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¿Tus facturas cumplen con el nuevo reglamento de protección de datos?
En mayo de 2018 entró en vigor el nuevo reglamento de protección de datos. Anteriormente vimos en el artículo sobre el RGPD cómo se debería aplicar en nuestra empresa. Pero también es necesario saber que esta protección de datos ha de extenderse a los documentos comerciales de un negocio o empresa.
¿Cómo extendemos el RGPD a las facturas u otros documentos comerciales?
Solamente tenemos que aclarar que la empresa cumple con la normativa. Tiene que ser un texto informativo y avisar a tus clientes que los datos quedarán guardados en los ficheros de la empresa y que solo serán utilizados para la prestación de servicios por los cuales te contrató.
Un ejemplo tipo de este texto sería:
«En cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le comunicamos que los datos que usted nos facilite quedarán incorporados y serán tratados en los ficheros titularidad de (nombre del Responsable del fichero) con el fin de poderle prestar nuestros servicios, así como para mantenerle informado sobre cuestiones relativas a la actividad de la empresa y sus servicios.
Mediante la firma del presente documento usted da su consentimiento expreso para que (nombre del Responsable del fichero) pueda utilizar con este fin concreto los datos facilitados por usted, comprometiéndose a tratar de forma confidencial los datos de carácter personal facilitados y a no comunicar o ceder dicha información a terceros.
Asimismo, le informamos de la posibilidad que tiene de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos de carácter personal mediante escrito dirigido a: ……dirección postal para ejercicio de derechos………, acompañando copia de DNI.»
Para mantener la seguridad jurídica en la facturación, debemos colocar este texto en todos nuestros documentos legales. En STEL Order, podemos automatizarlo de forma rápida y segura, entrando en Configuración > Lista de datos > Referencias. Clicamos en la referencia Factura por ejemplo y procedemos.
Debemos colocar el texto legal en la parte de Anexos, y cada vez que generes un documento, automáticamente éste texto se verá reflejado en todos ellos. Recuerda pegar el texto pinchando en el botón de «Pegar como Texto Plano», como sale en la imagen, para evitar errores en los documentos.
También puedes añadir cláusulas informativas adicionales, como los derechos ARCOS, «acceder, rectificar, cancelar u oposición al consentimiento. Si no conoces estas cláusulas informativas, te recomendamos leer nuestro artículo anterior sobre el nuevo reglamento.
