En este artículo explicaremos los distintos tipos de ERP disponibles en el mercado y los separamos según sus funciones, así es, primero trataremos su instalación, diseño de funcionalidades, desarrollos en abierto o privado o su ámbito de actuación.
Todas estas cualidades presentes en un ERP son esenciales de conocer antes de elegir el programa en el que se va a basar la gestión de tu empresa.
Índice de contenidos
1.-Tipos de ERP según su diseño de funcionalidades
Los software ERP se pueden diferenciar según el grado de personalización de sus funcionalidades, es decir, si están diseñados de manera que una empresa pueda adaptar a medida el ERP a su empresa o una empresa pueda adaptarse a lo que ofrece de manera estandarizada el ERP.
1.1.-ERP a medida
Al contrario de lo que se puede pensar, muy pocas empresas son las que necesitan un tipo de ERP que está hecho a medida para esa empresa, ya que esto constituye un gran gasto en tiempo y dinero para la misma en un departamento técnico en conseguir adaptar el programa a la gestión de la empresa.
Este tipo de ERP está sujeto a la compra de su licencia para poder ser utilizado por la empresa. Esta licencia puede estar sujeta a pagos anuales o solamente un pago inicial.
Un ERP a medida era la solución adoptada por grandes compañías en las que es más costoso cambiar la metodología de trabajo que realizar un desarrollo a medida para estos procesos. Normalmente es un desarrollo muy caro sólo asumible para muy pocas empresas de gran tamaño.
Ventajas: Las empresas con un programa de gestión adaptado a su metodología de trabajo no necesitan invertir mucho tiempo en «educar» a su personal en el uso del software.
Inconvenientes: Supone un gran desembolso inicial en la compra de licencia y en un departamento de desarrollo. Al adaptar el programa a su empresa, cualquier otra modificación necesitará ser desarrollada teniendo en cuenta esas personalizaciones, por lo que los desarrollos posteriores seguirán siendo lentos y muy costosos.
1.2.-ERP genéricos
Son aquellos software que las soluciones que ofrecen están adaptadas a las metodologías de trabajo de la gran mayoría de empresas de distintos sectores.
A pesar de ser soluciones que puede adaptar cualquier tipo de empresa, ofrecen un nivel de personalización suficiente para que puedan ser usados por empresas de diferentes sectores y metodologías de trabajo.
Cada vez es la solución más adoptada por empresas de todo tipo de sectores, abandonando soluciones gratuitas como hojas de cálculo y adoptando ERP que cubren prácticamente la totalidad de funciones de cualquier empresa cómo los programas de facturación.
Ventajas: El coste de estos programas es muy bajo por lo que es asumible para todo tipo de empresas, suponiendo la mejor opción en lo que gestión de negocio se refiere. Debido al ahorro de tiempo en otras áreas de gestión, es preferible adaptar este tipo de software ERP a seguir con soluciones gratuitas (excel, papel…)
Inconvenientes: El mayor inconveniente de los programas genéricos es el tiempo empleado por el personal de la empresa en trasladar la información previa al programa y adaptarse al uso del mismo. Una vez realizado esto, no tiene mayor inconveniente.
2.-Desarrollo abierto o privado
En esta sección podemos distinguir dos tipos de programas ERP según la autoría y disponibilidad del código.
2.1.-ERP Open Source
Estos son los modelos de ERP libres (Open Source), es decir, cualquier persona puede ver el código con el que se ha desarrollado el programa pero no por esto significa que sean programas gratuitos. Puede haber organizaciones que han aportado al programa o desarrolladores freelances que son independientes de la comercialización del mismo.
Normalmente ofrecen alta personalización ya que pueden ser modificados por personal técnico especializado en ese código, lo que a su vez se traduce en su mayor desventaja, ya que para implementar el programa se necesita de personal altamente cualificado para poder adaptarlo a la empresa y además poder alojar el sistema de información de manera segura en la nube o en las instalaciones de la empresa, con los problemas que ello supone.
2.2.-ERP Privados
Son programas desarrollados por empresas para su comercialización o uso propio. Cómo su propio nombre indica, la empresa comercializa el producto empaquetado y no permite que nadie pueda copiar su código para evitar problemas de seguridad y de negocio.
