Es posible que nos hayamos encontrado en la situación en la que pedimos un presupuesto a una empresa o autónomo y nos entregan un documento titulado factura proforma. Esto suele producir confusión si no sabemos exactamente qué es una factura proforma o que diferencia existe entre una factura proforma y un presupuesto.
Te lo explicamos en este artículo:
Índice de contenidos
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento que se usa en las relaciones comerciales para detallar la operación que se va a llevar a cabo. Se podría definir como una factura provisional que carece de validez contable para ninguna de las partes. Indica el precio del producto con los impuestos aplicables, pero sin generar ni un derecho de crédito ni una obligación de pago.
¿Para qué sirve la factura proforma?
La factura proforma no tiene validez comercial, legal o administrativa. La factura proforma bajo ningún concepto formará parte de la contabilidad de la empresa, por lo que se le permite tener una enumeración distinta a las facturas.
La factura proforma sirve para informar del compromiso del emisor de proporcionar los bienes o servicios al comprador en el precio especificado (cómo por ejemplo, el envío de mercancía a través de aduanas).
Por lo que si podría tener validez jurídica al acreditar que en algún momento existió actividad comercial entre las dos partes ante problemas de impagos.
¿Qué datos debe contener una factura proforma?
El principal requisito para que una factura sea una factura proforma es que tenga una cabecera en la que se exponga de manera muy visible el título de «factura proforma». Además de esto, también debe contener:
- Tus datos de identificación como proveedor: Tales cómo el NIF, nombre comercial, razón social, datos de contacto y dirección social.
- Datos identificativos del cliente.
- Descripción de productos y servicios, junto con sus precios unitarios, precios totales e IVA.
- OPCIONAL: Además, las facturas proformas pueden incluir una numeración distinta en el caso de que el negocio quiera hacer un seguimiento de las facturas proformas que ha emitido. Pero en ningún caso podrán tener la misma numeración que las facturas ordinarias.
La factura proforma es una factura borrador, y todos los datos que se incluyen en ella luego deben aparecer en la factura final entregada al cliente aunque utilicemos la factura proforma como una oferta contractual (sobre todo cuando las relaciones comerciales entre vendedores y compradores son habituales).
¿Cómo hacer una factura proforma?
Llegados a este punto, es el momento de aplicar todo lo indicado e integrarlo en el día a día de la empresa. Seguramente, te estés preguntando cómo hacer una factura proforma. Lo ideal, en ese sentido, es tener un protocolo claro, así como una plantilla preparada para agilizar cada nueva emisión.
Esta es la mejor manera de elaborar este tipo de documentos provisionales sin dejarse nada y aportándole toda la validez que puede tener en el día a día de la actividad empresarial, tanto por parte del cliente como de la propia empresa.
Primer dato: el concepto de proforma
Sin duda, el primer y más importante de los elementos que debe aparecer, claramente y en un lugar visible, en el documento emitido es que se trata de una «factura proforma». Esto es esencial, pues si no se indica este punto, el archivo puede ser tomado como una factura emitida y pasar a formar parte de la facturación, las pertinentes liquidaciones de IVA, etc.
Una vez que se tiene claro que la proforma no sustituye a una factura efectiva, sino que supone un paso previo de la misma, sin tanta validez ni importancia, se asume que esto lo deben entender todas las partes que reciben dicho documento. Recomendamos que este concepto aparezca claramente en la parte superior del texto.
Contexto: la fecha
Clave para cualquier tipo de reclamación, la fecha debe figurar también en el encabezado del documento. Debe ser el día de emisión de la proforma, ya que ayuda a que tanto el cliente como los profesionales puedan saber cuándo se emitió.
Datos de relevancia: quién cobra, quién paga
Introducir los datos fiscales del emisor y del receptor de dicha proforma es algo absolutamente esencial también. Al igual que ocurre con las facturas ordinarias, habrá que indicar todos los datos fiscales de la empresa y el autónomo, así como los del cliente. Estos son:
- Nombre y apellidos del emisor o nombre de la empresa
- Números de identificación fiscal de ambas partes (NIF o CIF)
- Dirección fiscal asociada a cada uno de los intervinientes en el intercambio económico.
Qué se paga: reflejar el concepto
Como en una factura, en la proforma hay que señalar claramente cuál es el producto o servicio por el que se solicita al cliente el pago. En caso de productos, se marcarán datos adicionales, como el número (si se venden varios de lo mismo), el precio sin IVA y el coste final cuando se incluye el impuesto.
Todo esto ha de realizarse a través de una exposición clara, que implica colocar cada producto o servicio ofrecido en una línea, con su base imponible y su precio final.
Cuánto se paga: los importes totales
Al final del documento, basta con marcar la base imponible total, la cantidad de IVA asociado a ese gasto y la cuantía definitiva resultante de sumar todo lo que se ofrece en la factura proforma.
Con estos datos, y esta forma de proceder, se puede tener perfectamente claro cómo hacer una factura proforma e integrarla, con todos sus beneficios, en el día a día de cualquier empresa, ya sea grande, pequeña o un proyecto autónomo.
