Si eres autónomo, sabes que trabajar por cuenta propia implica algo más que generar ingresos: también tienes que asumir costes para poder desarrollar tu actividad. Por suerte, muchos de esos gastos se pueden restar legalmente de tus ingresos gracias a los gastos deducibles para autónomos.
La idea es simple: no tributas por todo lo que facturas, sino por lo que realmente ganas tras cubrir los gastos necesarios para trabajar. Y ahí es donde saber qué puedes deducirte —y cómo hacerlo bien— marca una gran diferencia.
Índice de contenidos
¿Qué son los gastos deducibles?
Antes de profundizar en listas, ejemplos o normativas, conviene entender bien qué son gastos deducibles en el contexto de un trabajador autónomo. La definición técnica puede sonar fría, pero en la práctica es bastante sencilla: son todos aquellos costes que un autónomo necesita cubrir para poder realizar su actividad económica y que Hacienda permite restar del total de ingresos a la hora de calcular el IRPF.
Los gastos deducibles para autónomos pueden incluir desde el alquiler del espacio de trabajo, hasta servicios de gestoría, pasando por el teléfono, la compra de material o herramientas, y hasta el combustible si se utiliza el coche con fines laborales. Pero no basta con que el gasto exista: Hacienda exige que cumpla tres condiciones básicas para ser considerado deducible:
- Debe estar vinculado a la actividad económica, es decir, debe ser necesario para poder trabajar.
- Debe estar justificado con una factura válida, emitida a nombre del autónomo y con todos los datos fiscales correctos.
- Debe estar registrado contablemente, incluido en los libros de registro obligatorios que todo autónomo debe llevar.
Cumplir con estas tres condiciones es clave. Si alguna falla, Hacienda podría rechazar el gasto en una inspección, con la consiguiente sanción o regularización.
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Gastos deducibles: un ejemplo para despejar dudas
A veces la teoría se entiende mejor con un caso real, así que pongamos un ejemplo práctico de cómo funcionan los gastos deducibles para autónomos y por qué son tan relevantes a la hora de pagar impuestos.
Imagina que eres un diseñador gráfico freelance. En un trimestre has emitido facturas por un total de 9.000 €. Si no dedujeras nada, Hacienda consideraría que esos 9.000 € son tu beneficio íntegro. Pero en realidad, como autónomo has asumido una serie de gastos necesarios para trabajar:
| Concepto | Importe (€) |
|---|---|
| Alquiler de coworking | 750 € |
| Internet y teléfono | 240 € |
| Herramientas online (Adobe, etc.) | 300 € |
| Combustible para reuniones | 150 € |
| Servicios de gestoría | 400 € |
| Ordenador portátil (inversión) | 1.000 € |
| Total gastos deducibles | 2.840 € |
Como puedes ver, tus ingresos fueron de 9.000 €, pero tus gastos deducibles para autónomos alcanzan los 2.840 €, lo que deja un beneficio real de 6.160 €. Y ese es el importe sobre el que deberías tributar.
Este ejemplo demuestra que aplicar correctamente las deducciones puede reducir notablemente tu base imponible y, por tanto, lo que acabas pagando a Hacienda. Pero para que estos gastos sean aceptados, deben estar bien justificados, ser necesarios para la actividad y estar registrados contablemente.
Gestionar bien los gastos deducibles no solo te permite ahorrar, sino también evitar errores que puedan convertirse en un problema si Hacienda revisa tus cuentas.
¿Qué dice la AEAT sobre los gastos deducibles de los autónomos?
A la hora de aplicar correctamente los gastos deducibles para autónomos, no basta con el sentido común o lo que te cuenten otros profesionales. La referencia oficial es siempre la Agencia Estatal de Administración Tributaria, más conocida como AEAT. Y sí, Hacienda tiene su propio criterio muy bien definido sobre qué gastos puedes deducirte y bajo qué condiciones.
Según la AEAT, un gasto solo puede considerarse deducible si cumple con estos tres requisitos básicos:
- Estar afecto a la actividad económica: el gasto debe estar directamente relacionado con el desarrollo de tu negocio o profesión. No puede ser un gasto personal ni de uso mixto sin una afectación clara.
- Estar justificado documentalmente: la deducción solo es válida si tienes una factura completa, emitida a tu nombre (o razón social si estás dado de alta como sociedad) y con todos los datos fiscales necesarios.
- Estar registrado en los libros contables: este gasto debe estar debidamente anotado en los libros de registro de gastos e inversiones que exige la normativa fiscal.