La comercialización de este tipo de ERP suele ser mediante pago por uso durante un determinado tiempo, lo que permite a la empresa cliente contratar sólo lo que va a usar y ahorrar costes en licencias.
La gran mayoría de opciones de tipos de ERP que tenemos en el mercado es de programas desarrollados por empresas privadas. Estas se encargan de desarrollar y comercializar su software ERP y darle una solución total al cliente, de esta manera, la empresa cliente que necesita el software no se tiene que preocupar de nada más.
3.-ERP Horizontal o Vertical
De manera resumida, en esta sección vemos los distintos ERP según su especialización.
3.1.-ERP Horizontal
Un software de especialización horizontal está diseñado para cubrir las necesidades más básicas de todos los departamentos de una empresa, sin importar el sector al que pertenezcan y con un grado de personalización suficiente para que las empresas del mayor número posible de sectores puedan adoptar el programa cubriendo las mayores necesidades de gestión.
3.2.-ERP Vertical
Son programas de especialización vertical los diseñados para cubrir las necesidades de un sector y especializados en todo el mismo. Ofrecen una solución integral para cualquier problema especifico de un sector pero son mucho más caros y muy poco moldeables.
4.-ERP según sector o especialidad
Existe una variedad de tipos de software empresarial dependiendo de la función principal. Puede ir desde el control de todo el espectro de los recursos de una organización hasta las bases de datos de los clientes. A continuación se presentan algunas de las diferentes tareas que se pueden mejorar con el uso de soluciones de software empresarial.
4.1.-ERP para RRHH
Planificación de recursos humanos – proporciona al personal del departamento de recursos humanos o al gerente de la empresa un programa en el que son capaces de gestionar las nómina y realizar otras tareas desde una interfaz sencilla e intuitiva. Estas aplicaciones suelen incluir una gestión de la contratación, ya que agiliza los procesos de selección y la entrevista de los candidatos a un puesto de trabajo. Acumula los curriculums presentados y facilita la toma de decisiones para la contratación de un nuevo empleado.
4.2.-ERP para Finanzas
Presupuestos
Se encarga de todos los aspectos del proceso presupuestario, incluyendo la definición de los planes de gastos y el control de los fondos asignados.
Gestión de riesgos
Estas herramientas procesan grandes cantidades de datos y proyecciones para ayudar a tomar las decisiones empresariales más beneficiosas. También proporcionan un medio para evitar posibles riesgos.
Cuentas por cobrar
El tipo más común de procesos de cuentas por cobrar son las facturas, pero este tipo de software se encarga de todo tipo de reclamaciones de pago que se deban a una empresa.
Nómina
Asegura que los empleados reciben su salario sin problemas. Esto incluye bonificaciones y deducciones mientras se mantienen los registros para los impuestos y otros propósitos.
4.3.-ERP para Stock
Con el programa de gestión de stock eres capaz de mostrar tu catálogo digital en cualquier lugar, siempre actualizado en tiempo real. Además de tener el listado actualizado, sabrás en todo momento los márgenes de venta, precios mínimo de venta e impuestos asociados.
Gestión de activos en clientes, gracias a esta funcionalidad seremos capaces de gestionar los activos que tenemos disponible pero está en la localización de un cliente, como por ejemplo un tipo de maquinaria para una obra.
4.4.-ERP para Ventas
Existen ERP que integran un módulo para gestionar las relaciones con los clientes (CRM) – Esta es una solución que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de sus clientes. Realizar este seguimiento es muy importante ya que permite dividir a los clientes por potenciales, clientes deudores e incluso clientes que tenemos que cuidar.
Además, también se puede integrar un ERP para realizar la gestión de tu ecommerce, esto es gracias al control de stock presente en el ERP y la integración del mismo con la tienda online. Además, la facturación automática por venta también juega un papel clave.
