La factura es un documento legal y obligatorio que deja constancia de una operación comercial entre dos partes. Es esencial para justificar ingresos y gastos, calcular impuestos y cumplir con las obligaciones fiscales. Toda actividad económica profesional o empresarial debe apoyarse en una facturación clara, correcta y actualizada, tanto por motivos legales como por organización interna.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil con validez legal que recoge toda la información relativa a una operación comercial: quién vende, quién compra, qué se entrega, cuánto se cobra y qué impuestos se aplican. Su función es dejar constancia escrita de una transacción, ya sea la venta de un producto o la prestación de un servicio.
En España, la emisión de facturas está regulada por la normativa fiscal, y su uso es obligatorio en la mayoría de las actividades económicas, tanto para autónomos como para empresas. Las facturas son esenciales no solo para justificar ingresos y gastos, sino también para declarar el IVA, controlar la contabilidad y cumplir con la legislación vigente.
Existen distintos tipos de factura —ordinaria, rectificativa, simplificada, proforma— y cada una tiene un uso concreto. No obstante, todas comparten una estructura básica y deben incluir unos campos obligatorios para ser válidas. Emitir una factura correctamente no solo evita problemas con la Administración, sino que también proyecta profesionalidad y seriedad ante el cliente.
¿Cómo se hace una factura paso a paso?
Hacer una factura correctamente no es complicado, pero sí requiere seguir una estructura clara y cumplir con ciertos requisitos formales establecidos por la normativa fiscal. Tanto si eres autónomo como si gestionas una empresa, es importante saber cómo redactar una factura válida para evitar errores que puedan afectar a tu contabilidad o a tus relaciones con los clientes.
El primer paso es asignar a la factura un número único y correlativo. La numeración debe seguir una secuencia lógica, sin saltos ni duplicados. A continuación, se debe indicar la fecha de emisión, que marca el momento en el que se genera el documento.
Después se incluyen los datos fiscales del emisor y del receptor. Estos deben contener el nombre completo o razón social, el NIF o CIF y la dirección fiscal. Si se trata de una operación intracomunitaria, también es necesario incluir los números de IVA correspondientes.
En la parte central del documento se detallan los productos o servicios prestados, especificando las unidades, el precio por unidad y el importe total sin impuestos (base imponible). Sobre esa base se aplican los impuestos correspondientes, como el IVA (normalmente del 21 %, aunque puede ser reducido o superreducido) y, si procede, el IRPF en el caso de ciertos profesionales.
Por último, se indica el importe total a pagar, la forma de pago (transferencia, tarjeta, efectivo, etc.), y opcionalmente, los datos bancarios y el plazo de pago acordado.
Para resumir visualmente esta información, incluimos a continuación una tabla con los elementos esenciales que debe contener toda factura:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | Único y correlativo |
| Fecha de emisión | Día en que se genera la factura |
| Datos del emisor | Nombre, NIF/CIF y dirección fiscal |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF/CIF y dirección |
| Descripción de servicios | Detalle claro de los productos o servicios facturados |
| Base imponible | Total sin impuestos |
| IVA y otros impuestos | Porcentaje aplicado e importe correspondiente |
| Total factura | Importe final a pagar, con impuestos incluidos |
| Forma de pago | Método acordado y, si es necesario, cuenta bancaria y plazo de vencimiento |
Hoy en día, aunque es posible hacer facturas manualmente, lo más práctico y seguro es utilizar un programa de facturación como STEL Order para que automatice este proceso, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y ahorrando tiempo en la gestión administrativa.
Factura: ejemplo para no perderte
Ver un ejemplo concreto de factura es la forma más clara de entender cómo debe presentarse y qué datos no pueden faltar. Aunque existen múltiples formatos según el tipo de actividad o sector, todos deben respetar una estructura mínima común para ser válidos legalmente.
A continuación, mostramos un modelo básico de factura para un servicio profesional. Este ejemplo te servirá como guía para estructurar tus propias facturas, ya sea que las generes manualmente o con una herramienta digital.
FACTURA Nº: 2025-045
Fecha de emisión: 28/03/2025
Datos del emisor:
Marta Gómez Ruiz
CIF: 12345678A
Calle del Comercio, 10
28001 Madrid
Datos del cliente:
Soluciones Digitales SL
CIF: B87654321
Avda. de la Empresa, 22
08001 Barcelona
| Concepto | Cantidad | Precio Unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Diseño de página web corporativa | 1 | 750 € | 750 € |
| Mantenimiento técnico mensual (abril) | 1 | 120 € | 120 € |
Base imponible: 870 €
IVA (21 %): 182,70 €
Total factura: 1.052,70 €
Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES12 3456 7890 1234 5678 9012
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Hacer una factura no tiene por qué ser complicado ni requerir conocimientos técnicos. Si quieres ahorrar tiempo y asegurarte de que tu factura cumple con todos los requisitos legales, lo más sencillo es utilizar un generador online de facturas gratuito.
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Factura electrónica: qué es y cuándo será obligatoria
La factura electrónica es un documento con la misma validez legal que una factura tradicional en papel, pero que se emite y recibe en formato digital. Su principal diferencia no está en el contenido, sino en la forma: una factura electrónica debe generarse con medios informáticos y transmitirse electrónicamente.
En España, el uso de la factura electrónica está regulado y, en algunos casos, es obligatorio. Desde 2015, todas las empresas y autónomos que facturen a la Administración Pública están obligados a emitir sus facturas en formato electrónico, siguiendo el estándar Facturae. Pero con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, esta obligación se extenderá progresivamente al conjunto del tejido empresarial.
Esto quiere decir que, en un plazo determinado, todas las empresas y profesionales estarán obligados a utilizar sistemas digitales para emitir sus facturas, sin importar si facturan a clientes públicos o privados.
Este cambio forma parte de un proceso más amplio de digitalización y modernización de la economía. La facturación electrónica permite una mayor trazabilidad, reduce errores, mejora la gestión de los pagos y contribuye a la lucha contra el fraude fiscal.
Además, facilita el archivo digital y la automatización contable, lo que supone un ahorro considerable de tiempo y costes administrativos.
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