La transformación digital ha llegado con fuerza a uno de los aspectos más sensibles para cualquier profesional independiente: la facturación. Y no hablamos de una recomendación, sino de una obligación legal que está a la vuelta de la esquina. En este artículo vas a descubrir cómo la facturación electrónica afectará a los autónomos en España, qué implica realmente, cuándo entra en vigor y cómo prepararte desde ya para no verte fuera de juego (ni sancionado).
Si eres profesional autónomo, estás obligado a adaptarte a este nuevo marco. Pero, lejos de ser solo un trámite burocrático, este proceso es también una oportunidad para ganar en eficiencia, control fiscal y competitividad.
Índice de contenidos
Facturación electrónica en autónomos
La nueva normativa marca un antes y un después para todos los autónomos en España. Hasta ahora, muchos profesionales emitían sus facturas utilizando plantillas en Word, hojas de cálculo en Excel o incluso documentos en PDF generados manualmente. Pero con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria, este sistema dejará de ser legal para las operaciones entre autónomos y empresas.
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La Ley Crea y Crece establece que todos los autónomos deberán emitir y remitir facturas electrónicas en cualquier relación comercial que mantengan con otras empresas o profesionales. No hay excepción por tamaño, sector o volumen de facturación. Da igual si trabajas solo, si eres freelance, si estás empezando o si llevas años con tu negocio. Si facturas a otra empresa o autónomo, estarás obligado a cumplir con este nuevo formato.
Esto cambia radicalmente el panorama habitual de muchos autónomos que hasta ahora enviaban un PDF por correo y lo consideraban suficiente. La nueva exigencia no se trata de enviar un archivo digital, sino de emitir facturas con un formato estructurado y homologado por la Agencia Tributaria. Esto implica que el documento debe poder ser leído por software certificado, lo cual excluye por completo formatos tradicionales como PDF, Word o Excel.
Es importante entender que esta normativa no se aplica si el autónomo solo tiene clientes particulares. Por ejemplo, una frutería o una panadería que no emita facturas a empresas podría quedar exenta. Sin embargo, si en algún momento necesita facturar a un proveedor o emite una factura simplificada a un cliente que la solicita como gasto de empresa, automáticamente entra en el ámbito de la obligación. Este matiz es esencial porque la mayoría de los negocios, incluso los más pequeños, tienen algún tipo de relación comercial con otros profesionales.
Lo más recomendable es anticiparse y empezar a trabajar desde ya con un software de facturación electrónica homologado. Así te aseguras de cumplir la ley y evitarás complicaciones más adelante, cuando el sistema esté plenamente en vigor.
Facturación electrónica en España
En España, la factura electrónica ha pasado de ser una herramienta útil a convertirse en una obligación legal inminente. Si bien durante años se utilizó principalmente en relaciones con la Administración Pública, el nuevo marco normativo amplía significativamente su alcance, afectando a cualquier operación entre empresas y profesionales autónomos. Este cambio responde a un objetivo muy claro por parte del Gobierno: combatir la morosidad, aumentar la transparencia fiscal y facilitar el control tributario.
La Ley Crea y Crece es la norma que impulsa este cambio. Aprobada en 2022, establece que todas las empresas y autónomos deberán facturar electrónicamente cuando operen entre sí. Esto incluye desde grandes empresas hasta pequeños profesionales independientes. Lo relevante es el tipo de relación comercial, no el tamaño de la actividad. Y aunque aún estamos a la espera del reglamento final que marcará los detalles técnicos y el calendario exacto, lo cierto es que el proceso ya está en marcha.
Hasta ahora, convivían diferentes formas de emitir facturas: papel, PDF, Excel, incluso imágenes escaneadas. Pero estas modalidades van a dejar de ser legales entre empresas y autónomos porque no permiten la trazabilidad necesaria ni garantizan la integridad de la información. El nuevo modelo exige formatos estructurados y sistemas homologados por la Agencia Tributaria, capaces de leer, validar y registrar cada factura de forma segura.
