La facturación de gastos suplidos es un aspecto esencial para profesionales y empresas que gestionan pagos en nombre de sus clientes. Este artículo te explicará qué son los gastos suplidos, cómo se deben reflejar en las facturas y las normativas fiscales que los regulan. Entender estos conceptos te permitirá manejar adecuadamente tus finanzas, evitar errores en la contabilidad y asegurar la transparencia en tus operaciones comerciales. Acompáñanos en esta guía para conocer todo lo necesario sobre la facturación de gastos suplidos.

Índice de contenidos

¿Qué son los gastos suplidos?

Los gastos suplidos son pagos que un proveedor realiza en nombre del cliente, como tasas administrativas o visados, y luego los recupera facturándolos sin margen de beneficio ni IVA adicional. Estos gastos deben ser detallados y justificados en la factura para asegurar transparencia y cumplimiento fiscal.

¿Qué es una factura con gastos suplidos?

Una factura con gastos suplidos es aquella que incluye costes que el proveedor ha pagado en nombre del cliente. Estos gastos no llevan IVA en la factura del proveedor porque el IVA ya fue pagado en la factura original. Los suplidos deben estar claramente identificados y documentados, mostrando por separado el monto del servicio y el del suplido en la factura.

¿Cómo hacer una factura con gastos suplidos?

El proceso para hacer una factura con gastos suplidos no dista mucho de las tareas normales, pero te contamos algunos aspectos que debes tener en cuenta para trabajar correctamente con este tipo de gatos.

Para hacer una factura con gastos suplidos, sigue estos pasos:

Identificación del cliente y proveedor: Incluye los datos completos de ambas partes.
Descripción del servicio: Detalla el servicio principal prestado.
Separa los gatos suplidos: Los gastos suplidos deben aparecer en una apartado separado de los productos o servicios prestados.
Detalle de los suplidos: Lista cada gasto suplido por separado, incluyendo el concepto y el importe exacto.
El importe debe ser exactamente lo que se ha pagado. No se debe añadir ningún tipo de margen de beneficio en estos gastos.
Separación del IVA: No apliques IVA a los suplidos ya que este se pagó en la factura original.
Totalizar la factura: Suma el importe del servicio y los suplidos por separado para obtener el total final.
Documentación adicional: Adjunta copias de las facturas originales de los suplidos como respaldo.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto suplido?

Para que un gasto suplido cumpla con los requisitos necesarios y pueda ser correctamente facturado, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ser pagado en nombre del cliente: El proveedor realiza el pago directamente, actuando como intermediario.
Tener justificación y autorización: Debe estar respaldado por un acuerdo previo o una solicitud específica del cliente.
Incluir detalles claros: La factura debe especificar el concepto del gasto, la fecha en que se incurrió y, si es posible, una referencia al acuerdo o solicitud del cliente.
Reflejar el importe exacto: Debe facturarse por el mismo importe pagado, sin añadir ningún margen de beneficio.

Cumplir con estos requisitos garantiza transparencia y conformidad con las normativas fiscales, asegurando una gestión eficiente de los gastos suplidos.

¿Cómo se contabiliza un gasto suplido?

Para contabilizar un gasto suplido, se debe registrar en una cuenta específica del Plan General de Contabilidad (PGC), generalmente en la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación» o una cuenta similar creada para tal fin. Esto permite diferenciar entre los gastos propios de la empresa y aquellos pagados en nombre del cliente.

Por ejemplo, si una consultoría paga una tasa administrativa de 100 euros en nombre de su cliente, debe registrar este importe en la cuenta 555. Luego, al facturar al cliente, se registra un ingreso por el mismo importe, compensando así el gasto.

Ejemplo del asiento contable:

Al pagar el gasto:
- Debe: 100 euros en la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación»
- Haber: 100 euros en la cuenta 572 «Bancos»
Al facturar al cliente:
- Debe: 100 euros en la cuenta 430 «Clientes»
- Haber: 100 euros en la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación»

De esta manera, se asegura que el gasto no afecta el resultado financiero de la empresa, manteniendo una clara separación entre los gastos propios y los suplidos.

Ejemplos de facturas con suplidos

Vamos a ver un par de ejemplos de cómo hacer una factura con gastos suplidos, destacando situaciones comunes en diferentes sectores.

Ejemplo agencia de viajes

Una empresa contrata a una agencia de viajes para organizar un viaje de negocios. La agencia paga una tasa de visado de 80 euros en nombre del cliente, que se repercutirá posteriormente.

