Gasto suplido: qué es, cómo se factura y cómo gestionarlo correctamente

Cuando los profesionales prestan un servicio, pueden incurrir en gastos que no corresponden a su actividad. Cuando estos gastos corresponden a sus clientes, deben ser facturados como tales para posteriormente ser reintegrados al profesional. Este tipo de gastos son lo que se conoce como gasto suplido. A continuación, veremos en qué consisten.

¿Qué es el gasto suplido?

Un gasto suplido es un desembolso que realiza un profesional o empresa en nombre de su cliente, para ejecutar un servicio previamente encargado. Este gasto no forma parte de sus ingresos, ya que se limita a adelantar un importe que será reembolsado sin aplicar IVA ni retención. Para ser considerado suplido, debe cumplir requisitos legales muy concretos.

¿Cómo funciona el gasto suplido?

El gasto que el profesional asume puede ser parte del esquema de gastos de su propia actividad o puede corresponderse con una actividad excepcional que resulte de prestar un servicio a un cliente en particular. En el segundo caso, este gasto corre a cuenta del cliente y, por lo tanto, no constituye una transacción o una actividad comercial gravada por impuestos.

Entre los gastos suplidos más importantes, podemos mencionar el pago de tasas, seguros o gastos administrativos. Sin embargo, para ser considerados como gasto suplido, estos deben ser abonados por el profesional en nombre de un cliente al que luego se le trasferirá dicho importe. A la hora de determinar cuándo es un gasto suplido, existen tres requisitos fundamentales:

• El gasto debe correr por cuenta del cliente y esto debe reflejarse en su facturación.
• El gasto suplido debe ser debidamente informado al cliente.
• El importe debe haber sido pagado y debidamente justificado en la facturación como un gasto en el que se haya incurrido.

Requisitos legales del gasto suplido

Para que un gasto sea considerado suplido y no se integre en los ingresos del profesional o empresa, debe cumplir con los siguientes requisitos legales, establecidos principalmente en el artículo 78.3 de la Ley del IVA (Ley 37/1992):

1. Encargo previo:
   El gasto debe estar vinculado a un servicio solicitado por el cliente. Es decir, el cliente autoriza al profesional a realizar ese pago en su nombre.
2. Factura a nombre del cliente:
   El proveedor del servicio o producto debe emitir la factura directamente a nombre del cliente final, no a nombre del profesional que lo paga.
3. Pago documentado:
   El profesional debe contar con un justificante claro del desembolso efectuado en nombre del cliente, como un recibo o comprobante de pago.
4. Reembolso exacto:
   El importe debe ser reembolsado por el cliente sin sobrecostes ni márgenes de beneficio. No se puede inflar ni aplicar IVA o IRPF sobre este importe.

Cumplir con estos requisitos es esencial para que el gasto no se considere ni ingreso ni gasto propio y no genere obligaciones fiscales adicionales.

Diferencias clave: gasto suplido, reembolsable y provisión de fondos

Aunque a menudo se confunden, un gasto suplido, un gasto reembolsable y una provisión de fondos son conceptos distintos, tanto en su naturaleza como en su tratamiento contable y fiscal.

Gasto suplido

• ¿Quién paga? El profesional, en nombre del cliente.
• ¿Factura? A nombre del cliente.
• ¿IVA/IRPF? No se aplica.
• Ejemplo: un abogado que paga una tasa judicial en nombre de su cliente.

Gasto reembolsable

• ¿Quién paga? El profesional, como parte de su actividad.
• ¿Factura? A nombre del profesional.
• ¿IVA/IRPF? Sí, se incluye como gasto e ingreso.
• Ejemplo: un consultor que paga un billete de tren para desplazarse a una reunión con el cliente.

Provisión de fondos

• ¿Quién paga? El cliente anticipa un importe al profesional.
• ¿Factura? No aplica aún.
• ¿IVA/IRPF? No se aplica hasta justificar el gasto o emitir factura.
• Ejemplo: un cliente transfiere 1.000 € a su abogado antes de iniciar un procedimiento.

