Fichar con huella dactilar puede parecer una forma rígida y segura de controlar la jornada laboral. Sin embargo, este sistema utilizar datos biométricos para identificar a cada trabajador, una información especialmente protegida por la normativa de protección de datos.
La empresa no puede implantar este método únicamente porque resulte cómodo o evite que una persona fiche por otra. Según los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), debe acreditar que su uso es necesario y proporcionado, que existe una base jurífica válida y que no hay otra alternativa menos invasiva para registrar la jornada.
Por tanto, sí pueden sancionar a una empresa por fichar con huella dactilar cuando el tratamiento de estos incumpla el RGPD.
La nueva normativa de control horario prevé que todas las empresas registren digitalmente el inicio, el final y las pausas de la jornada, manteniendo además la trazabilidad de cualquier modificación. Aunque la norma todavía se encuentra en tramitación, adelantarse al cambio permitirá adaptar el sistema con tiempo y evitar prisas de última hora. Encuentra toda la información aquí.
Índice de contenidos
¿Es ilegal fichar con huella dactilar?
En España, fichar con huella está prohibido en el ámbito laboral. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a empresas por utilizar este sistema, ya que es legal fichar con huella solo en circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, algo que no ocurre con el control horario.
Te dejamos una guía sobre el control de asistencia en el trabajo con sistemas biométricos publicado por la AEPD.
La huella utilizada para identificar a una persona es un dato biométrico de categoría especial. Su tratamiento está prohibido con carácter geneal por el RGPD, salvo que exista una excepción que lo permita y se cumplan requisitos muy estrictos.
Además, la obligación de registrar la jornada laboral no autoriza por sí sola a recopilar la huella de los trabajadores. Según la AEPD, la empresa debe demostrar que este sistema es idóneo, necesario y proporcionado, y que no existe una alternativa menos invasiva que permita alcanzar el mismo objetivo.
Por tanto, en la práctica, utilizar la huella para fichar en España puede ser ilegal cuando no existe una habilitación jurídica suficiente o cuando el control horario puede realizarse mediante otros métodos, como una aplicación, una tarjeta o un código personal. El consentimiento del trabajador tampoco suele bastar por sí solo debido al desequilibrio existente en la relación laboral.
¿Qué dice la AEPD sobre el fichaje con huella?
La Agencia Española de Protección de Datos considera que utilizar la huella dactilar para registrar la jornada supone un tratamiento de datos biométricos de alto riesgo.
Para poder emplearla no basta con que la empresa tenga la obligación de controlar el horario: también debe existir una norma con rango de ley que autorice específicamente el uso de datos biométricos con esa finalidad.
La AEPD también señala que el consentimiento del trabajador no suele ser suficiente, ya que en una relación laboral existe un desequilibrio entre empresa y la persona empleada. Además, antes de implantar el sistema sería obligatorio realizar una evaluación de impacto y demostrar que supera un análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
En consecuencia, el criterio actual de la AEPD es muy restrictivo: cuando existen alternativas eficaces y menos invasivas para fichar, como una aplicación, una tarjeta o un código personal, el uso de la huella resulta difícil de justificar.
¿Cuál es la multa por fichar con huella dactilar?
No existe una multa fija por utilizar la huella dactilar para fichar. La cuantía dependerá de factores como la gravedad de la infracción, el número de trabajadores afectados, el tiempo durante el que se hayan tratado los datos o las medidas adoptadas por la empresa.
Cuando se utilizan datos biométricos sin una base jurídica válida o sin cumplir las garantías exigidas, puede producrse una infracción del RGPD. Para las infracciones más graves, el artículo 83.5 del Reglamento contempla sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual mundial, aplicándose la cantidad que resulte mayor. Se trata del límite máximo previsto por la normativa, no de la multa habitual por ficar con huella.
La sanción concreta se determina según las circunstancias de cada caso. Además de imponer una multa, la AEPD puede ordenar a la empresa que deje de utilizar el sistema y elimine los datos biométricos recopilados.
Por tanto, el riesgo no está simplemente en disponer de un lector de huellas, sino en tratar estos datos sin poder justificar que el sistema es legal, necesario y proporcionado.
Alternativas legales para registrar la jornada
Para cumplir con la obligación de registrar la jornada no es necesario recopilar la huella de los trabajadores. Las empresas pueden utilizar sistemas menos invasivos que permitan identificar a cada persona y dejar constancia de la hora de inicio y finalización de su jornada.
Algunas alternativas son:
- Aplicaciones de control horario para móvil, tablet u ordenador.
- Códigos personales o credenciales de acceso.
- Tarjetas identificativas.
- Sistemas web en los que cada trabajador accede con su horario.
- Dispositivos instalados en el centro de trabajo que no utilicen datos biométricos.
La empresa debe elegir un método fiable, accesible y adecuado a su forma de trabajar. Además, debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Siempre que sea posible alcanzar el mismo objetivo con una alternativa menos invasiva, la AEPD considera que debe evitarse el uso de datos biométricos.
Encuentra aquí las mejores aplicaciones de control horario para fichar en el trabajo.
Control horario digital con STEL Tempo
STEL Tempo es el software de control horario de STEL Order que permite registrar y gestionar la jornada laboral sin recurrir a la huella dactilar ni recopilar datos biométricos.
Cada trabajador dispone de su propio usuario y puede fichar personalmente desde el móvil, tablet u ordenador, tanto si trabaja en la oficina como si se encuentra desplazado o en remoto. El sistema registra las entradas, las salidas y las pausas realizadas durante la jornada, facilitando un control más preciso de las horas trabajadas.
Desde un mismo lugar, la empresa puede:
- Consultar los fichajes y las horas realizadas por cada trabajador.
- Controlar retrasos, ausencias, pausas y horas extraordinarias.
- Detectar fihajes incompletos o posibles incidencias.
- Gestionar horarios, turnos, vacaciones y días de ausencia.
- Obtener informes del registro horario.
- Mantener la información organizada y accesible ante una posible inspección.
Además, los trabajadores pueden consultar sus propios registros y solicitar la correción de posibles errores. De esta forma, STEL Tempo facilita el cumplimiento de la normativa de control horario y sustituye métodos en papel o sistemas biométricos que pueden resultar difíciles de justificar legalmente.
Preguntas frecuentes
Solo en casos excepcionales y debidamente justificados. Si la empresa puede demostrar que el uso de la huella dactilar es necesario, proporcional y no existen alternativas menos invasivas, podría implementarlo en zonas de alta seguridad. Además, debe realizar una evaluación de impacto y garantizar que los datos biométricos se protejan adecuadamente. En la mayoría de los casos, las tarjetas de acceso o códigos personales son preferibles.
Para trabajadores en remoto o en movilidad, las empresas pueden utilizar sistemas de control horario que no requieran datos biométricos. Algunas opciones legales y seguras incluyen:
- Sistemas de fichaje por correo electrónico, donde el trabajador envía un registro de su jornada.
- Aplicaciones móviles con geolocalización, donde el empleado ficha desde su dispositivo sin necesidad de huella.
- Plataformas online con acceso mediante usuario y contraseña.
No, el reconocimiento facial no es una opción válida para el control horario, salvo en casos excepcionales y justificados. Al igual que la huella dactilar, el reconocimiento facial es un dato biométrico de categoría especial, lo que significa que su uso está altamente restringido por la normativa de protección de datos.
