La factura electrónica ya no es solo una tendencia digital. Es un cambio estructural en la forma en que autónomos y empresas se van a relacionar entre sí.
Y aquí es donde empiezan las dudas sobre la facturación electrónica:
- ¿Es lo mismo factura electrónica que Verifactu?
- ¿Me afecta si solo facturo a particulares?
- ¿Puedo seguir enviando PDFs?
- ¿Cuándo será obligatorio realmente?
- ¿Puedo realizar una factura electrónica gratis?
En esta guía te explicamos qué cambia, las particularidades de la factura electrónica en autónomos, las diferencias con Verifactu, a quién afecta y cómo prepararte sin complicarte la vida.
Índice de contenidos
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La facturación electrónica es mucho más que un documento digitalizado, pero además, con la llegada de la Ley Crea y Crece, el concepto de factura electrónica evoluciona y se redefine.
Se trata de un sistema de facturación en formato digital que debe cumplir con una serie de requisitos técnicos. Ya no basta con enviar un PDF por correo electrónico.
La factura electrónica obligatoria debe generarse en formato estructurado, permitiendo el intercambio automático entre sistemas.
¿Qué significa esto?
Que necesitarás un software de facturación adaptado a la normativa.
¿Un PDF es una factura electrónica?
Durante años, muchas empresas han entendido “factura electrónica” como: crear una factura en PDF y enviarla por email.
Pero un PDF es una factura digital, no una factura electrónica estructurada.
Diferencias clave entre Factura electrónica no estructurada y estructurada
| Factura electrónica tradicional | Factura electrónica estructurada |
| Lectura visual | Formato técnico no legible |
| Datos manuales | Gestión automática con software |
| No válida para nueva obligación B2B | Sí válida |
Esto se traduce en que si actualmente facturas con Word, Excel o generando PDFs manuales, deberás cambiar de sistema.
¿Qué significa que sea “estructurada”?
La factura electrónica estructurada es la que responde plenamente al nuevo modelo impulsado por la Ley Crea y Crece. En otras palabras, es la “nueva” factura electrónica obligatoria. Este tipo de facturas serán obligatorias en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos y deben cumplir con una serie de requisitos técnicos:
- Legibilidad
- Autenticidad
- Integridad
Precisamente para poder cumplir con estos requisitos, se exige que este tipo de facturas presenten un formato estructurado.
Esto implica que tanto quien emite la factura como quien la recibe deberá contar con un software de facturación homologado que pueda procesar este tipo de archivos.
¿Y la factura electrónica no estructurada?
Muy sencillo. Te pongo un ejemplo: PDF enviado por email.
Sigue siendo digital, pero:
- No cumple la nueva obligación B2B.
- No permite la automatización.
- No garantiza interoperabilidad.
¿Es lo mismo facturación electrónica que Verifactu?
La respuesta corta es: “No”.
Te lo explicamos de forma sencilla:
Factura electrónica
Regula el intercambio de facturas entre empresas.
- Obligatoria en operaciones B2B.
- Basada en Ley Crea y Crece.
- No implica necesariamente envío automático a Hacienda.
- Necesitas un software garantice el cumplimiento de requisitos y que la factura tenga un formato estructurado.
Verifactu
Es un sistema que consiste en generar registros de facturas que sean verificables por Hacienda.
- Afecta a todos los negocios.
- Regulado por la Ley Antifraude.
- Permite enviar registros automáticamente a la AEAT.
- Necesitas un software que garantice que las facturas no puedan modificarse ni eliminarse y que te conecte con Hacienda.
Por eso, lo más recomendable es usar un software que esté preparado para cumplir con ambas normativas.
Factura electrónica vs Verifactu
| Aspecto | Factura electrónica | Verifactu |
| Objetivo | Digitalización | Control fiscal |
| ¿Obligatorio? | Sí (B2B) | El software debe cumplir |
| ¿A quién afecta? | Empresas y autónomos | Todos |
| ¿Envío a Hacienda? | No obligatorio | Sí, según modalidad |
¿A quién afecta la factura electrónica?
Como hemos señalado, todas las empresas y autónomos estarán obligados a expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.
Aunque esto obliga a la mayoría de negocios a tener que implementar la facturación electrónica, hay algunas excepciones:
- Facturas a particulares (B2C). Las facturas emitidas a consumidores finales quedan fuera de esta obligación.
- Si tu mercado es con clientes internacionales. La Ley Crea y Crece solo es aplicable en España, por lo que, previsiblemente, sólo afectará a las operaciones nacionales.
- Sectores con normativa específica. El reglamento también deja abierta la posibilidad de que algunos sectores específicos queden exentos de emitir facturas electrónicas. Pero esto aún está por verse.
- Operaciones excluidas por normativa de facturación. Algunas operaciones que ya están exentas de emitir factura según la normativa actual también quedan fuera de la factura electrónica obligatoria.
¡IMPORTANTE!
- Aunque un negocio facture principalmente a particulares, probablemente tendrá que usar factura electrónica, ya que también recibe facturas de proveedores (empresas o autónomos) y, en algunos casos, sus clientes pueden solicitar factura en calidad de profesionales.
