La facturación electrónica se está imponiendo en el mundo empresarial por distintos motivos, como su facilidad de uso, el alto nivel de seguridad que proporciona y por la presión de la normativa existente (como la Ley Antifraude, por ejemplo).
Los requisitos de una factura electrónica deben cumplirse para que su emisión sea válida y pueda ser utilizada dentro de los márgenes que la ley establece. No basta con usar cualquier software o aplicación informática de facturación, sino que se debe apostar por una solución que garantice una emisión adecuada con los requisitos técnicos y de contenido que debe tener una factura electrónica.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura tradicional en papel, pero ofrece ventajas interesantes en términos de eficiencia, seguridad y reducción de costes.
Una de las características más importantes de una factura electrónica es que cuenta con una firma digital o sello electrónico que garantiza su autenticidad e integridad, y que impide posibles alteraciones posteriores (lo que ayuda a evitar posibles estafas y fraudes).
Por lo tanto, una factura es un documento con la misma validez que una factura tradicional, pero que se expide, envía y recibe en formato electrónico, cumpliendo con una serie de requisitos para ser considerada válida a nivel legal.
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Requisitos de la factura electrónica
La factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos esenciales, que pueden variar según la legislación de cada país. Generalmente, estos requisitos se centran en el formato, el código de enrutamiento, el método de envío, el contenido y la firma electrónica:
- Formato: El formato adecuado es fundamental; en España, por ejemplo, no basta con enviar una factura en PDF por correo electrónico. La normativa exige el uso de un formato específico, como el .XML tipo UBL, que asegura la integridad, legibilidad y trazabilidad de la factura. Este formato es reconocido internacionalmente y facilita la estandarización y procesamiento automatizado de las facturas.
- Código de enrutamiento: El código de enrutamiento es crucial para asegurar que la factura llegue al destinatario correcto. Hay diferentes códigos utilizados dependiendo del destinatario, como DIRe para contratistas del Estado, DIR3 para la Administración pública española, ChorusPro para la Administración pública francesa y SDI para la italiana.
- Método de envío: El método de envío también está regulado, y aunque el correo electrónico es común entre empresas, se utilizan cada vez más sistemas más seguros y eficientes. En España, los métodos más usados incluyen FACe, eFACT y PUEF, mientras que a nivel europeo se emplea Peppol.
- Firma electrónica: La firma electrónica no siempre es obligatoria entre empresas o particulares, pero sí lo es para facturar a la Administración pública española, donde se requiere un certificado digital válido. Este sistema asegura la autenticidad, integridad y privacidad de la factura.
- Datos comunes con la factura ordinaria: Además, la factura electrónica debe cumplir con los mismos requisitos que una factura tradicional, incluyendo número de factura, fecha de expedición, datos del emisor y receptor, número de identificación fiscal, detalle, importe e impuestos.
Cumplir con estos requisitos permite a las empresas agilizar el proceso de facturación, acelerar los cobros y reducir costes, lo que contribuye a una operación más eficiente y competitiva en el mercado.
Cuándo será obligatorio cumplir con los requisitos de la factura electrónica
Una vez que están claros cuáles son los requerimientos de la Agencia Tributaria para que sean válidas las facturas digitales, es importante tener claro a partir de qué momento estos van a ser obligatorios.
Aunque la facturación electrónica todavía no es preceptiva, los autónomos y empresas ya están poniéndose al día sobre este tema para evitar sanciones cuando llegue el momento en que este sistema sea obligatorio.
La Ley Crea y Crece determina que la facturación electrónica se va a convertir en la regla general en las relaciones comerciales B2B. Para que esta obligación pueda materializarse, es necesario un Reglamento que desarrolle los requisitos de la factura electrónica, y este todavía no está listo.
Una vez que el Reglamento esté aprobado y en vigor, las empresas y autónomos que facturen más de ocho millones de euros al año tendrán un plazo de un año para adaptarse. Para el resto, el tiempo de aclimatación será de dos años a contar desde la fecha de entrada en vigor de la norma.
Lo que sí es obligatorio desde el año 2015 es emitir factura electrónica cuando se actúa como proveedor de bienes o servicios de una Administración Pública. En estos casos, es imprescindible incluir el código DIR3 correspondiente y enviar el documento a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).
Sanciones por no cumplir los requisitos de la factura electrónica
El régimen sancionador de la Ley Crea y Crece establece sanciones de hasta 10 000 euros si no se cumplen los requisitos de una factura elaborada a través de medios digitales.
Así, si no se presenta la factura electrónica obligatoria, se puede imponer una multa máxima de 3000 euros. Además, cada factura que no tenga el soporte digital se puede sancionar de manera individual.
Si lo que se incumple es el período mínimo de almacenamiento de las facturas (4 años), entonces la multa puede alcanzar los 6000 euros.
También se prevén sanciones más elevadas para los casos en los que la infracción sea especialmente grave. De esta forma, si se incumplen las obligaciones contables y fiscales relacionadas con la facturación electrónica, el importe de la sanción puede llegar a los 24 000 euros. Si el incumplimiento se debe a fallos de privacidad y seguridad, la multa podría ascender a los 60 000 euros.
Programas que cumplan con los requisitos
A partir del 1 de julio de 2025, será obligatorio para todos los autónomos y empresarios emitir sus facturas a través de un software homologado por la Agencia Tributaria. Esta prescripción se deriva de la Ley Antifraude y está muy relacionada con la factura electrónica porque, para poder emitirla, solo podrá recurrirse a programas informáticos que cumplan los requisitos para estar homologados.
El sistema informático utilizado debe ser capaz de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros y de remitir la información a Hacienda. Todos los registros de facturación deberán quedar encadenados, de forma que pueda seguirse su rastro a través de la secuencia de creación.
Estos programas garantizan que el documento se adapta a los requerimientos de la Agencia Tributaria para que sean válidas las facturas digitales, facilitando también su conservación y el cumplimiento de otras obligaciones legales como la protección de datos. Si tienes que adaptarte a la normativa podrás emitir tus facturas a través del programa gratuito que la Administración pondrá a disposición de los ciudadanos. Pero si quieres ajustarte a este nuevo sistema hoy mismo y, además, contar con asesoramiento para resolver tus dudas al respecto, puedes empezar a utilizar STEL Order, porque nuestro software cuenta con la debida homologación.
