En el ámbito comercial, es común que las empresas utilicen diferentes documentos para gestionar y formalizar sus transacciones. Uno de estos documentos es la nota de entrega, que certifica la entrega de productos o servicios al cliente. Aunque no tiene valor fiscal como una factura, cumple un rol clave en la verificación de entregas y la gestión interna.
En este artículo, te explicamos qué es una nota de entrega, para qué sirve y te proporcionamos una plantilla que puedes usar para tu negocio.
Índice de contenidos
¿Qué es una nota de entrega?
La nota de entrega es un documento mercantil que acredita la entrega de bienes o servicios a un cliente. Aunque no tiene el mismo valor fiscal que una factura, es clave para comprobar que los productos o servicios fueron recibidos correctamente. Además, ayuda a las empresas a llevar un control interno eficiente de las entregas antes de emitir una factura y también permite a los clientes verificar que lo entregado coincide con lo acordado, garantizando transparencia en la transacción.
Diferencias entre la nota de entrega y la factura
Aunque la nota de entrega y la factura pueden parecer similares, tienen funciones y características diferentes. La nota de entrega se utiliza para acreditar la entrega de bienes o servicios, pero no implica una obligación fiscal. Por otro lado, la factura es un documento legal y fiscal que detalla la transacción y establece una obligación de pago para el cliente. Además, la factura debe cumplir con ciertos requisitos legales que no son necesarios en la nota de entrega.
Elementos que debe incluir una nota de entrega
Antes de elaborar una nota de entrega, es importante conocer los elementos esenciales que debe contener. Estos componentes aseguran que el documento sea claro, útil y sirva como comprobante de la transacción realizada.
A continuación, explicamos cada uno de los elementos que no deben faltar en una nota de entrega.
Datos de la empresa
Una nota de entrega debe incluir los datos completos de la empresa emisora. Esto implica el nombre o razón social de la empresa, dirección física, y datos de contacto como el número de teléfono y correo electrónico. Estos datos son importantes para que el cliente tenga claro quién ha realizado la entrega y pueda contactar en caso de necesitar información adicional o resolver algún problema relacionado con la entrega.
Datos del cliente
Es crucial incluir los datos del cliente, que deben estar detallados de manera precisa. Esto puede incluir el nombre completo o razón social del destinatario, su dirección y, si es posible, un número de identificación (como el NIF o CIF en España). Al contar con estos datos, se asegura que el documento está personalizado y que se vincula de forma clara a la persona o empresa que recibe los bienes o servicios.
Descripción de los productos o servicios
En este apartado se detalla la descripción precisa de los productos o servicios entregados. Esto incluye información como la cantidad, el nombre del producto o servicio, y cualquier otro detalle que sea relevante para describir lo que se ha entregado. Cuanta más precisión se ofrezca en esta sección, mejor, ya que facilita la verificación por parte del cliente y mejora el control interno de la empresa.
Fecha de entrega
La fecha de entrega es un dato fundamental en una nota de entrega. Establece el día en que se ha realizado la entrega de los productos o servicios. Esto es importante tanto para el cliente como para la empresa, ya que permite llevar un registro cronológico de las entregas, facilitando el control en caso de devoluciones o discrepancias entre lo recibido y lo facturado.
Firma o sello
Finalmente, es recomendable que la nota de entrega incluya una firma o sello de quien ha recibido la mercancía o servicios. Esto funciona como una validación de que el cliente ha aceptado la entrega en las condiciones estipuladas, y puede ser útil en caso de disputas o desacuerdos posteriores sobre lo que se ha entregado.
Plantilla de nota de entrega
Contar con una plantilla de nota de entrega facilita el proceso de elaboración de este documento, ahorrando tiempo y asegurando que no falte ningún detalle importante. Una buena plantilla debe incluir todos los elementos mencionados anteriormente (datos de la empresa, datos del cliente, productos entregados, fecha, firma), organizados de manera clara y profesional.
Actualmente, puedes encontrar esta plantilla descargable en formato Excel, o puedes optar por utilizar un software de gestión como STEL Order para generar tus notas de entrega de forma automática.
Preguntas frecuentes
¿La nota de entrega tiene valor fiscal?
No, la nota de entrega no es un documento fiscal. Solo certifica la entrega de bienes o servicios, pero no implica obligaciones tributarias. La factura es la que tiene valor fiscal y permite justificar el pago.
¿Puedo usar la nota de entrega como comprobante de pago?
No, la nota de entrega no justifica un pago, solo la entrega de bienes o servicios. El comprobante de pago válido es la factura, que detalla la operación económica y las obligaciones fiscales.
¿Cuándo debo emitir una nota de entrega?
La nota de entrega se emite cuando entregas productos o prestas servicios y no se emite la factura inmediatamente. Es común en situaciones en las que la facturación se realiza más tarde, como en acuerdos comerciales continuos o proyectos grandes. Sirve como comprobante de que el cliente ha recibido la mercancía o servicio en la fecha indicada.
¿Es obligatoria la firma del cliente en una nota de entrega?
No es obligatorio, pero es recomendable. La firma del cliente o el sello de la empresa que recibe los bienes funciona como prueba de que la entrega ha sido aceptada en las condiciones acordadas. Es una forma de evitar disputas futuras.
¿Puedo generar una nota de entrega digital?
Sí, las notas de entrega pueden generarse de forma digital, especialmente a través de un software de gestión comercial como STEL Order. Esto no solo facilita la creación del documento, sino también el almacenamiento, el envío y el seguimiento de las entregas de manera más organizada.
