La materia fiscal siempre resulta especialmente compleja a autónomos y empresarios, más que nada por el desconocimiento que tienen sobre este tema. De ahí que haya conceptos que puedan generar cierta confusión, como el de número de IVA, porque se suele hacer referencia a él con otros nombres, como luego veremos, pero es importante tener claro que, en cualquier caso, se está hablando siempre de lo mismo.
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Número de IVA en España, ¿de qué se trata?
Cuando un autónomo o una empresa emiten una factura desde España a un cliente que también está radicado en territorio español, entre los requisitos de la misma está la identificación de las partes. Debe constar el nombre y apellidos, razón social o denominación completa, domicilio y NIF, tanto del proveedor como del cliente.
Cuando esa factura se va a expedir a un destinatario que está fuera de España, pero tiene domicilio fiscal en otro país de la Unión Europa, es entonces cuando se recurre al número de IVA de la UE, también conocido sencillamente como número de IVA. Aunque también lo puedes ver nombrado como NIF-IVA o VAT number.
Se trata de un código que identifica a un profesional o empresa cuando ejerce como operador intracomunitario. Es decir, cuando compra o vende bienes u ofrece o recibe servicios dentro del ámbito territorial de la Unión Europea.
¿Cuál es la finalidad del número de IVA intracomunitario?
Tanto las personas físicas como las jurídicas deben contar con un número de identificación fiscal (NIF). En el caso de las personas físicas, este número coincide con el de su DNI o NIE. Tratándose de personas jurídicas, es necesario solicitar el NIF a la Agencia Tributaria a través del modelo 036.
Este NIF debe figurar en todas las facturas emitidas, ya que ayuda a identificar fiscalmente a los emisores y receptores de facturas, lo cual facilita la labor de control por parte de Hacienda.
Al analizar qué es el número de IVA intracomunitario, hemos explicado que este se usa en las operaciones comerciales que se dan dentro del seno de la Unión Europea. Así, su finalidad es que este tipo de actividades queden exentas de IVA.
Se pueden ofrecer productos o servicios a clientes de otros países de la UE sin necesidad de tener un número de IVA, pero en este caso habrá que repercutir el impuesto al cliente. Por tanto, la finalidad del IVA intracomunitario es agilizar las operaciones comerciales en el territorio de la Unión, rebajar la carga fiscal de empresas y autónomos y brindarles mayor competitividad fuera de sus fronteras nacionales.
¿En qué momento es necesario el número de IVA?
Hace falta siempre que se quieran llevar a cabo operaciones exentas de IVA con empresas o profesionales por cuenta propia que tengan su domicilio fiscal fuera de España, pero dentro del territorio de la Unión Europea.
El número IVA se utiliza:
- Para vender productos o prestar servicios sujetos a IVA, a autónomos o empresas que tengan su domicilio en otro Estado de la UE.
- Cuando se compran bienes o se contratan servicios sujetos a IVA prestados por empresas o autónomos de otros países de la Unión Europea.
- En la realización o prestación de servicios que se entienden realizados fuera de España, cuando el sujeto pasivo del IVA sea el destinatario de dicho servicio.
En todo caso, para que las operaciones intracomunitarias estén exentas de IVA, es necesario que tanto el proveedor como el cliente cuente con un número de IVA y ambos consten en la factura.
El número del IVA del autónomo, ¿cómo se obtiene y cuál es?
Para obtener el número de IVA intracomunitario hay que solicitar a Hacienda la inscripción en el registro de operadores intracomunitarios (ROI). Si se cumplen los requisitos para ello y la Agencia Tributaria practica la inscripción, en la notificación que lleve a efecto indicará al interesado cuál es su número de IVA intracomunitario.
En el caso de los autónomos españoles, este identificador está compuesto por el prefijo ES seguido del número de NIF.
Número de IVA ejemplo
Imagina un autónomo que tiene como número de DNI el XXXXXXXXT, como hemos visto antes, su DNI es también su NIF. Si solicita después un número de IVA intracomunitario, este será ESXXXXXXXXT.
Cuidado con esto, porque no es posible que un autónomo se dote a sí mismo de número de IVA simplemente incluyendo el prefijo ES antes de su DNI. El número de IVA solo es válido cuando es concedido por Hacienda. Es decir, cuando se ha solicitado y practicado la inscripción en el ROI, y la Agencia Tributaria ha notificado el número de IVA al interesado. Usar un número no asignado por Hacienda se considera un fraude fiscal.
¿Qué hay que hacer para solicitar el número de IVA?
El procedimiento es sencillo y se puede llevar a cabo directamente a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
El primer paso es constatar dado de alta en Hacienda como autónomo o empresa que lleva a cabo una actividad económica, porque se requiere el alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores.
Una vez que consta esta alta, se puede solicitar el ingreso en el registro de operadores intracomunitarios rellenando el modelo 036. En este caso hay que rellenar la casilla 130 para indicar que la causa de presentación de este modelo está relacionada con el ROI. También se rellenan la casilla 582 para solicitar el alta en el ROI y la casilla 584 para indicar la fecha prevista para realizar la primera operación de carácter intracomunitario.
Hecho esto todavía no es posible empezar a usar el número de IVA, porque la Agencia Tributaria debe realizar una serie de comprobaciones para valorar si hay o no algún obstáculo que impida al solicitante acceder al ROI. Por tanto, hay que esperar a recibir una resolución expresa que llegará en forma de notificación.
Plazo de la Administración Tributaria para resolver sobre el número de IVA
Hacienda tiene un plazo de tres meses, a contar desde la presentación de la solicitud, para resolver sobre este tema. Si pasado ese tiempo el autónomo no ha recibido una respuesta expresa, puede entender denegada su petición de alta el ROI por silencio administrativo negativo.
Como la resolución puede tardar un poco, es conveniente no esperar al último momento para solicitar el alta en el ROI. En el instante en el que el autónomo sabe que va a trabajar con un cliente europeo, debería rellenar el modelo 036 y pedir la inscripción en el registro de operadores intracomunitarios. Si la inscripción se retrasa, la solución pasa por informar al cliente de que se va a demorar el momento de la facturación.
Lo que no se debe hacer es pedir el alta en el ROI simplemente por tenerla hecha, “por si acaso”. Si Hacienda detecta que alguien que está inscrito en este registro lleva meses sin realizar operaciones intracomunitarias (estas se liquidan trimestralmente a través del modelo 349), puede proceder a darle de baja de oficio.
Además, estar inscrito en el ROI incrementa el riesgo de ser objeto de una inspección por parte de Hacienda. Que quiere asegurarse de que no se está utilizando este sistema para defraudar impuestos.
El número de IVA es importante en las operaciones intracomunitarias, pero hay que tener la previsión de hacer el alta y la baja en el ROI según corresponda, para evitar problemas con la Agencia Tributaria.
