Todos los que desarrollan una actividad empresarial tienen una serie de obligaciones contables. Así pues, deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada, y, en algunos casos, estarán obligados a presentar en el Registro Mercantil los Libros Contables y las Cuentas Anuales.

Además, estas obligaciones contables no solo han de ser cumplidas por empresarios, empresas y sociedades mercantiles, sino que los trabajadores por cuenta propia también deberán cumplirlas, al menos la llevanza de una contabilidad ordenada.

Índice de contenidos

1. Libros contables obligatorios para las empresas

De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio, los empresarios deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad empresarial. No obstante, la normativa es un poco compleja, ya que, de un lado, encontramos lo dispuesto en el Código de Comercio sobre los libros contables y, por otro, lo dispuesto en la legislación reguladora del Impuesto de Sociedades, IVA e IRPF que es relativa a los libros fiscales. No hay que confundir los libros fiscales con los libros contables, por eso te contamos qué libros contables son obligatorios en el año 2018. De acuerdo con el Código de Comercio, los libros contables obligatorios en España son los siguientes:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: este libro consta del balance inicial de la situación de la empresa, de los balances de sumas y saldos que acrediten la evolución trimestral de la empresa, del inventario al cierre de cada ejercicio y de las cuentas anuales.
Libro diario: en este libro contable se registran todas las operaciones que tienen lugar en el marco de la actividad de la empresa ordenadas de forma cronológica. El libro diario ha de llevarse a cabo con cada ejercicio económico, debiendo comenzar con el asiento de apertura de la empresa. A partir del comienzo de la empresa se deben ir registrando las operaciones y transacciones que se van llevando a cabo en la empresa y cerrarlo con el asiento de cierre al final del ejercicio económico en cuestión, es decir, con el asiento de cierre.

2. ¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad de su negocio o empresa?

Como ya hemos dicho, la legislación en esta materia es compleja, por lo que deberemos analizar con cuidado tanto la legislación fiscal como la obligación mercantil para conocer quiénes tienen la obligación de presentar los libros contables. Veamos quiénes son los obligados:

Personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades: están obligadas a llevar una contabilidad adecuada y acorde a su actividad empresarial. Además, han de legalizar los libros contables y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Actividades empresariales de naturaleza no mercantil: en este caso, las actividades agrícolas, ganaderas o artesanas, aunque no son actividades mercantiles, están obligadas a llevar contabilidad, aunque, al contrario de lo que ocurre con las sociedades y personas jurídicas, no están obligadas a llevar a cabo la legalización de los libros contables ni a presentar las cuentas anuales.
Personas físicas, autónomos y trabajadores por cuenta propia de Estimación Directa Ordinaria: están obligados a llevar contabilidad, pero no a legalizar los libros contables ni a presentar las cuentas anuales.
Personas físicas, autónomos y trabajadores por cuenta propia de Estimación Directa Simplificada o Módulos: en este caso, no estarán obligados ni a llevar contabilidad, ni a legalizar los libros contables, ni a presentar las cuentas anuales.

3. La legalización de los libros contables

La legalización de los libros contables consiste en depositarlos en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre el domicilio social de la empresa. No obstante, los libros contables no se pueden presentar en el Registro Mercantil en cualquier momento, sino que deberán ser presentados dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Sin embargo, es conveniente tener en cuenta que, si el cierre del ejercicio se realiza en fecha 31 de diciembre, el empresario tendrá hasta el día 30 de abril del año siguiente.

Hoy en día todo está digitalizado, por lo que no ha de resultar extraño que los libros contables hayan de ser presentados de forma telemática a través de la página web de Registradores de España. De hecho, no pueden ser presentados en papel.

La presentación o legalización de los libros contables tiene gran importancia, ya que, una vez presentados en el Registro Mercantil, esta información se hará pública, de forma que cualquiera que solicite ver esta información, podrá hacerlo. En otras palabras: una vez presentados en el Registro Mercantil, cualquier persona podrá tener acceso a la información contable de la empresa contenida en los libros contables.

4. Cuentas anuales obligatorias para las empresas

Las cuentas anuales son un estado financiero, es decir, son aquellos documentos que recogen la información financiera de una empresa y que deberán ser redactadas con claridad y observando, en todo caso, las disposiciones del Código de Comercio y de las leyes especiales que resulten de aplicación.

