El control horario no es una novedad en España. Desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada laboral de sus trabajadores. Uno de sus principales cambios será avanzar hacia un sistema de fichaje digital obligatorio, con registros más fiables, accesibles y difíciles de modificar.
El objetivo de esta reforma es aumentar la fiabilidad de los registros, facilitar las laborales de inspección y reducir el número de horas extraordinarias no declaradas. Para ello, la normativa prevé medidas como la obligatoriedad del registro digital, la trazabilidad de los fichajes, el acceso remoto de la Inspección de Trabajo y un endurecimiento de las sanciones por incumplimiento.
Aunque algunos detalles siguen pendiente de aprobación definitiva, las empresas deben prepararse praa un escenario en el que los sistemas manuales, como el papel o determinadas hojas de cálculo, podrían dejar de cumplir los requisitos exigidos.
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¿Qué es la nueva ley de control horario?
La nueva ley de control horario es la reforma normativa que pretende reforzar el actual sistema de registro de jornada en España mediante la digitalización obligatoria de los fichajes y un mayor control sobre las horas trabajadas. Aunque el registro horario es obligatorio desde 2019, la reforma busca aumentar la transparencia, evitar manipulaciones y facilitar las labores de inspección.
Uno de los principales objetivos es que los registros de jornada sean más fiables, accesibles y trazables. Para ello, las propuestas normativas conocidas hasta la fecha apuntan a la implantación de sistemas digitales capaces de registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores, conservar la información y permitir su consulta por parte de la Inspección de Trabajo cuando sea necesario.
Es importante destacar que el control horario no nace con esta reforma. La obligación de registrar la jornada laboral ya existe desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Lo que cambia ahora es la forma en que esos registros deberán gestionarse y conservarse para garantizar su fiabilidad y evitar alteraciones posteriores.
Por este motivo, muchas empresas están comenzando a revisar sus sistemas de fichaje y control horario para prepararse ante un escenario en el que el registro digital se convertirá en el estándar y donde métodos tradicionales como el papel o las hojas de cálculo podrían dejar de considerarse válidos.
Principales cambios de la nueva ley de control horario
La reforma del registro horario plantea una transformación importante respecto al sistema que las empresas han utilizado durante los últimos años. El objetivo es garantizar que los registros de jornada sean más fiables, accesibles y difíciles de manipular, reforzando así el control sobre las horas trabajadas y el cumplimiento de la normativa laboral.
Aunque algunos aspectos todavía dependen de la aprobación definitiva de la norma, estas son las principales medidas que se esperan con la nueva regulación del control horario.
Fichaje digital obligatorio y registro horario electrónico
Uno de los cambios más relevantes de la nueva normativa es la apuesta por un sistema de registro horario completamente digital. El objetivo es sustituir los métodos que presentan mayores dificultades de control y garantizar que la información quede almacenada de forma segura y accesible.
Con este nuevo enfoque, las empresas deberán utilizar herramientas que permitan registrar de forma fiable la hora de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador, así como conservar los registros durante el periodo legalmente establecido.
La digitalización del control horario también facilitará la consulta de la información por parte de los trabajadores, los representantes legales y la Inspección de Trabajo, reduciendo la posibilidad de errores o alteraciones en los registros.
Para muchas empresas, este cambio supondrá la necesidad de revisar sus actuales sistemas de fichaje y adoptar soluciones específicas de control horario que cumplan con los requisitos exigidos por la nueva normativa.
Fin del papel y Excel
La nueva normativa busca que el registro horario sea digital, fiable y trazable. Por este motivo, métodos como el papel o Excel podrían dejar de considerarse adecuados si no garantizan que los datos no puedan modificarse sin dejar constancia.
Las empresas deberán utilizar sistemas que permitan registrar la jornada en tiempo real, conservar la información de forma segura y facilitar su consulta por parte de los trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo.
Registros inalterables y trazables
El nuevo modelo de control horario exigirá que cada fichaje quede registrado de forma segura y que cualquier modificación posterior pueda identificarse. No bastará con cambiar una hora de entrada o salida sin dejar constancia de quién realizó el cambio, cuándo y por qué.
La finalidad es garantizar la autenticidad de los datos y conservar un historial completo de la jornada. De esta forma, la empresa podrá acreditar que los registros no han sido manipulados y facilitar su revisión por parte de los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo. La propuesta normativa publicada por el Ministerio exige precisamente sistemas digitales que aseguren la objetividad, fiabilidad, accesibilidad y trazabilidad del registro.
