Autónomos y empresarios tienen la obligación de facturar. A pesar de que la facturación es una de las actividades más habituales que se hacen en el seno de cualquier negocio o empresa, en muchas ocasiones se cometen errores al emitir una factura. En estos casos, tal y como indica la normativa aplicable, se deberá emitir una factura rectificativa de forma inmediata para subsanar el error cometido.
No obstante, se ha de tener en cuenta que, actualmente, son muchos los que cumplen su obligación de facturación de forma electrónica; en este caso también será necesario modificar la factura electrónica.
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Causas justificadas para modificar factura
La factura solo se ha de anular cuando exista una justificación para ello. Las razones por las que se puede y debe anular una factura son las siguientes:
- Errores en la identificación del destinatario de la factura.
- Errores en el valor de la operación reflejada en la factura.
- Errores relativos a la fecha de la operación.
- Errores en el producto o servicio que refleja la factura.
Cómo anular una factura emitida
La cancelación o anulación de una factura consiste en la emisión de una factura negativa, no en la eliminación de la factura objeto de cancelación.
No obstante, no se ha de perder de vista que esta operación solo se podrá llevar a cabo cuando haya una causa que la justifique, pero en ningún caso se podrá anular una factura para emitir una nueva factura por la misma operación.
De esta forma, la operación anulada, al no producirse la cancelación o borrado de la factura anulada, queda plasmada en el sistema para poder consultarla cuando sea preciso. En definitiva, anular una factura consiste en dejarla sin efectos, no en hacerla desaparecer.
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Factura emitida en el mismo trimestre
Este caso es sencillo: para anular la factura que aún no ha sido liquidada en la declaración trimestral de IVA tan solo se deberá elaborar una nota de crédito con signo negativo que anule la factura emitida.
Factura emitida en trimestre anterior
Cuando la factura errónea ha sido liquidada en una declaración de IVA trimestral, la anulación no se podrá llevar a cabo a través de notas de crédito, ya que este documento no resuelve el problema.
Cómo anular una factura recibida
También es posible que sea necesario anular una factura recibida. Esto ocurre cuando el proveedor ha anulado una factura que el empresario o autónomo tiene registrada.
En este caso, se ha de anular la factura recibida para que, en cuanto a contabilidad, quede compensada. Para ello, solo será necesario generar otro gasto con importe negativo, de forma que se lleve a cabo dicha contabilidad. Además, no hay que olvidar plasmar la siguiente información:
- Nombre del proveedor.
- Descripción de la operación. Por ejemplo: devolución de existencias.
- Categoría.
- Importe negativo, para compensar la factura anulada por el proveedor.
Cuándo hacer una nota de crédito o factura rectificativa
La factura rectificativa es un tipo de factura que permite modificar los errores que se han cometido en una factura anterior. De esta forma, las facturas rectificativas se emiten cuando la factura original no cumple con alguno de los requisitos en cuanto a su contenido.
En las facturas rectificativas, se plasmarán de forma explícita los nuevos datos, efectuándose la rectificación de la factura anterior. Esta será emitida por el que emitió la factura objeto de rectificación solo y exclusivamente cuando se den algunos supuestos previstos por la Agencia Tributaria. Estos supuestos son los siguientes:
- Fallos en el cálculo del importe a pagar.
- Tipo de IVA o cuota mal calculada: en este caso, se ha calculado de forma errónea las cuotas impositivas repercutidas.
- Errores en los datos imprescindibles en la factura: errores en el número y serie de la factura, en la fecha de expedición, en el nombre y apellidos de emisor o destinatario, o en la descripción de las operaciones, entre otros.
La factura rectificativa se hace de forma idéntica a como se elaboran el resto de tipos de facturas. De hecho, este tipo de factura ha de ser igual que la factura original. No obstante, estas deberán cumplir con algunos requisitos e incluir algunos datos:
- Deberá tener una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.
- Deberá identificar la factura original que se modifica.
- Deberá incluir el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación.
- Se deberá indicar que se trata de una factura rectificativa.
En cuanto a la nota de crédito, se ha de tener en cuenta que esta llevará a cabo el proceso de anulación. Son documentos sencillos de generar, ya que tienen la misma numeración que las facturas ordinarias, algo que no ocurre con las facturas rectificativas. Por lo tanto, las notas de crédito plasmarán toda la información de la factura errónea, pero con signo negativo.
Cómo anular una factura electrónica ya emitida
Los errores a la hora de emitir una factura también se pueden producir cuando se emite una factura electrónica. En este caso, tal y como ocurre con las facturas en formato físico, existen dos opciones para anular o rectificar una factura electrónica ya emitida:
- Factura rectificativa. Se emitirá una factura posterior a la original con un número de serie propio que corrija los errores de la primera factura. Esta anulará la factura presentada en el trimestre anterior ante Hacienda.
- Factura de abono. Se emitirá una factura de abono para corregir una factura ya emitida. En esta, se incluirán los importes de la factura original, pero con un signo positivo.
Teniendo en cuenta que la facturación es una tarea compleja y obligatoria, lo mejor es contar con un software que permita la correcta gestión del negocio y, en concreto, de la facturación. Este es el caso del software ERP de STEL Order, que te permitirá llevar a cabo una correcta facturación y que, además, te ofrece la posibilidad de modificar una factura electrónica sin mayores complicaciones.
