Desde que se aprobó la ley antifraude en 2021 hemos estado esperando la publicación de su Reglamento para conocer los requisitos exactos que tendrán que cumplir en sus software de facturación y cuándo tendrán que adaptarse a ellos.

Al fin ha llegado la publicación de la esperada norma. Recientemente el Real Decreto 1007/2023 ha aprobado los requisitos que deben adoptar los software de facturación, a quién afectarán, a partir de cuándo y cómo debemos adaptarnos.

En este artículo te hacemos un resumen de todo lo que necesitas saber sobre el nuevo Reglamento, para que prepares tu negocio de cara a los próximos cambios y te asegures de que cumples con la ley correctamente.

En términos generales, ¿qué dice el nuevo Reglamento?

El objetivo principal del nuevo Reglamento es establecer los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos con los que se llevan a cabo los procesos de facturación, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación. Asimismo, pone el foco en los fraudes relacionados con el uso de “software de supresión de ventas”, comúnmente conocido como “software de doble uso”, prohibiéndose su uso.

¿Qué requisitos debemos cumplir?

*Atención. Tras la aprobación de este Reglamento deben aprobarse por Orden Ministerial las especificaciones técnicas de los requisitos que deberá reunir el software de facturación y en la que se incluirán mayores concreciones sobre esta regulación.

Por lo anterior, los requisitos que habrán de cumplir los softwares de facturación son los siguientes:

1. Se debe asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
2. Se establece la obligatoriedad de incluir un código QR en las facturas expedidas mediante sistemas informáticos específicos, con la posibilidad de sustituirlo por el contenido del código QR en caso de facturas electrónicas. Además, se añade la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» en casos específicos.
3. Se establece la necesidad de una huella o «hash» en los registros, así como su firma electrónica. La certificación de los sistemas informáticos recae en la persona o entidad productora, quienes deben realizar una declaración responsable de cumplimiento de los requisitos.
4. Los sistemas informáticos que cumplan con las obligaciones del Reglamento y remitan continuada y automáticamente a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación, se considerarán «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU.»
5. Se establece también la necesidad de una declaración responsable por parte de la entidad productora del sistema informático, que certifique el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa tributaria y en el propio reglamento. Esta declaración, visible en el sistema informático, garantiza el compromiso de la entidad con la conformidad del producto.

¿A partir de cuándo?

Los autónomos y empresarios deben tener sistemas informáticos adaptados antes del 1 de julio de 2025. Por su parte, los fabricantes de sistemas deben ofrecer sistemas adaptados en un plazo máximo de nueve meses una vez publicada la orden ministerial. 

Además, en nueve meses desde la entrada en vigor de dicha orden ministerial, estará disponible en la sede de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) el servicio para la recepción de registros de facturación de los «Sistemas de emisión de facturas verificables».

En cualquier caso, transcurridos 9 meses desde la publicación de la orden ministerial en la que se establezcan las especificaciones de los requisitos antes mencionados, los softwares de facturación y la AEAT ya tendrán que estar adaptados. Se entiende que a partir de dicha fecha y hasta el 1 de julio de 2025, aquellas empresas o autónomos que lo deseen, podrán hacer uso de Sistemas VERI*FACTU de forma voluntaria.

¿A quién afecta esta normativa?

-Este conjunto de normas será válido y aplicable en todo el territorio español.

-Para los obligados tributarios con residencia en País Vasco y Navarra, estas regulaciones sólo serán aplicables si su domicilio fiscal se encuentra en territorio común.

-Estas disposiciones afectarán a los fabricantes y vendedores de sistemas informáticos que respalden procedimientos de facturación.

Conclusión

En resumen, el reglamento establece los estándares y requisitos para los sistemas informáticos utilizados en procesos de facturación. Ya seas autónomo, empresario o comercializador de sistemas informáticos que soporten procesos de facturación, nuestra recomendación es que vayas adaptándote a la norma lo antes posible. Aunque aún queden puntos claves por definir, lo mejor es ir haciendo esta transición poco a poco.

En caso de que tengas un negocio, lo más aconsejable es contar con una herramienta de facturación que se mantenga al día de todas las obligaciones fiscales. En STEL Order  contamos con una dilatada experiencia y siempre hemos sido líderes en el ámbito de la facturación electrónica, habiendo adaptado el software a varios países en los que la facturación electrónica es obligatoria desde hace años, como México o Chile, e incluso en el País Vasco, a través de la implementación del sistema TicketBAI. Así lo seguiremos haciendo, manteniéndonos siempre al día de cualquier novedad legislativa.

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