Es posible que nos hayamos encontrado en la situación en la que pedimos un presupuesto a una empresa o autónomo y nos entregan un documento titulado factura proforma. Esto suele producir confusión si no sabemos exactamente qué es una factura proforma o que diferencia existe entre una factura proforma y un presupuesto.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento comercial que sirve para informar sobre los detalles de una futura transacción. A pesar de su similitud con una factura ordinaria, es importante comprender qué es una factura proforma, ya que no tiene validez contable ni fiscal. Esta diferencia es clave, ya que la factura proforma no genera derechos de cobro ni obligaciones de pago, y no debe confundirse con un presupuesto.
Para entender bien qué significa una factura proforma, basta con saber que es un documento provisional que refleja el precio total de una operación, incluyendo impuestos, pero sin valor legal para la contabilidad. Es fundamental conocer esta definición de factura proforma para evitar errores en la gestión comercial y fiscal.
Cuando alguien se pregunta qué es una factura proforma y si debe contabilizarse, la respuesta es que no, ya que la factura proforma actúa como un acuerdo previo y no forma parte de los libros contables. Su uso es común en operaciones internacionales, donde se emplea para declarar el valor de la mercancía antes de la expedición.
Modelo de factura proforma
El modelo de factura proforma es el formato utilizado para presentar de manera clara y ordenada los datos esenciales de una transacción comercial antes de su formalización. A diferencia de una factura ordinaria, este modelo se emplea para informar sobre las condiciones de venta sin generar obligaciones contables o fiscales.
Un buen modelo de factura proforma debe incluir:
- Título visible: debe indicar claramente “Factura Proforma” para evitar confusiones con una factura ordinaria.
- Datos del emisor y receptor: nombre, dirección y número de identificación fiscal (NIF o CIF).
- Descripción de productos o servicios: detallando cantidades, precios unitarios, impuestos aplicables y precio total.
- Número de proforma: puede tener una numeración distinta a la de las facturas definitivas.
- Fecha de emisión: importante para identificar cuándo se emitió la proforma.
- Condiciones de pago y entrega: detallando plazos, métodos de pago y acuerdos de envío.
Plantilla de factura proforma
Te ofrecemos un modelo y una plantilla de factura proforma para que puedas hacerlas de forma manual y fácilmente.
Tener a mano una plantilla factura proforma en PDF gratis te facilitará la gestión, permitiendo crear documentos completos y listos para enviar a tus clientes o para presentar en aduanas durante operaciones internacionales.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Un buen modelo de factura proforma debe seguir una estructura clara que incluya toda la información necesaria. A continuación, te explicamos cómo hacer una factura proforma paso a paso:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Título | Indicar en grande “Factura Proforma” para evitar confusiones. |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto. |
| Datos del cliente | Nombre completo, NIF/CIF y dirección del destinatario. |
| Número de proforma | Numeración independiente de la serie de facturas reales. |
| Fecha de emisión | Día exacto en que se emite el documento. |
| Descripción de productos | Detallar ítems, cantidades, precios unitarios y totales. |
| Base imponible e IVA | Desglose de importes antes y después de impuestos. |
| Importe total | Precio final sumando todos los conceptos e impuestos. |
| Condiciones de pago | Especificar plazos, métodos y términos de pago. |
| Condiciones de entrega | Indicar tiempo y modalidad de envío o prestación del servicio. |
Ejemplo factura proforma
Un ejemplo de factura proforma ayuda a visualizar cómo se estructura este documento y qué elementos debe contener. Para que lo entiendas correctamente, te dejamos un ejemplo con todos los apartados desglosados:
| Factura Proforma | |
|---|---|
| Número: PRO-2024-001 | Fecha: 15/02/2025 |
| Datos del emisor: | ABC S.A. | NIF: A12345678 | Calle Mayor 10, Madrid |
| Datos del cliente: | Empresa XYZ | NIF: B87654321 | Av. Central 5, Valencia |
| Descripción: | Consultoría financiera – 10 horas |
| Precio unitario: | 100,00 € |
| Base imponible: | 1.000,00 € |
| IVA (21%): | 210,00 € |
| Total: | 1.210,00 € |
| Condiciones de pago: | Transferencia bancaria – 15 días |
| Observaciones: | Documento sin validez contable |
Diferencia entre factura y factura proforma
La diferencia entre factura y proforma es clave para evitar errores en la gestión contable y comercial. Aunque pueden parecer similares, cumplen funciones distintas.
