La cuenta 678, “Gastos excepcionales”, se utiliza para registrar pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que, por su naturaleza, no deben contabilizarse en otra cuenta específica del grupo 6 del Plan General de Contabilidad.
El PGC cita como ejemplos los gastos ocasionados por inundaciones, incendios, sanciones y multas, entre otros acontecimientos excepcionales.
Esto no significa que cualquier gasto poco habitual deba llevarse a la 678. Antes de utilizarla es necesario comprobar que no exista otra cuenta que describa mejor la naturaleza de la operación.
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Índice de contenidos
¿Qué es la cuenta 678?
La cuenta 678 pertenece al subgrupo 67, “Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales”.
El PGC para pymes la define como la cuenta destinada a las pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que, atendiendo a su naturaleza, no deban contabilizarse en otras cuentas del grupo 6.
Entre los ejemplos que menciona expresamente se encuentran:
- Inundaciones.
- Incendios.
- Sanciones.
- Multas.
- Otros acontecimientos de naturaleza excepcional.
Por tanto, la cuenta 678 funciona como una cuenta específica para hechos extraordinarios dentro de la actividad habitual de la empresa, pero no debe utilizarse como una cuenta genérica para cualquier gasto difícil de clasificar.
¿Qué gastos se contabilizan en la cuenta 678?
En la cuenta 678 pueden registrarse aquellos gastos que reúnen principalmente dos características:
- Tienen un carácter excepcional.
- Su importe tiene una cuantía significativa.
Además, no debe existir otra cuenta del grupo 6 que represente mejor la naturaleza del gasto.
Entre los ejemplos que pueden aparecer en esta cuenta se encuentran:
- Multas y sanciones.
- Determinados gastos ocasionados por inundaciones.
- Gastos derivados de incendios u otros accidentes excepcionales.
- Determinadas pérdidas extraordinarias que no tengan una cuenta específica.
- Otros desembolsos significativos derivados de acontecimientos no habituales.
El propio PGC señala expresamente inundaciones, sanciones, multas e incendios como ejemplos de gastos excepcionales.
Sin embargo, siempre debe analizarse la operación concreta. Si, por ejemplo, un siniestro provoca la baja definitiva de una máquina, existe una cuenta específica para la pérdida procedente del inmovilizado material, la 671, por lo que puede ser esta la que corresponda en lugar de la 678.
¿Cómo funciona la cuenta 678 en el Debe y el Haber?
La cuenta 678 es una cuenta de gasto, por lo que normalmente se registra en el Debe cuando se produce o devenga el gasto excepcional.
El PGC para pymes establece que se carga por el importe de los gastos devengados, con abono generalmente a:
- Cuentas del subgrupo 57 Tesorería, cuando se pagan directamente.
- Una cuenta representativa de la deuda, cuando el importe queda pendiente de pago.
De forma simplificada:
| Operación | Cuenta 678 |
|---|---|
| Se reconoce un gasto excepcional | Debe |
| Se paga directamente desde el banco | Debe, con abono a 572 |
| El gasto queda pendiente de pago | Debe, con abono a la cuenta de deuda correspondiente |
| Cierre del ejercicio | Se regulariza junto con el resto de cuentas de gastos |
Por tanto, la 678 recoge el gasto excepcional, mientras que la contrapartida dependerá de cómo se haya originado y pagado la operación.
Ejemplo de asiento contable con la cuenta 678
Supongamos que una empresa recibe una multa administrativa de 1.200 € y la paga mediante transferencia bancaria.
El asiento sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 678 Gastos excepcionales | 1.200 € | |
| 572 Bancos | 1.200 € |
Contablemente, la empresa reconoce un gasto de 1.200 € en la cuenta 678 y una reducción de su saldo bancario por el mismo importe.
El PGC incluye expresamente las sanciones y multas entre los ejemplos de operaciones que pueden contabilizarse en esta cuenta.
Sin embargo, el hecho de registrar la multa como gasto contable no significa que sea fiscalmente deducible. La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece expresamente que las multas y sanciones penales y administrativas no son gastos fiscalmente deducibles.
¿Cómo se contabilizan las multas y sanciones en la cuenta 678?
Las multas y sanciones son uno de los ejemplos expresamente incluidos por el PGC dentro de la cuenta 678.