Factura de la agencia de viajes:

Base imponible: 2.500 €
IVA (21%): 525 €
IRPF (15%): -375 €
Suplidos: 80 €
Total: 2.730 €

Ejemplo de arquitecto

Un arquitecto es contratado para diseñar y gestionar la construcción de un edificio. Durante el proceso, paga unas tasas municipales de 150 euros en nombre del cliente para obtener los permisos necesarios.

Factura del arquitecto:

Base imponible: 3.000 €
IVA (21%): 630 €
IRPF (15%): -450 €
Suplidos: 150 €
Total: 3.330 €

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si la factura del suplido está a nombre del proveedor y no del cliente?

Cuando la factura del suplido está a nombre del proveedor en lugar del cliente, se considera un gasto reembolsable y no un suplido. En este caso, el proveedor debe incluir este gasto como un ingreso en su declaración de IRPF o Impuesto de Sociedades, y el gasto se facturará al cliente sin el IVA del gasto original.

¿Se puede emitir una factura solo con gastos suplidos?

Sí, es posible emitir una factura únicamente con gastos suplidos, aunque lo habitual es incluirlos junto con los servicios prestados. En la factura, se deben detallar los suplidos de manera separada, sin aplicar IVA ni retenciones de IRPF, y adjuntar la documentación justificativa del gasto realizado.

¿Cuál es la diferencia entre un suplido y una provisión de fondos?

La diferencia principal entre un suplido y una provisión de fondos es el momento en que se realiza el pago. Un suplido es un gasto que el proveedor adelanta en nombre del cliente y luego recupera. Una provisión de fondos, en cambio, es un adelanto de dinero que el cliente entrega al proveedor para cubrir futuros gastos. Ambos deben estar claramente documentados y registrados, pero la provisión de fondos implica que el dinero ya está disponible antes de incurrir en el gasto.

¿Cómo afecta el pago de suplidos a la contabilidad del cliente?

El cliente debe contabilizar los suplidos como gastos deducibles, ya que estos son pagos que realmente le corresponden. Al recibir la factura con los suplidos, el cliente debe registrar el gasto en su contabilidad y puede deducirlo en su declaración de impuestos, siempre y cuando el suplido esté correctamente justificado y documentado.

¿Qué son los gastos reembolsables?

Los gastos reembolsables son aquellos que un proveedor incurre en nombre del cliente y que luego son recuperados a través de la facturación. A diferencia de los suplidos, los gastos reembolsables incluyen el IVA pagado originalmente y se añaden al total de la factura, afectando el resultado financiero del proveedor.

¿Cómo se gestionan los gastos de viaje en una factura con gastos suplidos?

Los gastos de viaje, como billetes de avión, hoteles o comidas, pueden ser considerados como suplidos si el proveedor los paga en nombre del cliente. Estos deben detallarse en la factura con una descripción clara y el importe exacto, sin aplicar margen de beneficio ni IVA adicional. Es importante adjuntar los comprobantes de los gastos para justificar la facturación.

¿Qué sucede si no se documentan correctamente los gastos suplidos?

Si los gastos suplidos no se documentan correctamente, pueden ser considerados como ingresos adicionales para el proveedor y estarán sujetos a impuestos, lo que puede generar problemas fiscales y contables. Es crucial mantener una documentación clara y precisa de todos los gastos pagados en nombre del cliente.

¿Cómo se diferencian los gastos suplidos de los gastos propios del proveedor?

Los gastos suplidos son aquellos pagados en nombre del cliente y no afectan el resultado financiero del proveedor. En cambio, los gastos propios del proveedor son aquellos necesarios para el funcionamiento de su negocio y sí afectan su contabilidad y declaración de impuestos. Mantener una separación clara entre ambos es esencial para una contabilidad precisa.

¿Pueden los gastos reembolsables incluirse en la misma factura que los servicios prestados?

Sí, los gastos reembolsables pueden incluirse en la misma factura que los servicios prestados. Es importante separarlos claramente, mostrando el importe del servicio, el IVA correspondiente, y los gastos reembolsables con su justificación y documentación adjunta. Esto asegura transparencia y facilita la comprensión de la factura por parte del cliente.

¿Cómo se gestionan los gastos suplidos en la contabilidad del proveedor?

En la contabilidad del proveedor, los gastos suplidos se registran en una cuenta específica, como la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación», y se compensan al facturar al cliente. Esto asegura que no afectan el resultado financiero del proveedor, manteniendo una contabilidad clara y precisa.