La cuenta 217, “Equipos para procesos de información”, se utiliza para registrar los ordenadores y otros conjuntos electrónicos que forman parte del inmovilizado material de la empresa. Pertenece al grupo 2 del Plan General de Contabilidad y, concretamente, al subgrupo 21, “Inmovilizaciones materiales”.
Es una cuenta habitual para contabilizar equipos informáticos que van a utilizarse durante más de un ejercicio, como ordenadores, servidores y determinados dispositivos electrónicos relacionados con el procesamiento de información.
A continuación veremos qué se contabiliza en la cuenta 217, cómo funciona en el Debe y el Haber, cómo se amortizan estos equipos y qué ocurre cuando se venden o se dan de baja.
Índice de contenidos
¿Qué es la cuenta 217?
La cuenta 217, “Equipos para procesos de información”, recoge los equipos informáticos que tienen la consideración de inmovilizado material.
El PGC la define de forma directa como la cuenta destinada a “ordenadores y demás conjuntos electrónicos” y la incluye dentro del subgrupo 21, correspondiente a las inmovilizaciones materiales.
Esto significa que no se utiliza para registrar cualquier compra informática, sino aquellos elementos que cumplen las condiciones para reconocerse como un activo y que van a permanecer al servicio de la empresa durante un periodo prolongado.
Por ejemplo, pueden contabilizarse en esta cuenta equipos como ordenadores de sobremesa, portátiles, servidores y otros conjuntos electrónicos destinados al tratamiento de información, siempre atendiendo a su naturaleza y al uso que la empresa vaya a darles.
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¿Qué se contabiliza en la cuenta 217?
En la cuenta 217 se contabiliza principalmente el coste de adquisición de equipos informáticos y otros conjuntos electrónicos que forman parte del inmovilizado material.
Entre los elementos que pueden incluirse se encuentran:
- Ordenadores de sobremesa.
- Ordenadores portátiles.
- Servidores.
- Estaciones de trabajo.
- Determinados equipos electrónicos destinados al procesamiento de datos.
- Periféricos o componentes que formen parte significativa del conjunto informático, atendiendo a su naturaleza y valor.
El PGC establece que el inmovilizado material se reconoce inicialmente por su precio de adquisición o coste de producción. Posteriormente, se valora por ese importe menos la amortización acumulada y, cuando proceda, las correcciones por deterioro.
Por tanto, la cuenta 217 no recoge el gasto de amortización del equipo. Su función es mantener registrado el valor de adquisición del activo, mientras que la pérdida de valor por su utilización se refleja mediante otras cuentas.
¿Cómo funciona la cuenta 217 en el Debe y el Haber?
La cuenta 217 es una cuenta de activo. Su saldo aumenta cuando la empresa incorpora nuevos equipos informáticos a su patrimonio y disminuye cuando estos se venden, se retiran o se dan de baja.
De forma simplificada:
| Operación | Cuenta 217 |
|---|---|
| Compra de un equipo informático | Debe |
| Incorporación de un nuevo activo | Debe |
| Venta de un equipo | Haber |
| Baja definitiva de un equipo | Haber |
Cuando se adquiere un ordenador que cumple los requisitos para considerarse inmovilizado, la cuenta 217 se carga por su precio de adquisición.
Cuando ese ordenador deja de formar parte del patrimonio de la empresa, la cuenta 217 se abona para eliminar su coste del balance.
La amortización periódica no reduce directamente el saldo de la 217. Se acumula normalmente en la 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información.
¿Dónde aparece la cuenta 217 en el balance?
La cuenta 217 forma parte del activo no corriente, dentro del epígrafe de inmovilizado material.
El PGC incluye expresamente los equipos para procesos de información dentro del subgrupo 21, “Inmovilizaciones materiales”.
En el balance, el valor contable de estos equipos se obtiene teniendo en cuenta:
Precio de adquisición – amortización acumulada – deterioro acumulado, si existe.
Por ejemplo, si un ordenador costó 2.000 € y acumula 1.000 € de amortización, su valor contable será de 1.000 €, siempre que no existan correcciones adicionales por deterioro.
La cuenta 217 mantiene registrado el coste original, mientras que la 2817 recoge separadamente la amortización acumulada.
Ejemplo de asiento contable con la cuenta 217
Supongamos que una empresa compra un ordenador por:
- Precio del equipo: 2.000 €
- IVA soportado: 420 €
- Total factura: 2.420 €
Si la compra queda pendiente de pago y vence en menos de un año, el asiento sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 217 Equipos para procesos de información | 2.000 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 420 € | |
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 2.420 € |
La 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo recoge precisamente las deudas con suministradores de bienes del grupo 2 cuyo vencimiento no supera un año.
Si el ordenador se paga directamente mediante transferencia bancaria, podría utilizarse la cuenta 572 Bancos como contrapartida:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 217 Equipos para procesos de información | 2.000 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 420 € | |
| 572 Bancos | 2.420 € |
Así, los 2.000 € correspondientes al equipo quedan registrados como inmovilizado y no como un gasto íntegro del ejercicio.
¿Qué equipos informáticos se contabilizan en la cuenta 217?
El PGC define la cuenta 217 como la destinada a ordenadores y demás conjuntos electrónicos.
En la práctica, pueden encontrarse dentro de esta categoría:
- Ordenadores de sobremesa.
- Portátiles.
- Servidores.
- Estaciones de trabajo.
- Equipos utilizados para almacenamiento o procesamiento de información.
- Determinados periféricos y componentes cuando forman parte del conjunto informático y tienen suficiente relevancia económica.
La clasificación debe realizarse atendiendo a la naturaleza del elemento, su utilización y su importancia dentro de la actividad empresarial.
No todo accesorio informático tiene necesariamente que registrarse como inmovilizado. Elementos de escaso valor o consumo frecuente pueden contabilizarse como gasto cuando, atendiendo al principio de importancia relativa y a las políticas contables de la empresa, no resulte adecuado tratarlos como activos independientes.
También es importante distinguir entre el equipo físico y el software instalado en él. El hardware puede registrarse en la cuenta 217, mientras que determinadas aplicaciones informáticas que cumplan los requisitos para reconocerse como inmovilizado intangible se registran en la cuenta 206.
¿Cómo se contabiliza la compra de un equipo informático?
Cuando un equipo informático va a utilizarse durante varios ejercicios y cumple las condiciones para considerarse inmovilizado, su adquisición se registra en la cuenta 217.
El importe inicial incluirá su precio de adquisición y, cuando corresponda según las normas de valoración, otros costes directamente atribuibles necesarios para poner el activo en condiciones de funcionamiento.
Si, por ejemplo, se adquiere un servidor por 4.000 € más IVA y queda pendiente de pago:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 217 Equipos para procesos de información | 4.000 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 840 € | |
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 4.840 € |
Una vez pagada la factura:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 4.840 € | |
| 572 Bancos | 4.840 € |
De esta forma se diferencia claramente entre el activo adquirido y la deuda generada por su compra.
¿Cómo se amortizan los equipos de la cuenta 217?
Los equipos informáticos pierden valor por el uso, el paso del tiempo y, especialmente, por la obsolescencia tecnológica. Por ello, su coste no se lleva normalmente íntegramente a gasto en el momento de la compra, sino que se distribuye durante su vida útil mediante la amortización.
El PGC establece que la amortización del inmovilizado material debe realizarse de forma sistemática y racional, teniendo en cuenta la vida útil, el valor residual, el uso y la posible obsolescencia técnica o comercial del activo.
Contablemente suelen intervenir:
- 681 Amortización del inmovilizado material: recoge el gasto del ejercicio.
- 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información: acumula las amortizaciones realizadas sobre los activos registrados en la 217.
Supongamos que un equipo de 2.000 € se amortiza contablemente en cuatro años, sin valor residual. La amortización anual sería de 500 €.
El asiento anual sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 681 Amortización del inmovilizado material | 500 € | |
| 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 500 € |
Después del primer año, el equipo seguirá registrado en la 217 por 2.000 €, pero tendrá una amortización acumulada de 500 €, por lo que su valor contable neto será de 1.500 €.
Desde el punto de vista fiscal, la tabla de amortización de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece actualmente para los equipos para procesos de información un coeficiente lineal máximo del 25 % y un periodo máximo de 8 años.
Esto no significa que contablemente todos los ordenadores tengan que amortizarse obligatoriamente al 25 %. La amortización contable debe responder a la vida útil estimada del activo, mientras que la normativa fiscal determina las condiciones para su deducibilidad fiscal.
Diferencias entre la cuenta 217 y otras cuentas relacionadas
La cuenta 217 puede confundirse con otras cuentas relacionadas con equipos, software y mobiliario.
| Cuenta | Denominación | ¿Qué registra? | Diferencia respecto a la 217 |
|---|---|---|---|
| 206 | Aplicaciones informáticas | Software y aplicaciones que cumplen los requisitos para considerarse inmovilizado intangible. | La 206 registra software; la 217 registra principalmente el equipo físico. |
| 216 | Mobiliario | Mobiliario, material y equipos de oficina que no deban incluirse en la 217. | La 216 excluye expresamente los equipos que deben registrarse en la 217. |
| 217 | Equipos para procesos de información | Ordenadores y demás conjuntos electrónicos. | Es la cuenta específica para este tipo de inmovilizado material. |
| 219 | Otro inmovilizado material | Activos materiales que no encajan en las demás cuentas del subgrupo 21. | Se utiliza cuando el activo material no pertenece a ninguna categoría más específica. |
| 2817 | Amortización acumulada de equipos para procesos de información | Amortización acumulada correspondiente a los equipos de la 217. | La 217 recoge el coste del activo; la 2817 acumula su depreciación contable. |
El propio PGC señala que la cuenta 216 incluye mobiliario y equipos de oficina con excepción de aquellos que deban figurar en la cuenta 217, y define la 217 como “ordenadores y demás conjuntos electrónicos”.
Una de las distinciones más importantes es la existente entre 217 y 206: comprar un ordenador y adquirir una aplicación informática no son contablemente la misma operación, aunque ambas estén relacionadas con la informática.
¿Cómo se contabiliza la baja o venta de un equipo informático?
Cuando un equipo informático se vende, se rompe definitivamente, queda inutilizable o deja de formar parte del patrimonio de la empresa, debe darse de baja contablemente.
Para hacerlo hay que eliminar:
- Su coste registrado en la 217.
- Su amortización acumulada registrada en la 2817.
- En su caso, cualquier deterioro reconocido.
- Y reconocer el beneficio o la pérdida resultante de la operación.
Las cuentas 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material y 771 Beneficios procedentes del inmovilizado material se utilizan para recoger, respectivamente, resultados negativos o positivos derivados de estas operaciones.
Por ejemplo, supongamos un ordenador con:
- Precio de adquisición: 2.000 €
- Amortización acumulada: 1.500 €
- Valor contable: 500 €
Si se vende por 600 € —dejando el IVA al margen para simplificar— se obtiene un beneficio de 100 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 600 € | |
| 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 1.500 € | |
| 217 Equipos para procesos de información | 2.000 € | |
| 771 Beneficios procedentes del inmovilizado material | 100 € |
Si el precio de venta fuese inferior al valor contable, la diferencia se registraría como una pérdida.
Errores habituales al utilizar la cuenta 217
Algunos de los errores más frecuentes relacionados con esta cuenta son:
- Contabilizar un ordenador directamente como gasto cuando por su naturaleza, valor y duración debería reconocerse como inmovilizado.
- Registrar software en la cuenta 217. Cuando una aplicación cumple los requisitos para ser inmovilizado intangible, deberá analizarse su contabilización en la 206.
- No amortizar los equipos. Los activos informáticos pierden valor y su amortización debe reflejarse contablemente durante su vida útil.
- Reducir directamente la cuenta 217 al amortizar. La amortización se recoge normalmente en la 2817, manteniendo el coste original en la cuenta 217.
- Confundir amortización contable con fiscal. La vida útil utilizada en contabilidad debe responder a la realidad económica del activo, aunque fiscalmente existan coeficientes y periodos específicos.
- Utilizar una cuenta de proveedor comercial para una compra de inmovilizado sin analizar su naturaleza. Cuando la adquisición queda pendiente de pago, pueden corresponder cuentas específicas de proveedores de inmovilizado, como la 523 a corto plazo.
- No dar de baja equipos que ya no existen o no se utilizan. Mantener activos inexistentes puede hacer que el balance no refleje correctamente el patrimonio de la empresa.
- No eliminar la amortización acumulada al vender o retirar el equipo. Al dar de baja un activo también debe cancelarse la amortización acumulada asociada.
Revisar periódicamente el inventario de inmovilizado permite comprobar que los equipos registrados en la cuenta 217 siguen existiendo, están correctamente valorados y se están amortizando de acuerdo con su vida útil.
Gestiona la cuenta 217 con STEL Accounting
Con STEL Accounting puedes mantener organizada la información contable del negocio dentro del ecosistema de STEL Order y relacionarla con las operaciones de gestión de la empresa.
STEL Order permite definir cuentas contables para clientes, proveedores, productos, servicios, compras, ventas, impuestos, formas de pago y cuentas bancarias, además de crear y exportar traspasos contables.
Esto permite integrar cuentas de inmovilizado como la 217 Equipos para procesos de información dentro de una estructura contable coherente con el resto de operaciones registradas en el negocio.
Además, mediante el Acceso Asesor, puedes compartir información con tu asesor, establecer permisos y facilitar la gestión de los traspasos contables y la documentación necesaria.
Centralizar la gestión y la información contable facilita el seguimiento de las inversiones realizadas por la empresa y ayuda a mantener una contabilidad más ordenada.
Preguntas frecuentes
El coste del equipo se distribuye durante su vida útil mediante amortizaciones periódicas. El gasto se registra normalmente en la 681 y la amortización acumulada en la 2817.
El PGC exige que la amortización se determine de forma sistemática y racional teniendo en cuenta la vida útil, el valor residual y la obsolescencia del activo.
La tabla de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece actualmente para los equipos para procesos de información un coeficiente lineal máximo del 25 % y un periodo máximo de 8 años.
Debe diferenciarse este criterio fiscal de la amortización contable, que depende de la vida útil estimada del activo.
Dependerá de cómo se pague. Si se paga directamente puede utilizarse una cuenta bancaria como la 572. Si queda pendiente de pago a corto plazo, puede utilizarse la 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo.
Debe darse de baja su coste y su amortización acumulada. La diferencia entre el valor contable y el importe obtenido por la venta determinará si existe un beneficio o una pérdida procedente del inmovilizado material.