Facturación electrónica del Gobierno Vasco
El Gobierno Vasco ha sido una de las administraciones más adelantadas de España en lo que respecta a la implantación de la facturación electrónica. Su sistema, conocido como TicketBAI, ha marcado un precedente importante a nivel nacional y se ha convertido en una referencia para el resto de comunidades autónomas. TicketBAI no solo exige el uso de facturas electrónicas estructuradas, sino que también incorpora mecanismos de control fiscal mucho más estrictos y automatizados.
Este sistema obliga a que cada factura emitida incluya un código identificativo único, generado por un software homologado, y que esa información sea enviada en tiempo real a la Hacienda Foral correspondiente. Esta trazabilidad completa permite a la administración detectar operaciones irregulares, prevenir el fraude y garantizar la transparencia en las transacciones económicas.
Aunque en un principio TicketBAI se percibió como una medida exigente, lo cierto es que ha permitido a muchos profesionales y empresas mejorar su organización contable. Aquellos que han implementado el sistema destacan beneficios como la reducción de errores, la automatización de tareas repetitivas, y un mayor control sobre el estado financiero de su actividad. En la práctica, ha demostrado que la digitalización de la facturación puede ser una mejora real y no solo una obligación legal.
La experiencia acumulada en esta comunidad ha sido clave para entender cómo puede implementarse con éxito un modelo de facturación electrónica a gran escala. No es casualidad que muchas plataformas de software de facturación en España, como STEL Order, ya incluyan compatibilidad con TicketBAI, preparándose así para los estándares que muy pronto serán exigibles en todo el territorio nacional. Además, quienes ya operan en el País Vasco están mejor posicionados para adaptarse a la Ley Crea y Crece, ya que buena parte del camino técnico y organizativo ya lo han recorrido.
Facturación electrónica Xunta de Galicia
En Galicia, la digitalización de la facturación también avanza con paso firme, en sintonía con la normativa estatal y con iniciativas propias impulsadas por la Xunta. Aunque esta comunidad autónoma no cuenta con un sistema tan específico como el TicketBAI del País Vasco, sí ha puesto en marcha distintas medidas para facilitar y promover la adopción de la factura electrónica entre empresas y autónomos gallegos.
La Xunta está apostando por planes de modernización para pymes, que incluyen ayudas económicas, formación técnica y asesoramiento en transformación digital. Estas medidas permiten que los profesionales puedan incorporar sistemas de facturación electrónica homologados sin que ello suponga una carga económica excesiva. El objetivo es claro: facilitar la transición hacia un modelo obligatorio que ya es inminente a nivel nacional.
Muchos autónomos en Galicia todavía utilizan sistemas tradicionales para facturar. Envían archivos PDF, Excel o incluso imprimen y escanean documentos, creyendo que así cumplen con sus obligaciones. Sin embargo, como ya está definido por la ley, estos formatos dejarán de ser válidos para relaciones entre autónomos y empresas. Por eso, aunque el cambio aún no sea obligatorio de forma inmediata para todos, anticiparse es la mejor estrategia para evitar sanciones y complicaciones futuras.
Además, Galicia mantiene relaciones comerciales muy activas con otras comunidades, lo que significa que el cumplimiento de la nueva normativa no solo será una exigencia local, sino una necesidad para operar con normalidad en el mercado nacional. La capacidad de emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas será una condición indispensable para mantener relaciones comerciales fluidas y legales con proveedores y clientes de cualquier punto de España.
La Xunta de Galicia ha dejado claro que adaptarse a la factura electrónica no es solo una cuestión de cumplimiento, sino una oportunidad para mejorar la competitividad y eficiencia de los negocios gallegos. Las empresas que se digitalicen no solo evitarán sanciones, sino que podrán optimizar sus procesos, reducir errores, tener una trazabilidad perfecta de sus operaciones y facilitar sus obligaciones fiscales.
Facturación electrónica Gobierno de La Rioja
La comunidad autónoma de La Rioja también se prepara para la implementación definitiva de la facturación electrónica, en consonancia con la Ley Crea y Crece y el nuevo marco normativo nacional. Aunque no dispone de un sistema propio como TicketBAI, el Gobierno de La Rioja está centrado en adaptar su administración y apoyar a las empresas riojanas en este proceso de digitalización, que será obligatorio a corto plazo.
