Cómo crear una ficha de proveedor

Una ficha de proveedor es una tarjeta identificativa de los distribuidores de productos o servicios hacia una empresa. Tener correctas fichas de proveedor sirve para llevar una correcta gestión de compras del negocio.

Es imprescindible para autónomos y empresas que sus fichas de clientes y proveedores sean simples pero bien diseñadas, para tener un control escrito de la trazabilidad de las actividades realizadas con sus proveedores y conseguir un buen funcionamiento de las gestiones de compras de sus negocios.

Datos que debería incluir una ficha de proveedor

La agrupación de datos correcta que tiene que tener una ficha de proveedor es la siguiente:

• Datos fiscales del proveedor: Son todos aquellos datos que acreditan a nuestro proveedor como empresa o profesional, y nos permiten poder facturarle según la legalidad. Son datos fiscales el nombre jurídico, razón social,  NIF y dirección. 
• Datos de contacto: Es recomendable tener el email y teléfono de nuestros proveedores siempre a mano, para poder localizarnos en caso de tener algún problema con la entrega de los pedidos o prestación de servicios.
• Precios especiales: Los proveedores suelen manejar diferentes precios y descuentos para sus servicios o productos. Si tienes precios especiales sobre determinados artículos de tus vendedores, debes introducirlos en sus fichas para llevar un control sobre los márgenes de compra/venta.
• Cuenta bancaria: Te permite administrar los pagos a proveedores de una forma fácil y directa a través de pagos con tarjeta o transferencias bancarias.
• Movimientos de cuenta y facturas pendientes: Necesitas tener registrado en la ficha de tus proveedores todas aquellas facturas y entregas/salidas de cuenta que realizas, para mejorar la gestión de las compras de tu negocio y evitar malos entendidos con tus proveedores por pérdidas de documentación.
• Cuenta contable: Es importante que contabilices dentro de la ficha de tu proveedor, las deudas que tienes con tus proveedores por las compras que has realizado y todavía no has pagado.

Tipos de proveedores

Los proveedores pueden ser internos o externos, es decir, si tenemos trabajadores dentro de nuestra empresa que trabajan por proyectos o plazos, podemos denominarlos proveedores internos.

En cambio, si son empresas externas que nos suministran productos o servicios podemos denominarlos proveedores externos.

¿Por qué es importante esta clasificación para la gestión de tu empresa? Es interesante tener bien clasificados (por ejemplo, con diferentes referencias), los proveedores dentro tu ERP, para sacar análisis de resultados y controlar la rentabilidad de tus compras.

Si los proveedores son externos, los podemos clasificar:

• Proveedor de bienes: Son aquellos distribuidores de materias primas y productos tangibles.
• Proveedor de servicios: Aquellos proveedores que prestan servicios a las empresas.
• Proveedor de recursos: Entidades que nos cubren necesidades económicas (bancos y financieras).

¿Debemos clasificar nuestros proveedores en familias según estos criterios? Depende, cada empresa necesita unos requerimientos diferentes, y una información diaria distinta.

Por ejemplo, si tienes varios proveedores que te suministran el mismo producto, con precios distintos pero con tiempos de entregas diferentes, podrías crear familias de proveedores según  análisis de riesgo asociado a desabastecimiento o rotura de stock.

Esta clasificación te permite saber que proveedor seleccionar a la hora de realizar tus pedidos según la urgencia de tus necesidades.

Cómo hacer una ficha de proveedor paso a paso

La ficha de proveedores de cada empresa deberá atender a diferentes aspectos. De igual forma, aquí te presentamos los pasos que debes tener en cuenta para crearla.

Crear una ficha de proveedor eficiente requiere seguir estos pasos clave:

1. Recopilación de información: Reúna toda la información básica del proveedor, incluyendo nombre, dirección, y datos de contacto.
2. Evaluación de capacidad: Evalúe la capacidad de producción y entrega del proveedor.
3. Revisión de historial: Examine el historial de cumplimiento y desempeño del proveedor.
4. Condiciones de pago: Establezca y acuerde los términos y condiciones de pago.
5. Verificación de documentación: Asegúrese de tener toda la documentación legal y contractual en orden.

Plantilla de ficha de proveedor

Para que puedas tener tu ficha de proveedores de una forma más sencilla y manual, te ofrecemos esta plantilla descargable. esta plantilla es totalmente gratuitas y la encontraras disponible en el formato que más te convenga. Excel, PDF o Word.

Cuenta contable para proveedores

Una cuenta contable es el registro cronológico de todas las intervenciones que se realizan día a día en tu negocio.

Las cuentas contables pueden ser de activos (clientes), patrimonio neto (beneficios no distribuidos o aportaciones de los socios) y de pasivos (los proveedores).

Los proveedores están dentro del grupo 4 de acreedores y deudores por operaciones comerciales dentro de nuestro cuadro de cuentas general español, concretamente en el subgrupo 40.

Es recomendable tener la cuenta contable correspondiente dentro de la ficha de proveedor, para contabilizar la factura de un proveedor (teniendo en cuenta su método de pago) y registrar el asiento contable de una forma u otra.

Con STEL Order tienes fichas de proveedor perfectamente diseñadas para realizar todas las gestiones de tu negocio de una forma fácil y rápida, mejorando los procesos empresariales con tus proveedores.

Preguntas Frecuentes

¿Qué información es esencial incluir en una ficha de proveedor?

Es esencial incluir datos de contacto, información sobre productos o servicios, capacidad de producción, y términos de pago.

¿Con qué frecuencia se debe actualizar una ficha de proveedor?

Se recomienda actualizar la ficha de proveedor al menos una vez al año o cada vez que haya un cambio significativo en la información.

¿Cómo se puede evaluar la confianza de un proveedor?

Evaluar la confianza de un proveedor puede incluir revisar referencias, analizar el historial de cumplimiento y realizar visitas a las instalaciones del proveedor.

¿Por qué es importante tener una ficha de proveedor?

Una ficha de proveedor facilita la gestión de relaciones comerciales, asegurando que se dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones informadas.

¿Qué hacer si un proveedor no cumple con los acuerdos establecidos?

Si un proveedor no cumple con los acuerdos, es importante documentar los incidentes, comunicar las expectativas claramente y, si es necesario, considerar la búsqueda de alternativas.