Uno de los objetivos de la normativa SEPA (Single Euro Payment Area) es proporcionar un entorno normalizado para los pagos y los cobros en todos los países europeos adscritos según los reglamentos UE 260/2012 y UE 248/2014; en este marco jurídico se contempla y estandariza el procedimiento de emisión de remesas. Vamos a ver qué es una remesa bancaria, cómo funcionan, cuántos tipos hay y cómo consiguen cumplir con la regulación jurídica europea.
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¿Qué es una remesa bancaria?
Una remesa bancaria es una gestión realizada en un banco para ordenar varios movimientos a la vez, bien de cobro, bien de pago: la idea consiste en unificar las órdenes de transferencia o de cobro de recibos, en lugar de gestionarlas de forma individual.
Los documentos de remesa posibilitan a las empresas acumular sus transacciones bancarias en una única orden: de este modo, los bancos reciben instrucciones para realizar varias transferencias simultáneas o para girar varios recibos al mismo tiempo.
Gracias a esta agrupación se consigue un gran ahorro de tiempo y recursos, tanto para la entidad ordenante (que se evita tener que ordenar todas las transacciones una por una) como para el banco (que simplifica su operativa ejecutando una única instrucción por lotes).
Se puede adivinar la utilidad de la remesa bancaria, por ejemplo, en los pagos de nóminas o a proveedores y en el cobro a los clientes: con un único documento de remesa, la empresa puede girar cientos de recibos al mismo tiempo a sus clientes, y ordenar varias transferencias simultáneas para pagar a sus proveedores y empleados.
¿Cómo funcionan las remesas bancarias?
En función del tipo de transacción que se agrupe, se pueden distinguir entre remesas de ingresos y remesas de gastos.
- Las remesas de ingreso sirven para agrupar varios cobros simultáneos: por lo tanto, al realizar esta orden estaremos pidiendo al banco que ejecute varios giros al mismo tiempo. En este punto, se cancelaría el saldo deudor de los clientes a quienes se haya efectuado el cobro, y recibiremos los correspondientes ingresos en tesorería.
- Las remesas de gasto sirven para pedir al banco que agrupe varias órdenes de transferencia y las ejecute al mismo tiempo. Llegado ese momento, se cancelaría el saldo deudor de los acreedores a quienes se haya pagado, y el dinero saldría de nuestra tesorería.
¿Qué es y cómo se cumple con la normativa SEPA?
Al principio mencionamos las fuentes de derecho que amparan la normativa SEPA. Esta se aplica en todo el territorio de la Unión Europea (los 27 estados miembros) y en otras cinco naciones: Suiza, Liechtenstein, Islandia, Noruega y el Principado de Mónaco.
La SEPA designa, por lo tanto, una zona única de pagos en euros; en ella, rigen unos estándares que unifican el procedimiento de las domiciliaciones bancarias, las transferencias y los pagos con tarjeta. Esta normalización dota a las entidades de más flexibilidad a la hora de ejecutar transacciones bancarias, y equipara los derechos y las obligaciones de todos los intervinientes.
Por consiguiente, las remesas bancarias también están sujetas a la normativa única SEPA; en el apartado siguiente vamos a ver qué información deben contener las remesas.
¿Cómo se hace una remesa bancaria?
Para confeccionar una remesa bancaria deberemos identificar individualmente cada documento de pago o cobro; no obstante, previamente el banco nos pedirá:
- Identificación del ordenante: nombre y datos personales.
- Fecha de vencimiento de la remesa (el plazo que damos al banco para hacer efectivos los movimientos contenidos en ella).
- Sufijo acreedor (un código de tres dígitos que proporciona el banco a la empresa que vaya a utilizar este servicio).
- IBAN y BIC/SWIFT de la cuenta desde la que vaya a gestionarse la remesa.
Ahora, por cada cargo que se vaya a incluir en la remesa, tendremos que proporcionar, como mínimo, los datos siguientes:
- Identificación de la factura: número, fecha de emisión y concepto.
- Datos de identificación del cliente (o pagador): NIF, nombre y domicilio.
- Importe a cobrar (o a pagar).
- Nombre de la remesa (a efectos de trazabilidad posterior).
- Datos bancarios (códigos IBAN y BIC/SWIFT) de las cuentas donde se realizará el cobro o el pago.
- Referencia de la orden de domiciliación.
- Declaración de conformidad con la domiciliación SEPA.
El último punto es crucial cuando el mandato haga referencia a un adeudo (cargo en cuenta); será imprescindible contar con la autorización expresa de la entidad a la que se vaya a domiciliar el recibo.
Si no contamos con dicha autorización, ni podremos domiciliar recibos en su cuenta, ni mucho menos podrán tener efecto las remesas de cobro. Incluso un cliente podría revocar una domiciliación y devolver el recibo al banco si no tenemos su autorización por escrito, lo cual supondrá un problema y un sobrecoste adicionales para la empresa.