La factura es un documento legal y contable que acredita la venta de un producto o servicio. Su emisión genera una obligación de pago y debe registrarse en la contabilidad, reflejando los impuestos aplicables, como el IVA. Además, está sujeta a una numeración correlativa y debe conservarse para su declaración fiscal.
En cambio, la factura proforma es un documento meramente informativo que se utiliza como propuesta previa a la venta. A pesar de que puede incluir el precio y los impuestos aplicables, no tiene validez fiscal ni contable y no genera obligaciones de pago. Además, su numeración es independiente y no forma parte de la secuencia oficial de facturas.
La principal diferencia entre factura y proforma es que la primera formaliza una venta realizada, mientras que la segunda actúa como un compromiso provisional que puede ser modificado antes de la transacción definitiva.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Comprender la diferencia entre factura proforma y presupuesto es fundamental para evitar confusiones en el proceso comercial, ya que aunque ambos documentos son preliminares, cumplen funciones distintas. El presupuesto es una estimación económica que detalla el coste de productos o servicios antes de llegar a un acuerdo. Es una propuesta abierta que puede modificarse según las necesidades del cliente y no tiene ninguna validez legal.
Por su parte, la factura proforma es una oferta comercial formal que refleja los términos definitivos acordados entre ambas partes. A diferencia del presupuesto, la proforma sí tiene validez jurídica como prueba de una relación comercial, aunque no se contabiliza ni genera obligaciones de pago.
Otra diferencia importante es que la factura proforma suele emitirse después del presupuesto, una vez que el cliente acepta las condiciones. Mientras que el presupuesto es una simple propuesta, la proforma actúa como un compromiso previo a la venta.
Factura proforma y el pago anticipado
La factura proforma suele desempeñar un papel importante en las operaciones con pago anticipado, especialmente en transacciones internacionales o acuerdos comerciales complejos. Este documento sirve como una oferta formal en la que se detallan las condiciones de la venta antes de que se realice el pago.
Cuando un comprador realiza un pago por adelantado, la factura proforma actúa como un comprobante de los términos acordados, incluyendo el precio total, impuestos, plazos de entrega y condiciones de envío. A pesar de que no tiene validez contable, es una referencia clara para ambas partes sobre lo que se pagará y entregará.
En muchos casos, los proveedores solicitan el pago parcial o total antes de realizar el envío, y la factura proforma se convierte en el documento base para justificar esa solicitud. Posteriormente, una vez recibido el pago y entregado el producto o servicio, se emite la factura definitiva con validez fiscal.
Por lo tanto, aunque la proforma no tiene valor fiscal, es fundamental en las operaciones con pago anticipado, ya que formaliza el compromiso y evita malentendidos entre vendedor y comprador.
Preguntas frecuentes
Sí, es común utilizar plantillas en formato Word para crear facturas proforma, ya que permiten personalizar el diseño y añadir fácilmente los datos necesarios. Muchas plataformas ofrecen modelos gratuitos listos para usar. Desde STEL Order te dejamos una plantilla de factura proforma gratuita en formato Excel, Word y PDF.
Sí. En el comercio internacional es habitual emitir la factura proforma en inglés. El título suele ser «Proforma Invoice», y los términos clave como “Item Description” (descripción de productos) o “Total Amount” (importe total) deben aparecer claramente.
Hacer una factura proforma para la compra de un coche es habitual en concesionarios y compraventas de vehículos, ya que permite al comprador conocer el coste total antes de formalizar la operación. Este documento suele ser necesario para gestionar trámites como la solicitud de financiación o seguros.
Ejemplo de factura proforma para la compra de un coche:
Factura Proforma
Concesionario AutoPlus S.L. – CIF: B12345678
Cliente: Juan Pérez – NIF: 12345678X
Vehículo: Toyota Corolla 2024 – Bastidor: XYZ123456789
Precio base: 20.000 €
IVA (21%): 4.200 €
Precio total: 24.200 €
Forma de pago: Pago anticipado del 20% (4.840 €) y financiación del resto
Validez de la oferta: 30 días
No es obligatorio que una factura proforma incluya el IVA, ya que no tiene valor fiscal. Sin embargo, es recomendable desglosarlo para que el cliente conozca el importe total que pagará si acepta la oferta.
Con estas aclaraciones, se despejan las dudas más comunes sobre la factura proforma y su uso en distintos ámbitos.
