Formato EDI

El avance de la tecnología nos lleva a un sistema de intercambio de información entre empresas totalmente digitalizado. Para asegurar la eficacia de las comunicaciones, se ha optado por emplear un sistema de intercambio de información estandarizado y estructurado al que se conoce como EDI, que es el acrónimo de Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos.

¿Qué es el EDI?

Para ahorrar tiempo y dinero, las empresas llevan años inmersas en una transición digital que implica la adopción de políticas como la de “papel cero”. A fin de eliminar los documentos en papel, estos están siendo sustituidos por su versión electrónica, algo que, además de ahorrar recursos, permite agilizar la comunicación bidireccional entre entidades.

La herramienta que emplean para conseguir que las comunicaciones sean más rápidas y eficientes es el EDI o Intercambio Electrónico de Datos, un formato electrónico estándar que sustituye al papel y a los correos electrónicos en las comunicaciones entre empresas que implican el envío de documentos como facturas o presupuestos.

Los ficheros EDI se suelen usar entre organizaciones que mantienen una relación comercial regular. Por ejemplo, entre empresas proveedoras y sus empresas clientes.

Cómo funciona el EDI

A fin de entender bien qué es EDI, es importante comprender cómo funciona y los pasos en los que se divide:

Preparación de los datos

Lo primero que hay que hacer es preparar los datos que se van a intercambiar. Esto implica extraer de las aplicaciones internas de la empresa los datos que se desean compartir y pasarlos al formato EDI. Para ello hace falta un software traductor que se encarga de mapear los datos del formato interno y trasladarlos al formato EDI estándar.

De esta manera, queda asegurada la integridad de los documentos que se van a remitir de una empresa a otra.

Transmisión de los datos

El siguiente paso es remitir los datos al socio comercial a través de una red segura. Los métodos más comunes de transmisión incluyen el VAN, el Protocolo AS2 y el FTP. Todos ellos son protocolos que permiten una transmisión segura de los datos.

Para una mayor seguridad y eficiencia, es conveniente que la información sea encriptada y comprimida. 

Recepción de los datos

Recibidos los pedidos EDI u otros datos transmitidos mediante este sistema, los datos se convierten de forma automática al formato interno que utiliza el socio comercial. Para ello interviene de nuevo el traductor EDI, que en esta ocasión hace su trabajo a la inversa.

Esto permite un procesamiento automático de la información en los sistemas internos del receptor. Se registra de forma automática el pedido recibido, la factura electrónica que se ha enviado, o cualquier otra información. 

Tras analizar este proceso, resulta más sencillo entender el EDI y qué es exactamente porque ya hemos visto que permite remitir información directamente de una empresa a otra, sin necesidad de enviar un documento en papel o un correo electrónico. La información llega directamente al receptor y se integra de forma automática en sus sistemas.

Beneficios el EDI, Electronic Data Interchange

Las ventajas de esta forma de comunicación son las siguientes:

Reduce los costes

Porque elimina la necesidad de manejar documentos en papel, lo que implica un ahorro en papel, equipos y suministros de impresión, archivadores, etc. 

Además, la automatización de procesos reduce los costes laborales y también la posibilidad de que se produzcan errores que acaban costando tiempo y dinero.

Agiliza las transacciones

Permite el intercambio de información en tiempo real, lo que da lugar a procesos comerciales más rápidos y eficientes. 

Aumenta la eficiencia operativa

Como la información fluye de manera precisa, es más fácil abordar la planificación y la ejecución de trabajos en la cadena de suministro. Lo que a la vez ayuda a optimizar el inventario y reduce los tiempos de ciclo.

Mejora las relaciones comerciales

Al analizar qué es un EDI, hemos visto que es un sistema de comunicación claro y preciso, lo cual da lugar a la mejora de la transparencia y aumenta la confianza entre los socios comerciales.

Los formatos más comunes en el sistema EDI

Los mensajes EDI más comunes se transmite en:

EDIFACT

El Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport fue desarrollado por Naciones Unidas como estándar internacional. Se emplea en una gran variedad de industrias como herramienta para facilitar el comercio internacional.

Algunos ejemplos de transacciones son:

• ORDERS. Órdenes de compra.
• INVOIC. Facturas.
• DESADV. Aviso de despacho.
• IFTMIN. Instrucciones de transporte.
• PRICAT. Catálogo de precios.

ANSI ASC X12

El American National Standard Institute es uno de los estándares EDI más utilizados en América del Norte para las transacciones comerciales.

Algunos ejemplos de transacciones en este sistema son:

• 850. Orden de compra.
• 810. Factura.
• 856. Aviso de envío.
• 940. Orden de envío de almacén.
• 820. Aviso de remesa.

¿Qué hace falta para el intercambio electrónico de datos entre empresas?

Para pasarse al sistema EDI con éxito hay que combinar infraestructura tecnológica, software de calidad, capacitación del personal y contar con unos procedimientos operativos bien definidos.

Evaluación de necesidades y planificación

Lo primero es identificar aquellos documentos comerciales que se van a intercambiar electrónicamente, como las facturas, las órdenes de compra o los presupuestos. Después, hay que elegir a los socios comerciales con los que se va a hacer el intercambio de datos.

Infraestructura tecnológica y software

Los servidores y sistemas de almacenamiento deben tener capacidad para manejar datos EDI, y la conexión de red debe ser fiable y segura.

Además, es necesario contar con un software que se encargue de la traducción de datos desde el sistema interno de la empresa al formato EDI estándar, y viceversa.

También es conveniente implementar mecanismos de seguridad para proteger la integridad y la confidencialidad de los datos transmitidos. 

Evaluación y mejora continua

Una vez que el sistema ya está funcionando, es interesante analizar su funcionamiento y buscar posibles áreas de mejora para hacerlo todavía más eficaz.

El EDI es un sistema que facilita un intercambio rápido, seguro y preciso de información entre empresas, lo que contribuye a mejorar los procesos comerciales y la gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, su implementación requiere de una planificación detallada para que resulte todo un éxito.