Descarga gratis nuestra plantilla de factura proforma en Excel, Word o PDF y utilízala para preparar este documento de forma rápida y sencilla.
La factura proforma se utiliza para presentar a un cliente las condiciones de una futura operación antes de emitir la factura definitiva. Aunque puede tener un aspecto muy similar, no tiene validez fiscal ni contable.
¿Prefieres hacerla online? Crea tu factura proforma gratis directamente desde nuestro generador de facturas proforma, sin descargar plantillas ni hacer cálculos manualmente.
Índice de contenidos
Descarga tu plantilla de factura proforma gratis
Puedes elegir el formato que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Hemos preparado diferentes modelos de factura proforma para que solo tengas que completar los datos de tu negocio, la información del cliente y las condiciones de la operación.
Todas las plantillas incluyen los campos básicos que necesitas para preparar una proforma clara y profesional, pero cada formato tiene sus ventajas.
Plantilla de factura proforma en Excel
La plantilla de factura proforma en Excel es especialmente útil si trabajas habitualmente con precios, cantidades e impuestos y quieres que los cálculos se realicen de forma automática.
Puedes modificar fácilmente productos o servicios, unidades, precios, descuentos y tipos impositivos. La propia hoja te permite calcular la base imponible, el IVA y el importe total, reduciendo el riesgo de errores manuales.
Es una buena opción si vas a crear varias proformas similares o si necesitas actualizar importes con frecuencia antes de cerrar la operación con el cliente.
Plantilla de factura proforma en Word
La plantilla de factura proforma en Word te ofrece mayor libertad para personalizar el documento y adaptarlo a la imagen de tu negocio.
Puedes añadir tu logotipo, modificar textos, incluir condiciones comerciales o adaptar la distribución de los campos sin necesidad de trabajar con fórmulas o celdas.
Resulta especialmente cómoda si buscas un documento visualmente cuidado y necesitas hacer cambios puntuales en el contenido antes de enviarlo al cliente.
Plantilla de factura proforma en PDF
La plantilla de factura proforma en PDF es una opción práctica cuando buscas un documento con un diseño fijo, preparado para compartir por correo electrónico o imprimir.
Al mantener siempre el mismo formato, es especialmente útil si quieres evitar que la estructura o el diseño cambien al abrir el archivo en distintos dispositivos.
Eso sí, para modificar los campos necesitarás utilizar un PDF editable o una herramienta compatible. Si vas a realizar muchos cambios o crear proformas con frecuencia, probablemente te resulte más cómodo trabajar con Excel, Word o directamente con un generador online.
¿Qué debe incluir una factura proforma?
Al no tratarse de una factura con validez fiscal, una factura proforma no está sometida a los mismos requisitos formales que una factura ordinaria. Aun así, conviene incluir toda la información necesaria para que el cliente conozca claramente las condiciones de la futura operación.
Una buena plantilla de factura proforma debería incluir:
- La indicación “Factura proforma” de forma claramente visible.
- Fecha de emisión.
- Datos de la empresa o profesional que la emite.
- Datos del cliente.
- Descripción de los productos o servicios.
- Cantidades y precios unitarios.
- Base imponible.
- IVA y otros impuestos aplicables a la futura operación.
- Importe total.
- Condiciones de pago y entrega, cuando corresponda.
- Periodo de validez de la propuesta, si lo hubiera.
Cuanto más completa sea la proforma, más sencillo será convertir posteriormente esa operación en una factura definitiva.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Crear una factura proforma es sencillo, especialmente si partes de una plantilla o utilizas un generador.
1. Añade tus datos y los del cliente. Incluye la información necesaria para identificar a ambas partes.
2. Introduce los productos o servicios. Especifica qué vas a vender, las cantidades y el precio acordado.
3. Calcula los importes. Indica la base imponible, los impuestos que corresponderían a la operación y el total.
4. Añade las condiciones de la operación. Puedes especificar la forma de pago, plazos de entrega o cualquier otra condición acordada.
5. Identifica claramente el documento. Debe aparecer la expresión “Factura proforma” para evitar que pueda confundirse con una factura definitiva.
6. Revisa y envía la proforma. Una vez comprobados los datos, puedes enviarla al cliente en formato digital.
Si no quieres rellenar una plantilla manualmente, también puedes utilizar nuestro generador de facturas proforma para crearla directamente online.
Plantillas de facturas y VeriFactu: ¿seguirán sirviendo?
Una plantilla o un generador siguen siendo perfectamente válidos para crear una factura proforma, ya que se trata de un documento comercial previo y no de una factura a efectos fiscales.
La situación cambia cuando la operación se confirma y necesitas emitir la factura definitiva.
