Fichar en el trabajo: Obligaciones y mejores soluciones para cumplir con la ley

La entrada en vigor de la coloquialmente conocida como “ley de fichar en el trabajo” ha obligado a las empresas a implementar soluciones para que la plantilla pueda fichar sus entradas y salidas, velando así por el cumplimiento legal sobre el control de la jornada laboral. Vamos a ver en qué consiste la normativa para fichar en el trabajo, de qué manera las empresas pueden ajustarse a estas exigencias jurídicas, y por qué es una buena idea utilizar un software de fichajes y control de asistencia.

Obligaciones y soluciones para fichar en las empresas

Si bien no siempre ha sido obligatorio fichar en España, la acumulación de horas extraordinarias no retribuidas a los trabajadores (se calcula que casi la mitad de las realizadas) dibuja un escenario de precariedad económica bastante preocupante.

Esta situación también se traduce en pérdidas económicas para el Estado, ya que no pagar las horas extra implica no cotizarlas: la Seguridad Social deja de ingresar grandes cantidades de dinero todos los años por este motivo.

Por ello, la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, estableció una serie de disposiciones para luchar contra estas dos situaciones. La consecuencia inmediata de cumplir con esta ley no es otra que fichar las horas de trabajo y llevar un conteo de estas de cara a posibles inspecciones y consultas tanto de los empleados como de sus representantes sindicales.

Sin embargo, esta ley no dice nada sobre cómo tienen que fichar los trabajadores, y el empresario es libre de elegir la opción que más le convenga. Las alternativas son muy diversas, como analizaremos a continuación.

Hojas de cálculo

Este rudimentario sistema es propio de empresas con pocos empleados y que siempre desarrollan sus actividades en el mismo centro de trabajo. Aunque no sea prácticamente susceptible de automatización, puede ser efectivo siempre y cuando haya alguien que verifique que los datos sobre los fichajes son correctos.

No obstante, no es una opción recomendada para casi ninguna organización con varias modalidades laborales, horas extraordinarias, turnos, centros de trabajo, y ni mucho menos para el teletrabajo.

Tarjetas de acceso

Este método ha sido el más utilizado para fichar en el trabajo durante muchos años. Cada empleado cuenta con su propia tarjeta de identificación (bien de banda magnética, bien de aproximación) y la pasa por un lector que está instalado en la entrada de la oficina o del edificio.

Sin embargo, este sistema deja un punto sin resolver: las tarjetas pueden ser compartidas con otros empleados, lo que aumenta el riesgo de “fichajes falsos”. Y si se detectasen, la empresa se expondría a una sanción por irregularidad en el proceso de control horario. Todo esto sin mencionar que solo sirven para modalidades presenciales.

Identificación biométrica

Otra alternativa más elegante es implementar sistemas biométricos, como el reconocimiento de huella dactilar o el escáner de retina, y cada vez más empresas los utilizan.

Aquí sí se elimina el riesgo de posibles fichajes fraudulentos, pero, al igual que con el método de identificación por tarjetas de acceso, tampoco funcionan en situaciones de trabajo en remoto.

Software de control de asistencia

Quizá esta sea la mejor solución para registrar la jornada laboral de los empleados. La idea consiste en utilizar las denominadas aplicaciones para fichar en el trabajo o fuera de él a través de un dispositivo (PC, portátil, smartphone o Tablet).

El fichaje queda circunscrito al ámbito de la aplicación y puede ser fácilmente consultado por los responsables de la organización. Suelen contar con sistemas de seguridad para evitar fichajes “falsos”, e incorporan herramientas de consulta filtrada, inserción de calendarios laborales y generación de informes.

Complementa la información de este artículo con: Todo sobre la ley de control horario de los trabajadores

¿Cómo cumplir con la obligación de fichar en el trabajo?

1. Custodiar los registros horarios. La empresa debe conservar durante cuatro años los registros horarios de sus empleados y debe compartirlos con ellos siempre que lo deseen. La información deberá estar también disponible para los sindicatos y la Inspección de Trabajo.
2. Distinguir horas ordinarias y extraordinarias. Hay que tener en cuenta que la ley impide que los empleados realicen más de 80 horas extra al año. La retribución de estas horas es superior, y el empleado debe poder disponer de un comprobante de las horas extra realizadas.
3. Generar informes con validez legal. La normativa es clara en cuanto a la naturaleza de la información que se debe custodiar y compartir.

Ventajas de utilizar un software para fichar en el trabajo

1. Controlar los costes asociados

Si bien la mayoría de los programas de gestión de fichajes y control de la jornada son de pago (algo que puede disuadir a los empresarios más humildes a la hora de adquirirlos), conviene ponerlos en valor como una inversión a largo plazo.

De hecho, el coste de llevar un control manual de los registros horarios puede ser una labor extremadamente tediosa y costosa en cuanto a tiempo. Siendo una tarea susceptible de ser automatizada, cabría plantearse si merece realmente la pena adoptarla o no, como por ejemplo, adoptando programas de facturación que permiten agilizar la gestión de las facturas de una manera mucho más productiva. Y casi siempre el tiempo acaba dando la razón al “sí”.

2. Gestionar turnos y ausencias

A medida que la casuística de los empleados se complica, también lo hace el control manual de las jornadas laborales. Manejar distintos horarios, cuadrantes de vacaciones, ausencias programadas o repentinas… cuanto más crezca la empresa en tamaño de plantilla más difícil será llevar este control.

El software de control horario permite incorporar a priori los calendarios laborales que la plantilla deba seguir, además de que ellos mismos podrán fichar por sí solos e introducir sus previsiones de ausencias (y sus motivos).

3. Optimizar el tiempo de trabajo por áreas y departamentos

Disponer de todos los cuadrantes de horario de los empleados facilita mucho a los responsables de las divisiones y departamentos de la organización. De un rápido vistazo se dispone de una panorámica sobre la disponibilidad de los empleados para sacar adelante el trabajo.

Por lo tanto, la planificación de recursos para proyectos o tareas comenzaría en estas aplicaciones, que proporcionarían datos fidedignos para que la organización sea más productiva.

4. Facilitar el cumplimiento normativo

Las exigencias de la Ley del Control Horario son elevadas para las empresas, ya que no se contemplan sanciones a empleados por no fichar en el trabajo, pero sí a los empleadores si estos no lo hacen. Conviene recordar que la Inspección de Trabajo delegará esta responsabilidad en la propia empresa.

El software de control de fichajes es capaz de garantizar que los empleados registren siempre el inicio y el fin de sus jornadas, y que estos registros queden debidamente custodiados y listos para ser compartidos con quienes complete. Normalmente podemos encontrar este sistema de control horario dentro de los programas ERP.

Dado que fichar en el trabajo se ha convertido en una obligación para casi todos los colectivos profesionales, se recomienda que las empresas incorporen sistemas que, en la medida de lo posible, garanticen la integridad de los fichajes y conserven la información según los parámetros normativos.

Con el objetivo de ayudar a las pymes españolas a gestionar mejor sus negocios y cumplir con la legislación vigente de control horario, desde STEL Order hemos desarrollado Tempo, para que puedan gestionar las jornadas y ausencias de sus empleados.