Política de vacaciones de empresa: descubre sus puntos clave

La política de vacaciones es uno de los elementos que contribuyen a hacer una buena gestión de la empresa y, a la vez, mejora el clima laboral, porque garantiza el acceso al tiempo de descanso en condiciones de igualdad para toda la plantilla.

En materia de vacaciones, las empresas deben amoldarse a las disposiciones legales establecidas en el Estatuto de los Trabajadores, pero también tienen cierto margen de libertad a la hora de gestionar los períodos vacacionales de sus empleados.

¿Qué es y para qué sirve la política de vacaciones?

Es el marco que define la forma en la que una empresa establece y asigna los períodos de vacaciones entre sus trabajadores. 

Esto otorga a las entidades mayor flexibilidad a la hora de ajustar el volumen de plantilla disponible según las necesidades de trabajo de cada momento. Sin perder de vista las situaciones personales de cada empleado ni la normativa.

¿Cuál es el marco normativo de la política de vacaciones?

El Estatuto de los Trabajadores reconoce las vacaciones como un derecho de los trabajadores. Esto implica que las vacaciones son irrenunciables para los empleados y, a la vez, la empresa queda obligada a conceder estos períodos de descanso.

Por ley, el período mínimo de descanso es de 30 días naturales por cada año trabajado. Si contamos este tiempo en días laborables, salen un mínimo de 23. También por disposición legal, los convenios colectivos pueden modificar estas cifras. Si es el convenio el que establece la duración mínima de las vacaciones, el tiempo de disfrute no podrá ser nunca inferior al que marca la ley.

Así, podemos encontrarnos con un convenio colectivo sectorial (o de otro tipo) que determina que el período de descanso en el mismo es de 37 días naturales, pero sería ilegal uno que estableciera que el tiempo de vacaciones es de 20 días naturales al año. Si esta cláusula llegara a existir, podría ser declarada nula por los tribunales, por ser contraria al Estatuto de los Trabajadores.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, durante sus vacaciones, los empleados perciben su sueldo, aunque no estén trabajando. La regla general nos dice que no es legal “pagar las vacaciones”; es decir, hacer que un empleado renuncie a su tiempo de descanso a cambio de darle un pago extra si opta por trabajar cuando debería estar de vacaciones. 

El abono de las vacaciones solo es legal cuando se compensan los períodos que no se van a disfrutar como consecuencia de la ruptura de la relación laboral.

Por ejemplo, si un trabajador es despedido y todavía le quedaban 10 días de vacaciones por disfrutar, el finiquito incluirá una liquidación correspondiente a ese tiempo de descanso no disfrutado. No obstante, también existe la posibilidad de dar vacaciones y que el contrato se extinga justo después, pero esto es poco común.

Aunque la empresa tiene cierto margen de libertad cuando se trata de cómo hacer la política de vacaciones, debe respetar estas prescripciones legales básicas que recoge el Estatuto de los Trabajadores. De no hacerlo así, estaría incurriendo en una infracción que atenta contra los derechos de los trabajadores y que podría ser sancionada por la Inspección de Trabajo.

Preguntas frecuentes sobre la política de vacaciones

Estas son las dudas más comunes relacionadas con las vacaciones:

¿Es posible disfrutar menos vacaciones de las que corresponden por ley o por convenio?

No, la jornada anual de trabajo tiene unos topes máximos que deben respetarse. Para que esto sea posible, los trabajadores deben disfrutar de todo el tiempo de vacaciones que les reconocen la ley o el convenio colectivo de aplicación.

No obstante, el tiempo de vacaciones se ajusta de forma proporcional al tiempo trabajado a lo largo del año natural.

¿En qué momento puede el trabajador disfrutar de sus vacaciones?

Lo habitual es que el tiempo de disfrute se pacte entre la empresa y los empleados, pero algunos convenios colectivos establecen algunos períodos obligatorios de disfrute de vacaciones, y en otros casos se da la potestad a la empresa de elegir 15 días de vacaciones.

¿Cuánto cobra el trabajador mientras está de vacaciones?

El asalariado que está de vacaciones sigue percibiendo su sueldo por parte de la empresa con total normalidad, incluyendo la parte proporcional de pluses como el de productividad y otros bonus variables.

Además, la empresa continúa cotizando por el empleado a la Seguridad Social, porque el contrato laboral sigue en activo.

¿Qué ocurre si coincide el período de vacaciones con una baja laboral?