Actualmente, muchas pequeñas empresas y autónomos en La Rioja siguen utilizando métodos tradicionales de facturación. Es habitual encontrar negocios que todavía emiten sus facturas en PDF, Word o incluso en papel. Pero estos formatos están a punto de quedar fuera del marco legal. La nueva legislación exigirá que todas las facturas entre empresas o profesionales se emitan en un formato estructurado que permita su lectura automática por parte de software homologado y por la Agencia Tributaria.
Ante este escenario, el concepto de facturación electrónica La Rioja cobra cada vez más importancia. Los negocios que operan dentro de esta comunidad no solo tendrán que adaptarse a nivel local, sino también estar preparados para emitir facturas válidas legalmente si trabajan con otras regiones de España. Esto incluye estar preparados para utilizar plataformas como FACe, formatos como Facturae, y sistemas compatibles con la digitalización total del ciclo de facturación.
El Gobierno de La Rioja ha comenzado a incluir recursos y orientación para facilitar este cambio a los autónomos y pymes de la región. Desde jornadas informativas hasta líneas de ayuda para la digitalización, las iniciativas se están alineando con las necesidades del tejido empresarial local, especialmente de los sectores más tradicionales que pueden tener más dificultades para adaptarse.
Reglamento de la facturación electrónica
El reglamento que desarrollará y concretará la aplicación de la Ley Crea y Crece es el documento más esperado por autónomos, pymes y proveedores de software. Este reglamento será el que determine oficialmente los plazos, las características técnicas obligatorias, los formatos válidos y los procedimientos que deberán seguir todas las empresas y profesionales para emitir facturas electrónicas.
Conoce todo lo que dice la Ley Crea y Crece sobre la facturación electrónica.
Aunque todavía no se ha publicado oficialmente, ya se conocen algunos elementos clave. La entrada en vigor del nuevo sistema está prevista entre 2025 y 2026, dependiendo del volumen de facturación. Las empresas con una facturación anual igual o superior a ocho millones de euros tendrán un año para adaptarse desde la publicación del reglamento. En cambio, las que facturen menos de esa cantidad dispondrán de dos años.
Durante este período de transición, se contemplan situaciones mixtas. Por ejemplo, cuando una gran empresa facture a otra gran empresa, la factura deberá ser electrónica en formato estructurado. Si la factura se emite desde una gran empresa a una pyme que todavía no está obligada, se podrá incluir también un PDF para facilitar su lectura. En los casos en los que ambas partes sean pequeñas empresas o autónomos sin obligación aún, se permitirá utilizar formatos tradicionales, aunque será recomendable ir adoptando ya sistemas homologados.
La gran transformación radica en que dejarán de ser válidas las facturas en PDF, Word o Excel, que hasta ahora eran habituales. Estos formatos no cumplen con los requisitos de seguridad ni permiten la trazabilidad que exige la normativa. El reglamento prevé que los formatos estructurados aceptados sean Facturae, UBL y EDIFACT, todos ellos legibles por los sistemas de Hacienda y diseñados para garantizar integridad y autenticidad.
Esto significa que los negocios tendrán que actualizar sus procesos, capacitarse en el uso de nuevas herramientas y, sobre todo, adquirir un software homologado que les permita emitir facturas válidas a nivel legal. No basta con tener un programa de facturación cualquiera; debe cumplir los requisitos técnicos y legales definidos en el reglamento, incluyendo la emisión automática del código único de factura, la firma digital, y la trazabilidad completa del archivo.
Es importante recordar que este reglamento, además de establecer cómo debe funcionar la facturación electrónica, también regulará las obligaciones de los desarrolladores de software. Estos deberán garantizar que sus productos cumplen con los requisitos de la Agencia Tributaria, y en caso contrario, podrían enfrentarse a sanciones que pueden alcanzar los 150.000 euros. Incluso los usuarios finales podrían ser multados si utilizan o conservan software que no esté homologado.
Por eso, la publicación del reglamento marcará un punto de inflexión. A partir de entonces, el plazo de adaptación empezará a correr, y cada día contará. Las empresas y autónomos que ya se hayan anticipado tendrán una enorme ventaja frente a quienes lo dejen para el último momento.
La facturación electrónica, ¿cuándo entra en vigor?