Estos criterios aparecen reflejados en el artículo 28.1 de la Ley del IRPF y en su reglamento de desarrollo, y son la base de cualquier inspección o revisión por parte de Hacienda. Es decir, no hay vuelta de hoja: si un gasto no cumple con lo anterior, no entra en la lista de gastos deducibles autónomos AEAT, y si lo incluyes igual, podrías enfrentarte a una sanción.
Hay ciertos gastos donde la AEAT es especialmente estricta, como ocurre con el uso del coche, las comidas, o los suministros del hogar cuando trabajas desde casa. Aquí no basta con la lógica: necesitas declaraciones previas (como en el caso del domicilio), una justificación muy clara del uso exclusivo, o aplicar solo un porcentaje parcial deducible.
Por tanto, no te dejes llevar por “leyendas urbanas” entre autónomos. Si tienes dudas sobre si un gasto es aceptado por Hacienda, lo mejor es consultar directamente en la página oficial de la AEAT, o acudir a un asesor fiscal actualizado. Porque una deducción mal aplicada puede salir cara… y no hay excusas que valgan cuando llega una inspección.
Gastos deducibles de los autónomos que trabajan desde casa
Cada vez más profesionales ejercen su actividad desde casa, ya sea por comodidad, por ahorro o porque su negocio no requiere un local físico. Pero esto plantea una duda muy común: ¿se pueden deducir los gastos del hogar como autónomo? La respuesta es sí, aunque con matices.
La AEAT permite deducir parte de los gastos de una vivienda cuando esta se utiliza como lugar de trabajo, pero no todo vale. Para que esos costes entren dentro de los gastos deducibles para autónomos, deben cumplir condiciones específicas, más estrictas que en otros casos.
¿Qué puedes deducir si trabajas desde casa?
Solo se pueden deducir los suministros proporcionales al espacio que declaras afecto a tu actividad. Es decir, si indicas que utilizas el 20% de tu vivienda como despacho profesional, ese porcentaje será la base para calcular qué parte de luz, agua, gas, internet o incluso la comunidad de vecinos puedes deducir.
El método habitual que acepta Hacienda es este:
- Declarar en el modelo 036 o 037 qué parte de tu vivienda usas como espacio de trabajo.
- Calcular qué porcentaje representa esa superficie del total de tu vivienda.
- Aplicar el 30% sobre ese porcentaje a los gastos de suministros.
Por ejemplo, si usas el 20% de tu casa como despacho, podrás deducir el 30% de ese 20% de tu factura de internet, luz, gas, etc. Es decir, solo el 6% del total del gasto. Sí, es poco, pero al menos algo se recupera fiscalmente.
Otros gastos posibles en el hogar
- Hipoteca o alquiler: solo se puede deducir la parte proporcional al uso profesional y, en el caso del alquiler, debe figurar en el contrato que el inmueble admite uso profesional. No todos lo permiten.
- Amortización de mobiliario: si compras un escritorio, una silla ergonómica o una lámpara exclusivamente para tu despacho, puedes deducir su coste (o la parte correspondiente si su valor supera los 300 € y se amortiza en varios años).
- Reformas o mantenimiento: si mejoras una parte de la vivienda usada para la actividad (como pintar o insonorizar el despacho), se podría considerar gasto deducible, pero solo si hay una clara afectación al uso profesional.
Dentro de muy poco la facturación electrónica entrará en vigor y contar con un software de facturación electrónico será obligatorio. No te pierdas nuestra selección de los mejores programas de facturación y adelántate a la entrada en vigor de la normativa.
Gastos de formación deducibles de los autónomos
Invertir en formación es invertir en tu propio negocio. Pero más allá del desarrollo profesional, muchos autónomos se preguntan si los cursos, talleres o másteres que realizan pueden incluirse entre los gastos deducibles para autónomos. La respuesta es sí, aunque no todo vale: la clave está en la relación directa con la actividad que desempeñas.
¿Qué formación se considera deducible?
Hacienda acepta la deducción de aquellos gastos de formación que estén vinculados directamente a la actividad económica del autónomo. Por ejemplo:
- Un diseñador gráfico que realiza un curso avanzado de Adobe Illustrator.
- Un copywriter que se inscribe a un máster de marketing digital.
- Un terapeuta que asiste a un congreso de psicología.
- Un consultor que se forma en fiscalidad para asesorar mejor a sus clientes.
En todos esos casos, la relación entre el contenido de la formación y la actividad es clara, por lo tanto, el gasto puede incluirse legalmente como deducible en el IRPF.
¿Qué condiciones deben cumplirse?
