La factura electrónica B2B es una de las novedades más importantes que han llegado al mundo empresarial en los últimos años. Muy pronto, todos los empresarios y autónomos que expidan facturas a empresas o profesionales estarán obligados a utilizar este formato.
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¿Qué es la factura electrónica B2B?
La factura electrónica en el entorno B2B es un documento digital que sustituye a la factura tradicional en papel. Tiene los mismos efectos que la que se expide en un formato físico, pero presenta la ventaja de que se puede emitir, recibir y almacenar de manera electrónica.
Este tipo de facturas se emiten y reciben de forma digital y, para garantizar su autenticidad e integridad, deben incluir la firma electrónica del emisor. Es precisamente esta firma la que acredita que el contenido no ha sido alterado.
Por lo demás, su contenido es exactamente igual al de una factura tradicional. Las facturas electrónicas B2B deben incluir:
- Fecha de emisión.
- Número de la factura.
- Identificación del emisor y del receptor.
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible antes de impuestos.
- Impuestos aplicables.
- Importe total a abonar.
Tanto los emisores como los receptores de facturas electrónicas en el ámbito B2B deben almacenar estos documentos digitales, a efectos de una posible consulta y verificación por parte de la Agencia Tributaria, durante cuatro años.
¿Cómo funciona la facturación electrónica B2B obligatoria?
La factura electrónica B2B en España se va a convertir en obligatoria próximamente en virtud de lo dispuesto en la ley «Crea y Crece» y en el Reglamento de facturación electrónica (todavía en desarrollo).
Por ahora, solo están obligados a expedir factura electrónica las empresas y autónomos que presten servicios a una Administración Pública, pero pronto la obligación se va a extender a todas las relaciones comerciales de tipo B2B.
Para poder adaptarse a este cambio, los obligados deben ajustar el software que utilizan. Porque deben utilizar uno que sea compatible con la facturación electrónica y, además, que esté homologado por la Agencia Tributaria. Lo que se busca con esto es reforzar la acción de verificación e inspección por parte de la Administración, evitando las posibilidades de que se produzcan fraudes de tipo fiscal.
El documento tendrá que crearse en alguno de los formatos electrónicos admitidos y transmitirse al receptor a través de un canal seguro. Además, las facturas deben comunicarse a la Agencia Tributaria y conservarse durante el período mínimo legal exigido.
Beneficios de la factura electrónica en el comercio B2B
La factura electrónica B2B obligatoria ofrece una serie de ventajas en comparación con el sistema de facturación tradicional que se ha venido empleando hasta ahora:
Agiliza los procesos
Reduce de forma notable el tiempo que deben dedicar empresas y autónomos a las tareas administrativas y contables. Porque el software que se utiliza para hacer facturas electrónicas es capaz de automatizar muchas tareas.
Aumenta la eficiencia
La facturación digital minimiza el riesgo de que se produzcan errores en la transcripción de los datos o a la hora de realizar los cálculos, y también reduce al mínimo el riesgo de que haya pérdidas de información. Todo esto se traduce en mayor eficiencia para los procesos de facturación.
Reduce los costes
Al no tener que imprimir y enviar las facturas, las empresas ahorran en papel, tinta para la impresora, archivadores para guardar la documentación y los costes asociados al envío postal.
¿Quiénes están obligados a utilizar la factura B2B?
Cuando la obligación esté en vigor, todos los empresarios y autónomos que realicen operaciones comerciales con empresas o profesionales van a tener que emitir una factura electrónica.
No obstante, la Ley Crea y Crece establece que habrá un plazo de adaptación a este nuevo sistema. Aunque todavía está pendiente de publicación el Reglamento que regulará estas cuestiones, los plazos de adaptación previstos son los siguientes:
- Un año desde la publicación del Reglamento de facturación electrónica en el BOE para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año.
- Dos años desde la publicación del Reglamento de facturación electrónica en el BOE para las pymes y autónomos, cuyo volumen de facturación esté por debajo de los 8 millones de euros anuales.
Para ajustarse a los cambios que están por llegar, es importante que empresarios y profesionales se mantengan informados sobre las novedades legislativas que van a ir llegando sobre esta cuestión. Además, es interesante empezar desde ya el proceso de cambio, para evitar las prisas de última hora.
Se puede comenzar solicitando una firma electrónica si es que todavía no se tiene una, porque esta va a ser totalmente esencial en el nuevo sistema de facturación. Después, es interesante evaluar qué tipo de software de facturación y contable se está utilizando, y valorar el cambio a uno que esté adaptado a las nuevas exigencias legales.
La factura electrónica B2B pronto será una realidad, y en STEL Order ya estamos preparados para ayudarte a gestionar este importante cambio.
