ver cómo funciona; simplemente tendrás que sustituirlos por los de tu negocio.
1. Registra tus ingresos
En la pestaña Ingresos, añade cada una de las facturas emitidas por tu negocio. Introduce la fecha y número de factura, cliente, concepto, categoría y base imponible.
Después, selecciona los porcentajes de IVA e IRPF que correspondan. La plantilla calculará automáticamente estos importes y el total de la factura.
También puedes indicar si la factura está cobrada o pendiente, la fecha y forma de cobro y cualquier observación que quieras conservar.
2. Registra tus gastos
Utiliza la pestaña Gastos para registrar las facturas y gastos relacionados con tu actividad.
Añade los datos del proveedor, concepto, categoría, base imponible y los impuestos correspondientes. También podrás señalar si el IVA es deducible e indicar si el gasto está pagado o pendiente de pago.
De esta forma, además de saber cuánto estás gastando, podrás identificar rápidamente qué pagos tienes todavía pendientes.
3. Personaliza las categorías
En la hoja Categorías encontrarás diferentes tipos de ingresos y gastos que puedes utilizar para clasificar tus movimientos.
Puedes adaptarlos a tu actividad para que la plantilla refleje mejor de dónde proceden tus ingresos y en qué estás gastando el dinero.
4. Consulta el resumen de ingresos y gastos
La pestaña Resumen reúne automáticamente la información que has introducido en las hojas anteriores.
Aquí podrás consultar tus ingresos totales, gastos, resultado, saldo de IVA orientativo y cantidades cobradas, pagadas o pendientes.
Además, encontrarás un desglose por meses y un gráfico que te permitirá comparar visualmente la evolución de los ingresos y gastos durante el año.
¿Qué datos debes registrar para controlar tus ingresos y gastos?
Para llevar un buen control de tu negocio no basta con saber cuánto dinero entra y sale. Es importante registrar cada operación con suficiente información para poder identificarla, clasificarla y conocer si está cobrada o pagada.
Estos son los principales datos que puedes registrar en nuestra plantilla:
| Datos de ingresos | Datos de gastos |
|---|---|
| Fecha y número de factura | Fecha y número de factura |
| Cliente y NIF/CIF | Proveedor y NIF/CIF |
| Concepto y categoría | Concepto y categoría |
| Base imponible | Base imponible |
| IVA e IRPF, cuando corresponda | IVA e IRPF, cuando corresponda |
| Total de la factura | Total del gasto |
| Estado y fecha de cobro | Estado y fecha de pago |
| Forma de cobro | Forma de pago |
| Observaciones | IVA deducible y observaciones |
Es especialmente importante diferenciar entre facturar y cobrar. Haber emitido una factura no significa que ese dinero ya esté disponible en tu cuenta. Por eso, controlar las facturas pendientes de cobro te permitirá tener una visión más realista de la liquidez de tu negocio.
Lo mismo ocurre con los gastos: puedes recibir una factura de un proveedor y pagarla días o semanas después. Registrar también su estado y fecha de pago te ayudará a conocer cuánto has pagado y qué cantidades tienes todavía pendientes.
Importante: que un gasto esté relacionado con tu actividad no implica automáticamente que sea deducible ni que puedas deducir todo su IVA. La deducibilidad depende del tipo de gasto, su vinculación con la actividad y del cumplimiento de los requisitos fiscales correspondientes.
¿Es suficiente un Excel para controlar los ingresos y gastos de un negocio?
Una plantilla Excel puede ser suficiente si tienes pocos movimientos y buscas una forma sencilla de organizar ingresos, gastos, cobros y pagos. Sin embargo, requiere introducir y mantener la información manualmente, por lo que a medida que aumenta el número de operaciones también crecen el tiempo dedicado y el riesgo de errores.
Además, una hoja de cálculo no sustituye a un programa de facturación. Si necesitas emitir y gestionar facturas, centralizar clientes y proveedores o automatizar procesos, es más adecuado utilizar un software de facturación.
Controla tus ingresos y gastos con STEL Order
Si quieres ir un paso más allá del Excel, con STEL Order puedes gestionar la facturación y el día a día de tu negocio desde un mismo lugar.
Puedes crear y gestionar facturas, organizar clientes y proveedores, realizar el seguimiento de cobros y pagos y mantener conectadas otras áreas como presupuestos, pedidos, albaranes, CRM, proyectos o tareas.
De esta forma, los datos de tu negocio se actualizan a medida que trabajas, sin tener que trasladar manualmente la información de tus facturas a diferentes hojas de cálculo.
Preguntas frecuentes sobre el control de ingresos y gastos
¿Cómo llevar un control de ingresos y gastos?
Puedes registrar cada ingreso y gasto indicando, como mínimo, la fecha, concepto, importe y categoría. Para un control más completo, conviene añadir también los datos de la factura, impuestos, forma de pago y estado del cobro o pago.
¿Cómo hacer una tabla de ingresos y gastos en Excel?
Puedes crear dos tablas independientes: una para ingresos y otra para gastos. En ellas puedes incluir columnas para fecha, concepto, cliente o proveedor, categoría, base imponible, impuestos, total y estado del cobro o pago.
También puedes utilizar nuestra plantilla Excel de ingresos y gastos gratuita, que ya incorpora estas tablas, cálculos automáticos y una hoja resumen.
¿Cómo calcular los ingresos y gastos de un negocio?
Para conocer el resultado de un periodo, puedes utilizar una fórmula básica:
Resultado = Ingresos − Gastos
Si los ingresos son superiores a los gastos, el resultado será positivo. Si los gastos superan a los ingresos, será negativo.
Eso sí, este cálculo sirve como referencia para analizar la evolución económica del negocio y no debe confundirse directamente con el beneficio fiscal, cuyo cálculo puede estar sujeto a otros criterios.
¿Cada cuánto tiempo debería actualizar mi control de ingresos y gastos?
Lo ideal es hacerlo de forma periódica. Puedes actualizarlo cada vez que emitas o recibas una factura o reservar un momento de la semana para registrar todos los movimientos.
Cuanto más actualizado esté el control, más útil será para detectar facturas pendientes, anticipar pagos y conocer la situación de tu negocio.
¿Qué diferencia hay entre ingresos y cobros y entre gastos y pagos?
Un ingreso se genera cuando realizas una venta o prestas un servicio y se reconoce la operación correspondiente, mientras que el cobro se produce cuando recibes el dinero.
De forma similar, un gasto y su pago no tienen por qué producirse en el mismo momento. Por ejemplo, puedes recibir una factura de un proveedor hoy y pagarla dentro de 30 días.
Por eso nuestra plantilla permite diferenciar entre facturas cobradas o pendientes de cobro y gastos pagados o pendientes de pago.