Cuando se recibe una sanción y queda pendiente de pago, el asiento dependerá de la cuenta utilizada para reflejar la deuda.
Si se paga directamente por banco, el asiento puede ser:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 500 € | |
| 572 Bancos | 500 € |
Desde el punto de vista contable, los 500 € se reconocen como un gasto del ejercicio.
Desde el punto de vista fiscal, sin embargo, existe una diferencia importante. El artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que no son fiscalmente deducibles las multas y sanciones penales y administrativas, así como los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
Por tanto, una multa puede ser gasto contable pero no gasto fiscalmente deducible, lo que deberá tenerse en cuenta al calcular el Impuesto sobre Sociedades.
¿Cómo se contabilizan pérdidas por incendios, inundaciones y otros accidentes?
Los gastos ocasionados por incendios, inundaciones y otros acontecimientos excepcionales pueden registrarse en la cuenta 678 cuando tengan carácter excepcional, sean de cuantía significativa y no exista otra cuenta que represente mejor su naturaleza.
Por ejemplo, si una inundación provoca un gasto excepcional de 4.000 € que la empresa paga directamente y que, atendiendo a su naturaleza, corresponde registrar en la 678:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 4.000 € | |
| 572 Bancos | 4.000 € |
No obstante, es necesario diferenciar entre el gasto provocado por el siniestro y la pérdida de determinados activos.
Por ejemplo, si un incendio destruye definitivamente una máquina registrada como inmovilizado material, el PGC dispone de la cuenta 671, “Pérdidas procedentes del inmovilizado material”, para registrar la pérdida derivada de la baja de ese activo.
Por tanto:
| Situación | Cuenta a analizar |
|---|---|
| Gasto excepcional derivado de una inundación | 678 |
| Multa o sanción | 678 |
| Pérdida por baja de una máquina destruida | 671 |
| Pérdida de un activo intangible | 670 |
La existencia de un accidente no implica automáticamente que todos los movimientos relacionados deban contabilizarse en la 678.
¿Qué gastos no deben contabilizarse en la cuenta 678?
La cuenta 678 no debe utilizarse simplemente porque un gasto sea poco frecuente.
Si existe una cuenta que identifica mejor la naturaleza de la operación, debe utilizarse esa cuenta.
Por ejemplo, con carácter general, no deberían registrarse en la 678:
- Servicios profesionales, que pueden corresponder a la 623.
- Reparaciones y conservación, que pueden corresponder a la 622.
- Otros servicios exteriores ordinarios, que pueden corresponder a la 629.
- Gastos financieros, que pertenecen al grupo 66.
- Pérdidas por baja o venta de inmovilizado material, para las que existe la 671.
- Pérdidas por baja de inmovilizado intangible, que pueden registrarse en la 670.
- Otras pérdidas de gestión corriente, cuando encajen mejor en la 659.
El PGC define la 659, “Otras pérdidas en gestión corriente”, como aquellas pérdidas de esta naturaleza que no figuran en cuentas anteriores, mientras que la 678 exige un carácter excepcional y una cuantía significativa.
La pregunta fundamental antes de utilizar la cuenta 678 es: ¿este gasto es realmente excepcional o simplemente no sabemos todavía en qué cuenta clasificarlo?
Diferencias entre la cuenta 678 y otras cuentas relacionadas
La cuenta 678 puede confundirse con otras cuentas de gasto o pérdida. La diferencia está principalmente en la naturaleza económica de la operación.
| Cuenta | Denominación | Uso principal | Diferencia respecto a la 678 |
|---|---|---|---|
| 629 | Otros servicios | Servicios exteriores que no encajan en otras cuentas del subgrupo 62. | La 629 recoge servicios; la 678, gastos o pérdidas excepcionales. |
| 659 | Otras pérdidas en gestión corriente | Otras pérdidas relacionadas con la gestión corriente. | La 659 corresponde a gestión corriente; la 678 exige carácter excepcional y cuantía significativa. |
| 669 | Otros gastos financieros | Gastos financieros que no encajan en otras cuentas del subgrupo 66. | La 669 responde a una naturaleza financiera. |
| 671 | Pérdidas procedentes del inmovilizado material | Pérdidas por venta o baja de activos materiales. | Si existe una pérdida específica de inmovilizado, debe analizarse la 671 antes que la 678. |
| 678 | Gastos excepcionales | Gastos excepcionales y significativos sin otra cuenta específica. | Es la cuenta destinada específicamente a este tipo de hechos. |
El PGC separa expresamente la 671 y la 678 dentro del mismo subgrupo 67, lo que demuestra que no todas las pérdidas derivadas de acontecimientos excepcionales deben registrarse automáticamente en la 678.
