Ficha de cliente: Qué es, para qué sirve y cómo hacerla

Si con el paso del tiempo te has visto obligado a poner orden en la documentación que tienes de tus clientes, la mejor manera de hacerlo es creando un sistema de control por fichas. En este post hablamos exclusivamente sobre las fichas de clientes, pero también hemos hablado sobre fichas de proveedores y para tener control de otras muchas áreas de tu empresa.

¿Qué es una ficha de cliente?

Una ficha de cliente es un documento que almacena información sobre los clientes de una empresa. Esta información puede incluir los datos de contacto, facturación, el historial de compras, saldo y otros datos relevantes. Las fichas de cliente pueden ser utilizadas por las empresas para mejorar su servicio al cliente, para realizar un seguimiento de las ventas y para identificar oportunidades de marketing.

¿Para qué sirve la ficha de cliente?

Toda empresa se debe a sus clientes, por lo que estar en posesión de la mayor información posible del mismo por parte de las empresas es una tarea obligatoria si quiere sacar provecho de una de las mayores ventajas competitivas que puede tener una empresa es su propia base de clientes.

Una empresa que trata con sus clientes sabiendo de un vistazo cualquier dato de interés tendrá una relación fluida, además que sabrá la mejor forma de fidelizar para aumentar las ventas en base a experiencias previas y eliminar posibles errores de cara a servicios futuros. De esta manera, el cliente se verá recompensado con un buen trato y la empresa obtendrá un cliente fidelizado por mucho tiempo. 

Pero una buena ficha de cliente no se basa en querer recoger toda la información y plasmarla en un papel o en un software de gestión, sino que tiene que tener los datos correctamente estructurados y accesibles para cualquier persona que trate con los clientes pueda obtener estos datos de forma ágil. 

De manera resumida, una hoja de cliente ideal debe ser relevante, sencilla, actualizada y accesible para cualquiera que necesite el acceso a la misma, por lo que sin duda, es recomendable tenerla alojada en un software de gestión en la nube. Como ya hemos comentado, una buena hoja de cliente nos brindará una información valiosa del pasado para aprovecharnos en el futuro, os lo explicamos ahora.

Fidelización del cliente en base a experiencias previas

La fidelización del cliente que ya tenemos es tan o más importante que conseguir nuevas ventas. En base al historial de compras del cliente podremos analizar si es rentable un descuento promocional para que siga con nosotros, conocer gustos o preferencias respecto a nuestros productos y servicios para poder ofrecérselos en un futuro o si le ha surgido algún problema poder hablar con él y saber que se está intentando arreglar lo antes posible y que se sienta cuidado. 

Como ves, las opciones son infinitas y de esta manera, gracias a una información relevante y sencilla seremos capaces de ofrecer un trato personalizado dependiendo de las características esenciales de los clientes, lo que sin duda mejorará la imagen de marca de la empresa haciendo que nuestros clientes estén más dispuestos a hablar bien de la misma, por lo que llegarán nuevas ventas sin esforzarnos en buscarlas. 

Adelantarse al cliente

En el apartado anterior hemos mencionado que nos viene bien conocer los gustos y preferencias del cliente, por lo que esto también aplica en esta opción, siempre que incluyamos nuevos servicios podremos ofrecérselos a aquellos clientes que ya han mostrado cierto interés en el mismo o en alguno relacionado. 

Además, gracias a una información ordenada y relevante podrás ver si tu cliente compra por ciclos y cuando debería realizar un pedido, para anticiparse a él mismo o ponerte en contacto con él si no has recibido la llamada que deberías haber recibido y comprobar que todo está bien. 

¿Cómo hacer una ficha de cliente?

Hemos remarcado que una ficha de cliente debe tener información relevante, actualizada, accesible y sencilla en el uso diario, la fuente de información para poder completar la hoja del cliente será suministrada por los datos que proveerá el mismo cliente pero mucho más importante será la información que obtengamos nosotros tras interactuar con nuestro cliente, esta información será recabada por el equipo comercial, administrativo o directamente por los técnicos, pero es muy importante que siempre quede recogida. 

Aquí te dejamos con los datos que debería tener toda ficha de cliente:

• Datos básicos: Estos son los datos que recabaremos en los primeros contactos con el cliente y nos los proporcionará él mismo porque forman parte de su información básica, es imprescindible que tengamos el nombre comercial o razón social, NIF o CIF, dirección, correo electrónico o teléfonos de contacto y por último los datos bancarios o el método de pago preferido por el mismo, por supuesto también tendremos que dejar constancia de la fecha en la que contactó con nosotros por primera vez y creamos esta ficha. 
• Información contextual: A partir de ahora, cualquier interacción con el cliente deberá estar anotada en esta parte, tendrán que ser notas claras y concisas para que cualquier persona comercial o administrativa que no haya hablado nunca antes con esta persona sea capaz de conocer su historial de un simple vistazo. Si tu cliente ha comentado que suele realizar esos pedidos trimestralmente o si ha tenido un problema que le gustaría solucionar, es una información muy valiosa que te está proporcionando y que puedes aprovechar a tu favor en el futuro cercano, fechar estas interacciones con el cliente también son de suma importancia.
• Datos comerciales: A diferencia de la información contextual, estos son datos sobre la relación comercial existente entre el cliente y tú en el pasado. Esta información también es de mucha utilidad ya que podremos sacar patrones importantes cómo es el ciclo en las compras y la diferencia de ventas entre pedidos. Los datos típicos a analizar son las compras por trimestres y el monto total de las mismas.

Con estos datos básicos tendrás una ficha de cliente completa. Una buena ficha de cliente te ayudará a hacer presupuestos que vendan más.

Modelo de ficha de cliente

Si quieres tener un modelo de ficha de cliente para crear el tuyo propio ponemos a tu disposición nuestras fichas de cliente dentro de nuestro software. Si estás interesado en realizar un sistema de control de tus clientes mediante esta técnica estamos seguros que también te interesará probar nuestro programa de gestión empresarial, dónde podrás gestionar tu empresa de una manera mucho más completa. Haz clic sobre las imágenes para verlas en mayor resolución: