Un modelo de factura proforma sirve como guía para crear un documento comercial previo a la factura definitiva. Es útil cuando necesitas enviar al cliente una propuesta detallada con productos, servicios, precios, impuestos y condiciones antes de cerrar la operación.
A diferencia de una factura ordinaria, la factura proforma no tiene efectos contables ni fiscales. Su función principal es informar al cliente de los detalles de una futura venta o servicio, por lo que debe estar claramente identificada como factura proforma.
Índice de contenidos
Qué debe incluir un modelo de factura proforma
Un modelo de factura proforma debe mostrar de forma clara toda la información necesaria para que el cliente entienda la operación antes de emitir la factura definitiva.
Los datos más habituales son:
- Número o referencia de la proforma.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor y del cliente.
- Descripción de productos o servicios.
- Cantidad, precio unitario e impuestos.
- Importe total.
- Condiciones de pago.
- Fecha de validez de la propuesta.
- Indicación visible de que se trata de una factura proforma.
Aunque no tiene validez fiscal como una factura ordinaria, cuanto más completa sea la proforma, más fácil será evitar dudas, cambios posteriores o errores al convertirla en factura final.
Modelo de factura proforma
A continuación, puedes ver un ejemplo sencillo de cómo suele estructurarse una factura proforma:
| FACTURA PROFORMA | |
|---|---|
| Número | PRO-2026-001 |
| Fecha | 08/07/2026 |
| Validez | 30 días |
Datos del emisor
- Empresa: Ejemplo S.L.
- NIF: B12345678
- Dirección: Calle Ejemplo, 123
- Teléfono: 600 000 000
- Email: info@ejemplo.com
Datos del cliente
- Cliente: Empresa Cliente S.L.
- NIF: B87654321
- Dirección: Avenida Principal, 45
| Concepto | Cantidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Servicio de consultoría | 10 h | 50 € | 500 € |
| Licencia software | 1 | 200 € | 200 € |
| Resumen | |
|---|---|
| Base imponible | 700 € |
| IVA (21 %) | 147 € |
| Total | 847 € |
Condiciones de pago: Transferencia bancaria a 30 días.
Importante: Este documento es una factura proforma y carece de validez fiscal. Su finalidad es informar al cliente de las condiciones económicas de la operación antes de emitir la factura definitiva.
Este modelo puede adaptarse a las necesidades de cada empresa, incorporando información adicional como descuentos, gastos de envío, observaciones o condiciones comerciales específicas.
Ejemplo de factura proforma
Errores frecuentes al crear una factura proforma
Aunque una factura proforma es un documento relativamente sencillo, existen algunos errores habituales que pueden generar confusión o problemas durante el proceso de venta.
| Error | Por qué debes evitarlo |
|---|---|
| No indicar que es una factura proforma | Puede confundirse con una factura ordinaria y generar malentendidos con el cliente. |
| Omitir datos del cliente o del emisor | Reduce la claridad del documento y dificulta su posterior conversión en factura. |
| No incluir impuestos o importes desglosados | Impide al cliente conocer el coste real de la operación. |
| Utilizar una descripción poco detallada | Puede provocar dudas sobre los productos o servicios incluidos. |
| No indicar la fecha de validez | El cliente podría interpretar que los precios son válidos indefinidamente. |
| Cometer errores en los cálculos | Transmite una imagen poco profesional y puede generar discrepancias posteriores. |
| Usar la factura proforma como factura definitiva | La factura proforma no tiene validez fiscal y no sustituye a una factura ordinaria. |
Evitar estos errores ayuda a ofrecer una imagen más profesional, facilita la comunicación con el cliente y reduce incidencias cuando llegue el momento de emitir la factura definitiva.
Crear facturas proforma con STEL Order
Crear una factura proforma manualmente puede resultar sencillo cuando se generan pocas al mes. Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de presupuestos y operaciones, mantener toda la información organizada se vuelve más complejo y aumenta el riesgo de errores.
Con STEL Order puedes crear facturas proforma de forma rápida utilizando la información de clientes, productos y servicios que ya tienes almacenada en el sistema. Esto evita tener que introducir los mismos datos repetidamente y facilita la gestión documental del negocio.
Además, una vez aceptada la propuesta del cliente, puedes transformar la información en otros documentos comerciales sin tener que volver a crearla desde cero, agilizando el proceso de venta y reduciendo tareas administrativas.
Al centralizar clientes, productos, presupuestos, facturas y documentos comerciales en una única plataforma, STEL Order ayuda a mantener un mayor control sobre la actividad diaria de la empresa y a trabajar de forma más eficiente.
Preguntas frecuentes
Puede incluir el IVA desglosado para informar al cliente del importe final, pero no genera obligaciones fiscales hasta que se emite la factura definitiva.
No es obligatorio, pero añadir una firma y un sello puede aumentar la formalidad y la confianza del cliente en la oferta presentada.
Sí, puedes modificarla antes de que se convierta en una factura real. Es común realizar ajustes basados en las negociaciones con el cliente.
Se utiliza antes de cerrar una venta o prestación de servicio, especialmente cuando el cliente necesita revisar precios, condiciones o detalles de la operación.
Sí. STEL Order permite gestionar documentos comerciales y convertir la información en otros documentos, evitando duplicar trabajo y reduciendo errores.