- Ser autónomo no exime: los autónomos también están obligados en B2B.
- El tamaño de la empresa no exime, aunque sí puede afectar a los plazos de entrada en vigor.
¿Qué obligaciones implica la factura electrónica para los autónomos?
La factura electrónica supone un cambio importante para los autónomos, especialmente a raíz de la nueva normativa que impulsa su uso obligatorio en las relaciones entre empresas y profesionales. En la práctica, implica dejar atrás la factura en PDF o en papel como simple documento visual y pasar a un formato estructurado que pueda enviarse, recibirse y validarse automáticamente por otros sistemas.
Para un autónomo, esto tiene varias consecuencias:
- Mayor exigencia técnica: será necesario utilizar un software de facturación adaptado a la normativa vigente.
- Adaptación a nuevos formatos: las facturas deberán generarse en un formato estructurado.
- Posible comunicación con la Administración: según el sistema, puede ser obligatorio remitir información automáticamente.
- Más control y trazabilidad: todas las facturas quedan registradas y localizadas fácilmente.
- Ahorro de tiempo: se reducen tareas manuales y errores administrativos.
- Mejor gestión financiera: permite tener una visión más clara y actualizada de ingresos, gastos y cobros pendientes.
De este modo, la factura electrónica no es solo obligatoria de cara a la AEAT, sino que también hay que recibirla como una oportunidad para profesionalizar la gestión y hacer el negocio más eficiente.
¿La factura electrónica es gratuita?
La factura electrónica, en sí misma, no tiene un coste obligatorio. Lo que puede generar un gasto es la herramienta que se utilice para emitirla, enviarla y gestionarla conforme a la normativa vigente.
En la práctica, podemos encontrar distintos escenarios:
- Soluciones públicas gratuitas: permiten emitir facturas sin coste, aunque suelen ser opciones básicas y con funcionalidades limitadas.
- Software de pago por suscripción: la mayoría de programas de facturación ofrecen planes mensuales o anuales con más automatización, soporte y mayores límites de uso.
- Planes gratuitos dentro de software profesional: algunas herramientas incluyen un plan sin coste con funcionalidades esenciales y límites determinados.
Un ejemplo es STEL Order, que dispone de un plan Free que permite emitir facturas electrónicas y gestionar la facturación sin coste de suscripción, facilitando que autónomos y pequeños negocios puedan adaptarse a la normativa sin asumir un gasto inicial.
¿Te multan si no cumples con la factura electrónica?
No adaptarse puede suponer:
- Multas de hasta 10.000 € por no emitir factura electrónica obligatoria.
- Multas por no permitir su recepción.
- Sanciones por incumplimientos técnicos o de conservación.
Además, pueden generarse:
- Bloqueos de pagos.
- Problemas en inspecciones.
- Conflictos comerciales.
Cómo adaptarse a la factura electrónica paso a paso
La factura electrónica obligatoria exigirá facturas en formato estructurado (no simples PDFs enviados por email). Por tanto, necesitarás un programa de facturación que cumpla la normativa, permita emitir, recibir y conservar facturas electrónicas y garantice su trazabilidad.
No será válido seguir facturando con Word, Excel o PDFs manuales.
Además, la adaptación es mucho más sencilla si trabajas con una única herramienta para: presupuestos, facturas, clientes, productos, stock, historial, estados de cobro… Esto evita errores, duplicidades y pérdida de información cuando la factura electrónica sea obligatoria.
¿Puedo adaptarme a la factura electrónica y a Verifactu al mismo tiempo?
Aunque Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo, sí tienen algo en común muy importante: ambas van en la misma dirección:
- Más control
- Más trazabilidad
- Facturar a través de un software adaptado a la normativa.
Por eso, 2026 es un año clave: porque puedes elegir una solución que te prepare para los dos escenarios a la vez.
Adaptarte hoy con visión global significa elegir una solución que te prepare para Verifactu y para la factura electrónica al mismo tiempo.
Y para eso es clave hacerte una pregunta que nadie se está haciendo:
¿Tu software actual está preparado no solo para cumplir, sino para evolucionar?
No todos los programas están diseñados para adaptarse a cambios regulatorios constantes. Algunos simplemente “parchean” la norma para salir del paso. Y cuando la normativa cambia, que cambia, el problema vuelve.
En STEL Order trabajamos justo en lo contrario: que nuestros usuarios no tengan que preocuparse cada vez que se publica una modificación legal.
Nuestro sistema ya está preparado para:
- Generar y archivar registros inalterables.
- Cumplir con Verifactu.
- Y evolucionar hacia la factura electrónica sin cambios traumáticos.
STEL Order: software preparado para factura electrónica y Verifactu
Si buscas un software de facturación adaptado a la factura electrónica obligatoria y Verifactu, STEL Order ya está preparado.
- Cumple Verifactu.
- Preparado para factura electrónica estructurada.
- Permite emitir, recibir y conservar facturas.
- Incluye plan gratuito.
- Es un software muy completo que te permitirá agilizar toda tu gestión desde una misma plataforma.
Comienza ya a hacer tu negocio y tu vida más fácil.