Estos son algunos de los tipos de ERP que puedes encontrar en el mercado. Esto no significa que tengas que contratar un tipo de ERP por cada funcionalidad que quieras cubrir, por ejemplo, el ERP de STEL Order abarca varios tipos de estos ERP para complementar al 100% las necesidades de tu empresa. Realiza una prueba gratuita para poder experimentar el aumento de eficacia que significaria implementar el ERP de STEL Order.
5.- Tipos de ERP alojados en la nube o en local
Una de las cuestiones más importantes a la hora de elegir un software ERP es el de la seguridad de los datos, ya que el programa necesita acceder y modificar a la información de la empresa por lo que asegurar la integridad de la información es vital para que la empresa pueda funcionar perfectamente en el día a día.
Existen dos métodos de atajar este problema con los diferentes tipos de ERP existentes ya sea alojando el ERP en un servidor en las instalaciones de la empresa o en un servidor alojado en la nube:
5.1.- ERP en local
Tener un ERP en local significa que la empresa ha elegido alojar su programa de manera interna en su propio servidor.
Un ERP alojado en local necesita un espacio físico en las instalaciones de la empresa en el que poder instalar un servidor y estar conectado con el resto de equipos informáticos de la misma.
Este servidor necesita un mantenimiento periódico para evitar pérdidas de la información y estar en un lugar seguro para prevenir manipulaciones accidentales (o intencionadas) o daños ambientales cómo fuegos o inundaciones.
La principal ventaja de alojar un servidor físicamente en las instalaciones de la empresa es que es la misma empresa la que se encarga de la seguridad y del acceso a los datos. En contra partida, la empresa necesitará de personal técnico capacitado para hacer las copias de seguridad necesarias y solucionar los problemas que pueden surgir.
5.2.- ERP en la nube
Un ERP Cloud o en la nube significa todo lo contrario, el programa se aprovecha del «Cloud Computing» para estar alojado en la nube y ser accesible desde cualquier lugar y con total seguridad. Esta tecnología la ofrecen proveedores de confianza cómo Amazon Web Services o Google Cloud.
Los proveedores de tecnologías Cloud se encargan de dar la garantía de que la aplicación o programa alojado en su nube siempre esté disponible.
Esta es la opción más fiable, no entramos en detalles técnicos pero un ejemplo de aplicaciones que usan la tecnología Cloud son; Instagram, Google Drive o Dropbox. Además su uso es bastante extensivo hoy en día y su coste es bajo.
6.- ¿Cómo elegir el mejor tipo de ERP del mercado?
Recapitulando, nos podemos encontrar con dos tipos de ERP que agrupan todas las características mostradas en este artículo:
- ERP a medida, Open Source, Vertical y alojado en local: Este tipo de ERP era la solución adoptada por empresas durante el auge de los programas de gestión. Por lo general, se adaptaban a la empresa a medida y estaban alojados en local, pudiendo no ser de código abierto (Open Source) o especializados en un sector en concreto. Debido a estas dos características, sólo las empresas más grandes podían permitirse instalar un software, ya que suponía un gran coste que no todo el mundo podía asumir.
- ERP genérico, de desarrollo privado, horizontal y alojado en la nube: Con el paso del tiempo y el avance en distintas tecnologías, este tipo de ERP se ha impuesto en el mercado ya que permite a las empresas adoptar un programa con bajos costes en la implementación, al no tener que pagar licencias y al permitirle pagar según el período de uso. Además, usan un software actualizado sin tener que disponer de un equipo técnico que se dedique a implementar nuevas funcionalidades obligatorias por ley o para ampliar las posibilidad de su programa. Por último, las soluciones ERP de este tipo suelen tener un nivel de personalización básico mediante automatizaciones que permiten ser adaptables a cualquier tipo de empresa.
Para poder elegir el mejor ERP para nuestro negocio, podemos afirmar que mientras las soluciones a medida eran la norma cuando la tecnología dedicada a gestionar una empresa estaba en pañales, hoy en día la mejor solución sin lugar a dudas es el ERP alojado en la nube que nos permite adaptar a nuestra empresa sin necesidad de ser un desarrollo a medida con un gasto mínimo. Por ejemplo, STEL Order es el ERP que cumple todas esas condiciones y además, es el software mejor valorado por sus clientes.
