Una factura es un documento donde reflejamos la actividad sometida al Código de Comercio de compra de productos o servicios realizados, con la cantidad e importe.

Las facturas se deben realizar según la normativa del Reglamento de Facturación, para agilizar el funcionamiento administrativo de los procesos de compra/venta de las empresas y de la administración pública.

Índice de contenidos

1. ¿Cómo hacer una factura?

Desde siempre, la mayoría de las empresas han utilizado hojas de cálculo para el control de su facturación mensual. Se crean plantillas en excel con los datos correspondientes de cada factura y se iban duplicando documentos.

Hoy en día, las empresas tienen más herramientas que nunca para llevar un procedimiento de facturación correcto. Actualmente, casi todos los negocios se sustentan de un programa de facturación para la gestión de la compra/venta de sus productos o servicios.

2. ¿Qué datos tiene que tener mi factura para cumplir con el Reglamento?

Para cumplir con el Reglamento de Facturación debemos de incorporar los siguientes datos a nuestras facturas:

Referencia: Número de serie único para cada factura. Tienen que ser correlativos, es decir, las referencias de las facturas tienen que ir por orden de creación según se facturen. Normalmente llevan un prefijo de letras, seguido de una serie de números correlativos.
Fecha de facturación: La fecha de emisión de la factura.
Datos del vendedor o proveedor de servicios: Nombre, apellidos, razón social y NIF (número de identificación fiscal).
Datos del receptor de la factura: Nombre, apellidos y NIF.
Domicilio: Solo es necesario el del emisor de la factura.
Servicios realizados: Descripción de los servicios prestados por la empresa.
Cantidad de productos: En caso de realizarse la factura por la venta de productos, se debe indicar la cantidad y el valor de dichos productos.
IVA e IRPF: Impuestos aplicados a esos servicios o productos.

3. Tipos y ejemplos de facturas

Factura Recapitulativa: Es aquella que utilizamos cuando unimos diferentes albaranes o documentos comerciales realizados a una sola persona/empresa en un mismo mes natural.
Factura proforma: Refleja una operación de compra/venta pero tiene la misma validez que un presupuesto, detalla la oferta comercial, pero no tiene validez legal.
Factura rectificativa: También llamada factura de abono, es aquel documento utilizado para corregir los errores producidos en una factura ordinaria. Pueden ser positivas o negativas, positivas si son solo para corregir algún dato de la factura ordinaria, o negativa si es por una devolución de los productos.
Factura simplificada: Podemos realizar este tipo de facturas cuando la operación tiene un valor inferior a 400 euros (con el IVA incluido y dependiendo de las actividades que se realicen), suelen sustituir a los tickets de compra y se utilizan para agilizar los pagos.

Para emitir una factura de todas estas características, incluidas las facturas online, es recomendable la utilización de un buen programa de facturación que nos permita tener diferentes tipos de plantilla de factura para cada ocasión. Por último tenemos que mencionar las facturas electrónicas, que tienen los mismos efectos legales que una factura de papel, simplemente que se realizan y reciben en formato electrónico.