De entre las múltiples ventajas de la inteligencia artificial, son especialmente destacables aquellas que permiten a empresas y autónomos agilizar los procesos de facturación y facilitan a la Administración Tributaria una mayor eficiencia en el control del fraude fiscal. Por eso, la IA es esencial de cara a potenciar los procedimientos de facturación electrónica.
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El papel de la IA en la factura electrónica
La elaboración de facturas es un proceso repetitivo en el que pueden producirse múltiples errores cuando se hace de forma manual. Esto implica que las empresas pierden eficacia porque tienen que invertir tiempo en hacer ajustes contables para dejar constancia de que una factura es incorrecta y, a la vez, emitir facturas rectificativas.
Al final todo esto desemboca en un problema todavía más grave, y es que las facturas tardan más tiempo en ser pagadas, lo que puede dar lugar a una falta de liquidez puntual que puede desembocar en un episodio de morosidad.
En cambio, la inteligencia artificial es una herramienta altamente precisa, que puede realizar de forma mucho más rápida y perfecta que los seres humanos tareas como la facturación.
Además, un buen manejo de los datos que obtiene directamente de las facturas, le sirve a la empresa para hacer una mejor gestión de su contabilidad y para conocer mejor su situación financiera, lo que también repercute en beneficio del proceso de toma de decisiones.
Cómo puede intervenir la IA en la gestión de facturas
Con la factura electrónica obligatoria y el uso de la tecnología de última generación, se van a agilizar muchos procesos internos en las empresas, incluidos los vinculados con la facturación y la gestión de la contabilidad.
La IA puede:
Extraer datos
Mediante el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es capaz de extraer automáticamente información clave de las facturas, como la fecha de emisión, el número de serie, el importe, los conceptos facturados, la información del cliente, etc.
Esto elimina la necesidad de tener que introducir toda esta información en el sistema de forma manual, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
Clasificación y organización
El algoritmo que usa la IA es capaz de clasificar las facturas con base en criterios como el proveedor que la emite, el cliente que la recibe, el tipo de factura, etc., y esto facilita la organización de la información y la búsqueda de datos.
Validación y detección de facturas
Al validar una factura electrónica, la IA puede detectar si hay errores. Por ejemplo, si los cálculos no son correctos o si algún dato está duplicado.
En el caso de la Administración Tributaria, esto le puede ayudar a detectar patrones inusuales que pueden estar indicando la existencia de un fraude.
Cuáles son las ventajas del uso de la inteligencia artificial en facturación electrónica
La IA tiene una gran capacidad de aprendizaje y es capaz de imitar el intelecto humano, así como de gestionar millones de datos en apenas unos segundos, y esto es algo a lo que se le puede sacar mucho partido en el campo de la facturación.
Veamos cuáles son las ventajas de la inteligencia artificial aplicada al campo de la facturación electrónica:
Automatización y eficiencia
Con la IA se pueden automatizar gran parte de las tareas repetitivas y manuales que se asocian al proceso de facturación, como la extracción de los datos y su posterior clasificación. Lo que se consigue con esto es un ahorro muy significativo tanto de tiempo como de recursos, así como una mayor eficiencia en los procesos, porque aquí no hay margen para el error.
Precisión y calidad de los datos
Gracias a la capacidad de aprendizaje que tiene la inteligencia artificial, es capaz de identificar y corregir errores en los datos de las facturas, lo que garantiza una mayor fiabilidad de la información.
Integración con otros sistemas
A través de ella resulta más sencillo integrar el software de facturación electrónica con otros sistemas empresariales como el ERP o el CRM. Esto simplifica el trabajo, mejora la colaboración entre departamentos y agiliza la toma de decisiones, porque los responsables de las mismas pueden acceder a todo tipo de información relacionada con la empresa actualizada en tiempo real.
Generación de informes
Esta herramienta es capaz de generar automáticamente informes detallados de gastos, de ingresos, de patrones de facturación, etc., lo cual es especialmente útil para analizar el estado de la empresa y tomar decisiones que ayuden a cumplir los objetivos.
De hecho, esa gran capacidad de análisis de datos también se puede aprovechar para revisar datos históricos y conseguir que la IA sea capaz de identificar tendencias y hasta de predecir patrones de gasto futuros.
Las ventajas de la inteligencia artificial aplicadas al campo de la facturación electrónica son muchas, y eso que todavía tiene por delante un gran potencial de desarrollo. Si no quieres quedarte atrás en este tema y deseas llevar tu facturación al siguiente nivel, descubre todo lo que ponemos a tu disposición en STEL Order.
