¿Se puede hacer una factura con Excel según la ley?

Hacer una factura con Excel es una práctica común para autónomos y empresas pequeñas que no cuentan con un software de facturación. Sin embargo, próximamente, ya no será posible emitir facturas utilizando el programa de Microsoft.

¿Se ha acabado hacer facturas en Excel?

Cuando se trata de cómo emitir una factura con Excel, la principal razón del uso de este programa es que es muy sencillo de manejar y, en la práctica, las herramientas ofimáticas para crear hojas de cálculo están presentes en todos los ordenadores que se usan en las empresas. 

Hasta ahora, la legislación había sido bastante permisiva en cuanto al sistema utilizado para facturar. Mientras la factura incluyera los datos básicos que establece el Reglamento de Facturación, era válida. No se le daba importancia al software empleado.

Pero, ahora, eso va a cambiar. A partir del 1 de julio de 2025, y por imperativo legal establecido en la ley Antifraude, todos los programas utilizados para la facturación deben estar debidamente homologados por la Agencia Tributaria. A efectos prácticos, esto quiere decir que una factura con Excel ya no va a ser válida. 

Qué dice la ley al respecto

Es la ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal; a la que se conoce popularmente como “Ley Antifraude”, la que regula esta cuestión.

Su objetivo es evitar las irregularidades en la facturación y la gestión contable, para reducir al mínimo la posibilidad de que una empresa o un autónomo cometa fraude fiscal. Por eso, va a acabar con el software de doble uso.

A partir de julio de 2025, los programas utilizados para la facturación tienen que garantizar la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros.

Los registros informáticos de facturación deberán incluir estos datos:

• Identificación del obligado a expedir la factura.
• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición de la factura y fecha de realización de las operaciones documentadas en ella.
• Tipo de factura de que se trata (completa o simplificada).
• Descripción general de las operaciones facturadas.
• Importe total de la factura.
• Régimen aplicado a efectos del IVA.

Además de la ley Antifraude, empresarios y profesionales también tienen que atenerse a lo dispuesto en la ley Crea y Crece sobre facturación. Basándose en esta norma, la facturación electrónica se va a convertir en obligatoria en las relaciones comerciales B2B, una vez que entre en vigor el Reglamento de Facturación Electrónica y pase el tiempo de adaptación previsto en el mismo. Y emitir facturas electrónicas solo es posible con un software especializado, en ningún caso podría hacerse con programas como Excel o Word.

¿Hasta cuándo es posible facturar con Excel?

En la actualidad se puede hacer una factura con Excel, pero a partir del 1 de julio de 2025 esto pasará a estar prohibido.

Aunque todavía quedan unos meses, como expertos en software de facturación, nosotros te aconsejamos que no lo dejes todo para el último momento. Da ya el salto a la gestión digital de tu proceso de facturación y, así, cuando llegue el próximo mes de julio, tendrás la tranquilidad de que estás usando la herramienta adecuada y no vas a tener problemas con Hacienda.

Qué ocurre si se incumple la facturación electrónica obligatoria

Si a partir del 1 de julio de 2025 no emites tus facturas con un software que reúna los requisitos establecidos en la ley Antifraude, te expones a una multa de hasta 50 000 euros. Sanción que también se impone si usas un programa debidamente homologado, pero realizas alguna alteración en el mismo para que sea posible modificar las facturas ya emitidas o llevar una doble contabilidad.

En el caso de las empresas que fabrican, producen o comercializan este software, poner en el mercado programas no homologados por la Agencia Tributaria se puede sancionar con hasta 150 000 euros.

Las multas son altas, así que no merece la pena exponerse a ellas. Por otro lado, cuando se publique el Reglamento de Facturación Electrónica, este también recogerá las multas que se han de imponer a quienes no cumplan con la obligación de emitir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales. 

Se podría decir que adaptarse a los mandatos de la Ley Antifraude es el primer paso para cumplir más adelante con la obligación de facturación electrónica. Porque para emitir una factura de este tipo es imprescindible contar con un software de última generación, capaz de garantizar la autenticidad del documento y su integridad.

La ley Antifraude y la ley Crea y Crece regulan cosas diferentes, pero se complementan entre sí en lo que respecta a la facturación electrónica. Por eso, es importante que empresarios y autónomos empiecen ya a adaptarse a los cambios que están por llegar y se olviden de una vez por todas de hacer una factura con Excel. Si estás pensando en pasarte a un software específico y homologado conforme a la nueva legislación, puedes confiar en STEL Order.