Uno de los puntos más relevantes para autónomos y empresas es el calendario de aplicación de la facturación electrónica obligatoria. Aunque la Ley Crea y Crece ya está en vigor desde su publicación en 2022, su aplicación práctica depende de un reglamento específico que definirá los detalles técnicos, plazos y condiciones. Este reglamento está previsto para publicarse entre 2025 y 2026.
El calendario de implantación será progresivo y se dividirá en dos tramos:
- Empresas y autónomos con una facturación igual o superior a 8 millones de euros anuales: tendrán 1 año desde la publicación del reglamento para adaptarse.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: dispondrán de 2 años desde la misma fecha.
Durante el periodo transitorio, se habilitarán escenarios de coexistencia entre formatos:
- Si una gran empresa factura a otra gran empresa, la factura deberá ser electrónica y en formato estructurado.
- Si una gran empresa factura a una pyme no obligada todavía, podrá emitir la factura electrónica acompañada de un PDF para facilitar su lectura.
- En relaciones entre dos pymes no obligadas, se permitirá el uso de formatos tradicionales, aunque no será lo más recomendable.
Además, los formatos tradicionales como Word, Excel o PDF, aunque hoy aún se acepten, perderán validez legal para estas operaciones en cuanto se activen los plazos oficiales. Los únicos formatos admitidos serán los estructurados, como:
- Facturae
- UBL
- EDIFACT
Estos permiten lectura automática, validación inmediata y aseguran la autenticidad e integridad de la información enviada. Por tanto, prepararse implica más que solo cambiar el formato del archivo: hay que implementar un software homologado, configurar correctamente los datos fiscales y adaptar el flujo de trabajo administrativo.
Cuanto antes se empiece el proceso de adaptación, más margen habrá para resolver errores, capacitar al personal y optimizar el sistema. Dejarlo para el último momento puede suponer bloqueos operativos, sanciones y una carga de trabajo difícil de gestionar en medio del cambio normativo.
Curso de facturación electrónica
Con la nueva normativa a punto de entrar en vigor, la formación en facturación electrónica se ha convertido en una prioridad para autónomos y pequeñas empresas. Muchos profesionales aún trabajan con sistemas tradicionales y desconocen los aspectos técnicos que ahora serán imprescindibles. En este contexto, contar con un buen curso de facturación electrónica puede marcar la diferencia entre una transición fluida o enfrentar sanciones y bloqueos administrativos.
Plataformas como STEL Order, que además de ser un software homologado para facturación electrónica, destacan por su enfoque pedagógico y de acompañamiento continuo, han ganado protagonismo. Desde hace meses, STEL Order organiza cursos, webinars y talleres online gratuitos dirigidos tanto a clientes como a profesionales que aún no utilizan su sistema. Estos eventos tienen un enfoque práctico y están pensados para quienes no tienen conocimientos técnicos, explicando paso a paso todo lo necesario para adaptarse al nuevo sistema.
Los contenidos más frecuentes en estos cursos incluyen:
- Qué es la factura electrónica y cómo se diferencia de la digital o en papel.
- Cómo afectará la Ley Crea y Crece a autónomos y empresas en 2025.
- Qué formatos serán válidos: Facturae, UBL, EDIFACT.
- Cómo utilizar software homologado como STEL Order para generar y enviar facturas.
- Cómo automatizar tareas repetitivas y reducir errores fiscales.
- Casos prácticos y resolución de dudas en directo.
La ventaja de estos webinars de STEL Order es que permiten a los participantes ver cómo funciona el sistema en tiempo real, con ejemplos reales, y hacer preguntas directamente a expertos. Esto reduce enormemente la curva de aprendizaje y elimina la incertidumbre de tener que enfrentarse solo al nuevo entorno fiscal.
Además de iniciativas privadas como esta, la propia Agencia Tributaria (AEAT) también ofrece recursos formativos y tutoriales sobre el uso de su plataforma gratuita FACe. Aunque no son cursos en formato webinar, sí disponen de documentación detallada y guías de uso que pueden consultarse directamente desde su web oficial:
Programa de facturación electrónica de la AEAT
La Agencia Tributaria Española (AEAT) ofrece un sistema propio de recepción de facturas electrónicas llamado FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Este servicio, inicialmente creado para las relaciones comerciales con las Administraciones Públicas, se ha convertido en una referencia en el proceso de digitalización fiscal y será clave en la aplicación masiva de la facturación electrónica obligatoria.