Acceso de la Inspección de Trabajo
La reforma prevé que la Inspección de Trabajo pueda consultar los registros de forma inmediata y remota, sin depender de que la empresa prepare o envíe previamente la documentación.
Esto obligará a mantener los fichajes actualizados, accesibles y correctamente conservados. El objetivo es facilitar las comprobaciones sobre jornadas, descansos y horas extraordinarias, además de detectar con mayor rapidez posibles incumplimientos. Esta medida aparece en el proyecto normativo, por lo que debe presentarse como una previsión hasta que el texto definitivo sea aprobado.
Desconexión digital y artículo 20 bis
La nueva regulación del control horario también está relacionada con el derecho a la desconexión digital recogido en el artículo 20 bis del Estatuto de Trabajadores. El objetivo es garantizar que los empleados puedan disfrutar de sus periodos de descanso, vacaciones y permisos sin tener que atender comunicaciones o tareas laborales fuera de su jornada.
Un sistema de control horario fiable ayuda a delimitar con mayor claridad cuándo comienza y termina la jornada de trabajo, facilitando el respeto de los tiempos de descanso y reforzando la protección de los trabajadores en entornos cada vez más digitales.
Nuevas sanciones por incumplimiento
La reforma también contempla un endurecimiento del régimen sancionador relacionado con el control horario. El objetivo es reforzar el cumplimiento de la normativa y combatir prácticas como la ausencia de registros, la manipulación de fichajes o la realización de horas extraordinarias no declaradas.
Actualmente, las infracciones relacionadas con el registro de la jornada pueden dar lugar a sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo. Además, las propuestas de regorma plantean que determinadas sanciones puedan aplicarse de forma individualizada por cada trabajador afectado.
| Incumplimiento | Posible consencuencia |
|---|---|
| No disponer de un sistema de registro horario | Sanción por infracción en materia laboral |
| No conservar los registros durante el plazo legal | Sanción económica y requerimiento de subsanación |
| Impedir el acceso a los registros a trabajadores o Inspección | Infracción laboral |
| Manipular o alterar los registros de jornada | Infracción grave con posibles sanciones económicas |
| No registrar correctamente las horas extraordinarias | Sanciones y reclamaciones por parte de los trabajadores |
| Utilizar sistemas que no cumplan los requisitos legales | Posibles sanciones y obligación de adaptación |
Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las infracciones graves en materia de registro horario pueden conllevar multas que actualmente oscilan entre 1.000 y 10.000 euros aproximadamente, dependiendo de la gravedad y circunstancias del incumplimiento. Con la reforma, estas cuantías podrían incrementarse en determinados supuestos si finalmente se aprueba el régimen sancionador previsto.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el registro horario
La obligación de registrar la jornada laboral en España no nace con la nueva ley de control horario. Su origen se encuentra en el artículo 34.9 del Estatuto de Trabajadores, incorporado mediante el Real Decreto-ley 8/2019.
Este artículo establece que todas las empresas deben garantizar un registro diario de la jornada de trabajo, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización de cada trabajador. Además, los registros deben conservarse durante un periodo de cuatro años y permanecer a disposición de los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La reforma prevista para 2026 no elimina esta obligación, sino que la refuerza. El objetivo es que los registros sean digitales, accesibles, trazables y más difíciles de manipular, facilitando así el control del cumplimiento de la normativa laboral.
Por tanto, las empresas que ya disponen de un sistema de registro horario seguirán obligadas a registrar la jornada, aunque es posible que deban adaptar sus herramientas actuales para cumplir con los nuevos requisitos que establezca la normativa definitiva.
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?
La reforma del control horario continúa en fase de tramitación y, a fecha de hoy, el Real Decreto definitivo todavía no ha sido publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Las previsiones actuales apuntan a que el registro horario digital obligatorio podría implantarse durante 2026. Sin embargo, la fecha exacta de entrada en vigor dependerá de la aprobación definitiva de la norma y de su posterior publicación oficial.
Por este motivo, aunque todavía no existe una fecha definitiva plenamente confirmada, las empresas deberían comenzar a revisar sus sistemas de control horario y prepararse para un escenario en el que el registro digital, la trazabilidad de los fichajes y el acceso remoto de la Inspección de Trabajo pasen a ser requisitos obligatorios.
