La presencia del QR en facturas pronto va a ser algo habitual porque la normativa sobre facturación electrónica ha convertido su inclusión en uno de los requisitos técnicos obligatorios para que este tipo de documentos se consideren válidos.
Vamos a ver qué finalidad cumple el código QR en las facturas y qué consecuencias puede tener no incluirlo una vez que la obligación haya entrado en vigor.
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QR en facturas, ¿por qué es obligatorio?
Los programas de facturación ya se están adaptando a la normativa sobre facturación electrónica y requisitos del software utilizado para facturar. Todavía está pendiente de aprobación el reglamento que establecerá de forma detallada cómo será el proceso, pero los requisitos técnicos generales que van a ser exigibles se conocen desde hace algún tiempo. Uno de ellos es la obligatoriedad de incluir un código QR en las facturas.
El código QR funciona de manera similar a un código de barras, porque es un módulo que almacena información. Cuando se lee el código, se puede acceder a la información que contiene. En este caso, datos relativos a la factura.
Sirve para asegurar la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido. Dicho de otra manera, a través de la información que contiene el código, cualquier interesado puede comprobar que la factura ha sido expedida realmente por una determinada persona o empresa y que el contenido coincide con el declarado a Hacienda.
Lo que se busca con esto es luchar contra el fraude fiscal, porque las facturas con QR son más transparentes. Esto va a dificultar mucho la utilización de los sistemas de doble contabilidad con los que se busca ocultar información que es relevante para la Agencia Tributaria.
Un dato importante a tener en cuenta es que el QR va a ser obligatorio a partir de 2025 tanto en las facturas electrónicas como en las emitidas en papel. Por tanto, todos los empresarios y profesionales deben adaptarse a este sistema.
Facturas con QR: ¿cómo funciona la facturación con este sistema?
La facturación electrónica es similar a la tradicional, la diferencia más significativa es que hay que cumplir algunos requisitos técnicos que afectan principalmente al programa que se utiliza para su elaboración.
Una vez elaborada la factura, el software se va a encargar de generar automáticamente un código QR que contendrá datos del documento y que permitirán identificar de forma unitaria cada factura expedida.
Los destinatarios pueden leer el código QR a través de la Sede Electrónica o la app de la Agencia Tributaria para comprobar la veracidad de la factura, y también tienen la opción de proporcionar voluntariamente esta información a Hacienda por si el emisor no lo hubiera hecho. Esto no tiene la consideración de denuncia pública, pero permitirá a Hacienda tomar medidas para exigir al incumplidor que se ponga al día con sus obligaciones fiscales formales.
Requisitos obligatorios que se exigen a los programas de facturación
Para emitir una factura con QR, el programa utilizado tiene que ser un software certificado por la Agencia Tributaria que garantice la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados. Esto se consigue a través de sistemas como los códigos QR, que facilitan el acceso digital a la información.
Según el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que regula los requisitos que han de cumplir los sistemas y programas informáticos para la facturación y la estandarización de formatos de registros de facturación, cuando se utiliza un software de facturación que cumple los requisitos establecidos en esta norma, se presume la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.
¿En qué momento será obligatorio emitir las facturas con QR?
La obligación de emitir estos documentos con un código de facturación está muy cerca: el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, todas las empresas y profesionales que vendan productos o presten servicios a otras empresas o profesionales deberán amoldarse al Reglamento VeriFactu y utilizar software homologado que incluya un código QR en cada factura.
Para que esto sea posible, la legislación también impone a los fabricantes y distribuidores de programas de facturación la obligación de que estos sean capaces de incluir los códigos QR. Si no cumplen este requisito, no tendrán la homologación por parte de la Agencia Tributaria y no podrán utilizarse a partir del 1 de julio de 2025.
Normativas que obligan a incluir QR en las facturas
La obligación es diferente a nivel estatal y en el caso de las Haciendas Forales. Por eso, nos encontramos con varias normativas.
Verifactu
La información que hemos estado viendo a lo largo de este artículo se deriva del conocido como Reglamento VeriFactu. Con base en él, a partir del 1 de julio de 2025, los autónomos y empresarios que facturen a otras empresas o profesionales solo podrán hacerlo utilizando software que cumpla unos determinados requisitos y esté homologado.
Se conoce como VeriFactu a todo sistema de facturación electrónica que permite la remisión directa de las facturas a Hacienda. Para facilitar la labor de inspección por parte de la Agencia Tributaria, las facturas expedidas a través de estos sistemas deben cumplir una serie de requisitos técnicos, y uno de ellos es incluir necesariamente un código QR que contenga la información de la propia factura.
TicketBAI
El TicketBAI o TBAI está regulado por la Norma Foral 3/2020, de 6 de noviembre, que establece la obligación de utilizar herramientas tecnológicas para evitar el fraude fiscal y es de aplicación en el territorio del País Vasco.
Aunque esta regulación es diferente a la de VeriFactu, tienen muchos puntos importantes en común. Porque la norma del TBAI impone la obligación de emitir facturas únicamente a través de programas que consten en la lista de software garante y que estas incluyan tanto un código identificativo como un código QR.
¿Qué sanciones se van a aplicar si no se incluyen los códigos QR en las facturas?
A día de hoy, no se ha regulado una sanción concreta que consista en no incluir los códigos QR en las facturas, pero esta conducta se puede incardinar dentro de la Ley Antifraude, que establece sanciones para aquellos negocios y profesionales que utilicen programas de facturación que no se ajusten a lo establecido en la normativa.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria regula la infracción que consiste en la fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no se amolden a las especificaciones que exige la normativa aplicable.
Los fabricantes y distribuidores de software pueden incurrir en esta infracción si ponen a disposición de los consumidores programas no homologados.
Por su parte, los usuarios cometen la infracción si poseen y utilizan programas no homologados, lo que implicaría emitir facturas sin su correspondiente código QR, pero también si manipulan software debidamente certificado.
Ambos casos se consideran infracciones graves, por lo que los fabricantes y distribuidores pueden ser sancionados con una multa de 150 000 euros por cada ejercicio económico en el que hayan vendido software no homologado.
Por su parte, los empresarios y profesionales que posean programas no certificados se exponen a una multa de 50 000 euros por cada ejercicio fiscal en el que hayan hecho uso de ellos.
¿Cómo adaptar tu negocio para incluir el QR en las facturas?
Para poder cumplir con esta obligación, necesitas un software que cumpla los requisitos técnicos establecidos en el Reglamento VeriFactu y, por tanto, que esté homologado por la Agencia Tributaria.
Aunque todavía faltan unos meses para que esta nueva obligación entre en vigor, en STEL Order ya hemos adaptado nuestro software para que lo puedas utilizar con la tranquilidad de saber que estás cumpliendo con las nuevas prescripciones legales.
Nuestro programa de facturación está homologado por la Agencia Tributaria y por las Haciendas Forales de Guipúzcoa, Álava y Vizcaya.
Además, este es un tema en el que ya tenemos experiencia, porque hemos hecho con éxito la adaptación a los sistemas de facturación electrónica que ya están en vigor en otros países como México o Chile.
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La cuenta atrás para que el QR en facturas sea obligatorio ya ha comenzado. Adáptate ahora y olvídate de preocupaciones de último minuto.