Como ocurre con todos los gastos deducibles para autónomos, Hacienda exige:
- Justificación documental: necesitas una factura válida, con tu nombre y NIF, emitida por la entidad que imparte el curso.
- Relación con la actividad: tiene que haber una conexión lógica y demostrable entre el curso y el trabajo que realizas.
- Registro contable: ese gasto debe estar anotado en tus libros de registro de gastos, con la fecha y el importe correcto.
Además, puedes deducirte también los desplazamientos y dietas si te trasladas a otra ciudad para realizar la formación, siempre que cuentes con facturas y puedas justificar que el viaje fue por ese motivo.
¿Qué no se puede deducir?
Si haces un curso de cocina siendo abogado, o un taller de escritura creativa sin que tenga relación con tu actividad profesional, Hacienda puede interpretar que se trata de un gasto personal, y por tanto, no deducible. Aquí entra también el sentido común: si tú mismo no puedes explicar cómo ese curso mejora tu trabajo, probablemente no lo acepten.
Además, muchas plataformas online ofrecen formación sin emitir factura válida, o sin datos fiscales completos. En ese caso, aunque el contenido sea útil, no podrás justificar el gasto legalmente.
Los 10 principales gastos que un autónomo se puede deducir
Uno de los errores más habituales entre quienes trabajan por cuenta propia es no conocer todos los gastos deducibles para autónomos disponibles. Muchos acaban pagando de más simplemente por no incluir costes que Hacienda sí permite deducir. Aquí te dejo los 10 más frecuentes, todos perfectamente legales y, si están bien justificados, aceptados por la AEAT.
| Gasto deducible | Detalles clave |
|---|---|
| 1. Alquiler del local o coworking | Totalmente deducible si el local está afecto a la actividad. En caso de vivienda, debe declararse el porcentaje utilizado para trabajar. |
| 2. Suministros (luz, agua, internet) | Deducibles al 100% si el local es exclusivo. Si trabajas desde casa, puedes aplicar el 30% del porcentaje afecto a la actividad. |
| 3. Gestoría o asesoría fiscal/laboral | Gastos asociados a servicios de gestión contable, fiscal y laboral. Siempre deducibles si están bien facturados. |
| 4. Material de oficina y consumibles | Todo lo relacionado con papelería, impresoras, tinta, etc., siempre que esté vinculado al trabajo. |
| 5. Equipos informáticos y software | Ordenadores, tablets, móviles, programas de edición, facturación, CRM, etc. Si superan los 300 €, se amortizan. |
| 6. Publicidad y marketing | Gastos en campañas publicitarias, redes sociales, diseño web, tarjetas de visita, etc., orientados a promocionar tu actividad. |
| 7. Transporte y combustible | Deducibles solo si el vehículo está 100% afecto a la actividad. En caso de uso mixto, Hacienda suele rechazarlo salvo justificación contundente. |
| 8. Dietas y manutención | Hasta 26,67 € al día en territorio nacional si se justifica: fuera del municipio, pago electrónico y con factura válida. |
| 9. Formación profesional | Cursos, másteres o talleres relacionados con la actividad profesional. Se requiere factura válida y vinculación directa con la actividad. |
| 10. Cuota de autónomos a la Seguridad Social | Es un gasto obligatorio, deducible sin necesidad de justificación adicional, siempre que esté registrado en contabilidad. |
Gastos deducibles y letras del tesoro
Este es un punto que genera confusión entre muchos profesionales. ¿Pueden considerarse las letras del Tesoro dentro de los gastos deducibles para autónomos? La respuesta corta es no. Y vamos a ver por qué.
Las letras del Tesoro son un producto financiero de inversión, no un gasto relacionado con la actividad económica. Es decir, no son un coste necesario para desarrollar tu trabajo como autónomo, sino una forma de rentabilizar tus ahorros. Y ese pequeño matiz lo cambia todo desde el punto de vista fiscal.
Para que un gasto sea deducible, la AEAT exige que esté directamente vinculado a la actividad, sea necesario para su desarrollo y esté correctamente justificado. Comprar letras del Tesoro no cumple con ninguno de esos tres requisitos: ni se necesita para prestar tus servicios, ni se justifica con una factura ordinaria, ni puedes registrarlo como gasto operativo.
Esto no quiere decir que invertir esté mal, ni mucho menos. De hecho, si generas intereses con esas letras, tendrás que declararlos en el IRPF como rendimiento del capital mobiliario. Pero una cosa es declarar beneficios de inversión, y otra muy distinta es intentar restar el coste de esa inversión como si fuera un gasto de tu actividad.