Casos de uso de la factura proforma
Una vez que está claro qué es una factura proforma y para qué sirve, es conveniente analizar en qué casos se suele emitir.
Importaciones y exportaciones
Antes del envío de mercancías a nivel internacional, es común que el exportador emita una proforma factura para proporcionar más detalles sobre los bienes implicados en la operación, los precios aplicables, las cantidades, los términos de la entrega y los de pago.
Esto permite al importador revisar toda la información importante antes de confirmar su pedido y que se le envíen los bienes en cuestión.
Negociaciones comerciales
Las facturas proforma son habituales en los procesos de negociación comercial en los que está previsto que se muevan una gran cantidad de mercancías o en los que la operación reviste una especial complejidad.
Cuando hemos analizado qué es una proforma, hemos visto que es un documento de tipo informativo. Por eso, ante operaciones complejas, se utiliza como manera de dejar constancia por escrito de los términos acordados y los costes de la operación. Así, el cliente lo tiene más fácil a la hora de tomar su decisión final.
Personalización de productos o servicios
En los casos en los que se adquieren productos o servicios con cierto grado de personalización, la mal llamada factura preforma se utiliza para dejar constancia de la adaptación que van a sufrir los bienes o servicios contratados para adaptarse a las necesidades del cliente.
Quién emite la factura proforma
Este documento siempre es elaborado por el vendedor o proveedor, porque no deja de ser una herramienta que sirve para fijar de forma preliminar los términos y condiciones que van a regir la transacción comercial si esta llega a materializarse.
Aunque el envío de este tipo de facturas es algo bastante habitual, no resulta obligatorio en ningún caso. Recibida por el cliente, si este decide aceptar las condiciones pactadas, entonces se procede a la entrega del bien o la prestación del servicio y se emite una factura con total valor fiscal y contable.
¿La factura proforma lleva IVA?
En la factura proforma el significado nos lleva a la conclusión de que estamos ante un documento sin validez contable o fiscal, pero que sí tiene validez informativa. Por eso, debe incluir el precio total que tendrá que pagar el cliente si acepta la transacción.
Es decir, si la operación que se está documentando está sujeta a IVA, la factura proforma debe indicar el tiempo aplicable y el precio total a pagar una vez aplicado el mismo.
¿Las facturas proforma se contabilizan?
En ningún caso hay que contabilizar la factura proforma, porque es un documento preliminar que aporta información sobre una futura transacción comercial, pero que no compromete a la entrega de bienes o servicios por parte del proveedor ni al pago por parte del cliente.
Carece de validez contable, y es por eso que no se debe registrar dentro de la contabilidad ni afecta a los estados financieros de la empresa ni a su situación fiscal. Lo que sí se registrará será la factura definitiva que se emitirá si finalmente la transacción se lleva a cabo.
La factura proforma es un documento útil a efectos de planificación y comunicación comercial, que aporta información que ayuda a definir cómo será una futura transacción.
Plantillas y modelos de facturas proformas
Te ofrecemos un modelo y plantilla de factura proforma para que puedas hacerlas de forma manual y fácilmente. En ella puedes comprobar que se incluyen todos los datos necesarios:
- Título o cabecera especifica llamada «Factura PROFORMA»
- Fecha de emisión
- Datos del cliente
- Descripción de productos y servicios
Preguntas más frecuentes sobre la factura proforma
¿Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
La mayor duda que surge alrededor de las facturas proforma es su diferencia con los presupuestos, dado que muchas veces se confunden y se presentan los dos cómo si fueran iguales, pero no lo son. Dado que los presupuestos no tienen validez a efectos legales, pero las facturas proforma, si.
Los presupuestos se presentan a cualquier tipo de cliente ( o potencial cliente ) para informar del coste que tendría los servicios o productos que requiere. Este presupuesto podrá ser aceptado o ser modificado a posteriori.
En cambio, las facturas proformas se presentan una vez que se ha cerrado el presupuesto con la conformidad de las dos partes, adquiriendo así validez jurídica cómo documento que acredita la actividad comercial.
¿En qué se diferencia una factura proforma y un albarán?
Cómo ya hemos explicado en este artículo, una factura proforma la podemos entender como una factura provisional sin validez ninguna que respalda un acuerdo futuro con nuestros cliente. Sin embargo, un albarán tiene validez porque acredita la entrega del producto acordado.
¿Tiene validez como justificante de pago?
No, la factura proforma no se puede usar cómo si fuera un justificante de pago.
¿Bajo que casos puedo usar una factura proforma?
Hay varias situaciones en las que podemos utilizar la proforma. El caso sobre el que más se utiliza el modelo de factura proforma es cuando tenemos un acuerdo con el cliente para prestar un servicio pero todavía no se ha realizado y presentamos la factura proforma de manera informativa sobre el servicio a realizar.
Además, al realizar operaciones internacionales cuando el producto debe pasar por aduanas, es muy extendido el uso de las facturas proformas para tener en cuenta el valor a pagar.