Con la nueva normativa de los sistemas informáticos de facturación, conocida como VeriFactu, los programas utilizados para emitir facturas deberán cumplir una serie de requisitos destinados a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Por tanto, una plantilla de Excel, Word o PDF o un simple generador de documentos no sustituyen a un software de facturación adaptado a VeriFactu cuando llega el momento de gestionar la facturación real de tu negocio.
Las plantillas siguen siendo útiles para documentos puntuales como una factura proforma, pero si facturas habitualmente, depender de archivos independientes implica además introducir datos manualmente, controlar numeraciones, gestionar clientes y productos por separado y trasladar después toda esa información a tus facturas.
Por eso, el verdadero salto está en utilizar una herramienta que permita gestionar todo el proceso desde un mismo lugar.
De la factura proforma a la factura definitiva con STEL Order
Una factura proforma puede ser el comienzo de una venta. Después puede llegar la aceptación del cliente, el pedido, el albarán, la factura y, finalmente, el cobro.
Con STEL Order puedes gestionar todo ese proceso sin depender de documentos independientes ni tener que introducir una y otra vez la misma información.
Desde un mismo software puedes gestionar tus clientes, productos y servicios, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, manteniendo conectada toda la información comercial de tu negocio.
Además, STEL Order está preparado para cumplir con los requisitos de VeriFactu, de manera que cuando una operación deje de ser una simple propuesta y llegue el momento de emitir una factura real, puedas hacerlo desde un sistema de facturación adaptado a la nueva normativa.
Una plantilla puede ayudarte a crear un documento. Un software de facturación te permite gestionar todo lo que ocurre después.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas de factura proforma
¿Una factura proforma tiene validez fiscal?
No. Una factura proforma es un documento comercial e informativo que se utiliza antes de emitir la factura definitiva, por lo que no tiene validez fiscal ni contable y no sirve para justificar una operación ante Hacienda.
Esto significa que no debe incluirse en los libros de facturas emitidas como si fuera una factura ordinaria ni utilizarse para liquidar el IVA de una operación. Si finalmente se realiza la venta o se presta el servicio, será necesario emitir la factura correspondiente cumpliendo los requisitos legales aplicables.
¿Hay que numerar las facturas proforma?
No existe la misma obligación de numeración correlativa que se aplica a las facturas ordinarias. Sin embargo, es recomendable asignar un número o referencia a cada factura proforma, especialmente si emites varias o necesitas hacer un seguimiento posterior.
Puedes utilizar, por ejemplo, una serie específica como PRO-001, PRO-002 o similar. De esta forma será más fácil localizar cada documento, relacionarlo con un cliente y mantener organizada la documentación comercial de tu negocio.
¿Una factura proforma lleva IVA?
Una factura proforma puede mostrar el IVA y demás impuestos que corresponderían a la futura operación. De hecho, incluirlos permite que el cliente conozca de antemano cuánto tendría que pagar si finalmente acepta las condiciones propuestas.
Sin embargo, mostrar el IVA en una proforma no significa que haya que declararlo en ese momento. La factura proforma no genera por sí misma las obligaciones fiscales propias de una factura definitiva.
¿Cuándo se debe emitir la factura definitiva después de una proforma?
La factura proforma no se convierte automáticamente en factura por el simple hecho de que el cliente la acepte. Cuando se produzca la operación y exista obligación de facturar, habrá que emitir una factura definitiva que cumpla los requisitos legales correspondientes.
La proforma puede servir como punto de partida porque ya contiene buena parte de la información de la operación, pero ambos son documentos diferentes. Utilizar un software de facturación permite reutilizar esos datos y continuar con el proceso comercial sin tener que introducir toda la información de nuevo.
¿Se puede modificar una factura proforma después de enviarla?
Sí. Como todavía no estamos ante una factura fiscal, una factura proforma puede modificarse si cambian las condiciones de la operación antes de que esta se cierre.
Por ejemplo, puedes modificar cantidades, precios, productos o servicios, descuentos, condiciones de pago o fechas de entrega. Si existen varias versiones, es recomendable identificarlas correctamente para que tanto tú como el cliente sepáis cuál contiene las condiciones definitivas acordadas.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y un presupuesto?
Los dos documentos pueden utilizarse antes de cerrar una venta, pero no son exactamente lo mismo. Un presupuesto se utiliza principalmente para presentar una oferta comercial al cliente, mientras que una factura proforma suele mostrar la operación con una estructura y un nivel de detalle similares a los que tendrá posteriormente la factura definitiva.
Las facturas proforma son habituales, por ejemplo, cuando el cliente necesita conocer anticipadamente todos los importes de una operación o en determinadas operaciones comerciales internacionales. En cualquier caso, ninguno de los dos documentos sustituye a la factura definitiva cuando existe obligación de emitirla.