Comparativa rápida:

Concepto	Factura a nombre de	Afecta IVA/IRPF	¿Requiere reembolso?	¿Quién adelanta el dinero?
Gasto suplido	Cliente	No	Sí	Profesional
Gasto reembolsable	Profesional	Sí	Sí	Profesional
Provisión de fondos	No aplica	No	No	Cliente

Conocer estas diferencias es clave para no cometer errores contables y para registrar correctamente cada tipo de gasto en tu software de gestión, como STEL Order.

Ejemplos prácticos de gastos suplidos

Los gastos suplidos se producen en muchas actividades profesionales cuando, para poder realizar un servicio, el proveedor necesita pagar un concepto que en realidad corresponde al cliente. Esto ocurre especialmente cuando el cliente no puede o no quiere hacer el pago directamente, y el profesional actúa como intermediario.

A continuación, te mostramos algunos de los casos más habituales, organizados por tipo de actividad:

Profesionales del ámbito legal (abogados, procuradores)

Estos perfiles están entre los que más utilizan los gastos suplidos. Algunos ejemplos frecuentes son:

• El pago de tasas judiciales o administrativas necesarias para tramitar un procedimiento.
• La solicitud de certificaciones registrales, como notas simples del registro de la propiedad o certificados mercantiles.
• Encargos de traducciones juradas exigidas por la administración o por un juzgado.

En todos estos casos, el profesional paga en nombre del cliente y después le repercute el gasto tal cual, sin margen.

Agentes inmobiliarios

En una operación de compraventa o alquiler, el agente puede encargarse de trámites que conllevan un coste, como:

• La contratación de un certificado de eficiencia energética, obligatorio para vender o alquilar una propiedad.
• El pago de gastos notariales o registrales, siempre que el cliente lo haya autorizado previamente.

Asesores y consultores

Aunque en menor medida, los consultores también pueden incurrir en gastos suplidos si realizan gestiones externas para el cliente, como:

• El abono de tasas municipales o autonómicas para conseguir licencias o permisos.
• La inscripción en eventos o jornadas a los que acude el cliente y que gestiona el consultor.

Profesionales del sector turístico

En turismo, guías y agencias suelen adelantar pagos relacionados con el servicio contratado, como:

• Entradas a museos o monumentos gestionadas en nombre del grupo.
• Billetes de transporte público o traslados, que se pagan por adelantado y se repercuten al cliente tal cual.

Requisitos siempre presentes

En todos estos casos, el profesional:

• Actúa por encargo expreso del cliente.
• Paga un gasto que no le corresponde como empresa.
• Conserva el justificante del pago.
• Y lo refactura sin añadir margen, IVA ni retención.

Cumplir con estos requisitos no solo es esencial para la legalidad del gasto, sino también para evitar errores fiscales o contables que puedan generar problemas a futuro.

¿Cómo incluir el gasto suplido en la factura?

Al tratarse de un gasto que surge de la actividad del profesional y que no se encuentra relacionado directamente con el servicio prestado, el gasto suplido no paga IVA ni IRPF. En este sentido, no se trata de un gasto deducible ni tampoco de un ingreso que el profesional deba computar.

Por lo tanto, este gasto no debe formar parte de la base imponible correspondiente al ingreso del profesional. Sin embargo, como el profesional, efectivamente, incurre en un gasto que abona de manera provisional, dicho gasto debe figurar de manera independiente y debidamente señalado como tal en la factura para que el cliente pueda devolver el importe abonado.

Para incluir el gasto suplido en una factura, basta con determinar el motivo del gasto bajo el concepto de “suplido” en un campo separado del concepto de “servicios”. También es posible incluirlo como “cantidad abonada por cuenta del cliente” para diferenciarlo del resto de los elementos que podemos encontrar en la factura. Por todo esto, no es necesario agregar ninguna otra información más que el importe y el motivo del gasto.