Tipos de ficheros SEPA
Siguiendo con las disposiciones de normalización SEPA, podemos encontrar hasta tres tipos distintos de ficheros:
- CORE. Los ficheros SEPA CORE permiten realizar cobros en euros en cuentas cuyos titulares sean indistintamente particulares, autónomos o empresas. Es la modalidad de adeudo SEPA más extendida.
- B2B. Estos ficheros recogen transacciones donde los intervinientes son exclusivamente personas jurídicas; no todos los bancos ofrecen este servicio.
- COR1. Los ficheros SEPA COR1 se caracterizan por agrupar las operaciones y acortar los plazos de anticipación de las presentaciones, de modo que consiguen equipararlos a los de las domiciliaciones tradicionales.
¿Qué es y cuándo se tiene que utilizar un mandato SEPA?
Los mandatos o adeudos SEPA son, por lo tanto, unos documentos mediante los cuales una persona física o jurídica autoriza a un proveedor a domiciliar en su cuenta bancaria un importe previamente pactado; una vez que se haya autorizado un mandato SEPA, el banco podrá proceder a cargar sistemáticamente los importes en la cuenta del deudor.
A partir de la entrada en vigor de la normativa SEPA, ha sido muy frecuente encontrar este sistema de domiciliación bancaria en pagos de recibos como insumos del hogar o de la oficina (Internet, telefonía, luz, calefacción, agua, alarmas, etc.), pagos periódicos (recibos de alquiler o de comunidad de propietarios) o suscripciones recurrentes de servicios (Internet, televisión por cable, teléfono móvil, software de música o vídeo en streaming, entre otros).
¿Cómo subir una remesa bancaria al banco?
Aunque el formato de los documentos de remesa esté estandarizado, cada banco cuenta con su propia operativa para gestionar la recepción de las remesas. Te explicamos los procedimientos para cargar ficheros de remesas en algunos de los principales bancos de nuestro país.
Remesas de Banco Sabadell
Análogamente, tendremos que registrarnos y acceder a la aplicación BS Online; en el menú de la izquierda, elegimos la opción Ficheros y procedemos a cargar las remesas bancarias en el formato elegible por el SEPA.
Remesas de La Caixa
Nos tenemos que registrar y entrar en la aplicación Línea Abierta; en el menú de la izquierda, en el apartado Gestión de Remesas, podremos empezar a añadir los ficheros de remesas que deseemos proporcionar al banco para liquidar todos los movimientos de pago o cobro a la vez.
La entrega de remesas de cobro se hace mediante el Cuaderno 19AEB: esta herramienta nos permitirá adjuntar el fichero con todos los recibos domiciliados y hacérselo llegar al banco, para que la propia aplicación de banca online proceda a girarlos automáticamente.
Remesas de Banco Santander
De igual manera, nos registramos y accedemos a la aplicación web Banco Santander Instituciones, y nos dirigimos al apartado Gestión de Remesas.
En él, veremos que la aplicación nos ofrece dos opciones: una para las transferencias (Órdenes de pago) y otra etiquetada como Otros formatos de remesas. La primera opción será la que tengamos que escoger si lo que deseamos es agrupar una remesa de pagos para acreedores, proveedores, empleados…
En el siguiente paso se abrirá una ventana que nos preguntará qué tipo de orden SEPA queremos emitir y, por último, se nos permitirá cargar el fichero de remesa que previamente hayamos preparado.
Programa para generar recibos SEPA
A la luz de los mencionados requerimientos normativos, podemos concluir que es imprescindible confeccionar las remesas con los datos y el formato que fija la reglamentación europea. De lo contrario, el banco podría no realizar los movimientos (lo que conllevaría un retraso en los pagos o los cobros).
Estos problemas potenciales se evitan contando con un software capaz de generar remesas bancarias cumpliendo con la normativa SEPA vigente. STEL Order es un software de gestión que permite crear remesas SEPA volcando los datos del sistema en ficheros con el formato estandarizado, que posteriormente subiremos en la aplicación online del banco con el que trabajemos una vez firmadas.
La gran ventaja de utilizar esta funcionalidad de STEL Order es que se reduce el margen de error humano en la confección de las remesas, a la vez que la empresa optimiza su tiempo y recursos por contar con un procedimiento automatizado en una tarea tan recurrente como crítica.
Como hemos podido comprobar, las remesas son una herramienta muy útil para procesar varias órdenes de pago o de cobro de una sola vez, ahorrándonos el valioso tiempo que supondría prepararlas una por una. La necesidad de cumplir con la normativa SEPA hace que contar con un programa que automatice la confección de remesas sin errores como STEL Order sea muy recomendable.
En este vídeo mostramos cómo de una manera sencilla se pueden filtrar todos los recibos no cobrados y sin remesar para poder generar la remesa de todos estos recibos a la vez.https://www.youtube.com/embed/UWecmz4igdo