¿Son fiscalmente deducibles los gastos contabilizados en la cuenta 678?
Depende de la naturaleza del gasto.
Que una cantidad esté contabilizada en la cuenta 678 no determina por sí sola si puede deducirse fiscalmente. Contabilidad y fiscalidad deben analizarse por separado.
Un ejemplo claro son las multas y sanciones. Aunque el PGC permite registrarlas en la 678, la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece expresamente que no son deducibles:
- Multas penales.
- Multas y sanciones administrativas.
- Recargos del período ejecutivo.
- Recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
En cambio, otros gastos excepcionales no están excluidos automáticamente de la deducción por el simple hecho de contabilizarse en la 678. Su tratamiento fiscal dependerá de la naturaleza de la pérdida, su justificación, su correcta contabilización y las reglas del Impuesto sobre Sociedades que resulten aplicables.
Por tanto:
Cuenta 678 ≠ gasto fiscalmente no deducible.
Lo correcto es analizar cada operación individualmente.
Errores habituales al utilizar la cuenta 678
Algunos de los errores más frecuentes relacionados con esta cuenta son:
- Utilizarla como una cuenta genérica para gastos difíciles de clasificar. La 678 está reservada para gastos excepcionales y significativos.
- Registrar gastos ordinarios en la 678. Que una operación ocurra pocas veces no significa necesariamente que sea excepcional en términos contables.
- No buscar una cuenta más específica. Si la operación encaja en la 622, 623, 629, 659, 669, 671 u otra cuenta, debería prevalecer la clasificación correspondiente a su naturaleza.
- Registrar en la 678 la baja de cualquier inmovilizado. Las pérdidas procedentes del inmovilizado tienen cuentas específicas como la 670, 671 o 672.
- Confundir gasto contable con gasto fiscalmente deducible. Una multa puede aparecer en la 678 y, al mismo tiempo, no ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
- Considerar deducibles multas y sanciones por estar correctamente contabilizadas. La normativa fiscal las excluye expresamente.
- No conservar documentación del gasto excepcional. Facturas, resoluciones, partes de siniestro, justificantes de pago u otros documentos pueden ser necesarios para acreditar la naturaleza de la operación.
- Fragmentar gastos excepcionales para evitar valorar su importancia. El PGC habla expresamente de carácter excepcional y cuantía significativa.
Una correcta clasificación permite que la contabilidad explique mejor qué parte del resultado procede de la actividad habitual y qué parte responde a acontecimientos excepcionales.
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También puedes registrar gastos indicando información como su categoría, importe y cuenta contable, lo que facilita diferenciar los gastos habituales de aquellos que, por su naturaleza, deban asociarse a una cuenta específica.
De esta forma, cuentas como la 678 Gastos excepcionales pueden formar parte de una estructura contable ordenada y coherente con el resto de operaciones del negocio.
Preguntas frecuentes
Su contabilización debe analizarse atendiendo a la naturaleza concreta del recargo. Desde el punto de vista fiscal, la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece expresamente que los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo no son fiscalmente deducibles.
No necesariamente. Los gastos excepcionales derivados del incendio pueden encajar en la 678, pero si el incendio provoca, por ejemplo, la baja definitiva de un elemento del inmovilizado material, la pérdida del activo puede corresponder a la 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material.
No. La cuenta utilizada en contabilidad no determina por sí sola la deducibilidad fiscal.
Determinadas partidas, como las multas y sanciones administrativas o penales, están expresamente excluidas por la Ley del Impuesto sobre Sociedades, mientras que otros gastos excepcionales deberán analizarse atendiendo a su naturaleza y a la normativa fiscal aplicable.
No. El PGC exige que se trate de gastos excepcionales y de cuantía significativa que no deban registrarse en otra cuenta del grupo 6. Por eso, antes de utilizar la 678 debe comprobarse si existe una cuenta más específica.