Las cuentas anuales están formadas por los siguientes documentos:

El balance de situación: el balance de situaciones un documento que contiene información sobre el activo, el pasivo de la empresa y el patrimonio neto de la empresa en un momento determinado, mostrando una imagen estática de la situación en que se encuentra la entidad. Gracias al balance de situación se pueden hacer previsiones y tomar decisiones para asegurar el buen devenir de la empresa.
La cuenta de pérdidas y ganancias: este documento plasma la información sobre el resultado económico de la empresa durante el ejercicio al que se refieren las cuentas anuales. Esta información es el resultado de calcular la diferencia entre los ingresos obtenidos por la actividad empresarial y los gastos que tiene la empresa.
El estado de cambios en el patrimonio neto: este documento contiene las ampliaciones de capital, el resultado de ejercicios económicos anteriores, las reservas legales y voluntarias de capital de la empresa, el reparto de dividendo entre los socios o miembros de la empresa o las subvenciones. En resumen: el estado de cambios en el patrimonio neto refleja los cambios en el importe del patrimonio de la empresa como resultado de las operaciones llevadas a cabo por la entidad.
El estado de flujos de efectivo: este documento, cuya presentación no es obligatoria, refleja los cambios en el efectivo de la empresa.
La memoria del ejercicio: este informe tiene por objeto completar y ampliar el contenido del resto de documentos que forman parte de las Cuentas Anuales, de forma que facilita información adicional que resulta fundamental para entender el resto de las cuentas anuales de la empresa en cuestión.

5. Los obligados a presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales han de ser presentadas por las empresas en el Registro Mercantil —igual que ocurre con los libros contables, a través del proceso de legalización de los libros contables—, salvo en casos puntuales que están exentos de cumplir con esta obligación contable, tal es el caso de la disolución de la sociedad.

Las cuentas anuales, además, deberán estar firmadas por el administrador de la entidad, quien responderá de la veracidad y de la fiabilidad de la información contenida en las mismas.

En cualquier caso, no todas las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Así, los obligados a presentar las cuentas anuales son los siguientes:

Sociedades anónimas.
Sociedades de responsabilidad limitada.
Las sociedades extranjeras que tengan alguna sucursal en el territorio nacional.
Fondos de pensiones.
Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
Los empresarios que tengan la obligación de presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil.

6. Las cuentas anuales de las PYMES: ¿Qué requisitos han de cumplir?

En cuanto a las Pequeñas y Medianas Empresas o PYMES —estas suelen revestir la forma de sociedades de responsabilidad limitada o de sociedades limitadas, ya que no pueden aportar el capital social de las sociedades anónimas—, podrán presentar en el Registro Mercantil el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de la entidad y la Memoria, siempre y cuando cumplan con los siguientes tres requisitos para poder presentar las cuentas anuales abreviadas:

El total de las partidas del activo tenga un importe que no exceda de los 4 millones de euros.

El importe neto de la cifra anual de negocio no exceda de los 8 millones de euros.

El número de empleados de la empresa durante el ejercicio económico al que se refieren las cuentas anuales no podrá ser superior a los 50 trabajadores.

Estas empresas no tendrán la obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo de la empresa.

Para poder presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada, la PYME en cuestión deberá cumplir con una de las dos siguientes condiciones. Son las siguientes:

El total de las partidas del activo tenga un importe que no exceda de los 11 400 000 de euros.

El importe neto de la cifra anual de negocio no exceda de los 22 800 000 de euros.

El número de empleados de la empresa durante el ejercicio económico al que se refieren las cuentas anuales no podrá ser superior a los 250 trabajadores.

Toda esta información está regulada en el Real Decreto 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas.

7. Cuándo y cómo se han de presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales han de elaborarse, como su propio nombre indica, cada 12 meses, salvo en algunos casos como la constitución de la sociedad o la modificación de la fecha de cierre o disolución de la sociedad. Después de ser elaboradas deberás ser presentadas ante el Registro Mercantil del lugar en que se localiza el domicilio social de la empresa obligada a presentar las cuentas anuales. No obstante, e igual que ocurría con los libros contables, no es posible presentar las cuentas anuales en cualquier momento, sino que es necesario presentarlas en un plazo de 1 mes desde que fueran aprobadas por la entidad en cuestión.

Esto significa que las cuentas anuales deberán ser aprobadas por la sociedad obligada a presentarlas, en concreto por la asamblea de socios de la entidad, quienes deberán dar su visto bueno a este documento contable durante los primeros 6 meses del ejercicio contable en curso.

Al igual que ocurre con los Libros Contables, las Cuentas Anuales deberán ser presentadas de forma telemática, ya que no es posible presentarlas en papel, a través de la página web de Registradores de España.

Toda esta información es de gran complejidad, por lo que no debe resultar extraño que sean muchos los grandes, medianos y pequeños empresarios que no sepan cómo abordar sus obligaciones contables. Sin embargo, en el mercado encontramos multitud de buenos software de gestión empresarial que harán mucho más sencilla la tarea de llevar una contabilidad adecuada a la que están obligados todos los empresarios y empresas. Este es el caso del software de gestión empresarial de STEL Order, un software ERP online, alojado en la nube, que se puede probar de manera completamente gratuita a través de su página web.