Para los profesionales y autónomos, facturar el gasto suplido de manera correcta permite contabilizar los gastos en los que se incurre a favor del cliente durante la prestación de un servicio. Su correcta facturación es necesaria para no incluirlos en la base imponible. Esto es debido a que el gasto suplido no está sujeto al IVA ni al IRPF.

Hacer que tu negocio facture es el primer paso en el camino de emprender. El segundo es contar con las mejores herramientas para la gestión del mismo, como las que te ofrecemos en STEL Order, donde podrás configurar todas tus facturas entre otras muchas cosas. Nuestro software se adapta a todas las necesidades de cada empresa y te hace la vida más fácil. No solo ante Hacienda, sino que también te permite demostrar de forma clara que no estás generando ingresos por ese importe.

Tratamiento fiscal de los suplidos

Los gastos suplidos tienen un tratamiento fiscal muy particular, ya que no forman parte de la actividad económica del profesional o empresa que los gestiona. Esto significa que, tanto a efectos de IVA como de IRPF, su impacto es neutro: ni generan ingresos ni suponen gastos deducibles.

IVA: fuera del alcance impositivo

A nivel de IVA, los suplidos no se consideran operaciones sujetas. El motivo es claro: el profesional no está prestando un servicio, sino adelantando un importe en nombre del cliente. Por tanto:

• No se aplica IVA al suplido en la factura emitida al cliente.
• Tampoco se puede deducir el IVA de ese gasto, ya que la factura no está emitida a nombre del profesional, sino a nombre del cliente final.
• El suplido debe reflejarse en la factura de forma separada, indicando que se trata de un reembolso sin tributación.

IRPF: sin impacto en los ingresos

Desde el punto de vista del IRPF, el suplido no se incluye como ingreso profesional ni como gasto. Simplemente se trata de un importe que entra y sale de la contabilidad sin alterar el resultado económico. Por tanto:

• No debe incluirse en los modelos trimestrales como el modelo 130.
• Tampoco se refleja en resúmenes anuales como el modelo 190 o en retenciones.

Contabilidad y registros

Aunque no afecten a los tributos, los suplidos deben estar bien documentados y registrados. Hacienda podría requerir:

• El justificante del pago efectuado.
• La factura original emitida a nombre del cliente.
• Prueba del encargo previo por parte del cliente.

Con STEL Order, esta gestión es especialmente sencilla. Puedes adjuntar documentos, clasificar movimientos y dejar constancia clara de todos los pasos. Así, te aseguras una trazabilidad perfecta y evitas cualquier problema en una inspección.

En resumen: un suplido bien gestionado no genera impuestos, pero sí exige orden y transparencia.

Preguntas frecuentes sobre gastos suplidos

¿Qué documentación necesito conservar para justificar un gasto suplido?

Debes guardar:

• El justificante del pago (recibo, transferencia, ticket).
• La factura original, emitida a nombre del cliente.
• Algún tipo de prueba del encargo o autorización del cliente (puede ser un correo, presupuesto aceptado o contrato).

Todo esto es clave para demostrar ante Hacienda que actuaste como intermediario.

¿Qué ocurre si registro un suplido como gasto propio?

Estarías cometiendo un error contable y fiscal. Si registras un suplido como gasto:

• Aumentas artificialmente tus gastos, lo que puede llevar a deducciones indebidas.
• Si lo facturas con IVA o retención, estarás declarando ingresos que no te corresponden, y podrías pagar más impuestos de los debidos.

¿Los suplidos afectan al modelo 303 o 130?

No. Al no tratarse de ingresos ni de gastos propios:

• No se incluyen en el modelo 303 (declaración de IVA).
• Tampoco se incluyen en el modelo 130 (pago fraccionado del IRPF).
  Simplemente se documentan como importes que se han cobrado por cuenta de un tercero y se han reembolsado.