Importante: hasta que la norma sea publicada en el BOE, cualquier calendario de implantación debe considerarse orientativo y sujeto a posibles modificaciones durante la tramitación legislativa.
¿A qué empresas afecta la nueva normativa?
La obligación de registrar la jornada laboral afecta actualmente a prácticamente todas las empresas y trabajadores por cuenta ajena en España, independientemente de su tamaño o sector de actividad. La futura reforma del control horario mantendrá este principio, aunque reforzará los requisitos relacionados con la digitalización y trazabilidad de los registros.
Por tanto, la nueva normativa afectará tanto a pequeñas empresas y autónomos con empleados como a medianas y grandes organizaciones. También alcanzará a trabajadores presenciales, equipos híbridos y empleados que desarrollan su actividad en remoto.
Algunos de los perfiles empresariales que deberán adaptarse son:
- Autónomos con empleados.
- Microempresas y pymes.
- Medianas y grandes empresas.
- Empresas con teletrabajo.
- Empresas con trabajadores desplazados o en movilidad.
- Comercios, hostelería e industria.
- Empresas de servicios y oficinas.
La principal diferencia respecto a la situación actual no será quién debe registrar la jornada, sino cómo deberá hacerlo. Las empresas tendrán que asegurarse de que sus sistemas cumplen los requisitos de digitalización, conservación, accesibilidad y trazabilidad que establezca la normativa definitiva.
Los mejores softwares de control horario para cumplir con la normativa
Ante la evolución de la normativa, cada vez más empresas están sustituyendo los registros manuales por plataforma de control horario capaces de garantizar la trazabilidad de los fichajes, la conservación de los registros y el acceso a la información cuando sea necesario.
A continuación, repasamos algunas de las soluciones más conocidas para gestionar el control horario y prepararse para los nuevos requisitos que plantea la normativa.
1. STEL Tempo
STEL Tempo es un software de control horario y gestión de recursos humanos diseñado para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa laboral y simplificar la gestión diaria de sus equipos.
La plataforma permite registrar la jornada laboral desde distintos dispositivos, gestionar vacaciones y ausencias, configurar calendarios y disponer de un historial complejo de fichajes. Además, centralizar toda la información relacionada con la jornada de trabajo en una única herramienta accesible para empleados y responsables.
Uno de sus principales puntos fuertes es que combina el control horario con otras funcionalidades de gestión del personal, facilitando la planificación de equipos, la organización de turnos y seguimiento de incidencias laborales.
Ideal para: autónomos con empleados, pymes y empresas que buscan una solución completa para gestionar control horario, vacaciones y ausencias.
2. Personio
Personio es una plataforma de recursos humanos que incorpora funcionalidades de control horario, gestión de ausencias, vacaciones y administración de empleados. Está especialmente orientada a empresas que buscan centralizar los procesos relacionados con la gestión del personal en una única herramienta.
Su módulo de control horario permite registrar la jornada laboral, gestionar horas extraordinarias y consultar los registros de trabajo de los empleados. Además, ofrece funcionalidades adicionales relacionadas con selección de personal, documentación laboral y gestión de equipos.
Gracias a su enfoque integral, Personio puede ser una opción habitual en organizaciones que necesitan combinar el control horario con otros procesos de recursos humanos.
Ideal para: medianas empresas y organizaciones que buscan una plataforma completa de gestión de recursos humanos.
3. Factorial
Factorial es uno de los software de recursos humanos más populares entre pymes y empresas de España. Además de sus funciones de gestión de personal, incorpora herramientas de control horario que permiten registrar la jornada laboral, gestionar turnos, vacaciones y ausencias desde una única plataforma.
Su sistema de fichaje puede utilizarse desde ordenador o dispositivos móviles, facilitando el registro de la jornada tanto para trabajadores presenciales como para equipos híbridos o en remoto. Además, permite generar informes y consultar el historial de registros de forma sencilla.
Gracias a su enfoque integral, Factorial resulta especialmente útil para empresas que buscan combinar el control horario con otros procesos de recursos humanos sin necesidad de utilizar varias herramientas diferentes.
Ideal para: pymes y empresas que quieren centralizar el control horario y la gestión de recursos humanos en una sola plataforma.
4. Sesame
Sesame es un software especializado en control horario y gestión del tiempo de trabajo. Su plataforma permite registrar la jornada laboral, controlar pausas, gestionar vacaciones y ausencias, así como supervisar la asistencia de los empleados desde una única herramienta.
