Mandato SEPA: Qué es y cómo generar una remesa SEPA

Desde que comenzó a implementarse en 2008, la orden SEPA (Single Euro Payments Area) se ha revelado de gran ayuda para internacionalizar a todo tipo de negocios. Sin embargo, todavía hay muchos empresarios que no saben a ciencia cierta en qué consiste esta iniciativa. ¿Eres tú uno de ellos? Entonces, no dejes de leer nuestro post.

¿En qué consiste el mandato SEPA?

El mandato SEPA (Single Euro Payments Area) es un documento que autoriza a un acreedor a realizar cargos directos en la cuenta bancaria de un deudor, dentro del espacio económico europeo. Su propósito es unificar y simplificar los cobros bancarios por domiciliación, bajo un marco legal común regulado por el Reglamento (UE) 260/2012.

Este documento estandarizado permite que tanto empresas como particulares realicen pagos o cobros automáticos, eliminando barreras entre países de la zona SEPA. El objetivo final es lograr una mayor eficiencia, seguridad y trazabilidad en los pagos transfronterizos en euros.

¿Qué eficacia tiene una orden de adeudo directo SEPA?

Una vez firmado, el mandato SEPA tiene plena eficacia legal. Vincula al deudor, al acreedor y a sus respectivas entidades financieras. Este documento permanece vigente hasta que:

• El deudor lo revoca expresamente.
• Se produce su caducidad por falta de uso (pasados 36 meses).
• Alguna de las partes incumple las condiciones acordadas.

Mientras el mandato esté activo, permite emitir adeudos directos de forma recurrente o puntual, asegurando el cobro automático de facturas, suscripciones o servicios contratados.

¿Debo conservar el documento SEPA?

Sí, conservar el mandato es obligatorio tanto para empresas como para particulares que actúan como acreedores.

Debes custodiarlo:

• Durante toda su vigencia activa.
• Al menos 14 meses después del último cobro relacionado.
• Incluso tras su cancelación, hasta que finalicen los plazos legales de reclamaciones.

Guardar el mandato firmado es esencial para poder responder ante auditorías bancarias, resolver disputas o probar la legitimidad de los cargos ante devoluciones.

¿Se pueden emitir cargos bancarios sin un mandato SEPA?

Tanto si careces de la orden para la domiciliación SEPA, como si la tienes sin firmar por el deudor, no podrás realizar cobros en la cuenta de este. En tales casos, se considera que los cargos que pretendes hacer no están autorizados. 

¿Eres él titular de una cuenta bancaria y has recibido esta clase de cargos sin haberlos autorizado? Entonces, puedes: rechazarlos (sin justificación), devolverlos (13 meses de plazo) o interponer una reclamación ante tu banco. En cualquier caso, siempre conviene apostar por la conciliación bancaria para mantener tus cuentas bajo control (te será muy fácil con la funcionalidad “Tus bancos” de STEL Order).

¿Cuándo caduca una orden de domiciliación SEPA?

Un mandato SEPA caduca cuando no se ha presentado ningún cobro en un plazo de 36 meses consecutivos o cuando existe una revocación expresa por parte del deudor o del acreedor.

Cuando un mandato caduca, no se pueden realizar más cobros utilizando ese documento. Para poder seguir realizando adeudos, el acreedor debe solicitar al deudor un nuevo mandato firmado antes de emitir futuros cargos.

Nota importante: el plazo de 36 meses se cuenta desde el último intento de cobro, incluso si dicho intento fue rechazado.

¿Qué formalidades debe cumplir una orden SEPA válida?

Una orden SEPA debe incluir todos los datos obligatorios, estar firmada y redactada en el idioma del deudor. Solo los mandatos B2B deben registrarse en el banco. Si falta algún requisito, el mandato no será válido.

¿Qué apartados debe contener una orden de adeudo directo?

Si bien su diseño es indiferente, todo documento SEPA tiene un contenido estandarizado en el que necesariamente deben figurar los siguientes datos:

• Encabezado donde figure el título «Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA».
• Número de referencia: código alfanumérico único para cada orden compuesto de 35 caracteres.
• Tipo de mandato: Core o B2B.
• Identificación del acreedor: nombre, dirección, código postal, población, provincia y país. 
• Identificación del deudor: nombre, dirección, código postal, población, provincia y país. 
• Código BIC de la entidad financiera del deudor.
• IBAN de la cuenta del deudor.
• Tipo de pago: único o recurrente (especificando su periodicidad).
• Lugar y fecha de emisión.
• Firma del deudor.

¿Debo rellenar todos los apartados del mandato SEPA?

Sí, tanto el deudor como el acreedor tienen que rellenar los correspondientes campos del mandato SEPA con sus respectivos datos. Asimismo, este documento debe ser firmado por el emisor, pero no necesita validación alguna por parte de su entidad financiera. Si se hubiesen dejado apartados en blanco o careciese de firma, la orden no tendría validez.

¿En qué formatos se puede emitir una orden de domiciliación SEPA?

No se exige un tipo de formato específico para que el mandato SEPA despliegue su eficacia. En consecuencia, será eficaz tanto si se redacta en papel como si se emite en soporte electrónico, pudiendo validarse mediante firma electrónica. 

Por su parte, el texto deberá estar redactado en uno de los idiomas del país del deudor, siendo este el inglés cuando el acreedor no pueda determinar dicho idioma.

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¿Cómo tramitar correctamente un mandato SEPA?

Una cosa es tener claro qué es el mandato SEPA y otra muy distinta es saber gestionarlo correctamente. A fin de cuentas, cuando el dinero de tu cuenta bancaria está en juego, toda precaución es poca.

¿Cómo funciona el mandato SEPA paso a paso?

1. El deudor y el acreedor convienen establecer el mandato SEPA como el medio de pago que regirá en su relación contractual.
2. El acreedor entrega al deudor el formulario SEPA para que este lo rellene con sus datos y lo firme.
3. El deudor devuelve el mandato al acreedor debidamente cumplimentado, ya sea por correo o por vía telemática (lo que resulta más ágil y seguro).
4. El acreedor verifica que tanto la firma como los datos del deudor son correctos y legítimos.
5. El acreedor puede comenzar a cobrar los adeudos en la cuenta del deudor conforme a los términos consignados en el mandato. Si la orden está firmada, el deudor dispone de 58 días para devolver el cargo.
6. El deudor puede revocar el mandato en cualquier momento, ya sea notificándoselo al acreedor o a su entidad financiera.

¿Cuál es la mejor forma de tramitar una orden SEPA?

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