FACe permite que los proveedores presenten sus facturas electrónicas en un entorno validado, con trazabilidad, estructura definida y plena validez legal. Aunque hasta ahora ha estado centrado en operaciones con el sector público, se prevé que su estructura y funcionamiento sirvan de base para el modelo privado que impulsará la Ley Crea y Crece.
El sistema FACe se basa en el uso obligatorio del formato Facturae, un estándar XML definido por la AEAT que incluye toda la información fiscal necesaria para validar la factura de forma automática. Este tipo de archivo contiene, entre otros:
- Identificación del emisor y del receptor.
- Desglose de conceptos e impuestos.
- Firma electrónica del emisor.
- Código de registro único.
- Fecha de expedición y entrega.
- Sellado de tiempo oficial.
Uno de los principales retos para autónomos y pequeñas empresas es generar correctamente este tipo de archivos. FACe, aunque potente, no ofrece un generador de facturas propio, por lo que el profesional necesita un software externo homologado para crear documentos válidos.
Las principales funcionalidades de FACe incluyen:
- Presentación de facturas electrónicas en formato Facturae 3.2.2, el estándar oficial de la AEAT.
- Validación automática del contenido antes de su entrega al organismo correspondiente.
- Generación de justificantes de recepción con sello de tiempo.
- Consulta del estado de la factura en tiempo real.
- Reenvío automático a las plataformas internas de cada administración pública.
El uso de FACe exige cierto conocimiento técnico y un software capaz de generar archivos Facturae válidos. En este punto, soluciones como STEL Order juegan un papel clave, ya que permiten emitir facturas en formato compatible con FACe y otras plataformas, sin necesidad de configuraciones complicadas. Además, los usuarios de STEL Order cuentan con documentación específica, guías paso a paso y soporte en español para conectar su sistema con los entornos públicos y privados de facturación electrónica.
¿Qué programa de facturación electrónica elijo?
Cuando hablamos de programas de facturación electrónica, no basta con tener un sistema que genere facturas: hoy en día es imprescindible contar con una herramienta que cumpla con los requisitos legales exigidos por la normativa, que esté homologada por la Agencia Tributaria y que facilite la transición hacia el nuevo modelo digital.
En ese contexto, STEL Order se ha consolidado como una de las soluciones más completas, potentes y accesibles del mercado. Si no lo crees, escucha la historia de cliente de Clónico Sistemas y Tecnologías.
STEL Order es mucho más que un software de facturación electrónica. Se trata de una plataforma integral que permite gestionar no solo la facturación, sino todo el ciclo de negocio: presupuestos, pedidos, albaranes, partes de trabajo, inventario, cobros, contratos y mucho más. Esta visión global permite automatizar procesos y centralizar toda la gestión desde un único entorno, ahorrando tiempo y evitando errores.
Entre las funcionalidades destacadas de STEL Order en relación con la facturación electrónica se encuentran:
- Emisión de facturas electrónicas en formato Facturae, compatibles con FACe y con los requisitos exigidos por la Ley Crea y Crece.
- Firma digital automática de cada factura, garantizando autenticidad e integridad.
- Gestión de clientes y productos/servicios, con históricos y plantillas reutilizables.
- Envío directo de facturas por email desde la plataforma.
- Control de vencimientos, pagos y recordatorios automáticos.
- App móvil y web, para poder facturar estés donde estés.
- Soporte técnico en español, personalizado y sin bots.
Además, STEL Order ha demostrado experiencia real en entornos exigentes. No solo ha sido adaptado al sistema español, sino que ya ha operado con éxito en países como Chile y México, y ha trabajado con normativas avanzadas como TicketBAI en el País Vasco. Esto significa que no se trata de una herramienta experimental, sino de una solución testada en contextos fiscales complejos.
Si estás buscando un software de facturación electrónica que no solo cumpla con la normativa, sino que te ayude a crecer como profesional, STEL Order es una apuesta segura. Legal, potente, adaptable y con soporte humano, es una herramienta que transforma la gestión del negocio y lo prepara para un futuro que ya está en marcha.