Uno de sus puntos fuertes es la flexibilidad de los métodos de fichaje, ya que los trabajadores pueden registrar su jornada desde el ordenador, aplicación móvil o tablet. Además, incorpora informes y métricas que ayudan a las empresas a analizar la dedicación del equipo y mejorar la planificación de recursos.
Gracias a su enfoque centrado en el control horario, Sesame es una alternativa utilizada por organizaciones que buscan una solución específica para gestionar la jornada laboral y cumplir con las obligaciones de registro establecidas por la normativa.
Ideal para: empresas que buscan una herramienta especializada en control horario, gestión de ausencias y seguimiento de la jornada laboral.
5. Fichar.gratis
Fichar.gratis es una solución de control horario orientada a empresas que buscan una herramienta sencilla para registrar la jornada laboral de sus empleados. Su propuesta se centra en facilitar el cumplimiento de la obligación de registro horario mediante un sistema accesible y fácil de implantar.
La plataforma permite registrar entradas y salidas, consultar historiales de fichaje y disponer de los registros necesarios para acreditar la jornada laboral de los trabajadores. Además, al tratarse de una herramienta especializada, ofrece una curva de aprendizaje reducida y una puesta en marcha rápida.
Aunque sus funcionalidades son más limitadas que las de otras plataformas de recursos humanos, puede ser una alternativa interesante para pequeñas empresas que necesitan cubrir las necesidades básicas de control horario.
Ideal para: pequeñas empresas y negocios que buscan una solución sencilla para registrar la jornada laboral.
Por qué elegir STEL Tempo para cumplir con la nueva ley
La futura normativa de control horario exigirá a las empresas disponer de sistemas capaces de registrar la jornada laboral de forma fiable, accesible y trazable. Por ello, cada vez resulta más importante contar con una herramienta que no solo permite fichar, sino que también facilite la gestión diaria de los equipos y la conservación de los registros.
STEL Tempo ha sido diseñado para ayudar a las empresas a adaptarse a este nuevo escenario. La plataforma permite registrar entradas y salidas desde distintos dispositivos, gestionar vacaciones y ausencias, configurar calendarios laborales y disponer de un historial completo de fichajes siempre accesible.
Además, incorpora funcionalidades especialmente útiles para cumplir con los requisitos que plantea la nueva normativa:
- Registro digital de la jornada laboral.
- Historial de fichajes y trazabilidad de los registros.
- Gestión de vacaciones y ausencias.
- Calendarios laborales personalizados.
- Acceso desde ordenador, móvil y tablet.
- Informacón centralizada para empleados y responsables.
- Informes y consultas de jornada en tiempo real.
Al integrar control horario y gestión de equipos en una única plataforma, STEL Tempo ayuda a reducir tareas administrativas, mejorar la organización interna y preparar a la empresa para los cambios que traerá la nueva regulación del registro horario.
Preguntas frecuentes
Sí. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus trabajadores, indicando la hora de inicio y finalización de la jornada.
La reforma pretende reforzar el sistema actual mediante la digitalización de los registros, la trazabilidad de los fichajes y un mayor acceso a la información por parte de la Inspección de Trabajo.
Todo apunta a que los sistemas basados en Excel o en registros manuales dejarán de ser una opción válida si no garantizan la integridad, trazabilidad y accesibilidad de los datos exigidas por la nueva normativa.
Los sistemas de registro horario deben cumplor con la normativa de protección de datos (RGPD). Esto implica garantizar la seguridad, confidencialidad e inalterabilidad de la información, evitando manipulaciones. La empresa debe informar a los empleados sobre cómo se gestionarán sus datos y quién tendrá acceso a ellos.
El registro horario debe reflejar con exactitud las horas extraordinaras realizadas por el trabajador. Esto permite garantizar que sean compensadas con tiempo de descanso o abonadas conforme a lo establecido por la normativa laboral o el convenio colectivo.
En estos casos, la empresa debe contar con un protocolo para registrar las incidencias y resolverlas. Sin embargo, la responsabilidad última del cumplimiento recae sobre la empresa, que debe asegurar la existencia de un sistema fiable y accesible para el empleado.
La mejor forma de prepararse es revisar el sistema de registro actual y valorar la implantación de un software de control horario que permita gestionar los fichajes de forma digital, conservar los registros correctamente y adaptarse a los futuros requisitos normativos.