Si un trabajador que está de vacaciones pasa a situación de incapacidad temporal, queda en suspenso su período de descanso hasta que vuelva a estar de alta. Las vacaciones se podrán seguir disfrutando justo después del alta médica, o reubicarse más adelante.

Si la baja comienza antes de la fecha confirmada de vacaciones y rebasa la misma, se pueden disfrutar las vacaciones más adelante.

¿Es posible acumular días de vacaciones de un año para otro?

Si hay razones que justifican dicha acumulación, es posible llevarla a cabo. Por ejemplo, si se ha producido una baja médica larga.

En el resto de casos, no es viable la acumulación de las vacaciones de un año con las de otro, porque su objetivo es garantizar el descanso del trabajador a lo largo del año natural.

¿Cómo hacer una política de vacaciones efectiva?

La política de vacaciones ahorra tiempo en la gestión de los períodos de descanso, garantiza la igualdad de todos los empleados y, a la vez, evita que puedan darse conflictos entre trabajadores, o entre los trabajadores y la empresa, como consecuencia de este tema. Por eso, aunque tener una política de este tipo no es obligatorio, sí resulta muy recomendable.

Definir el tipo de política a seguir

El primer paso es que la empresa decida qué política de vacaciones va a poner en marcha: si va a ser más rígida o más flexible. No hay una solución perfecta aplicable a todas las entidades. Depende mucho del campo de actividad, de los objetivos empresariales e incluso de la cultura corporativa.

Por ejemplo, hay empresas del sector de hostelería que no permiten que sus empleados cojan vacaciones entres los meses de junio y septiembre, mientras que otras habilitan una semana de descanso para cada miembro de la plantilla en estas fechas, para mejorar la conciliación. 

Hacer esta definición de la política es algo esencial, porque de ella van a depender todas las decisiones que hay que tomar después.

Las tipologías básicas son:

• Tradicional. De manera que las solicitudes las gestiona directamente el departamento de Recursos Humanos.
• Flexible. Se pueden escoger las fechas por acuerdo entre la empresa y los empleados, o por acuerdo entre los empleados.
• Libre. Cada miembro de la plantilla puede solicitar libremente los días de vacaciones que quiere, dentro del margen disponible.

Generar un reglamento

Para evitar conflictos y agilizar la gestión, es interesante elaborar un reglamento que resuelva las dudas más frecuentes.

• ¿Es posible hacer un cambio en las vacaciones una vez asignadas?
• ¿Cuántos empleados del mismo departamento pueden estar de vacaciones a la vez?
• ¿Cómo se reorganiza el disfrute de las vacaciones si el trabajador tiene que suspenderlas por estar de baja?
• ¿Hay fechas en las que no es posible que la plantilla esté de vacaciones?

Diseñar un calendario de vacaciones

La mayor parte de los empleados prefieren disfrutar de todo o gran parte de su período de descanso durante los meses de verano, particularmente entre julio y agosto. Para que esto no suponga un problema para la empresa, ni un exceso de trabajo para quienes asumen las tareas de los compañeros ausentes, es buena idea diseñar un calendario.

Se puede dividir el tiempo por semanas o quincenas, de manera que los empleados puedan solicitar varios períodos de vacaciones en atención a sus preferencias personales. De este modo, si no es posible que disfruten de la primera opción que han propuesto, se intentará que sea la segunda.

Además, el calendario debe estar confeccionado con suficiente antelación. Según la ley, los empleados tienen derecho a saber cuál será su período de descanso con, al menos, dos meses de antelación al mismo.

Organizar el trabajo

Una vez asignadas las fechas de disfrute de las vacaciones, la empresa debe organizar el trabajo para que la ausencia de empleados no se convierta en un problema ni dé lugar a sobrecargas de tareas. Para ello, puede valorar la contratación temporal de personal para cubrir las vacantes, o repartir el trabajo de forma equitativa entre los empleados que no están descansando.

En cualquier caso, esto debe hacerse también con suficiente antelación para que la actividad empresarial no se vea afectada.

Gestionar la política de vacaciones y la organización del trabajo puede llegar a ser complicado, y es posible que se produzcan errores. Por eso, lo más recomendable en estos casos es contar con un software que ayude en estas tareas. 

Una política de vacaciones bien diseñada, implementada y gestionada, permite a los empleados disfrutar de su derecho al descanso con total tranquilidad, a la vez que facilita que la empresa continúe desarrollando su labor con normalidad, a pesar de la falta de miembros de su plantilla durante algunas semanas.